ポリシーと手順の計画

計画なしでポリシーを作成したり更新したりしようとすると、地図なしで迷路に入ってしまったように感じるかもしれません。 タスクが重複したり、手順が見落とされたり、どのバージョンが最新かを判断するのが難しい場合があります。 そこで役立つのが、ポリシーと手順の計画テンプレートです。 効果的なポリシーや手順を作成、改訂、実行するための構造化されたプロセスをチームに提供します。

このテンプレートは Asana のワークマネジメントプラットフォームの一部であるため、新しいポリシーの作成、関連する仕事の整理、チーム間でのタスクの割り当てに簡単に再利用できます。 静的な PDF やサイロ化された Google ドキュメントではなく、ドラフトからロールアウトまで、コラボレーションに役立つステップバイステップの指示を得られます。 SNS のワークフローの文書化、ハラスメントポリシーの改訂、オンボーディング手順の策定など、このポリシーと手順のテンプレートを使用すれば、再現性のある共有プロセスを作成できます。

ポリシーと手順計画のテンプレートのメリット

Asana では、ポリシーの作成を管理するシンプルな方法をチームに提供することがいかに重要であるかを実感しています。 そうでない場合、ポリシー文書はドライブやメールに散らばり、誰が更新を担当しているのか誰にもわかりません。

このポリシーテンプレートは、社内の手順書の作成や管理を担当するすべての人に役立ちます。

• 人事チームが職務説明書、オフィスの安全ポリシー、パフォーマンスレビューのプロセスを標準化する場合。

• ワークプレイスの勤務時間、ドレスコード、標準作業手順書 (SOP) を文書化するオペレーションチーム。

• 法務チームやコンプライアンスチームが、セキュリティポリシーや懲戒処分を作成または更新する場合。

• 会社のポリシーやワークフローを初めて作成する小規模企業。

• チェンジマネジメント、利益相反、従業員の行動に関するガイドを作成する非営利団体。

• 部署のリーダーが、新入社員や長年勤務している従業員に期待事項を伝える。

Asana のポリシーおよび手順計画テンプレートを使うべき理由

ポリシーの導入には、単に文書を作成するだけでは不十分です。 フィードバックを収集し、ドラフトにタグを付けてレビューを依頼し、改訂内容を追跡し、次のステップを割り当てる方法が必要です。 このテンプレートを使えば、1 つの共有ワークスペースでこれらすべてを行えます。

このポリシーと手順テンプレートを使用すると、次のことが可能になります。

• チームがポリシーを作成し、更新する方法を標準化する。

• 作成から承認リクエストまで、プロセスの各ステップにオーナーシップを割り当てる。

• すべてのポリシーのバージョン履歴と発効日を文書化する。

• 統合されたワークフローとプロセスを通じて、新入社員と現在の従業員に情報を提供する。

• 関連するポリシーや手順マニュアルをリンクして、情報の見落としを防ぐ。

ポリシーおよび手順計画テンプレートの使い方

ポリシーと手順の計画テンプレートは、チームが一貫したプロセスでポリシーを作成、改訂、展開するのに役立ちます。 手順は以下のとおりです。

1. テンプレートを複製する

Asana で「テンプレートを使用」をクリックして、ポリシープロジェクトを作成します。 「リモートワークポリシー」や「ワークプレイスの安全性に関する最新情報」など、作成するポリシーにちなんだ名前を付けます。

2. ポリシーのスコープとオーナーを定義する

「概要」タブで、ポリシーの適用対象、対象者、適用時期を明確にします。 担当者を割り当てて、草案の管理と実装の推進を任せます。

3. 作業をステップに分割する

調査、草案作成、法務レビュー、関係者からのフィードバック、フォーマット、承認リクエスト、公開など、主要なフェーズにタスクを使用します。 ポリシーの声明文の作成、適用法の一覧化、発効日の設定など、詳細についてはサブタスクを追加します。

4. 1 か所でコラボレーション

コメントを使用して関係者からのフィードバックを収集し、チームメイトの対応が必要な質問にはチームメイトをタグ付けします。 背景文書、フローチャート、過去のバージョンを添付して、コンテキストを提供します。

5. 改訂と承認リクエストを追跡する

「法務レビュー完了」「取締役会承認済み」などのタスクをマイルストーンに設定します。 カスタムフィールドを使って、ポリシーのステータス (下書き、レビュー中、最終版) を表示します。

6. 公開して通知する

最終版が完成したら、ポリシー文書をアップロードするか、Google ドライブ経由で埋め込みます。 チームへの通知、ハンドブックの更新、オンボーディング資料への追加などのタスクを作成します。

7. 定期的なレビューをスケジュールする

定期的なタスクを設定して、Business ニーズ、法律の変更、企業文化の進化に基づいてポリシーを見直し���しょう。

Asana のポリシーと手順の機能

Asana には、下書きやフィードバックから承認リクエストや公開まで、ポリシー作成のワークフローの各ステップを管理しやすくするためのツールが組み込まれています。 Asana の全機能のリストをチェックして、どんな機能があるかを確認しましょう。

タスクとサブタスク:ポリシーを細かく分割して、作成、レビュー、公開などのタスクを個別に割り当てることができます。

カスタムフィールド:ドロップダウンやテキストフィールドを使用して、ポリシーの種類、改訂日、ステータス (下書き、レビュー中、最終版) を追跡できます。

プロジェクトビュー:タスクの詳細を確認できるリストビュー、ワークフローのステージを確認できるボードビュー、主要な締め切りを確認できるカレンダービュー、ステップの順序を確認できるタイムラインビューなど、複数のレイアウトオプションから選択して、ポリシー策定の作業を計画し、進捗を確認できます。

承認:タスクに承認リクエストフィールドを追加することで、レビュー担当者が下書きを正式に承認してから公開できます。

フォーム:従業員からの新しいポリシーのリクエストや改訂の提案を、ワークフローに組み込むことができる構造化された形式で収集できます。

添付ファイル:関連文書、フローチャート、または以前のバージョンをタスクカードに直接保存して、ポリシーの履歴を一元管理します。

おすすめの Asana 連携

Asana Connect は、日常的に使用するツールと連携し、ポリシーの作成、レビュー、共有を簡素化します。 連携の一覧をご覧いただき、ストレージからコミュニケーションまで、ポリシーのプロセスをサポートするアプリを見つけてください。

Google ドライブ:ポリシー文書を添付して、チームが常に最新版にアクセスできるようにします。

Slack:新しいポリシーが公開されたり、フィードバックがリクエストされたりした際に、Slack チャンネルに Asana の更新情報を自動的に送信できます。

Dropbox:手順文書や関連アセットを共有、整理して、簡単に参照できるようにします。

Microsoft Teams: Asana タスクを Teams の会話と同期して、ポリシー計画の策定に共同で取り組みます。

Gmail:ポリシーの変更に関するメールを Asana のタスクに変換して、仕事をスムーズに進めます。

ポリシーと手順計画のテンプレートに関するよくある質問