Como (e quando) dizer não no trabalho

Aceitar novas experiências pode ser empolgante. Quando você está viajando, encontra o emprego perfeito ou recebe um desafio gratificante no trabalho, dizer sim abre o mundo para você de uma maneira completamente nova e inspiradora. Mas, no dia a dia do trabalho, dizer sim a tudo é uma receita para prazos apressados ou inacabados. 

Pode parecer estranho, mas é normal dizer sim e não às coisas no trabalho. E existem habilidades que podem ajudar você a se sentir mais à vontade com isso. Veja como melhorar a sua capacidade de dizer não com confiança no trabalho.

Por que você deve saber dizer não profissionalmente?

Antes de mais nada, você pode estar lendo isto e se perguntando: por que isso importa? Por que não posso simplesmente dizer sim e manter todos felizes? Até certo ponto, isso faz todo o sentido: é natural querer agradar as pessoas no trabalho. E ainda mais se for o seu chefe quem está pedindo, especialmente porque as nossas responsabilidades de trabalho geralmente são apoiar o trabalho da nossa equipe e do chefe. 

Mas o ponto principal é o seguinte: dizer não é uma maneira de estabelecer limites. Embora dizer sim possa ser bom no curto prazo, estabelecer limites pode levar a um ambiente de trabalho mais feliz e produtivo para todos os envolvidos, não apenas para você. Mas há uma série de razões para dizer não além dos seus próprios benefícios pessoais, incluindo:

• Quando algo é desnecessário. Você conhece a sua área melhor do que a maioria. Há momentos em que os gerentes ou líderes de equipe pedem que você faça algo que você sabe que é desnecessário ou que pode até ser prejudicial aos esforços da sua equipe. Dizer não nessas situações é melhor para o seu trabalho e para a sua equipe. Isso também mostra que você entende perfeitamente o seu trabalho.

• Para evitar desvios de escopo. Ao definir o escopo do projeto, você e as outras partes interessadas decidem quais entregas precisam ser feitas e em que prazos. Se você começar a expandir as responsabilidades e a aceitar novos entregáveis, em algum momento acabará ultrapassando o prazo, causando um desvio de escopo.

• Para demonstrar as suas habilidades de liderança . Ser capaz de se comunicar com precisão é uma habilidade de liderança desejada. Dizer não permite que você se comunique mais abertamente sobre a sua capacidade e estruture a sua carga de trabalho para ter o maior impacto. Por sua vez, isso pode posicionar você para oportunidades de liderança.

• Para mostrar que você é confiável. Apesar de parecer contraintuitivo, dizer não gera confiança. Ao dizer não a tarefas para as quais você não tem capacidade, por exemplo, mostra ao seu chefe e colegas que você é organizado o suficiente para conhecer o seu volume de trabalho. Então, quando você se compromete com algo, eles podem confiar que você vai terminar. 

• Para evitar o burnout. O burnout e a sobrecarga estão em ascensão, com pesquisas mostrando que quase um em cada quatro trabalhadores experimenta burnout quatro vezes ou mais por ano, e 40% acham que isso é parte inevitável do sucesso. Dizer sim mesmo quando se quer dizer não pode causar excesso de trabalho, ressentimento e, se não for controlado, pode levar ao burnout.

Dizer sim acaba com a sua produtividade

Pode parecer contraintuitivo, mas dizer sim pode diminuir a sua produtividade. Isso ocorre porque, quanto mais você tem em mãos, mais difícil é se concentrar e priorizar o trabalho que realmente importa. Veja algumas maneiras pelas quais ser a pessoa que sempre diz sim na equipe pode prejudicar (e não ajudar):

• Você se torna menos produtivo e mais sobrecarregado porque tem coisas demais para fazer.

• Você pode ficar ressentido se estiver constantemente dizendo sim quando sabe que precisa dizer não.

• Ao dizer sim a essa “única coisa”, você está efetivamente dizendo não a tudo o que poderia estar fazendo naquele momento, mesmo que essas tarefas sejam mais importantes.

• Você está trabalhando na prioridade de outra pessoa, que, embora importante, pode não ser o que precisa ser feito primeiro.

Quando dizer não

Dizer sim é uma maneira natural de se sentir parte da equipe no trabalho. Mas há momentos em que você deve dizer não, incluindo:

• Quando você está ocupado. Isso deve ser intuitivo, mas, quando o trabalho fica intenso, às vezes você está muito ocupado para ver o quanto está ocupado. Tente dizer não antes de chegar a esse ponto, evitando ficar sobrecarregado.

• Quando há uma solução melhor. Delegar tarefas a outro colaborador ou colega de equipe é uma ótima maneira de dizer não e, ao mesmo tempo, fazer o trabalho.

• Quando não está alinhado com o seu trabalho. Nem sempre é necessário justificar o não. Às vezes, o projeto ou as tarefas simplesmente não se alinham aos seus interesses ou escopo de trabalho e você simplesmente não quer fazê-lo. Se não é uma prioridade, isso já é motivo suficiente para dizer não.

• Não se encaixa no projeto. Você é habilidoso no seu ofício, o que muitas vezes significa que você o entende melhor do que seu gerente. Se a solicitação não se encaixa no seu trabalho, fique à vontade para dizer não.

• Quando você começa a sentir ressentimento ou raiva. Talvez você esteja dizendo “sim” demais e este seja um sinal para começar a dizer “não”.

Sete dicas para ajudar você a dizer não de forma educada (e profissional)

Muitos de nós sabemos que dizer não pode nos ajudar. Mas isso não necessariamente torna as coisas mais fáceis. É natural evitar recusar as pessoas, especialmente quando os pedidos vêm da liderança. No entanto, existem maneiras de melhorar a sua capacidade de dizer não. Ao seguir algumas boas práticas, dizer não começará a ser mais natural.  

1. Conheça a sua carga de trabalho 

Antes de decidir se deve dizer sim ou não, você precisa conhecer a sua carga de trabalho atual. Isso ajudará a determinar o que mais você pode fazer no momento, se for o caso, e a lembrar as suas prioridades atuais. Normalmente, isso ajuda a saber se você tem capacidade antes mesmo de alguém perguntar. 

Se todas as suas informações estiverem reunidas em um núcleo de referência, você pode determinar de forma rápida e fácil a sua carga de trabalho atual e a capacidade para assumir projetos adicionais. Com um software de gestão de projetos, você pode acompanhar o seu trabalho e compartilhá-lo com outras partes interessadas, para que elas possam verificar facilmente se você pode apoiar novos projetos. Atribuir prazos com base na prioridade mostrará o que está acontecendo agora (em comparação com o que está por vir) e ajudará a refletir sobre a sua agenda diária para ver se você tem algum tempo extra. 

2. Comece com positividade 

Ao dizer não, a primeira coisa a se fazer é começar com um sentimento positivo. Frases como “Muito obrigado…” ou “Você sempre identifica muito bem essas oportunidades…” podem ser uma ótima maneira de mostrar o quanto você aprecia ter sido convidado, mesmo que não possa dizer sim no momento. Seja sincero. Pense no que você realmente aprecia sobre o fato de terem pedido a você. Talvez tenham vindo até você porque você é o melhor no que faz, ou talvez isso mostre que confiam em você. Antes de responder, faça uma pausa e considere as razões pelas quais a pessoa procurou você primeiro. Em seguida, use isso para compartilhar uma resposta positiva com a pessoa.

3. Recuse de forma educada e clara 

Ser positivo ajuda, mas isso não significa que você deva suavizar o seu não. Quanto mais ambíguo você for, maior será a chance de falhas de comunicação. Certifique-se de que você é claro e direto com o seu não, para que não haja espaço para um mal-entendido que possa involuntariamente causar um conflito no futuro. 

4. Explique o motivo

Ser transparente com o seu “não” ajudará os seus colegas ou líderes de equipe a entender que não é nada pessoal. Você está dizendo não porque tem um motivo real para isso, e compartilhar isso ajuda a construir confiança entre você e as outras partes envolvidas. Se você estiver respondendo a um gestor, seja específico sobre o que está acontecendo no momento. Às vezes, isso é suficiente para ajudá-lo a entender por que você não pode dizer sim ao pedido dele. Caso contrário, isso dá ao seu gerente a oportunidade de despriorizar outros trabalhos em favor dessa nova tarefa. Tudo isso ajuda a evitar mal-entendidos no futuro. 

5. Ofereça uma solução diferente 

Às vezes, você pode dizer não com uma ressalva. Talvez você não consiga cumprir o prazo atual, mas sabe que terá capacidade para concluir o projeto em um mês. Ou você percebe que não é a melhor pessoa para essa tarefa, então recomenda um colega mais qualificado nessa área. Mesmo que não tenha uma solução em mãos, você pode se oferecer para ajudar a encontrar uma maneira diferente de realizar o trabalho. Não importa tanto o que você oferece, mas sim que você demonstre apoio.

6. Seja consistente 

De certa forma, esta é a parte mais difícil de dizer não. É natural sentir-se mal quando se tem de dizer não, especialmente se você gostaria de ter dito sim. Mas, embora possa ser tentador, hesitar não ajudará ninguém. Em vez disso, tente se informar sobre todos os fatores antes de dizer não, para que você esteja confiante na sua decisão. Depois, mantenha-se firme na sua decisão.

7. Pratique a empatia 

Pode ser frustrante se, por exemplo, um colega continuar pedindo que você faça algo que não pode ou não quer fazer. Ou se você tem um chefe que está sempre adicionando responsabilidades no último minuto. Comunicar-se sobre essas frustrações pode ser útil, mas aprender e praticar a empatia também ajuda. Por exemplo, talvez esse colega esteja sobrecarregado, mas não saiba como pedir ajuda. Ter empatia sobre como o trabalho afeta as pessoas pode ajudar todas as partes interessadas a se entenderem, melhorando a comunicação e facilitando dizer não (e sim!) quando necessário. 

Como dizer não (com exemplos de citações)

Quando você está nervoso com alguma coisa, ter uma estrutura pode ajudar. Nesse caso, talvez você queira apenas uma maneira rápida e fácil de dizer não. Estes exemplos de cenários podem ajudar a decidir exatamente o que dizer quando você precisar praticar a arte de dizer não.

Quando você estiver realmente sem saber o que fazer, pode usar uma fórmula simples para estruturar o seu “não” educado:

Resposta positiva + recusa + solução alternativa 

Muitas delas são uma variação de “Não, mas…” ou “Muito obrigado por pensar em mim”. Como você verá, elas são adaptáveis. Você pode usar trechos dessas frases para montar a sua resposta perfeita, não importa quem esteja perguntando.

Como dizer não ao seu chefe

Muitas vezes, essa é a situação mais difícil para as pessoas. Você pode ser excelente em dizer não, até que seja o seu chefe quem está fazendo o pedido. Isso é totalmente normal e, honestamente, esperado. Mas você pode aprender a responder quando precisar recusar algo ao seu chefe.

Primeiro, lembre-se de que o seu chefe não necessariamente sabe tudo o que você está fazendo. Portanto, embora possa pedir algo, isso não significa que ele priorize essa tarefa em relação às suas outras tarefas. Por exemplo, digamos que você esteja trabalhando em um brief do projeto que deve ser entregue na próxima semana. O prazo é apertado e o projeto envolve partes interessadas interdisciplinares que dependem de você. O seu chefe não percebe o quanto você está ocupado e pergunta se você pode editar alguns novos modelos para ele. Nesse caso, você pode responder com uma breve explicação de que não tem tempo suficiente esta semana, mas que ficaria feliz em ajudar depois de cumprir o prazo. 

“Esses modelos parecem um ótimo projeto! No momento, estou muito focado em concluir este brief do projeto, mas adoraria trabalhar nisso depois. Posso falar com você depois da apresentação na próxima quarta-feira para definirmos um novo prazo?”

Lembre-se de que ele pode dizer não. Se precisar dos modelos mais cedo, talvez passe o projeto para outro membro da equipe. 

Como dizer não aos seus colegas de trabalho

Dizer não aos colegas de trabalho também é complicado. Eles são seus colegas de equipe e, às vezes, seus amigos. Mas quando você se depara com o temido: “Ei, você pode fazer uma ligação rápida?” em um dia movimentado, é útil aprender a dizer não com delicadeza. 

Tente responder com algo como:

“Olá, (nome)! Eu adoraria conversar mais sobre isso, mas a minha lista de pendências está cheia hoje. Podemos retomar o assunto amanhã de manhã? Ou posso responder por e-mail?”

Como dizer não ao seu cliente

Mesmo que você tenha um bom relacionamento com o seu cliente, é difícil ser honesto com ele sobre as suas limitações. Mas isso é especialmente importante em funções voltadas para o cliente, quando você precisa estar “ligado” o tempo todo. Por exemplo, imagine que você está tentando criar um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional. O seu cliente entra em contato após o expediente com uma pergunta rápida que ambos sabem que levaria cinco minutos para ser respondida. Veja uma maneira de responder:

"Obrigado(a), (nome), agradeço muito por você ter entrado em contato comigo. Vou dar uma olhada assim que chegar ao trabalho amanhã de manhã.”

Isso estabelece um limite: você não pode trabalhar com ele fora do expediente. Mas também mostra que você ainda é uma fonte de apoio e que vai ajudá-lo assim que puder. Se quiser ir além, você pode definir isso como uma resposta automática para garantir que não deixará a pessoa esperando e, ao mesmo tempo, protegerá o seu tempo fora do trabalho.

Como dizer não a alguém na vida pessoal

Para aprender a estabelecer limites e dizer não, é importante levar essa prática para a vida pessoal também. Mais uma vez, isso pode ser muito desafiador. Somos naturalmente inclinados a querer fazer as pessoas com quem nos importamos felizes, então dizer não pode parecer vulnerável e assustador no início. Por exemplo, digamos que um amigo queira que você vá a Nova York para a festa de aniversário dele. Mas, embora você se importe com ele e gostaria de poder ir, é muito dinheiro e tempo para gastar em um aniversário. Você pode responder com algo como:

“Parece muito divertido! Acho que não vou conseguir ir à festa, mas adoraria planejar outro momento para comemorarmos. Você estaria livre no próximo fim de semana para um jantar mais cedo?”

Não significa "Não, obrigado"

No fim das contas, aprender a dizer não pode ajudar você a se sentir mais confiante e menos sobrecarregado no trabalho. Isso mostra à liderança que você é honesto e pode lembrar à sua equipe por que eles fizeram a solicitação em primeiro lugar. Seguindo uma estrutura e usando essas dicas, você pode aprender a dizer não profissionalmente.