Plantilla para objetivos a corto plazo

Piensa en la última vez que iniciaste un proyecto o te propusiste alcanzar una meta ambiciosa. ¿Qué sentiste? ¿Emoción? ¿Nervios?

A veces, es mucho más sencillo imaginar la línea de llegada que ver el camino real que conduce a ella. Especialmente cuando tus objetivos son grandes o a largo plazo. Pero no te preocupes, alcanzar esa línea de llegada no es imposible. Solo necesitas indicaciones claras y definidas para lograrlo.

Aquí es donde entran en juego las plantillas para objetivos a corto plazo. Estas plantillas desglosan tus grandes objetivos en tareas realistas y más fáciles de gestionar que te mantienen en el camino, para que puedas llegar al final de la carrera.

¿Qué son los objetivos a corto plazo?

Los objetivos a corto plazo son cualquier objetivo que quieras lograr pronto; es decir, dentro de las próximas semanas o meses. Por lo general, estos objetivos sirven como hitos o puntos de referencia que puedes usar para dar seguimiento al progreso de tus objetivos más amplios. Pero también puedes definir objetivos a corto plazo independientes o usarlos para planificar un proyecto más pequeño. 

¿Cuál es la diferencia entre objetivos a corto plazo y objetivos a largo plazo?

Los objetivos a largo plazo son objetivos globales que quieres alcanzar en un período más largo de tiempo; es decir, en varios meses o años. Por lo general, estos objetivos sirven como guía; son la meta final que persigues constantemente y te ayudan a guiar tu proceso de toma de decisiones.

Observa la diferencia entre estos objetivos a corto y largo plazo, y cómo se relacionan entre sí:

Objetivo a largo plazo: Aumentar el tráfico orgánico de tu sitio web en un 30 % anual. 

Objetivos a corto plazo:

• Desarrollar una estrategia de palabras clave para el final del primer trimestre.

• Realizar una auditoría del sitio web para la reoptimización entre enero y marzo.

• Publicar 10 artículos basados en palabras clave por mes.

¿Qué es una plantilla para objetivos a corto plazo?

Si ya estableciste objetivos a corto plazo, quizás hayas usado una hoja de trabajo para definición de objetivos: hojas de objetivos coloridas e imprimibles con secciones como “plan de acción” y “pasos para alcanzar tu objetivo”. Si bien estas hojas para imprimir pueden parecer adorables, definitivamente no son funcionales, especialmente cuando se trata de alcanzar objetivos de negocios. Piensa que si solo tienes que cambiar un plazo, tendrás que empezar todo de nuevo. 

Como gerente de proyectos con plazos y prioridades que cambian constantemente, necesitas una herramienta dinámica que se adapte al ritmo de tu trabajo. Por suerte, existe una plantilla justamente para eso.

Una plantilla para objetivos a corto plazo es una herramienta que tú y tu equipo pueden usar para establecer —y alcanzar— objetivos a corto plazo. Con una herramienta de gestión de proyectos, puedes crear una plantilla reutilizable que puedes duplicar y volver a utilizar una y otra vez para definir tus objetivos. Aunque el contenido de la plantilla cambiará según tus metas y objetivos, puedes duplicar la estructura de la plantilla cuantas veces sea necesario. Esto reducirá el trabajo previo y te dará más tiempo para enfocarte en alcanzar los objetivos que definiste. 

Otros beneficios de usar una plantilla para objetivos a corto plazo:

• Permiten planificar, priorizar y controlar fácilmente tus objetivos a corto plazo.

• Permiten ver cómo tus objetivos a corto plazo se conectan con tus objetivos a largo plazo de un vistazo.

• Desglosan los grandes objetivos en tareas concretas y más fáciles de gestionar que proporcionan a tu equipo puntos de referencia alcanzables y refuerzo positivo.

• Generan el impulso con tareas más pequeñas y garantizan que tú y tu equipo avancen hacia el éxito a largo plazo.

• Comunican tus objetivos a un equipo más grande, así como a las partes interesadas de la empresa.

• Alinean los objetivos del equipo con los objetivos más amplios de la empresa.

Cómo crear una plantilla para objetivos a corto plazo

Una plantilla para objetivos a corto plazo es el punto de partida ideal para planificar los pasos de acción que tú y tu equipo necesitan para alcanzar sus objetivos. Estas plantillas aportan claridad a tu equipo, trazan visualmente lo que hay que hacer para mantener el objetivo en marcha y organizan todo, desde los plazos hasta los documentos, en un solo lugar. En resumen, las plantillas para establecer objetivos te permiten dedicar menos tiempo a buscar materiales y resolver detalles, y más tiempo a realmente alcanzar tus objetivos.

¿Pero cómo puedo crear y usar una plantilla?

Crear una plantilla para objetivos a corto plazo es muy sencillo, especialmente si utilizas un software de gestión de proyectos. Simplemente crea un nuevo proyecto y configura tu plantilla con etiquetas personalizadas, de modo que puedas etiquetar tus tareas pendientes con diferente información, como el estado y la prioridad de la tarea, para mantener tu objetivo encaminado. 

Funciones integradas

• Objetivos. Los objetivos en Asana se conectan directamente con el trabajo que se está realizando para alcanzarlos, lo que permite que los miembros del equipo vean fácilmente a qué están contribuyendo. Muchas veces sucede que los objetivos están desconectados del trabajo concreto que se debe realizar para alcanzarlos. Si logras conectar los objetivos de tu equipo y de la empresa con el trabajo que los respaldan, los empleados podrán visualizar con mayor claridad y en tiempo real cómo su trabajo contribuye directamente al éxito del equipo y de la empresa. Como resultado, podrán tomar mejores decisiones. En caso de ser necesario, podrán identificar los proyectos que respaldan la estrategia de la empresa y priorizar el trabajo que ofrecerá resultados medibles.

• Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

Aplicaciones recomendadas

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

Cómo usar una plantilla para objetivos a corto plazo

Una vez que hayas configurado tu plantilla básica, puedes duplicarla para un objetivo determinado y agregar información específica para ese objetivo, como las tareas, los responsables de las tareas y las dependencias del proyecto. Este es un breve resumen de cómo puedes configurar tu proyecto una vez que ya tengas un objetivo específico en mente: 

1. Define tu objetivo a corto plazo, asegurándote de que siga el marco de objetivos SMART, para que sea desafiante pero realista y se alinee con un objetivo a largo plazo (si corresponde). 

2. Elabora tu plantilla con los pasos concretos que tú y tu equipo deben realizar para cumplir con el objetivo.

3. Asigna un encargado y un plazo a cada acción pendiente para garantizar que las tareas se mantengan encaminadas.

4. Agrega una prioridad a cada tarea, de modo que puedas ver fácilmente la urgencia y cómo impacta en el progreso hacia el objetivo.

5. Usa funciones de gestión digital, como las dependencias de tareas, para gestionar tu flujo de trabajo y dar seguimiento a todo lo que no te permita avanzar.

6. Establece los hitos del proyecto para celebrar las pequeñas victorias y realizar un seguimiento de tu progreso.

Digamos que tu objetivo de negocios a largo plazo es lanzar tu producto en un nuevo mercado antes de fin de año. Ese es tu gran objetivo ambicioso, tu guía. Pero en sí mismo, es demasiado grande. Para hacerlo más concreto (y alcanzable), vamos a dividirlo en objetivos más pequeños que puedas completar en un período más corto de tiempo. Por ejemplo, los pasos para expandirte a un nuevo mercado podrían incluir:

• Revisar tu mercado actual, oferta de productos y público objetivo para identificar las oportunidades de expansión.

• Realizar una investigación de la competencia para determinar los posibles mercados a los que podrías expandirte.

• Elegir tu mercado objetivo para la expansión.

• Determinar el mensaje clave para la expansión y el lanzamiento.

• Elegir tus canales de marketing para el lanzamiento y desarrollar una estrategia de promoción.

• Crear un plan de difusión y ventas. 

• Definir un cronograma concreto y determinar los objetivos para el lanzamiento.

• Lanzar el producto en el nuevo mercado.

• Revisar el rendimiento del lanzamiento. 

Convierte estos pasos en objetivos a corto plazo al asignar una fecha de entrega a cada uno. Con tu plantilla para objetivos a corto plazo, puedes dar seguimiento a tu progreso y vincularlo al progreso general de tu objetivo de lanzamiento a largo plazo.

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