ポリシーおよび手順の計画
ポリシーと手順の計画テンプレートを使用して、会社のポリシーを作成、更新、展開しましょう。 下書き作成から承認まで、すべてのステップを 1 つの共有ワークフローで管理できます。
登録して独自のテンプレートを作成する
計画なしにポリシーを作成したり更新したりしようとすると、地図なしで迷路に入っていくような感覚になります。 タスクが重複したり、ステップが見落とされたりする可能性があり、どのバージョンが最新かを判断するのが難しい場合もあります。 そこで役立つのが、ポリシーおよび手順の計画テンプレートです。 このテンプレートを使うことで、チームは効果的なポリシーと手順を作成、改訂、導入するための構造化されたプロセスを得られます。
このテンプレートは Asana のワークマネジメントプラットフォームの一部であり、新しい方針の作成にテンプレートを再利用したり、関連する仕事を整理したり、チームを横断してタスクを割り当てたりすることが容易になります。 静的な PDF やサイロ化された Google ドキュメントではなく、下書きから実施まで、ステップバイステップの指示を共同で作成できます。 SNS ワークフローの文書化、ハラスメントポリシーの改訂、オンボーディング手順の策定など、どのような作業でも、このポリシーおよび手順テンプレートを使えば、繰り返し実行でき、共有できるプロセスを作成できます。
ポリシーおよび手順の計画テンプレートは誰にとって有益ですか？
Asana では、チームがポリシーの作成を簡単に管理できる方法を提供することがいかに重要かを実感してきました。 そのような方法がないと、ポリシー文書がドライブやメールに散在し、誰が更新を担当しているのかがわからなくなってしまいます。
このポリシーテンプレートは、社内手続きの作成や管理を担当する方ならどなたでもお使いいただけます。
職務記述書、オフィス安全方針、パフォーマンスレビュープロセスを標準化する人事チーム。
ワークプレイスの勤務時間、ドレスコード、標準作業手順書 (SOP) を文書化するオペレーションチーム。
セキュリティポリシーや懲戒処分の規定を作成または更新する法務およびコンプライアンスチーム。
初めて会社のポリシーやワークフローをまとめる中小企業。
チェンジマネジメント、利益相反、従業員の行動に関するガイドラインを作成する非営利団体。
部署のリーダーが、新入社員や勤続年数の長い従業員に期待事項を伝える場合。
Asana のポリシーおよび手順の計画テンプレートを使うべき理由
ポリシーの導入には、文書を作成するだけでは足りません。 フィードバックを収集し、レビュー対象の下書きにタグを付け、修正履歴を追跡し、次のステップを割り当てる方法が必要です。 このテンプレートを使えば、これらすべてを 1 つの共有ワークスペースで行えます。
このポリシーおよび手順テンプレートは、次のような用途で使用できます。
チームのポリシーの作成および更新プロセスを標準化する。
作成から承認まで、プロセスの各部分のオーナーシップを割り当てる。
すべてのポリシーのバージョン履歴と発効日を記録する。
統合されたワークフローやプロセスを通じて、新入社員や現在の従業員に最新情報を伝える。
関連するポリシーや手順マニュアルをリンクして、見落としを防ぎます。
ポリシーおよび手順の計画テンプレートの使い方
ポリシーおよび手順の計画テンプレートは、チームが一貫したプロセスでポリシーを作成、改訂、展開するのに役立ちます。 手順は以下のとおりです。
1. テンプレートを複製する
Asana で「テンプレートを使用」をクリックして、ポリシープロジェクトを作成します。 「リモートワークポリシー」や「ワークプレイスの安全に関する最新情報」など、作成するポリシーにちなんだ名前を付けます。
2. ポリシーの適用範囲とオーナーを定義する
「概要」タブで、ポリシーの適用対象、対象者、適用時期を明確にします。 下書きを管理し、導入を推進する担当者を割り当てます。
3. 仕事をステップに分割する
調査、下書き、法務チェック、関係者からのフィードバック、体裁の整備、承認、公開といった主要なフェーズごとにタスクを作成します。 ポリシーの文言の作成、適用法の列挙、発効日の設定などの詳細について、サブタスクを追加します。
4. 1 か所でコラボレーション
コメントを使って関係者からのフィードバックを集め、対応が必要な質問がある場合はチームメイトをタグ付けします。 背景情報として、背景情報に関する文書、フローチャート、または過去のバージョンを添付してください。
5. 改訂と承認を追跡する
「法務チェック完了」や「取締役会承認済み」などのタスクをマイルストーンに設定します。 カスタムフィールドを使って、ポリシーのステータス (下書き、確認中、最終版) を表示します。
6. 公開して通知する
ポリシー文書が確定したら、アップロードするか、Google ドライブ経由で埋め込みます。 チームへの通知、ハンドブックの更新、オンボーディング資料への追加を行うためのタスクを作成します。
7. 定期的な見直しのスケジュールを設定する
業務上の必要性、法令の改正、企業文化の変化に応じてポリシーを見直すための定期タスクを設定します。
Asana のポリシーおよび手順に関する機能
Asana には、原案作成やフィードバックから承認、公開まで、ポリシーワークフローのすべてのステップを簡単に管理できるツールが組み込まれています。 Asana の全機能の一覧を確認して、どんな機能が用意されているかチェックしてみましょう。
タスクとサブタスク:ポリシーを細かく分割することで、作成、レビュー、公開などのタスクを個別に割り当てることができます。
カスタムフィールド:ドロップダウンまたはテキストフィールドを使って、ポリシーの種類、改訂日、ステータス (下書き、レビュー中、最終版) を追跡できます。
プロジェクトビュー:タスクの詳細を確認できるリストビュー、ワークフローのステージを確認できるボードビュー、重要な締め切りを確認できるカレンダービュー、ステップの順番を確認できるタイムラインビューなど、複数のレイアウトオプションから選択して、ポリシー作成作業を計画し、追跡できます。
承認:タスクに承認リクエストフィールドを追加することで、レビュー担当者が下書きを公開する前に正式に承認できるようになります。
フォーム:新しいポリシーのリクエストや改訂の提案を、ワークフローに組み込める構造化された形式で従業員から収集します。
添付:関連する文書、フローチャート、または以前のバージョンをタスクカードに直接保存することで、ポリシーの履歴を一元管理できます。
おすすめの Asana の連携
Asana は日々の業務で使用するツールと連携し、ポリシーの作成、レビュー、共有のプロセスをシンプルにします。 連携できるツールの全リストをご覧になり、保存からコミュニケーションまで、ポリシープロセスをサポートするアプリを見つけましょう。
Google ドライブ:最新のポリシー文書を添付することで、チームは常に最新版にアクセスできます。
Slack:新しいポリシーが公開されたり、フィードバックがリクエストされたりすると、Asana の更新情報が Slack チャンネルに自動的に送信されます。
Dropbox:手続きに関する文書や関連アセットを共有し、整理して簡単に参照できるようにします。
Microsoft Teams: Asana のタスクを Teams の会話と同期して、ポリシーの計画に関するコラボレーションを行いましょう。
Gmail:ポリシーの変更に関するメールを Asana のタスクに変換し、仕事をスムーズに進めましょう。
ポリシーおよび手順の計画テンプレートに関するよくある質問
これは、新しい会社方針の作成、レビュー、承認、配布においてチームを導く、繰り返し使えるフレームワークです。 ポリシーテンプレートは、チームが一貫したプロセスに従い、責任を委任し、バージョン管理の問題を回避するのに役立ちます。 Word 文書やバラバラなコメントをあれこれ扱うのではなく、タスクを整理し、下書きを共有し、時間の経過とともに更新を追跡できる構造化されたスペースが得られます。
特に日々の業務や法規制の遵守に影響を及ぼす場合は、健康と安全、ハラスメントに関するポリシー、行動規範、セキュリティポリシーなど、インパクトの大きいトピックから始めましょう。
ポリシーのタイトル、内容、適用範囲、役割と責任、詳細な手順、発効日、改訂履歴を含めます。 さらに、コンプライアンスに関する参照情報、関連文書、または導入に役立つトレーニング資料へのリンクのセクションを追加することもできます。
ポリシーおよび手順のテンプレートをコピーし、現在の名前を更新してから、手順に従って改訂版の下書きを作成し、レビュー担当者を割り当て、更新を公開します。 レビュー担当者が変更点を簡単に確認できるように、タスクの説明に変更点の概要を記載するか、変更履歴を添付するようにしてください。
はい。 このポリシーおよび手続きテンプレートは、中小企業、非営利団体、大企業の人事チームのニーズに対応できるほど柔軟性があります。 小規模な組織では、非公式なメールスレッドや一貫性のない文書の保存に代わる、シンプルなワークフローとして活用できます。
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