作業ログテンプレート

1 日の終わりに時計を見つめながら、あっという間に時間が過ぎてしまった、今日は何を達成できただろう、と 1 日を振り返ったことは誰でもあるでしょう。いくつものミーティングや急な依頼、忙しい作業に追われていると、簡単に時間を忘れてしまいます。生産的なワークフローを作成するには、時間を賢く使えているかどうかより、まずは時間を何に使っているのかを把握する必要があります。

そこで登場するのが、作業ログテンプレートです。

作業ログとは？

時間を忘れるのは、期日を逃したり、働き過ぎたりする原因になるため、良いことではなりません。しかし、その原因が分からないと、解決策を見つけるのは非常に難しくなります。そこで活躍するのが、作業ログです。

作業ログとは、完了したすべてのタスクと完了させるのにかかった時間をまとめた記録です。作業ログは、タイムブロックによって時系列に並べられるため、ミーティングやフォーカスタイムなど、To-Do の取り組みに費やした時間をすばやく可視化できます。作業ログを使うと時間を何に使っているのかを確認できるため、無駄に使っている時間を取り戻し、効果的に働くことができます。

作業ログテンプレートとは？

作業ログテンプレート (別名: 時間ログテンプレート) は、勤務時間の使い方を追跡する方法をテンプレート化したものです。作業ログテンプレートは、タスクが請求可能か不可能か、タスクの優先度、ステータスなど、作業について説明するカスタムタグを使って事前に作成することができます。

一番のメリットは複製できるという点です。つまり、1 回作成すれば何度でも使えるということです。ログインしてすぐに仕事を始められます。

デジタル作業ログを使うメリット

もちろん、時間は何らかのワークシートや印刷できるタイムシート、Excel ワークシートなどを使っても追跡できます。昔ながらのやり方ですが、効果的な方法ではありません。印刷可能な時間ログの場合、その用途は事前に作成されたフォーマットに限られますし、多くの場合、仕事の仕方までは分かりません。Excel のテンプレートを使えば機能の幅は広がりますが、柔軟性に欠け、それほどカスタマイズもできません。それに、Excel スプレッドシートが新たにもう一つ増えるのも困りものです。

対照的に、デジタル作業ログはカスタマイズできて動的な上に、複製までできてしまいます。カスタムのタイムブロックや色分けした優先度のスターテスフィールドといった便利な機能を使えるため、さっと見るだけで時間をどのように使っているかを確認できます。逆効果を生むような作業ログを使って、さらに時間を失うようなことはやめましょう。プロジェクト管理ツールデジタル作業ログを使うと、以下のことを行えます。

• 毎日時間をどのように使っているかを追跡できる。

• 時間を失う原因となっている領域を特定し、改善策を見つけられる。

• 仕事のための仕事を減らせる。

• 作業効率と生産性が向上する。

• 時間を取られるだけのタスクや価値の低いタスクを排除できる。

• 時間をかけすぎている領域を特定できる。

• 働いた時間を正確に請求できる。

• プロジェクトの効率が向上する。

• ワークフローが洗練される。

デジタル作業ログテンプレートの作り方

デジタル作業ログテンプレートの概要と使用すべき理由が分かったところで、今度は適切にセットアップして、生産性を最大限に高める方法を説明していきます。

1. まず、その日に実行するすべてのタスクを作業ログの一番上に追加します。

初めに、その日に予定しているタスク (ミーティングや小さなタスク、絶対に仕上げる必要のある To-Do など) を追加するセクションを作成します。作業の優先順位をより適切に設定するには、優先度や請求タイプ、ステータス、工数などのタグを追加します。

2. 「完了済みタスク」セクションをその日のタイムブロックとあわせて作成します。

「完了済みタスク」セクションは、To-Do のタスクに取り組み、完了しながら、その進捗を追跡するためのセクションです。初めは空ですが、1 日を通して完了したタスクで埋まっていきます。このセクションには、タイムブロック、つまりタスクを完了し、作業を達成していくための時間枠を含めます。1 日の作業は、それぞれ 1 時間もしくは 30 分のブロックに分割し、必要に応じて調整していくというやり方をおすすめします。

3. 完了したアクティビティやタスクを記録していきます。

その日の To-Do セクションのタスクを完了したら、作業ログの「完了済みタスク」セクションに完了したタスクとその所要時間を記録していきます。たとえば、8am～9am までのメールチェックで 1 日をスタートした場合は、8am～9am のタイムブロックの「完了済みタスク」セクションに「メールを確認した」と記録します. 実際に費やした時間が予定していたタイムブロックとぴったり合わなくても、心配はいりません。作業を進めながら調整すれば大丈夫です。

4. 個人的なアクティビィに費やす時間を追跡すします。

昼食や長めのコーヒー休憩、個人的なアポなど、日々の作業以外のアクティビティも忘れずに記録しておきましょう。長時間のフォーカスタイムの後にはリラックスするのもよいでしょう。そうした休憩時間を記録しておけば、1 日をどのように過ごしているかをより正確に把握できます。

5. 完了済み (または未完了) タスクを再確認します。

1 日が終わってログアウトする前に、その日に完了したタスクと、スケジュールよりも遅れているタスクがあれば、それも一緒に確認しておきましょう。その日の To-Do セクションに未完了タスクが残っている場合は、そのタスクに着手できなかった理由を記録します。予定外のタスクやミーティングはなかったか？タスクに思っていた以上の時間がかかったのか (そうなら、なぜ所要時間に差が出たのか)？どのタイミングで、またはなぜ、作業が進まなくなってしまったのか？こうした疑問の答えを出しておけば、後から作業ログを見直すときに何にどれだけの時間を費やしているのかより明確に把握できます。

6. 自分のパフォーマンスを分析し、改善策をブレインストーミングします。

最後に、完了した作業ログを見直す頻度を設定します (週または月の終わりなど)。何らかのパターンや時間を取られているものがないか、確認しましょう。たとえば、長いミーティングに参加して時間を浪費しているなんてことはないですか？メールのやり取りに何時間も使っていませんか？特定のタスクを先延ばしにしていませんか？これらの答えを基にブレインストーミングをして、以下のような改善策を探りましょう。

• 重要でないタスクを削除または自動化する。

• 時間を取られるだけのタスクは他のメンバーに任せる。

• 時間管理のテクニックを使って、最も重要な作業に集中し、それを達成する。

デジタル作業ログテンプレートに含めるべき情報

時間を記録することのメリットは、タスクの所要時間を追跡できるというだけではありません。作業ログテンプレートを使用すると、時間を何に失っているのか、またその理由を理解できるほか、作業をより適切に管理する方法も見えてきます。効果的な作業ログテンプレートを作成するには、作業の背景情報を提供し、時間をどのように使っているかを一目で確認できるカスタムフィールドを追加します。以下は、その例です。

• 自分のアクティビティおよび日々のタスク

• タイムブロック

• タスクの請求タイプ

• タスクの優先度

• 各タスクに費やした時間

組み込まれている機能

• ワークロード: ワークロードを使用すると、チームメンバーの各プロジェクトでの取り組みをすべて 1 か所で簡単に確認できるため、チームのキャパシティをスナップショットとして視覚化できます。さっと目を通すだけで確認できるため、競合を特定したり、リスクに対応したり、タスクを再割り当てしたり、タスクのスケジュールを変更したりすることによって、タスクを順調に進めることもできます。ワークロードを定期的にチェックすれば、チームメンバーの仕事量を確認できます。仕事量に合わせて、優先度の低いタスクを再割り当てしたり、そのスケジュールを変更したりできるため、優先度の高いイニシアチブに着手できます。

• ダッシュボード: ダッシュボードはプロジェクトレベルのタブで、日々の作業から視野を広げることによって、プロジェクトの進捗をすばやく把握するのに便利なグラフや視覚的要素が含まれています。ダッシュボードのチャートをカスタマイズすると、チームの作業に潜む潜在的な障害を即座に特定できるようになるため、滞りなくプロジェクトを先に進めることができます。ダッシュボードタブは、プロジェクトの進捗状況をさっと把握するための参考データとして使用するとよいでしょう。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

おすすめのアプリ

• Clockwise: Clockwise と Asana の連携により、Google カレンダーにタスクをタイムブロックとして追加できます。Clockwise と Asana の連携では、タスクの所要期間と取り組むタイミングを指定し、Clockwise が自動的にスケジュールを変更できるように設定することもできます。タスクをカレンダーに追加して、仕事を終わらせる時間を確保しましょう。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace のファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

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