Cansado de perder prazos? Nós podemos ajudar.

Ninguém quer perder um prazo. Mas os atrasos acontecem apesar dos nossos melhores esforços, e os trabalhadores perdem 15 % dos prazos devido a fatores como uma avalanche de reuniões, prioridades incertas e processos pouco claros. E, embora nunca seja bom adiar as datas de conclusão, às vezes isso é inevitável. 

Perder prazos é estressante, mas a solução não é livrar-se deles completamente. Como gestor, a melhor coisa a fazer é ajudar a equipe a definir datas de conclusão que possam cumprir de forma realista, sem se sobrecarregar. Então, se o trabalho se tornar avassalador e o não cumprimento dos prazos for inevitável, você pode ajudar os membros da equipe a priorizar, dividir e conquistar as tarefas mais importantes.

Prazos perdidos: por que isso importa?

Os prazos existem por um motivo. Eles ajudam a manter o fluxo de trabalho estável ao definir expectativas sobre quando as tarefas devem ser concluídas, para que a equipe possa planejar e organizar o trabalho com precisão. Eles também motivam as partes interessadas a concluir as tarefas, para que o seu projeto possa continuar avançando sem ficar preso em uma determinada tarefa. 

O não cumprimento de muitos prazos é uma das principais causas do fracasso do projeto. Isso pode: 

• Causar atrasos e colocar os projetos em risco.

• Interromper os fluxos de trabalho interdisciplinares e da equipe. 

• Causar gargalos e impedir que outras equipes concluam o trabalho. 

• Minar a confiança ao longo do tempo, especialmente se as partes interessadas sentirem que não podem contar com a sua equipe para concluir as tarefas. 

• Diminuir a motivação da equipe. 

Quando os prazos se tornam tóxicos

Os prazos devem ajudar a equipe a assumir o controle do trabalho. Eles não devem fazer com que o trabalho pareça opressivo ou fora de controle, o que pode acontecer quando as partes interessadas definem datas de conclusão sem a contribuição da equipe. Em última análise, os prazos são mais eficazes quando definidos de forma colaborativa, especialmente quando as partes interessadas interdisciplinares atribuem entregáveis à sua equipe. Entrar em acordo sobre os prazos ajuda a definir datas de conclusão realistas que a equipe pode cumprir, para que não seja preciso reagir e se esforçar constantemente para concluir as solicitações.

Quando isso não for possível, ou quando a equipe estiver ocupada apoiando uma função específica da empresa, é importante que todos estejam alinhados com os objetivos da equipe e da empresa. Dessa forma, as partes interessadas podem priorizar o trabalho realmente importante que apoia as metas gerais de negócios (em vez de inundar a sua caixa de entrada com tarefas intermináveis de “alta prioridade”). 

Ter muitos prazos irrealistas tira a autonomia e o controle da equipe sobre a carga de trabalho, o que leva à sobrecarga e ao burnout. Os membros da equipe que perdem prazos muitas vezes sentem que estão constantemente falhando e decepcionando os outros, mesmo que estejam concluindo uma quantidade razoável de trabalho. A longo prazo, isso pode prejudicar o moral da equipe. 

Por que você está perdendo prazos? 

Ao contrário do que se pensa, o não cumprimento dos prazos nem sempre é causado por maus hábitos de trabalho ou problemas de produtividade. Há muitos fatores que podem fazer com que você e a sua equipe percam prazos, incluindo:

• Prioridades pouco claras: não entender o que é mais importante e no que se deve trabalhar primeiro. 

• Alterações no escopo do projeto: adicionar entregáveis a um projeto ou mudar os requisitos no decorrer de uma tarefa. 

• Falta de planejamento: não dedicar tempo para trabalhar a partir de um prazo e planejar o que você precisa realizar e quando. 

• Estimativa inadequada: não entender quanto tempo certas tarefas levarão. 

• Prioridades concorrentes: a equipe tem muitas tarefas de alta prioridade ao mesmo tempo.

• Prazos irrealistas: solicitações de última hora, prazos apertados e situações semelhantes em que a equipe não consegue concluir o trabalho a tempo. 

• Obstáculos imprevistos: incidentes que forçam a pausa no trabalho, como bugs de software, saída de membros da equipe ou outros contratempos inesperados. 

• Partes interessadas não comprometidas: dificuldade em fazer com que outras pessoas concluam as tarefas a tempo, especialmente se você não puder começar a trabalhar até que elas tenham terminado.

• Falta de tempo de foco: ter muitas reuniões e não ter tempo suficiente para realmente fazer as coisas. 

Como evitar o não cumprimento de prazos

Para evitar o não cumprimento de prazos, é preciso mais do que apenas força bruta. Em vez de apenas tentar trabalhar mais rápido e fazer mais, é melhor considerar as questões subjacentes que contribuem para o problema. Dessa forma, você pode entregar o trabalho a tempo sem sobrecarregar e esgotar a sua equipe no processo. 

Veja o que fazer: 

1. Esclareça as prioridades

Prioridades claras ajudam a equipe a entender qual trabalho é mais importante, para que possam lidar com as atribuições críticas primeiro antes de passar para outras tarefas. Isso é particularmente útil quando a equipe tem muito trabalho e não consegue fazer tudo de uma vez. Em vez de se esforçar para concluir tudo, veja se é possível adiar as datas de conclusão das tarefas de menor prioridade ou delegá-las a outra equipe. 

Não sabe por onde começar? Veja como esclarecer as suas prioridades: 

• Conecte o trabalho diário às metas: quando você entende como as tarefas diárias se relacionam com as metas da equipe e do negócio, é mais fácil ver o que é importante e o que não é. Por exemplo, faz sentido priorizar um projeto de otimização de imagens se ele contribuir para a Meta da empresa de melhorar a velocidade de carregamento do site. Para liberar horas de trabalho, você pode despriorizar uma tarefa menos importante, como organizar a documentação interna da equipe. Isso não significa que você não trabalhará em tarefas de menor prioridade, apenas que poderá adiar as datas de entrega para dar à equipe mais tempo. 

• Priorize a sua lista de pendências: a priorização funciona melhor quando você a faz todos os dias. Tente criar uma matriz de Eisenhower para organizar as tarefas por urgência e importância. Esta técnica de priorização ajuda a separar as atribuições em quatro grupos: fazer, delegar, agendar e excluir. 

2. Tenha um sistema para acompanhar projetos e prazos

Cumprir os prazos de forma consistente exige planejamento, e é difícil planejar se você não sabe qual trabalho está por vir e quanto tempo levará. Para obter a clareza necessária, organize todos os seus projetos e prazos em um local central, para que você possa ver rapidamente no que está trabalhando, o que está por vir e quanto tempo a equipe tem para produzir cada entrega. 

3. Certifique-se de que os prazos sejam importantes

Os prazos não devem ser arbitrários. Os membros da equipe devem entender por que você escolheu datas de conclusão específicas, para que tenham contexto (e motivação) suficientes para fazer as coisas a tempo. Se a equipe sabe que os prazos não são reais, há menos pressão para cumpri-los e, com o tempo, os membros podem começar a desconsiderar completamente as datas de conclusão. 

As datas de conclusão sempre têm um propósito, mesmo que não haja um prazo real a ser cumprido. Elas também podem ajudar a atingir as metas e os marcos da equipe, como escrever um determinado número de artigos por mês. Mesmo que não haja pressão externa para publicar cada artigo a tempo, a criação de prazos ajuda a equipe a planejar as próprias agendas e a levar o trabalho adiante de forma consistente. 

4. Defina datas de conclusão realistas

Se você quiser cumprir os prazos de forma consistente, é necessário reservar tempo suficiente para realizar o trabalho. Ao definir as datas de conclusão, é fácil ser vítima da “falácia do planejamento”, um fenômeno psicológico em que as pessoas subestimam o tempo necessário para concluir uma tarefa, mesmo sabendo que tarefas semelhantes levaram mais tempo no passado. Em vez de escolher um prazo realista com base na nossa experiência, achamos que “desta vez” as coisas serão diferentes e podemos trabalhar mais rápido. 

O primeiro passo para evitar a falácia do planejamento é a consciência: se você sabe que ela existe, pode estar mais atento quando ela acontecer. Além disso, é sempre melhor reservar um pouco mais de tempo do que você acha que vai precisar. 

5. Entenda as dependências

Dependências de projeto são tarefas que dependem da finalização de outra tarefa. Por exemplo, os desenvolvedores de aplicativos precisam realizar testes com usuários antes de finalizar o design de um produto. Uma tarefa precisa ser concluída antes que a outra possa começar, portanto, se a primeira tarefa atrasar, a segunda também precisará ser adiada. 

Ao planejar o cronograma do seu projeto, é importante entender as dependências para garantir que as tarefas sejam concluídas na ordem certa. Dessa forma, você evita gargalos e mantém o trabalho em andamento de forma consistente. 

6. Elimine as distrações para melhorar o foco

No ambiente de trabalho acelerado de hoje, as distrações são a norma e não a exceção. Notificações de diferentes aplicativos, como e-mail e Slack, dominam o dia — na verdade, mais da metade dos trabalhadores sente que precisa responder imediatamente às notificações e mais de um terço se sente sobrecarregado por avisos persistentes. 

Você paga um custo mental cada vez que verifica as notificações, e pode levar mais de 20 minutos para recuperar o ritmo após uma interrupção. Isso significa que, se você verificar o Slack três vezes ao longo de uma hora, talvez não consiga realizar nenhum trabalho significativo. 

Experimente estas técnicas para ajudar a sua equipe a limitar as distrações e melhorar o foco: 

• Incentive a equipe a usar os modos “não perturbe” em aplicativos de comunicação como o Slack e o e-mail.

• Coloque o celular na gaveta ou fora da sua visão, para que não sinta a tentação de verificar mensagens ou redes sociais. Pesquisas mostram que apenas ver o telefone por perto já pode prejudicar o foco. 

• Programe blocos de tempo no calendário para incentivar o estado de fluxo e o trabalho focado, para que as pessoas saibam que você pode demorar a responder. 

• Consolide aplicativos e ferramentas em uma plataforma de gestão do trabalho para reduzir a alternância entre contextos. 

• Realize uma auditoria de reuniões para eliminar as desnecessárias e liberar espaço no calendário para o tempo de foco. 

7. Experimente uma estratégia de gestão do tempo

Para cumprir os prazos, é preciso gerir o tempo. Se você ou alguém da sua equipe tem dificuldade com a procrastinação, experimente uma destas estratégias de gestão do tempo para ajudar a manter o foco nas tarefas: 

• Técnica Pomodoro: programe sessões de trabalho de 25 minutos e pausas de 5 minutos.

• Blocos de tempo: programe cada parte do seu dia. 

• Timebox: crie uma “caixa de tempo” durante a qual se tenta realizar uma tarefa específica dentro de um período específico. 

• Eat the frog (engolir o sapo): realize a tarefa mais difícil primeiro, antes de qualquer outro trabalho. 

• O princípio de Pareto: concentre-se nas tarefas com maior impacto para maximizar o retorno do seu tempo. 

• Método GTD (Getting Things Done): anote tudo o que você precisa fazer em um só lugar, para que possa liberar energia mental e priorizar o seu trabalho. 

O que fazer quando você perde um prazo

Todo mundo perde prazos de vez em quando. Em vez de se culpar ou atribuir a culpa a alguém, incentive os membros da equipe a seguir estas etapas. Isso ajuda a seguir em frente, lidar proativamente com a situação e minimizar o impacto para as partes interessadas. 

1. Comunique-se assim que você achar que não vai conseguir cumprir o prazo. Quanto mais cedo você avisar, melhor. Isso dá às partes interessadas tempo para ajustar o cronograma delas e acomodar o atraso. 

2. Explique o que aconteceu. Não há problema em explicar por que você perdeu um prazo, mas tente ser breve para que você possa se concentrar nas soluções em vez de atribuir a culpa. 

3. Ofereça soluções. Pense no que você pode oferecer para compensar o inconveniente de perder um prazo. Por exemplo, você pode entregar uma versão mais bruta do que já foi concluído até o momento ou estender o prazo para um entregável mais refinado. 

4. Avalie suas prioridades e proponha um novo prazo (realista). Faça um balanço de tudo o que você tem em mãos. Quando você pode realisticamente esperar concluir a tarefa, considerando tudo o mais em que está trabalhando? Definir um novo prazo ajuda você (e as partes interessadas) a planejar como avançar, em vez de se preocupar constantemente com uma tarefa atrasada ou apenas se apressar para concluí-la o mais rápido possível. 

5. Atualize o cronograma do projeto e quaisquer dependências. Se o prazo perdido fizer parte de um projeto maior, ajuste outras tarefas para garantir que ainda haja tempo suficiente para concluir tudo. Por exemplo, se alguém estiver esperando que você inicie uma tarefa, pode precisar de mais tempo se você perder o prazo. 

6. Não se sinta mal. Todo mundo perde prazos de vez em quando. O importante é aprender com a experiência e mudar a abordagem para a próxima vez. 

Use os prazos como uma ferramenta 

Os prazos não são seus inimigos, mas sim uma ferramenta organizacional. Definir prazos claros e realistas pode ajudar a assumir o controle do trabalho da equipe e manter os projetos funcionando sem problemas. Isso significa que, em vez de adicionar estresse à sua vida, as datas de conclusão podem ajudar a fornecer estrutura e manter todos em sintonia.