Modèle d’actions à traiter

Lorsque les tâches ne sont pas clairement définies, vous perdez du temps et de l’énergie à passer d’une action à une autre. Vous ne parvenez pas à faire le lien entre vos différentes activités et vous restez dans le flou. Pour éviter de vous fatiguer inutilement, créez plutôt un modèle d’actions à traiter pour regrouper toutes les informations clés dont vous avez besoin pour travailler (activité à accomplir, responsable et échéance). Ce modèle est réutilisable : à chaque fois que vous créez une nouvelle liste, il vous suffit de le dupliquer pour traiter vos tâches désormais exploitables de manière plus organisée et efficace.

En quoi consiste un modèle d’actions à traiter ?

Les actions à traiter sont des tâches qui permettent de répondre à différentes questions : qui (le responsable de la tâche), quoi (sa description) et quand (son échéance). Les équipes y ont recours dans les processus reproductibles, c’est-à-dire les processus de bout en bout qui font le lien entre les tâches, les équipes et les échéances. Un modèle de ce type permet de définir et d’enregistrer une liste d’actions à traiter à réutiliser pour vos tâches récurrentes. Par exemple, si votre équipe travaille sur le blog de l’entreprise, vous pouvez créer un modèle d’actions à traiter pour les lancements trimestriels afin de suivre les articles à publier, identifier qui les rédige, et déterminer les échéances à respecter ou les dates de publication.

Liste d’actions à traiter et liste de tâches

En général, une liste permet de suivre à la fois les actions et les tâches à effectuer. Toutefois, il existe plusieurs différences essentielles entre les deux modèles :

• Une liste d’actions à traiter organise les tâches à effectuer pour avancer dans un processus. Les tâches n’y sont pas placées de manière aléatoire : tout ce qui figure sur cette liste d’actions à traiter est lié et fait partie intégrante d’un plan de projet plus global. Lorsqu’elles sont achevées ensemble, ces actions contribuent à faire avancer les objectifs et les initiatives qui y sont associés.

• Comme leur nom l’indique, les actions à traiter sont exploitables, alors que les éléments d’une liste des tâches peuvent être vagues et non définis. Par exemple, imaginons que vous devez mettre à jour votre modèle pour l’accueil des nouveaux employés. Une liste de tâches n’irait pas plus loin et resterait très générale. En revanche, une action à traiter fournira quelques indications supplémentaires (qu’y a-t-il à faire pour mettre à jour le modèle ?), précisera le responsable de la tâche et l’échéance prévue.

Quand recourir à un modèle de liste d’actions à traiter ?

Vous pouvez utiliser ce modèle dès que vous devez accomplir une série de tâches. Les modèles de liste d’actions à traiter sont personnalisables, vous pouvez les configurer visuellement avec des tableaux Kanban et des diagrammes de Gantt ou créer des listes de tâches numériques plus traditionnelles. Vous pouvez également utiliser tous ces outils sur Asana : créez un projet pour votre modèle de liste d’actions à traiter et passez d’une vue à l’autre selon vos besoins. Une fois que vous avez créé votre modèle, vous pouvez également inclure des dépendances qui vous aident à coordonner le travail au sein des grandes équipes.

La polyvalence des modèles de liste d’actions à traiter vous permet de les utiliser dans bien des scénarios. En voici quelques exemples :

• Projets récurrents : si vous reproduisez le même ensemble d’actions pour des initiatives récurrentes, un modèle peut simplifier le processus. Par exemple, vous pouvez créer un modèle pour les mises à jour produit trimestrielles qui comprennent toujours les mêmes tâches exploitables.

• Collaboration avec d’autres personnes : lorsque plusieurs membres de votre équipe ont besoin de gérer et d’accéder à leurs propres versions de votre liste d’actions à traiter, un modèle peut s’avérer utile. Le meilleur moyen d’y parvenir est d’utiliser un logiciel de gestion de projet, car tout le monde peut travailler à partir d’une source unique de référence.

• Envoi de rapports d’avancement : lorsque les parties prenantes ont besoin de mises à jour en temps réel, elles peuvent consulter le modèle de liste d’actions à traiter de votre équipe pour vérifier la progression sur le projet en cours. En cas de questions de suivi, elles savent exactement qui contacter en fonction de la personne responsable de chaque action.

Comment créer un modèle de liste d’actions à traiter ?

Un modèle de liste d’actions à traiter efficace se veut progressif : il débute par une section « backlog » ou « à faire », suivi d’une section « en cours », et ainsi de suite tout au long du cycle de vie du projet. L’objectif est de passer d’une étape à l’autre jusqu’à ce que la tâche soit terminée.

Comme pour d’autres modèles de gestion de projet, celui-ci révèle tout son potentiel lorsque vous utilisez une plateforme dynamique comme outil de suivi des actions à traiter, qui vous permet d’ajouter des détails et d’effectuer des mises à jour en temps réel. Pensez à utiliser un format visuel, comme un tableau Kanban, pour faciliter le suivi des actions à traiter.

Voici quelques éléments à ajouter lorsque vous créez des actions à traiter :

• Le quoi : une description détaillée de votre tâche.

• Le qui : chaque action à traiter doit être prise en charge par une personne afin que tout le monde sache qui est responsable de cette tâche.

• Le quand : attribuez des échéances standardisées aux tâches récurrentes. Par exemple, vous pouvez conserver une tâche de suivi pour vous rappeler de vérifier le statut du projet le dernier jour de chaque mois.

• Le degré d’urgence : indiquez le niveau de priorité de certaines tâches afin que les membres de l’équipe sachent sur quoi travailler en premier.

Fonctionnalités intégrées

• Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

• Vue Tableau : inspiré de la méthode Kanban, ce mode d’affichage répartit les tâches d’un projet dans différentes colonnes représentant leur statut (ex. : « À faire », « En cours » et « Terminé »). Vous êtes libre de modifier le nom des colonnes en fonction de vos besoins. Dans chaque colonne, les tâches sont affichées sous la forme de fiches, chacune indiquant diverses informations (nom de la tâche, échéance, champs personnalisés…). Cette vue vous permet de suivre facilement l’avancement des tâches et d’obtenir une vue d’ensemble sur le statut de votre projet.

• Gestion des ressources : cette fonctionnalité vous donne un aperçu de la capacité de votre équipe et vous permet de visualiser aisément l’ensemble de ses activités sur tous les projets, au même endroit. Vous repérez ainsi les conflits et identifiez les risques pour éviter le moindre blocage, et réattribuez ou reprogrammez les tâches. Par ailleurs, vous pouvez également veiller à la bonne répartition des volumes de travail. L’un des membres de votre équipe est débordé ? Le cas échéant, réattribuez certaines de ses tâches ou reprogrammez les moins urgentes pour lui permettre de se concentrer sur ses activités clés.

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

• Loom. Les vidéos Loom donnent plus de personnalité et de clarté à votre Aperçu de projet, et vous aident à cerner son contexte. Vous pouvez très facilement les intégrer et ainsi expliquer en quoi consiste votre projet, définir les attentes et mettre en évidence les jalons clés. Les messages vidéo apportent des précisions et étayent le contexte pour que votre équipe se lance dans ses projets le plus rapidement possible. Mieux encore, elle peut même visualiser les vidéos sans sortir d’Asana.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

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