5 maneiras de parar de perder a noção do tempo no trabalho

Antes de sair de casa, você verifica se tem tudo o que precisa nos bolsos: telefone, carteira, chaves. Se não conseguir encontrar um desses itens, você refaz seus passos até encontrá-lo. 

Perder a noção do tempo? Esse é um problema totalmente diferente. Tentar identificar como você perde a noção do tempo é muito mais difícil do que procurar as chaves ou a carteira. Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para identificar onde o seu tempo está indo, além do que você pode fazer para recuperar o controle do seu dia. 

Por que perdemos a noção do tempo?

Perder a noção do tempo é algo comum. Há algumas razões pelas quais isso pode acontecer, tanto boas quanto ruins. 

Boas razões para perder a noção do tempo

Você já ficou tão concentrado no trabalho que o mundo exterior desapareceu e a única coisa em que conseguia pensar era no projeto em que estava trabalhando? Isso é muitas vezes chamado de estado de fluxo, e é uma ótima maneira de realizar projetos desafiadores em um determinado período de tempo.

O estado de fluxo pode se tornar algo ruim quando você começa a perder outros prazos do projeto e se atrasa constantemente para reuniões (ou até mesmo as perde). Para evitar isso, tente criar um bom ambiente que incentive o estado de fluxo. Bloqueie o seu calendário e coloque as notificações no modo não incomodar. Dessa forma, não há chance de você perder nada e pode realmente se concentrar nas tarefas em questão. 

Razões ruins para perder a noção do tempo

Se os seus dias estiverem repletos de reuniões e correspondências aleatórias, você pode acabar gastando mais tempo alternando entre contextos e se comunicando com os colegas do que realmente realizando o trabalho. Às vezes, quando você trabalha em um dia cheio de reuniões, pode perder o almoço e perceber que está em reuniões do Zoom há três horas seguidas. Isso não é sustentável: é importante estabelecer limites para que você possa fazer pausas e agendar tempo de foco no seu calendário. 

Veja a seguir outras maneiras de perder a noção do tempo no trabalho:

• Notificações constantes: as notificações são projetadas para desviar a sua atenção das tarefas em que você está trabalhando. Se você costuma verificar constantemente as notificações, desative-as em aplicativos como o Slack ou nas redes sociais, ou feche-as completamente. Isso pode evitar que você alterne demais de contexto. 

• Agendamento de reuniões esporádicas: se você tiver apenas 30 minutos entre as reuniões, não terá tempo suficiente para se concentrar em uma tarefa ou entrar em um bom fluxo de trabalho. Isso pode fazer com que você perca muito tempo. Uma boa maneira de combater isso é consolidar as reuniões para que você possa ter blocos maiores de tempo de foco. 

• Definições de projeto pouco claras: quando não se tem certeza sobre o que fazer em um projeto ou tarefa, pode-se perder muito tempo procurando as partes interessadas e tentando descobrir o que fazer antes de realmente começar a trabalhar. Esse tipo de organização para o trabalho pode consumir muito do seu tempo e causar estresse desnecessário. 

Estudo de caso: a pandemia de COVID-19

Durante os primeiros dias da pandemia de COVID-19, os dias podem ter começado a se confundir até que você esqueceu completamente que dia da semana era. Esse tipo de perda de tempo geralmente acontece quando a rotina de alguém é interrompida.

Como seres humanos, tendemos a criar rotinas e a cumpri-las. Quando a pandemia de COVID-19 chegou, todas as nossas rotinas foram interrompidas. Os trabalhadores em regime presencial foram enviados para um confinamento obrigatório, o que interrompeu sua agenda de trabalho. As pessoas estavam acostumadas a se deslocar todos os dias, a ter certas reuniões em certos dias da semana, e assim por diante. Esses eventos serviam como pontos de ancoragem que sinalizavam ao cérebro em que dia da semana estávamos.

Os fins de semana são um bom exemplo de ponto de ancoragem, pois indicam que não é preciso trabalhar nesses dias. No entanto, quando o deslocamento foi retirado, os fins de semana pareciam mais semelhantes a um dia de semana. A nossa percepção do tempo ficou distorcida porque o nosso ponto de ancoragem do fim de semana foi removido. 

5 dicas para gerir o seu tempo

Se você está tendo dificuldade para administrar o seu tempo, saiba que não está só. É um problema comum com o qual todos têm dificuldade de vez em quando. Para ajudar, compilamos algumas dicas para colocar a sua agenda de volta sob controle. 

1. Crie uma rotina e siga-a

Não importa se você está indo para o trabalho ou continuando a trabalhar em casa, crie rotinas e cumpra-as. Crie rituais para determinados dias da semana, para que você possa estabelecer uma noção concreta do tempo. Por exemplo, leia um livro específico durante a semana, mas guarde um romance mais divertido e descontraído para o fim de semana. Isso pode ajudar o seu cérebro a separar a semana de trabalho do fim de semana, mesmo que você esteja trabalhando em casa. 

Aqui estão algumas rotinas que podem ajudar a manter o controle do tempo:

• Acorde e vá para a cama no mesmo horário.

• Vá ao escritório nos mesmos dias da semana.

• Agendar a pausa para o almoço no mesmo horário todos os dias.

• Quando estiver trabalhando em casa, guarde fisicamente o seu trabalho no final do dia.

• Estabeleça uma rotina matinal (tomar café da manhã, dar um passeio, meditar, etc.) antes de começar a trabalhar.

2. Use estratégias de gestão do tempo durante o seu dia de trabalho

Não faltam truques de produtividade no mundo, mas é preciso encontrar as estratégias que funcionam melhor para você. Se você sente que perde a noção do tempo com frequência, aqui estão algumas estratégias para ajudar a assumir o controle:

• Blocos de tempo: quando você programa um período específico para uma tarefa. Isso pode ajudar a evitar a alternância de contextos. 

• Timeboxing: quando você tenta concluir uma tarefa específica dentro de um período definido. Semelhante ao time blocking, esta técnica ajuda a adicionar um senso de urgência às suas tarefas. 

• Técnica Pomodoro: uma técnica comum em que você trabalha em sessões de 25 minutos com pequenas pausas entre elas. Essa técnica tem pausas integradas, por isso ajuda a descansar o cérebro entre os sprints de trabalho. 

• Eat the frog (engolir o sapo): uma estratégia de produtividade em que você trabalha na sua tarefa mais desafiadora logo pela manhã. Se você fizer a tarefa mais desafiadora primeiro, o resto do dia se tornará mais fácil em comparação.

• Matriz de Eisenhower: uma técnica de priorização que ajuda a criar estratégias sobre o que fazer primeiro na lista de pendências. Se você tem dificuldade em decidir o que fazer primeiro, esta técnica pode ajudar a evitar a paralisia de decisão.

3. Estabeleça limites em torno do seu trabalho

Se você tende a perder a noção do tempo enquanto trabalha, o trabalho pode invadir o seu tempo de descanso e afetar a sua saúde mental. Isso pode aumentar a chance de burnout se você não tomar cuidado. O cérebro humano é um músculo, e você precisa descansá-lo como qualquer outro músculo do seu corpo. 

Crie espaço entre o trabalho e o tempo de inatividade estabelecendo limites. Por exemplo, guarde o seu notebook quando terminar de trabalhar, como em uma estante ou gaveta, e desative as notificações do seu celular. Se você não estiver indo para o escritório, isso diz ao seu cérebro quando você está trabalhando e quando está relaxando.

Estabeleça limites semelhantes enquanto estiver trabalhando, reservando um tempo dedicado para horas de foco sem distrações. Isso pode ajudar você a entrar em um estado de foco e fluxo mais intencional, ajudando a produzir um trabalho de maior qualidade sem interrupções e distrações. 

4. Passe um pouco de tempo ao ar livre todos os dias

Antes de termos relógios, a única coisa que tínhamos para dizer as horas era o sol. O sol é o grande regulador dos nossos próprios relógios internos e ajuda a nos fornecer vitamina D, que reduz o estresse. Passar algum tempo ao ar livre e longe das telas pode ajudar a regular o ritmo circadiano, facilitando o sono à noite, mantendo um horário de sono mais regular e prevenindo doenças mentais. Uma maneira fácil de fazer isso é adicionar algum tempo ao ar livre à sua rotina diária. Passear com o cachorro pela manhã antes do trabalho ou dar uma volta depois que o dia terminar é um benefício duplo: você passa um tempo ao ar livre e estabelece alguns limites em torno do seu tempo de trabalho.

5. Aproveite os benefícios do seu cronótipo

Cada pessoa tem um horário diferente do dia em que o cérebro trabalha com desempenho máximo. Muito desse comportamento gira em torno das atividades diárias, da idade e dos hábitos de sono de uma pessoa. Isso é conhecido como o “cronótipo” de uma pessoa.

Há três cronótipos principais:

• Matutino: esse indivíduo acorda cedo naturalmente e é mais produtivo no início do dia. 

• Bifásico: esses indivíduos se concentram melhor entre 10h e 14h e podem ter uma pequena queda no meio do dia. É comum que indivíduos bifásicos tenham uma “segunda onda” de energia à noite. 

• Vespertino ou noturno: este indivíduo prefere acordar tarde e fazer trabalhos que exijam mais esforço mental no final da tarde ou à noite. Para quem tem esse perfil, é melhor começar o dia com tarefas simples e deixar o trabalho mais intenso para o final da tarde.

Ao descobrir qual é o seu cronótipo, você pode programar o seu dia de trabalho em torno dos seus horários de pico. Organize as suas tarefas e reuniões em torno do seu melhor desempenho. Isso ajuda a poupar a sua energia mental para as tarefas importantes que mais precisam dela. 

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