Eisenhower Matrix Vorlage kostenlos erstellen!

Ein Blick auf Ihre To-do-Liste und Ihnen wird schon ganz schwindlig? Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Eisenhower Matrix Vorlage in Asana erstellen, damit Sie Aufgaben schnell und effizient priorisieren und sortieren können.

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Es ist nicht immer möglich, alle To-dos sofort abzuarbeiten, und das ist völlig in Ordnung. Für ein erfolgreiches Vorankommen ist im ersten Schritt eine effektive Priorisierung der Aufgaben wichtiger, als die sofortige Erledigungen der gesamten To-do-Liste. 

Mit den richtigen Zeitmanagement-Methoden, wie etwa der Eisenhower-Matrix, können Sie Aufgaben priorisieren und die wichtigsten davon herausfiltern und angehen. Weniger wichtige Aufgaben können Sie auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, manche an Kollegen oder Mitarbeiter delegieren, und den Rest verwerfen. Sie sehen schon: Es handelt sich hierbei um eine Win-Win-Situation. Die wichtigen To-dos werden erledigt, ohne dass Sie Gefahr laufen, dabei in ein Burnout zu schlittern.

Mit einer Eisenhower Matrix Vorlage wird das Zeitmanagement zum Kinderspiel. Sie können sie täglich oder wöchentlich einsetzen, oder immer dann darauf zurückgreifen, wenn Ihre To-do-Liste droht, aus den Fugen zu geraten. 

[Produkt-UI] Handlungsorientiertes Eisenhower-Matrix-Projekt in Asana, Ansicht im Stil eines Kanban-Boards (Boards)

Was funktioniert die Eisenhower-Matrix?

Eine Eisenhower-Matrix ist ein Tool für die Priorisierung, mit dem Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit organisieren können. Je nachdem, welcher Kategorie eine Aufgabe in der Prioritätsmatrix zugeordnet wird, wissen Sie, wie Sie vorgehen müssen: 

  • Dringend und wichtig: Erledigen (A-Aufgaben)

  • Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren (B-Aufgaben)

  • Nicht dringend, aber wichtig: Terminieren(C-Aufgaben)

  • Nicht dringend und nicht wichtig: Verwerfen (D-Aufgaben)

Wenn Sie bei Ihrer To-do-Liste vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen können, hilft Ihnen eine Eisenhower-Matrix zu entscheiden, welcher Aufgabe Sie sich als Erstes widmen sollten. Außerdem verschaffen Sie sich damit einen guten Überblick darüber, wie Sie mit den restlichen Aufgaben verfahren.  

[Inline-Illustration] Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix (Infografik)

Was ist eine Eisenhower Matrix Vorlage? 

Eine Eisenhower Matrix Vorlage dient Ihnen als wiederverwendbarer Leitfaden, mit dem Sie jederzeit schnell eine Eisenhower-Matrix erstellen können. Sie möchten jeden Morgen oder jeden Montag eine Matrix erstellen, um Ihre Aufgabenliste zu priorisieren? Kein Problem! Kopieren Sie einfach die Eisenhower Matrix Vorlage, fügen Sie Ihre Aufgaben hinzu, und beginnen Sie mit der Priorisierung. Dank der vorgefertigten Vorlage verlieren Sie keine Zeit damit, jedes Mal von Grund auf eine neue Matrix erstellen zu müssen. Stattdessen können Sie einfach die leeren Felder ausfüllen und Ihrem bereits definierten Workflow folgen, um jede Aufgabe entsprechend zu priorisieren. 

Welche Vorteile hat eine digitale Eisenhower Matrix Vorlage?

Eine Eisenhower-Matrix soll Ihnen nicht zusätzliche Arbeit verschaffen, ganz im Gegenteil: Deren Ziel ist es, Ihnen das Aufgabenmanagement zu vereinfachen. Zum Glück können Sie eine solche Matrix auch in digitaler Form erstellen, sodass Sie sich nicht mehr mit Tabellen oder dem manuellen Kopieren von Aufgabenlisten herumschlagen müssen. Fügen Sie Ihre Aufgaben einfach zu Ihrer Matrix hinzu, wählen Sie aus, wie dringlich und wichtig jede einzelne davon ist, und ziehen Sie sie mit Drag & Drop einfach in die entsprechende Kategorie. Sollten sich die Prioritäten später doch einmal verändern, können Sie Ihre Eisenhower Matrix Vorlage ganz einfach in Echtzeit aktualisieren, anstatt die gesamte Matrix neu schreiben zu müssen. 

Mit einer digitalen Eisenhower Matrix Vorlage können Sie: 

  • Die Entscheidungsfindung vereinfachen, indem Sie einem vordefinierten Prozess für die Aufgabenpriorisierung folgen.  

  • Aufgaben im Handumdrehen zu Ihrer fertigen Eisenhower-Matrix hinzufügen, anstatt jedes Mal eine neue Matrix ganz von vorn erstellen zu müssen. 

  • Von einer einzigen Informationsquelle für alle Aufgaben profitieren; die To-dos in Ihrer Matrix sind keine Duplikate, sie werden einfach sowohl in Ihrer Aufgabenliste als auch in Ihrer Matrix angezeigt und sind somit immer auf demselben Stand. 

  • Kontextinformationen, Dokumente, Bilder oder Videos zu der jeweiligen Aufgabe hinzufügen. 

  • Ihre Matrix mit Projektbeteiligten teilen. Sie bietet Ihnen einen Einblick, wie Sie Arbeitsvorgänge priorisieren.

  • Fälligkeitsdaten für Aufgaben festlegen, die Sie delegieren oder für einen späteren Zeitpunkt einplanen. 

  • Aufgaben mit Drag & Drop in die verschiedenen Kategorien Ihrer Matrix ziehen.

  • Ihre Matrix bei Veränderungen der Prioritäten auch im Nachhinein jederzeit einfach aktualisieren. 

So erstellen Sie eine digitale Eisenhower Matrix Vorlage

Eine ganz einfache kostenlose Vorlage für eine Eisenhower-Matrix sollte Platz bieten, um die folgenden Informationen zu der jeweiligen Aufgabe zu erfassen: 

  • Dringlichkeit: Dringend oder nicht dringend

  • Wichtigkeit: Wichtig oder nicht wichtig

  • Empfohlene Maßnahme: Erledigen, delegieren, terminieren, verwerfen

Am einfachsten gelingt Ihnen das, indem Sie zwei individuelle Tags zu Ihrer Eisenhower Matrix Vorlage hinzufügen: einen für die Dringlichkeit und einen für die Wichtigkeit. Damit können Sie für alle anstehenden Aufgaben schnell auswählen, ob es sich um dringende Aufgaben oder wichtige Aufgaben handelt.

Im nächsten Schritt erstellen Sie für jede empfohlene Maßnahme einen Abschnitt in Ihrer Eisenhower Matrix Vorlage: Erledigen, Delegieren, Terminieren und Verwerfen. Nachdem Sie die Dringlichkeit und Wichtigkeit für die jeweilige Aufgabe bestimmt haben, können Sie diese mithilfe von Drag & Drop in den entsprechenden Abschnitt verschieben. 

Enthaltene Funktionen

  • Mehrfachzuordnung. Es liegt in der Natur der Sache, dass in die meisten Projekte mehrere Abteilungen involviert sind. Und auch abteilungsübergreifende Teams müssen in der Lage sein, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen. Wenn jedoch jede Abteilung ein eigenes Ablagesystem hat, geraten die Abläufe ins Stocken und werden voneinander entkoppelt. In Asana lassen sich Aufgaben über mehrere Projekte hinweg verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie nicht nur Doppelarbeit reduzieren und die Transparenz zwischen den Teams erhöhen: Es hilft Ihrem Team außerdem dabei, den Zusammenhang zwischen den einzelnen Aufgaben zu erkennen, einen Überblick über die verantwortlichen Personen für die Aufgaben zu erhalten und Ihr Team und die Aufgaben miteinander zu verknüpfen.

  • Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

  • Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal, und Ihnen werden nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team Einblick darin verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

  • Startdaten. Manchmal muss man nicht nur auf das Fälligkeitsdatum achten, sondern auch wissen, wann man mit einer Aufgabe beginnen sollte. Startdaten und -zeiten vermitteln Ihren Teammitgliedern ein klares Gefühl dafür, wie lange es dauert, eine bestimmte Aufgabe fertigzustellen. Verwenden Sie Startdaten, um Ihre Aufgaben festzulegen, nachzuverfolgen und zu verwalten, damit die Arbeit Ihres Teams auf die Ziele Ihres Unternehmens ausgerichtet ist und Abhängigkeiten nicht vergessen werden.

Empfohlene Apps

  • Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Kontext Ihrer E-Mail beinhalten, sodass Ihnen nichts entgehen kann. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

  • Outlook. Aktionspunkte, wie die Bitte Ihrer Agentur um die Überprüfung von Arbeit oder eine Designanfrage von einem Partner, erreichen Sie oftmals via E-Mail. Nun können Sie Asana-Aufgaben für diese direkt in Outlook erstellen. Anschließend können Sie die neue Aufgabe sich selbst oder einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und das Ganze zu einem Projekt hinzufügen, damit es mit anderen relevanten Tätigkeiten verknüpft ist.

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • Slack. Verwandeln Sie Ideen, Arbeitsanfragen und Aktionspunkte aus Slack in nachverfolgbare Aufgaben und Kommentare in Asana. Verwandeln Sie kurze Fragen und Aktionspunkte in Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack verloren gehen.

So setzen Sie Ihre Eisenhower Matrix Vorlage ein

Nachdem Sie Ihre Eisenhower Matrix Vorlage erst einmal erstellt haben, ist die Verwendung ein Kinderspiel. So geht es:

  1. Kopieren Sie die Eisenhower Matrix Vorlage.

  2. Tragen Sie alle Aufgaben Ihrer To-do-Liste in die Vorlage ein.

  3. Wählen Sie die Dringlichkeits- und Wichtigskeitsstufe für die jeweilige Aufgabe aus. Wenn Sie unsicher sind, wie sich dringliche von wichtigen Aufgaben unterscheiden, empfehlen wir Ihnen einen Blick in unseren Artikel Das Eisenhower-Prinzip: Lernen Sie, Prioritäten zu setzen.

  4. Verschieben Sie die jeweilige Aufgabe mit Drag & Drop in die entsprechende Kategorie: Erledigen, Delegieren, Terminieren, Verwerfen. 

  5. Aktualisieren Sie das Fälligkeitsdatum und die verantwortliche Person der jeweiligen Aufgabe entsprechend der Kategorie, die sich durch Ihre Priorisierung ergeben hat.

FAQs

Woher kommt der Name „Eisenhower-Matrix“?

Die Eisenhower-Methode wurde nach Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika, benannt. Aus einer Rede aus dem Jahr 1954 stammt folgendes berühmtes Zitat des US-Präsidenten: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“ Viele Jahrzehnte später griff Stephen Covey, Autor von Selbsthilfebüchern, diese Worte auf und entwickelte daraus das beliebte Eisenhower-Prinzip, das wir heute nutzen.

Warum sollte ich eine Eisenhower Matrix Vorlage verwenden?

Wenn Sie eine effiziente Möglichkeit suchen, um Ihre To-do-Liste und die zu erledigenden Aufgaben in den Griff zu bekommen, dann ist eine Eisenhower Matrix Vorlage genau das Richtige für Sie. Mithilfe der Eisenhower Matrix Vorlage können Sie einfach entscheiden, wie Sie an Ihre Aufgaben herangehen, und müssen sich nicht mehr den Kopf darüber zerbrechen, welches To-do Sie als Erstes in Angriff nehmen sollten. Die Matrix bietet Ihnen einen logischen Prozess und eine gute Orientierung, auf die Sie immer dann zurückgreifen können, wenn Sie eine lange Aufgabenliste vor sich haben und Ihre To-dos priorisieren müssen.

Wie oft sollte ich eine Eisenhower Matrix Vorlage verwenden?

Eine Eisenhower Matrix Vorlage ist immer dann hilfreich, wenn Sie Ihre To-do-Liste nach Prioritäten ordnen möchten. Die Häufigkeit, mit der Sie die Matrix einsetzen, hängt davon ab, wie oft Sie neue Aufgaben bekommen. Wenn Ihnen beispielsweise täglich viele neue To-dos zugewiesen werden, macht es Sinn, jeden Morgen eine Eisenhower-Matrix zu erstellen. Wenn Sie seltener neue Aufträge erhalten, reicht es, einmal wöchentlich eine neue Matrix aufzusetzen.

Mit wem sollte ich meine Eisenhower Matrix Vorlage teilen?

Wenn Sie als Manager tätig sind, empfiehlt es sich, Ihre Eisenhower-Matrix Vorlage mit Ihren Teammitgliedern zu teilen, um sie bei der Einteilung und Erledigung ihrer Aufgaben zu unterstützen. Auf diese Weise können alle dieselbe Priorisierungsmethode anwenden, und Sie können sicher sein, dass Ihr Team so effizient wie möglich arbeitet. Auch Routineaufgaben können Sie so leicht und schnell and die Teammitglieder delegieren. Außerdem eignet sich eine effektive Priorisierung hervorragend, um Überlastung und Burnout im Team vorzubeugen.

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