Modelo de registro de trabalho

É fácil perder a noção do tempo. Num instante, a sua produtividade anda a todo o vapor; no outro, o seu dia de trabalho terminou sem você se dar conta. Sem um monitoramento de tempo adequado, fica difícil entender onde se gasta o tempo. É aí que entra o modelo de registro de trabalho.

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Quem nunca ficou olhando para o relógio no fim do dia de trabalho, perguntando como é que o tempo passou voando e o que deu para fazer de fato? Todos nós já passamos por isso. Entre reuniões, pedidos ad hoc e trabalho de rotina, é fácil perder a noção do tempo. Entender onde o seu tempo é gasto (de modo inteligente ou não) é o primeiro passo para criar um fluxo de trabalho produtivo.

Diga “olá” aos modelos de registro de trabalho.

O que é um modelo de registo de trabalho?

Perder a noção do tempo é um problema. Isto ocasiona a perda de prazos e o excesso de trabalho. E, se você não souber o que está causando o tempo perdido, pode ser bastante difícil encontrar uma solução. É aí que entram os registros de trabalho. 

Um registro de trabalho é um histórico de todas as tarefas concluídas, incluindo o tempo que se levou para terminá-las. Os registros de trabalho são organizados cronologicamente por blocos temporais, permitindo-lhe visualizar rapidamente o tempo gasto nas tarefas, desde as reuniões aos períodos de concentração. Ao dar-lhe visibilidade em relação à sua alocação do tempo, os registros de trabalho ajudam você a recobrar o seu dia, para que possa trabalhar de forma eficaz. 

O que é um modelo de registro de trabalho?

Um modelo de registro de trabalho (também conhecido como modelo de controle do tempo) é uma forma esquematizada de acompanhar como se está passando as horas laborais. É possível criar modelos com tags personalizadas que descrevam a atividade, indicando, por exemplo, se a tarefa é faturável ou não, o nível de prioridade, o status e muito mais. 

E o melhor de tudo é que os modelos de registro de trabalho são replicáveis: depois de criar o seu primeiro modelo, você poderá usá-lo várias vezes. Basta fazer os registros e começar com o trabalho. 

Benefícios de um registro de trabalho digital

Você poderia certamente monitorar o seu tempo com uma ficha de trabalho, uma tabela de controle temporal para impressão ou uma planilha Excel. Este é um método antigo, mas nem por isso eficaz. Os controles do tempo para impressão são limitados a um formato pré-montado e, muitas vezes, não levam em consideração o seu modo de trabalho. Os modelos Excel são um pouco mais funcionais, porém carecem de flexibilidade e são menos personalizáveis. E, além do mais, você não precisa de outra planilha Excel na sua vida… 

Os registros de trabalho digitais, pelo contrário, são personalizáveis, dinâmicos e replicáveis. Eles dão uma visão geral rápida de como se está gastando o próprio tempo com a ajuda de recursos úteis, como blocos temporais personalizados e campos de prioridade de status coloridos. Não perca mais tempo escolhendo um registro de trabalho que não funciona a seu favor. A utilização de um registro de trabalho digital em uma ferramenta de gestão de projetos permite-lhe: 

  • Acompanhar como se está gastando o tempo diário.

  • Identificar áreas onde se está perdendo tempo e encontrar maneiras de melhorar.

  • Reduzir a organização excessiva para o trabalho.

  • Impulsionar a produtividade e a eficiência.

  • Erradicar fatores de desperdício do tempo e tarefas de baixo valor.

  • Identificar áreas onde se esteja gastando muito tempo.

  • Faturar as horas laborais com precisão. 

  • Aumentar a eficiência do projeto.

  • Refinar os fluxos de trabalho. 

Crie o seu modelo

Como criar um modelo digital de registro de trabalho

Agora que você sabe o que é um modelo digital de registro de trabalho e por que deveria usá-lo, vamos entender como ajustar este modelo para maximizar a produtividade. 

1. Coloque todas as tarefas do dia na parte de cima do registro de trabalho. 

Primeiro, crie uma seção com tudo o que você planeja fazer no dia, por exemplo, as próximas reuniões, pequenas tarefas e grandes afazeres. Para priorizar o seu trabalho melhor, adicione tags de prioridade, tipo de faturamento, status e nível de dificuldade. 

[Interface do produto] Modelo de registro de trabalho incompleto na Asana (visualização de lista)

2. Crie uma seção de “tarefas concluídas” com blocos temporais para o dia.

A seção “tarefas concluídas” é onde você acompanhará as suas tarefas ao passo que trabalha nelas e as conclui. A lista começará vazia e será preenchida ao longo do dia. Inclua nesta seção os blocos temporais, períodos nos quais você realiza as tarefas de trabalho. Recomendamos que você divida o seu dia em blocos de trinta minutos ou uma hora e que faça ajustes à medida que for avançando.

3. Registre as atividades e tarefas à medida que as concluir.

Ao concluir as tarefas na seção de afazeres diários, registre a tarefa e a duração dela na seção de tarefas concluídas do seu registro de trabalho. Por exemplo, caso você comece o dia verificando e-mails das 8h às 9h, adicione “e-mails lidos” na seção de tarefas concluídas no bloco temporal das 8h-9h. Não se preocupe se o tempo aferido não corresponde exatamente aos blocos temporais que você havia criado: neste caso, basta ajustá-los à medida que for trabalhando.

4. Monitore o seu tempo pessoal. 

Não se esqueça de registrar atividades que não fazem parte das suas tarefas diárias de trabalho, tais como almoços, longas pausas para o café ou compromissos pessoais. Não há nada de errado em relaxar após um longo período de concentração, e o registro destas pausas lhe dará uma ideia mais precisa de como você está passando o seu dia.

5. Revise as tarefas concluídas (ou por fazer). 

Antes de encerrar o dia, veja o que você finalizou e o que ficou atrasado. Se tiver atividades por fazer na sua seção diária de afazeres a realizar, anote o motivo por que você não teve tempo de realizá-las. Surgiram tarefas ou reuniões inesperadas? Uma tarefa demorou mais tempo do que você imaginava (e, se sim, o que causou a diferença de tempo)? Quando ou por que você sentiu que não conseguia avançar? As respostas ajudarão a pintar um quadro mais claro quando chegar a hora de rever o seu registro de trabalho.

[Interface do produto] Modelo de registro de trabalho preenchido (visualização em formato de planilha) na Asana (visualização de lista)

6. Analise o seu desempenho e pense em formas de melhorar.

Para terminar, defina uma frequência de revisão dos registros de trabalho concluídos (p. ex. ao fim de cada semana ou mês). Procure por padrões recorrentes e coisas que costumam drenar a sua disponibilidade. Por exemplo, você está perdendo tempo em longas reuniões? Passa horas verificando e respondendo a e-mails diariamente? Procrastina em certas tarefas? Use as suas descobertas para formular melhorias, tais como:

  • Eliminar ou automatizar tarefas irrelevantes.

  • Delegar atividades que desperdiçam tempo.

  • Usar técnicas de gestão do tempo para enfocar — e realizar — o seu trabalho mais importante. 

O que incluir em um modelo digital de registro de trabalho

Registrar o tempo não se resume a simplesmente monitorar quanto tempo as tarefas levaram. Um modelo de registro de trabalho pode ajudar a compreender onde e por que o seu tempo está sendo desperdiçado e pode dar-lhe informações sobre como gerir melhor o seu trabalho. Para criar um modelo de registro de trabalho eficaz, adicione campos personalizados que contextualizem o seu trabalho e deem uma visão geral rápida de como você está gastando o seu tempo, incluindo:

  • as suas atividades e tarefas do dia;

  • blocos temporais; 

  • tipo de faturamento da tarefa;

  • Por prioridade das tarefas.

  • tempo dedicado à tarefa.

Recursos integrados

  • Gestão de recursos. A Gestão de recursos fornece uma imagem visual da capacidade da equipe ao facilitar a visualização do que os membros estão trabalhando em cada projeto, em um único lugar. Essa informação instantânea permite detectar conflitos, tomar ações em relação aos riscos e manter os projetos em dia por meio da reatribuição ou do reagendamento das tarefas. Verifique a Gestão de recursos com frequência para se certificar de que os membros da equipe não estão sobrecarregados ou ociosos. Caso uma dessas situações ocorra, as tarefas de baixa prioridade podem ser facilmente reatribuídas ou reagendadas para desbloquear as iniciativas de alta prioridade.

  • Painéis. Eles se encontram numa guia do projeto e apresentam diagramas e visualizações que permitem afastar-se do trabalho cotidiano e ver um panorama mais abrangente para entender rapidamente o progresso do seu projeto. Os gráficos dos painéis personalizados ajudam a identificar de forma imediata possíveis entraves aos trabalhos da sua equipe para, então, reconduzir o progresso do projeto. Use a aba Painel como ponto de referência para encontrar os dados que lhe proporcionarão uma rápida percepção do desenvolvimento do projeto.

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

Aplicativos recomendados 

  • Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

  • Box. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Box, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

Perguntas frequentes

Por que preciso de um modelo digital de registro de trabalho?

Se alguma vez você deu por concluído um dia inteiro de trabalho e se perguntou para onde foi todo o seu tempo, os registros de trabalho digitais são o que você precisa. Ao concederem um panorama completo e em tempo real de como você passa o seu tempo todos os dias, os modelos digitais de registro de trabalho ajudam a melhorar a sua gestão do tempo e a aumentar a sua produtividade. Além disso, os modelos de registro de trabalho digital reutilizáveis simplificam o seu processo de monitoramento do tempo. Se você trabalha como gestor, os modelos de folhas de controle do tempo são também uma ótima forma de acompanhar a jornada do seu funcionário, tornando mais fácil entender como melhorar os seus fluxos de trabalho.

Eu deveria usar um modelo digital de registro de trabalho se não tenho por obrigação monitorar o meu tempo?

Embora os modelos de registro de trabalho sejam particularmente úteis para cargos que demandam o monitoramento de tempo, como os cargos voltados ao cliente com horas faturáveis e não faturáveis, esses modelos também são uma excelente ferramenta mesmo se você não precisar monitorar as suas horas de trabalho. Qualquer que seja o seu cargo, às vezes é difícil lembrar exatamente o que você fez nas últimas horas da jornada (quanto mais nos últimos dias). Como os modelos de registro de trabalho ajudam você a acompanhar a real alocação do seu tempo, eles lhe dão uma visão clara de como você está investindo o seu tempo — e onde você está perdendo tempo.

Como o monitoramento de tempo pode aumentar a minha produtividade?

É fácil perder a noção do tempo no trabalho. Em meio a mudanças de prioridades, tarefas de última hora e reuniões improvisadas, há uma grande diferença entre o que planejamos fazer num dia e o que realmente fazemos. O monitoramento preciso do tempo esclarece como passamos o dia de trabalho, para que você possa identificar quais tarefas delegar, eliminar ou agilizar. O monitoramento do tempo também ajuda a criar melhores estimativas de tempo para que você possa ter um escopo preciso dos próximos projetos.

Como criar um modelo digital de registro de trabalho?

É fácil elaborar um registro de trabalho. Para começar, crie duas seções: uma de afazeres diários e outra de tarefas concluídas. Depois, adicione campos personalizados, que ajudarão você a acompanhar a duração de cada tarefa e contextualizarão as suas tarefas. Use campos como bloco temporal, tipo de faturamento da tarefa e prioridade. Depois de criar o modelo, você pode replicá-lo para dar um seguimento fácil e contínuo.

Como usar um modelo digital de registro de trabalho?

Adicione as tarefas que você planeja realizar no dia à sua seção diária de afazeres e transfira-as para a seção de tarefas concluídas assim que terminá-las. À medida que isso acontecer, preencha o horário de início e de fim de cada tarefa e anote quanto tempo passou. Anote também os motivos pelos quais certas tarefas demoraram mais tempo do que o esperado ou onde você se deparou com empecilhos.

Como identificar onde gasto tempo demais analisando o meu registro de trabalho digital?

Para analisar o seu tempo, primeiro dedique um momento a revisar o seu registro de trabalho ao cabo de cada semana. Ordene as suas tarefas por tempo gasto para ver quais delas demoram mais e tente identificar padrões recorrentes. Há certos tipos de tarefa que são mais demorados? Você gasta muito tempo preparando a pauta da reunião e enviando e-mails de acompanhamento? Assim que tiver uma ideia melhor de como você utiliza o seu tempo, use estratégias de gestão do tempo para priorizar melhor as suas tarefas e administrar o seu tempo.

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