Szablon harmonogramu projektu

Terminowa realizacja dużych, złożonych projektów wymaga wprowadzenia do nich pewnej struktury. Po rozłożeniu projektu na mniejsze działania należy określić kto, co i na kiedy musi wykonać. Do tego właśnie przydają się harmonogramy projektów. Ich zadaniem jest utrzymanie pracy na właściwych torach poprzez uporządkowanie wszystkich zadań w jednym miejscu.

Czym jest harmonogram projektu?

Harmonogram projektu pozwala zobaczyć wszystkie kamienie milowe, zadania i produkty końcowe projektu na osi czasu. Pomaga usprawnić realizację projektu od początku do końca – a wszystko to z jednego miejsca.

Harmonogramy projektów to kluczowy element zarządzania projektami. Porządkują one pracę w formie jednej, wykonalnej sekwencji w oparciu o cykl życia projektu.

Dlaczego warto korzystać z szablonu harmonogramu projektu?

Na etapie planowania wszystko wydaje się możliwe. Projekt jest jeszcze całkiem nowy i nie możesz się doczekać, aby go rozpocząć. Ale jeśli zaczniesz pracę bez konkretnego harmonogramu możesz szybko zapomnieć, dlaczego w ogóle rozpoczęto jego realizację i jaki jest jego cel. Poświęcając czas na utworzenie szablonu harmonogramu projektu zyskujesz punkt odniesienia, który przeprowadzi Cię przez każdy etap jego realizacji.

Istnieje wiele sposobów na zarządzanie szablonem harmonogramu projektu, ale korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami pozwoli Ci w pełni wykorzystać jego możliwości. Zapisz swój ulubiony harmonogram jako szablon i powielaj go dla każdego nowego projektu. Korzystanie z dedykowanego narzędzia umożliwia także:

• Zaprojektowanie harmonogramu w formie wizualnej na osi czasu oraz błyskawiczne identyfikowanie zależności pomiędzy działaniami do wykonania, członkami zespołu i terminami.

• Dodawanie zależności, aby praca była wykonywana we właściwej kolejności.

• Świętowanie sukcesów dzięki kamieniom milowym.

• Umieszczenie wszystkich informacji na temat projektu, od list zadań, aż po raporty, w jednym miejscu.

• Udostępnianie harmonogramu projektu różnym zespołom w celu wspólnej pracy i wzajemnego wsparcia.

• Automatyzację przepływów pracy w ramach harmonogramu.

• Modyfikowanie terminów zgodnie ze zmieniającymi się priorytetami.

• Zapewnienie interesariuszom szybkiego wglądu w status projektu.

Rodzaje harmonogramów projektów

Dokumenty robocze, kartki papieru, zintegrowane narzędzia – w teorii harmonogram projektu można stworzyć wszędzie. Zanim popularne stało się korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, firmy często śledziły realizację projektów za pomocą papierowych kalendarzy czy notesów. Obecnie możemy korzystać z cyfrowych narzędzi, które automatycznie monitorują realizację projektu i w razie potrzeby wprowadzają w nim zmiany, co redukuje czas potrzebny na wykonywanie czynności okołozadaniowych i poprawia produktywność.

Poniżej przedstawiamy trzy popularne sposoby na uporządkowanie harmonogramu projektu oraz wady i zalety każdego z nich:

1. Dokumenty w formie cyfrowej

Choć są one używane coraz rzadziej w roli cyfrowych szablonów harmonogramów projektów, wciąż jest to najłatwiej dostępny sposób.

Zalety: zazwyczaj są one darmowe, łatwo je utworzyć i każdy może uzyskać do nich dostęp.

Wady: projekty mogą szybko się zmieniać, ale dokumenty nie. Przekształcenie ich w automatycznie aktualizowany harmonogram jest praktycznie niemożliwe. Dlatego też, są one bardzo czasochłonne i wymagają częstych aktualizacji. Zwiększa to ryzyko pojawienia się błędów, ponieważ może zdarzyć się, że jakieś zadanie zostanie pominięte a termin – przeoczony. Co więcej, każdy musi pamiętać, aby poinformować innych o każdej zmianie, ponieważ automatyczne wysyłanie powiadomień nie jest możliwe.

2. Arkusze kalkulacyjne

Arkusz kalkulacyjny łatwo przekształcić w harmonogram projektu, ale to właściwie jedyna zaleta tego rozwiązania.

Zalety: siatka arkusza kalkulacyjnego w naturalny sposób pomaga tworzyć harmonogramy. Możesz dodać formuły, aby automatyzować niektóre działania. Co więcej, są one dostępne dla większości organizacji i zazwyczaj darmowe.

Wady: arkusze kalkulacyjne zostały zaprojektowane z myślą o regułach i formułach, więc aby w pełni wykorzystać możliwości tego rozwiązania należy dobrze je opanować. Chociaż każdy może utworzyć arkusz kalkulacyjny to niewiele osób posiada wiedzę potrzebną, aby sprawnie z niego korzystać. Poza tym, arkusz kalkulacyjny to przede wszystkim dokument o widoku siatki o ograniczonych funkcjach dotyczących automatyzacji, aktualizacji i komunikacji z resztą zespołu.

3. Cyfrowe osie czasu

Te wizualne harmonogramy projektów, zwane również wykresami Gantta, przedstawiają zadania na osi czasu.

Zalety: szablony wykresu Gantta to świetny sposób na utworzenie niestandardowego harmonogramu projektu. Dają wizualny obraz całego projektu i zawierają wszystkie niezbędne szczegóły, umożliwiając łatwy dostęp do informacji. Jest to szczególnie przydatne, jeśli musisz zwizualizować ścieżkę krytyczną, czyli sekwencję podstawowych czynności, które muszą zostać wykonane, aby projekt mógł zakończyć się powodzeniem. Umożliwia to wszystkim interesariuszom szybkie sprawdzenie statusu projektu i łatwe wprowadzanie zmian dotyczących zadań, członków zespołu i terminów realizacji. Po dodaniu zależności i reguł można zautomatyzować cały przepływ pracy projektu, od początku do końca.

Wady: do łatwego tworzenia cyfrowych osi czasu często wymagane jest specjalne oprogramowanie do zarządzania projektami.

Tworzenie niestandardowych harmonogramów

Każda oś czasu projektu obejmuje te same podstawowe informacje, takie jak terminy i zadania. Resztę można dostosować do własnych potrzeb, w zależności od tego, w jaki sposób chcesz użyć swojego szablonu harmonogramu. Przykładowo, jeśli koordynujesz współpracę międzyfunkcyjną możesz dodać zależności w projekcie, które pozwolą zarządzać przepływem pracy.

Zintegrowane funkcje

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

• Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują, oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i działania, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Przegląd projektu. Jest to miejsce, w którym możesz zawrzeć cały ważny kontekst dotyczący projektu. W ogólny sposób przedstaw zespołowi cele projektu i jego zakres. Dodaj opis projektu, aby nadać kształt waszej współpracy w Asanie. Następnie udostępnij w jednym miejscu wszelkie ważne zasoby i kontekst, takie jak szczegóły spotkań, kanały komunikacji oraz brief projektu.

Polecane aplikacje

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu.

• Outlook. Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz tworzyć z nich zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby przechowywać je wraz z pozostałymi zadaniami.

• Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

Aby rozpocząć tworzenie własnej osi czasu projektu postępuj według poniższych najlepszych praktyk:

• Użyj systemu, który umożliwia łatwe dostosowywanie terminów. Dzięki narzędziu do zarządzania projektami możesz zmieniać wiele terminów równocześnie i błyskawicznie informować o tym kluczowych interesariuszy.

• Wyznaczaj zależności w projekcie, aby utrzymać pracę pod kontrolą. Najlepiej sprawdza się to w przypadkach, kiedy należy ukończyć realizację jednego elementu, aby rozpocząć następne zadanie. Na przykład przed opublikowaniem strony internetowej musi ona zostać zatwierdzona przez dział prawny.

• Przypisuj zadania i deleguj pracę, aby wszyscy interesariusze byli zaangażowani w realizację projektu.

• Dodawaj kamienie milowe, aby śledzić pracę i celebrować każde osiągnięcie.

• Określ zakres prac wyznaczając konkretne produkty końcowe projektu oraz oczekiwaną datę rozpoczęcia i wykonania każdego działania. 

Często zadawane pytania