Como usar modelos de plano de melhoria de desempenho (PIPs)

Nunca é fácil dizer a alguém da sua equipe que precisa melhorar. Às vezes, porém, isso é inevitável. Quando alguém está com baixo desempenho, é preciso ter essa conversa. Mas, quando você torna essa conversa acionável e oferece um caminho claro para a melhoria, está dando a essa pessoa a chance de começar (ou recomeçar) a ter sucesso na equipe.

Um plano de melhoria de desempenho (PIP) é uma ferramenta que você pode usar para ajudar os membros da equipe que estão desequilibrados a encontrar o seu centro. Continue lendo para saber o que incluir em um modelo de plano de melhoria de desempenho e como essa ferramenta pode fortalecer a sua equipe. 

O que é um plano de melhoria de desempenho?

Um plano de melhoria de desempenho (PIP) é uma ferramenta motivacional que oferece etapas individualizadas e acionáveis para os membros da equipe atingirem as metas de desempenho. Se um membro da equipe não estiver atingindo as metas, você pode usar um PIP como uma oportunidade de melhoria por meio de etapas de ação personalizadas. 

Normalmente, você se reunirá com os membros da equipe individualmente para discutir problemas de desempenho e trabalhar com esse membro da equipe para criar um PIP. O PIP deve incluir um plano estruturado para o futuro e metas alcançáveis.

Você pode se perguntar quando usar um plano de melhoria de desempenho em vez de seguir um caminho menos formal ou mais sério. Os PIPs podem ser úteis nos seguintes cenários:

• Quando um membro da equipe tem problemas de desempenho consistentes

• Quando você acha que pode corrigir os problemas de desempenho de um membro da equipe com um plano de ação

• Depois de ter fornecido todas as acomodações razoáveis para o membro da equipe

• Depois de fornecer todo o treinamento necessário para o cargo

Alguns membros da equipe têm um desempenho insatisfatório no trabalho porque não têm estrutura, mas podem prosperar com as medidas certas. É exatamente isso que um PIP visa proporcionar.

Dicas a considerar antes de implementar um plano de melhoria de desempenho

O mais importante a lembrar antes de iniciar essa conversa é que um PIP foi criado para ajudar os membros da equipe a melhorar. Pense nisso como uma conversa em que você oferece feedback construtivo e cria próximos passos tangíveis para melhorar. As dicas abaixo podem facilitar a conversa com a mente aberta e ajudar os membros da equipe a absorver as informações de forma eficaz.

• Prepare os membros da equipe: se esta é a sua primeira conversa sobre um PIP, você pode abordar o assunto sem avisar o membro da equipe, mas, ao prepará-lo, pode concentrar a conversa em melhorias construtivas. Independentemente de como você abordar o assunto, promova uma comunicação eficaz no local de trabalho para que a pessoa se sinta à vontade para se expressar.

• Ouça ativamente: quando estiverem cara a cara, a sua meta deve ser ouvir e tentar entender. Em vez de atribuir culpa, peça que a pessoa explique a situação e tudo o que possa estar contribuindo para os problemas de desempenho. Conversar individualmente com a pessoa pode revelar problemas dos quais você não estava ciente antes, o que pode afetar o plano de melhoria de desempenho que vocês criarem juntos.

• Mantenha uma atitude positiva: ao dar feedback construtivo aos membros da equipe, mantenha uma atitude positiva. Um PIP é assustador, mas, em sua essência, também é uma oportunidade de melhoria. 

• Encontre a causa raiz do problema: entender a causa raiz dos problemas de desempenho no trabalho é crucial, e uma reunião individual pode ser um ótimo lugar para se aprofundar. Você pode estar vendo comportamentos ou ações que derivam de uma causa situacional ou Personal. Chegar a essa razão central pode ajudar a desenvolver um plano de ação mais apropriado.

• Defina um caminho claro para o sucesso: dizer a um membro da equipe o que ele está fazendo de errado não é útil, a menos que você ofereça maneiras de melhorar. É aqui que o plano de ação do PIP se torna útil.

• Explique que você acompanhará o progresso: enquanto o membro da equipe trabalha nas etapas do plano de melhoria de desempenho, informe que você estará disponível para acompanhar o progresso e motivá-lo ao longo do processo. Isso permitirá que ele saiba que não está sozinho nessa jornada. Isso também ajudará a mantê-lo responsável e em dia com as suas metas. 

O que um plano de melhoria de desempenho inclui?

Antes de personalizar um plano de melhoria de desempenho, é importante entender o que normalmente entra em um. Ao elaborar o seu modelo, tenha em mente esta lista de verificação.

• Declaração de expectativas da empresa: pode ser uma declaração padronizada das expectativas da sua empresa para o desempenho do trabalho dos membros da equipe.

• Visão geral do desempenho: a seção deve destacar o desempenho desse membro da equipe em comparação com as expectativas da sua função.

• Plano de ação: forneça ações a realizar com etapas mensuráveis para o membro da equipe cumprir. Se possível, defina esses objetivos como metas inteligentes.

• Cronograma de acompanhamento: o “T” em SMART significa “temporal”. Cada modelo de PIP deve incluir um cronograma com marcos de progresso.

• Consequências: esta seção do PIP explica o que pode acontecer se o PIP se mostrar ineficaz. Isso pode incluir escalonamento adicional ou possível rescisão.

Como elaborar um plano de melhoria de desempenho

Redigir um plano de melhoria de desempenho exigirá uma reunião cuidadosa com o membro da equipe. Antes da reunião, prepare as evidências que você tem para apoiar as alegações dos problemas de desempenho dos membros da equipe. Então, durante a reunião, você e o membro da equipe podem trabalhar nos componentes listados acima, um por um. Use as etapas abaixo para elaborar um PIP durante a reunião.

1. Analise a empresa, as funções e as expectativas

O primeiro passo para escrever um PIP é abordar as expectativas. Embora os membros da equipe possam ter diferentes funções e responsabilidades, você deve ter uma maneira geral de definir o que espera e o que se qualifica como baixo desempenho.  

Esta declaração servirá como uma comparação e pode ajudar a explicar quaisquer problemas específicos enfrentados pelos membros da equipe. O PIP não deve ser a primeira vez que os membros da equipe veem essa declaração. Se você quiser que os membros da equipe atendam às expectativas, será necessário deixá-las claras desde o início e com frequência. 

Dica: a empresa deve ter documentação formal sobre quais são as expectativas para os membros da equipe. Certifique-se de que os membros da equipe sempre tenham acesso a essas expectativas, mesmo quando não estiverem tendo problemas de desempenho. Dessa forma, todos podem permanecer informados sobre o que se espera deles.

2. Identifique áreas de melhoria

Depois de analisar as expectativas da empresa, identifique áreas específicas que precisam ser melhoradas. Isso significa listar maneiras específicas pelas quais esse membro da equipe não está atendendo às expectativas e fornecer exemplos do seu desempenho.

Embora seja necessário apontar problemas em um PIP para ajudar os membros da equipe em dificuldades, você também pode estruturar esta seção para que seja útil e acionável. Dicas para tornar esta seção mais construtiva:

• Expresse a sua crença no membro da equipe para que ele melhore

• Apenas exponha problemas objetivos

• Sempre inclua detalhes e fatos para apoiar os problemas que você está mencionando 

• Concentre-se em problemas que têm soluções claras 

• Não aponte problemas decorrentes de diferenças de opinião ou deficiências que o membro da equipe não pode controlar

• Procure a causa raiz de cada problema para identificar soluções de longo prazo.

Dica: um PIP deve ser baseado na objetividade e incluir fatos, não opiniões subjetivas baseadas na sua própria versão do que é o sucesso. Você pode evitar esse viés inconsciente conhecido como viés idiossincrático do avaliador, definindo critérios de avaliação específicos e claros e realizando análises com vários avaliadores para coletar dados de desempenho.

3. Crie um plano de ação

Todo PIP deve incluir um plano de ação detalhado sobre como o membro da equipe pode melhorar. Esse plano de ação pode incluir metas, marcos de progresso e treinamento adicional. 

Em particular, certifique-se de que as metas definidas sejam SMART. As metas SMART são específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazos definidos. A estrutura de metas inteligentes é ideal ao criar um plano de ação porque fornece objetivos mensuráveis para verificar. Isso faz com que o processo de acompanhamento pareça mais estruturado e tangível.

Dica: acompanhe o seu plano de ação em um núcleo de referência, como uma ferramenta de gestão de projetos. Certifique-se de que você e o membro da equipe tenham acesso à ferramenta, para que possam ver as atualizações e fazer alterações em tempo real. Em seguida, use os diagramas de Gantt para visualizar os marcos e acompanhar o progresso à medida que avança.

4. Defina um cronograma de acompanhamento

Todo PIP deve ter um cronograma de acompanhamento que se alinhe ao seu plano de ação. Esse cronograma deve incluir acompanhamentos e mentoria regulares durante todo o plano de melhoria de desempenho.

Um cronograma responsabilizará os membros da equipe por suas metas e fornecerá uma data prevista para quando você espera ver melhorias. Ele também proporcionará clareza e estrutura para quando você fizer o acompanhamento e apoiá-los durante o processo de melhoria.

Dica: crie um cronograma e tarefas com lembretes para a próxima verificação. Isso dará aos membros da equipe algo pelo que esperar, para que se sintam motivados a aumentar sua produtividade e desempenho.

5. Defina os próximos passos

Nesta seção, você explicará o que pode acontecer se o PIP não for eficaz. Se um membro da equipe não conseguir fazer melhorias significativas e mensuráveis, então o cargo pode não ser o ideal para ele. Consulte a equipe de RH ou o líder do departamento para saber quais são os próximos passos.

Exemplo de PIP e modelo gratuito

A seguir, você verá um exemplo de plano de melhoria de desempenho. 

Cenário de exemplo: Sally não está atendendo às expectativas da empresa porque frequentemente perde prazos, falta às reuniões da equipe e não contribui para os projetos da equipe. O desempenho dela deve melhorar se ela quiser permanecer nesta função, mas a sua gerente, Kat, acha que é possível melhorar. As causas do baixo desempenho de Sally no trabalho parecem ser fáceis de resolver. Com uma melhor gestão de tarefas, colaboração da equipe e orientação de Kat, Sally deve ser capaz de se destacar com o tempo. 

Exemplo de plano de ação/metas inteligentes: nos próximos três meses, Sally cumprirá todos os prazos, participará de todas as reuniões agendadas e contribuirá para pelo menos um projeto da equipe.

Experimente o nosso modelo de PIP gratuito para otimizar um plano de ação e ajudar a sua equipe a melhorar no trabalho.

Como monitorar os objetivos do PIP

Uma das partes mais importantes do processo de PIP é monitorar o progresso dos membros da equipe ao longo do tempo. Sem esta etapa, não será possível saber se o PIP está funcionando. 

Para fazer isso, certifique-se de que as suas metas e o seu plano de ação estejam no mesmo lugar. Muitas vezes, a definição de metas ocorre em planilhas ou apresentações de slides, que são separadas e isoladas do trabalho real que está acontecendo. Sem a conexão entre metas e tarefas, os membros da equipe não conseguirão ver claramente como estão progredindo e, mais importante, melhorando. 

É por isso que, na Asana, integramos as metas ao nosso produto. Ao visualizar as metas e tarefas lado a lado, os membros da equipe podem: 

• Manter os membros da equipe responsáveis pelos seus prazos.

• Monitorar o progresso dos membros da equipe em tempo real

• Monitorar as metas de melhoria em relação às avaliações de desempenho anteriores

• Agendar reuniões de acompanhamento 

• Incluir os membros da equipe nesses processos para total transparência

Monitore o progresso dos PIPs com um software de gestão do trabalho

Os PIPs podem despertar um senso de urgência e motivação nos membros da equipe que estão com dificuldades, incentivando-os a dar o melhor de si. Ao ajudar essas pessoas a definir metas de desempenho, use uma ferramenta como a Asana para vê-las ter sucesso em tempo real e incentivá-las a continuar.