Sentindo-se sobrecarregado no trabalho? Veja o que fazer.

Todo mundo se sente sobrecarregado às vezes. O trabalho hoje em dia pode ser agitado e intenso, com prazos apertados, reuniões e notificações chegando de todos os ângulos. Com toda essa confusão, é difícil se concentrar e fazer as coisas, especialmente quando você também está lidando com o estresse da sua carga de trabalho. 

Mas o trabalho não precisa parecer fora de controle. Se você está com dificuldade para acompanhar o ritmo, há medidas concretas que pode tomar para se sentir melhor e melhorar o equilíbrio no trabalho. 

O que significa sentir-se sobrecarregado no trabalho?

Sentir-se sobrecarregado no trabalho é uma sensação de ansiedade devido à quantidade ou dificuldade do trabalho que lhe é atribuído. Quando você está sobrecarregado, muitas vezes sente que não consegue acompanhar a carga de trabalho, ou que não tem as habilidades ou o apoio necessários para fazer um bom trabalho. 

Se você se sente sobrecarregado no trabalho, não está só. Pesquisas mostram que 80 % dos trabalhadores do conhecimento no mundo todo relatam se sentir sobrecarregados e próximos do burnout, enquanto 62 % sofrem com a síndrome do impostor, que é um sentimento de insegurança em relação ao desempenho no trabalho. Isso significa que a maioria dos trabalhadores sente que tem muito trabalho a fazer e que não está tendo um desempenho bom o suficiente. Em outras palavras, eles se sentem sobrecarregados. 

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O burnout e a síndrome do impostor têm sido historicamente estudados como dois fenômenos distintos. Neste relatório, conectamos os pontos para ajudar os líderes a reduzir o burnout e aumentar a retenção de funcionários.

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Causas comuns da sobrecarga no trabalho

Se você se sente sobrecarregado no trabalho, há uma razão para isso. Aqui estão algumas causas comuns para esse tipo de estresse no trabalho: 

• Ter muito o que fazer em pouco tempo.

• Ter muitos prazos ao mesmo tempo.

• Dizer “sim” a muitas solicitações. 

• Sentir-se pressionado a realizar tarefas fora da descrição do seu cargo. 

• Não ter as habilidades ou ferramentas necessárias para fazer bem o seu trabalho. 

• Falta de apoio do seu gerente ou colegas de trabalho. 

• Não saber quais são as tarefas mais importantes.

• Muitas tarefas “urgentes” de última hora.

• Processos e funções pouco claros, de modo que você está constantemente inseguro sobre o que fazer e com quem falar. 

Como saber se você está se sentindo sobrecarregado no trabalho

Às vezes, é claro quando você se sente sobrecarregado, mas outras vezes pode ser difícil identificar por que está com dificuldades. Se você estiver com dificuldades, aqui estão alguns sinais comuns a serem observados:   

• Sentir ansiedade constante em relação a tarefas, reuniões e prazos. 

• Pensar no trabalho o tempo todo, mesmo à noite e nos fins de semana. 

• Sentir que é necessário trabalhar horas extras para colocar as tarefas em dia. 

• Sentir medo de ir trabalhar. 

• Sentir-se pessimista sobre o futuro e a sua capacidade de realizar tarefas. 

• Procrastinar nas tarefas. 

• Sentir-se fisicamente, mentalmente ou emocionalmente exausto.

• Ter dificuldade para passar o dia. 

• Sentir que está sozinho e que ninguém pode ajudar.

Sentir-se sobrecarregado é difícil e pode afetar todas as áreas da sua vida. Se você está passando por algum dos sentimentos acima, é importante reconhecer e abordar as suas emoções em vez de tentar ignorá-las. Embora seja tentador ignorar as emoções negativas e passar para as próximas tarefas, isso pode levar ao burnout e afetar o seu trabalho a longo prazo. Em vez disso, dê um passo atrás e reconheça os seus sentimentos, para que possa agir e abordar as razões subjacentes que estão causando essa sensação de sobrecarga. 

O que fazer quando você se sente sobrecarregado no trabalho

Quando você se sente sobrecarregado, é difícil pensar com clareza ou fazer o seu melhor trabalho, e isso é totalmente normal. Não podemos simplesmente apertar um botão e fazer com que os sentimentos ruins desapareçam, mas podemos dar um passo para trás, olhar para o quadro geral e tomar medidas concretas para melhorar a nossa vida profissional. Veja como fazer isso. 

1. Identifique o pensamento subjacente que você está tendo

Quando você se sente estressado ou ansioso com o trabalho, geralmente há um pensamento por trás dessa ansiedade: algo em que você acredita ou uma história que você está contando a si mesmo que reforça seus sentimentos. Isso não significa que não haja uma razão válida para se sentir sobrecarregado, como ter muito trabalho ou não ter apoio suficiente. Mas, para avançar com uma solução, você precisa identificar o pensamento subjacente que está reforçando o seu estresse. 

Por exemplo, você pode ter um ou mais destes pensamentos em resposta à sua situação de trabalho: 

• “Estou ficando para trás no trabalho e nunca vou conseguir me recuperar.”

• "Eu preciso dizer sim a tudo ou então sou um fracasso."

• "Se eu perder este prazo, significa que falhei."

• “Se eu não fizer um bom trabalho, serei demitido.”

• “Pedir ajuda vai me expor como uma fraude.”

2. Veja o panorama completo 

É normal ter pensamentos negativos às vezes. Mas, quando isso acontecer, lembre-se de que esses pensamentos nem sempre são verdadeiros, e que provavelmente há outras partes da história que você não está considerando. Para entender completamente o que está acontecendo e agir, você precisa dar um passo para trás e considerar o quadro completo. 

Comece escrevendo as respostas às perguntas a seguir. A meta dessas perguntas é expandir a sua perspectiva e considerar os aspectos positivos e negativos da sua situação. Não se trata de dar um toque positivo às emoções ruins, mas de obter as informações imparciais necessárias para escolher um curso de ação eficaz. 

• Quais são as evidências de que o meu pensamento subjacente é verdadeiro? Não é verdade? 

• Existe uma explicação alternativa? 

• Qual é a pior coisa que poderia acontecer? Como eu lidaria com isso? Qual é a melhor coisa que poderia acontecer? Qual é o resultado mais realista? 

• O que devo fazer? 

• Se meu melhor amigo estivesse na mesma situação, o que eu diria a ele? 

Exemplo 

Aqui está um exemplo real de como alguém pode responder a cada uma dessas perguntas. 

Pensamento subjacente: estou ficando para trás no trabalho e nunca vou conseguir me recuperar.

Quais são as evidências de que o pensamento automático é verdadeiro? Não é verdade? 

Evidências para:

• Perdi um prazo hoje.

• Tenho duas propostas de projeto para entregar na sexta-feira.

• Nunca escrevi uma proposta de projeto antes e não sei como.

• Não tenho tempo para fazer as coisas por causa de todas as minhas reuniões. 

Evidências contra: 

• O último prazo que perdi foi há mais de dois meses. 

• Meus colegas de trabalho já perderam prazos antes e não houve problema. 

• Eu já tive sucesso no trabalho no passado, mesmo que às vezes me sentisse sobrecarregado.

• No passado, pude aprender novas habilidades no trabalho. 

• Posso pedir ajuda com as minhas propostas de projeto.  

• Posso pedir ao meu gerente para me ajudar a delegar e priorizar tarefas. 

• Posso mover ou cancelar algumas das minhas reuniões não essenciais esta semana. 

• Não recebi nenhum feedback negativo sobre o meu desempenho. 

Há uma explicação alternativa? 

Talvez eu esteja me pressionando mais do que deveria. Quero fazer tudo perfeitamente, o que pode estar me impedindo de ver que estou realmente fazendo um bom trabalho. 

Qual é a pior coisa que poderia acontecer? Como eu lidaria com isso? Qual é a melhor coisa que poderia acontecer? Qual é o resultado mais realista? 

O pior cenário: continuo ficando para trás e, por fim, sou demitido. 

Como você lidaria com isso: já consegui encontrar um novo emprego no passado e poderia fazê-lo novamente. 

O melhor cenário: depois desta semana, minha carga de trabalho fica mais leve e consigo me atualizar facilmente. 

O resultado mais realista: vou levar um tempo para me sentir confortável na minha função, porque preciso aprender novas habilidades e pedir ajuda. Mas, com o tempo, vou me sentir mais confiante nas minhas habilidades.

O que devo fazer? 

• Informar à minha gerente que estou me sentindo sobrecarregado. Perguntar se posso adiar alguns prazos para me atualizar e aprender as habilidades que preciso. 

• Pedir ajuda com as minhas propostas de projeto. 

• Priorizar minhas tarefas e lidar com as mais importantes primeiro. 

• Delegar todas as tarefas que eu puder. 

• Mover ou cancelar algumas das minhas reuniões não essenciais esta semana. 

Se meu melhor amigo estivesse na mesma situação, o que eu diria a ele? 

Pode levar muito tempo e você precisará pedir ajuda, mas é capaz de se atualizar e aprender as habilidades necessárias para se sentir confiante no trabalho.  

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3. Entre em ação 

Agora que você já analisou seus sentimentos e considerou o quadro geral, é hora de agir. Você já listou os próximos passos na pergunta “O que devo fazer?” acima. Neste ponto, você só precisa seguir essas etapas. 

As ações que você tomar dependerão da sua situação de trabalho específica. Mas, se você não souber o que fazer a seguir, confira algumas soluções comuns para lidar com a sobrecarga no trabalho: 

• Converse com o seu gerente: quando você se sente sobrecarregado, a comunicação é fundamental. Tenha uma conversa com o seu gestor e seja honesto sobre a sua carga de trabalho. Informe se você está ficando para trás e precisa de ajuda para priorizar o trabalho e ajustar os prazos. Os gerentes estão lá para ajudar, e é provável que já tenham se sentido da mesma maneira antes. 

• Peça ajuda ou delegue: o impulso de ajudar os outros está ligado ao nosso genoma, o que significa que as pessoas estão mais dispostas a ajudar do que você imagina. Pedir ajuda é, na verdade, uma ótima maneira de criar afinidade com os colegas. Ao delegar, certifique-se de fornecer bastante contexto, esclarecer a prioridade da tarefa e dar muito crédito ao seu colega de equipe. 

• Priorize: a priorização é a melhor maneira de garantir que você esteja lidando com as tarefas mais importantes primeiro. Tente criar uma Matriz de Eisenhower para dividir as tarefas em quatro categorias: as tarefas de alta prioridade que você fará primeiro, as tarefas que agendará para mais tarde, as tarefas que delegará e as tarefas que poderá excluir.

• Divida as tarefas maiores: se um grande projeto parecer intimidador, tente dividi-lo em tarefas menores. Isso facilita a visualização de como você concluirá a iniciativa. Além disso, criar metas de curto prazo mais acessíveis ajuda a começar, a combater o perfeccionismo e a alcançar vitórias rápidas imediatamente.

• Comece a dizer “não”: se aceitar muitas solicitações está fazendo você se sentir sobrecarregado, é hora de começar a dizer não. Recusar solicitações de partes interessadas pode ser difícil, mas muitas vezes é fundamental para manter uma carga de trabalho razoável. Seja transparente com as partes interessadas sobre a sua disponibilidade e peça ao seu gerente para intervir e apoiá-lo, se necessário. 

• Ajuste os prazos: todo mundo perde prazos às vezes. Quando isso acontece, o mais importante é atualizar a data de conclusão para quando você realmente conseguir concluir as tarefas. Dessa forma, você tem um plano concreto que pode compartilhar com as partes interessadas, em vez de uma tarefa atrasada que só gera estresse. 

• Defina limites: quando você se sente sobrecarregado, é tentador dobrar a aposta e trabalhar mais horas para se atualizar. No entanto, isso pode levar rapidamente ao burnout e acabar custando mais tempo a longo prazo. Em vez disso, estabeleça limites para garantir que a sua vida profissional não interfira na vida Personal, e lembre-se de que o equilíbrio entre a vida profissional e a pessoal e o tempo de descanso são essenciais para recarregar as energias. 

• Concentre-se em uma coisa de cada vez: é igualmente tentador fazer várias tarefas ao mesmo tempo na esperança de fazer mais em menos tempo. Mas, na verdade, a multitarefa desperdiça mais tempo do que economiza, pois é preciso um esforço significativo para o cérebro alternar entre as tarefas. Em vez de realizar múltiplas tarefas, reserve blocos de tempo livres de distrações para se concentrar em uma única tarefa. Ao trabalhar, lembre-se de fazer pausas curtas para recarregar as energias. 

4. Seja tolerante consigo mesmo

Quando você se sente sobrecarregado, muitas vezes é um sinal de que precisa fazer uma pausa e se concentrar em si mesmo. A sua saúde física e mental deve sempre vir em primeiro lugar, portanto, reserve o tempo necessário para recarregar as energias e se recompor. Faça uma pausa, respire fundo, saia de casa ou fale com um amigo. E lembre-se de que, mesmo que você ainda se sinta sobrecarregado ou ansioso depois de passar por essas etapas, isso não significa que não esteja lidando bem com a situação. Você está fazendo tudo o que precisa para reconhecer e lidar com a sua situação de trabalho, e nem sempre se sentirá tão sobrecarregado como agora. 

Conselho para gestores: o que fazer se o seu subordinado direto se sentir sobrecarregado

Como gestor, pode ser decepcionante descobrir que um subordinado direto se sente sobrecarregado. Você pode se perguntar se há algo que possa fazer a respeito. Mas, como gestor, você está na posição ideal para ajudar. 

Veja o que você pode fazer: 

Ouça

É difícil para alguém admitir que está sobrecarregado, então ouça atentamente as preocupações do seu funcionário. Isso significa evitar interromper, ouvir sem julgar e demonstrar comportamentos positivos e não verbais, como manter contato visual e acenar com a cabeça. Quando o colaborador terminar de falar, repita o que você ouviu com suas próprias palavras para garantir que você entendeu. 

Tenha compaixão

É comum sentir-se sozinho quando se está sobrecarregado, especialmente se estiver trabalhando em casa. De fato, pesquisas sugerem que 41% dos trabalhadores se sentem mais isolados ao trabalhar remotamente. 

Para fazer com que o seu funcionário se sinta menos sozinho, confirme e valide a perspectiva dele. Se você se sentir à vontade, também pode dizer que já passou por dificuldades antes. Enfatize que você está incondicionalmente do lado dele. A sua meta não é que eles sejam hiperprodutivos e eficientes às custas do seu bem-estar, mas sim priorizar o bem-estar deles para que possam se sentir envolvidos e capacitados.

Lembre-se de que a produção de cada funcionário é diferente. Se um membro da equipe lhe disser que está sobrecarregado, não é apenas preguiça: essa é uma preocupação séria que você precisa resolver. Evite compará-lo a si mesmo no lugar dele ou a outros funcionários. Em vez disso, concentre-se em dar a ele as ferramentas necessárias para ter sucesso. 

Ofereça ajuda

Como gerente, há muitas maneiras de ajudar o seu funcionário a controlar a carga de trabalho. Isso inclui priorizar tarefas, ajustar a carga de trabalho do funcionário para que ele não tenha tanto trabalho e dizer não a parceiros interdisciplinares em nome dele. 

Dito isso, às vezes você não pode remover totalmente as coisas do prato do seu funcionário porque tem um resultado importante a ser concluído. Nessa situação, veja se há algo mais que você possa fazer. Há tarefas menos importantes que você pode despriorizar ou outros colaboradores que podem ajudar a aliviar a carga? Você também pode ajudar o funcionário a auditar a agenda de reuniões e determinar se ele pode substituir alguma reunião presencial por atualizações assíncronas. E, se o seu funcionário precisar aprender novas habilidades, ofereça-se para ensiná-lo ou conectá-lo às pessoas ou aos recursos necessários para aprender. 

Deixe claras as responsabilidades

Responsabilidades claras garantem que o funcionário não precise perder tempo tentando descobrir quem deve fazer o quê. Isso ajuda o seu subordinado direto a permanecer dentro do escopo da sua função, em vez de fazer trabalho extra, o que pode protegê-lo de sobrecarga e burnout. Por exemplo, na Asana, damos aos membros da equipe áreas de responsabilidade (AoRs, na sigla em inglês) claramente definidas. Cada área de responsabilidade lista especificamente qual pessoa é responsável por qual tarefa e, além disso, tudo é documento e facilmente acessível a qualquer pessoa da empresa. 

Dê feedback

Quando os funcionários estão sobrecarregados, muitas vezes sentem que estão falhando ou fazendo um trabalho ruim. Para combater isso, chame a atenção para os pontos fortes deles oferecendo feedback positivo. Compartilhe como as contribuições únicas deles beneficiam a equipe e demonstre reconhecimento por todo o trabalho que realizaram até agora. Liste realizações específicas para fornecer evidências concretas de que o funcionário está desempenhando bem a sua função. 

Às vezes, os funcionários sobrecarregados podem realmente ter um desempenho ruim no trabalho. Isso pode acontecer por inúmeras razões, como: 

1. Eles estão estressados por fazer um trabalho ruim, o que os faz ter um desempenho ainda pior.

2. Não têm as ferramentas e habilidades necessárias para ter um bom desempenho, ou o apoio de que precisam para melhorar.

3. Basicamente, qualquer outra coisa: preocupações na vida pessoal, problemas de saúde e muito mais. 

Se necessário, trabalhe com o seu funcionário para criar um plano de melhoria de desempenho (PIP) para criar etapas, metas e métricas de suporte acionáveis para ajudá-lo a retomar o rumo certo. 

Verifique regularmente

Pode levar tempo para os funcionários se recuperarem e voltarem aos trilhos quando se sentem sobrecarregados, portanto, reserve um tempo na sua reunião a dois semanal ou quinzenal para fazer o acompanhamento. Pergunte como o funcionário está se sentindo em relação à carga de trabalho, como estão indo os projetos dele e o que você pode fazer para ajudar. Se ele ainda estiver com dificuldades, continue a trabalhar com ele para ajustar a carga de trabalho, priorizar as tarefas e melhorar a gestão do tempo. 

Simplifique a sua lista de tarefas com um software de gestão de projetos

Um software de gestão de projetos como a Asana pode ajudar a sua equipe a simplificar a colaboração, organizar o trabalho e sentir-se menos sobrecarregada. Em vez de alternar entre vários aplicativos ao longo do dia de trabalho, você pode armazenar tudo e se comunicar com a equipe em um único lugar. Isso significa menos confusão, menos desperdício de tempo e mais clareza para a equipe. 

Relatório especial Anatomia do trabalho: a relação inexplorada entre a síndrome do impostor e o burnout

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