Обзор разрешений

Обзор

Разрешения определяют, какую информацию пользователи могут просматривать и изменять в Asana, что позволяет сбалансировать имеющиеся у пользователей/участников возможности для совместной для работы и контроль, обеспечивающий защиту данных компании. Например, если вы работаете над конфиденциальным проектом, вам необходимо, чтобы рабочая группа могла заниматься его выполнением, но при этом информация должна предоставляться ей строго по необходимости. Этого можно достичь с помощью разрешений для пользователей, ролей и доступа.

Принципы работы разрешений в Asana

Разрешения в Asana действуют на уровне объектов, а не пользователей, за исключением гостей и участников с ограниченным доступом.

Разрешения — это параметры, ограничивающие доступ к группе, проекту или задаче.

В справочном руководстве для удобства разрешения поделены на разделы: Разрешения для задач, Разрешения для проектов, Разрешения для групп и Разрешения для пользователей с доступом только для комментирования.

Что такое разрешение на уровне объекта?

Разрешения на уровне объекта используются для определения того, разрешено ли пользователю выполнять действия с неким объектом, а также уровня доступа. Разрешения определяют доступ пользователей к объектам.

Использование разрешений для объектов не даёт пользователю просматривать, создавать, изменять или удалять любую часть объектов определённого типа, например, потенциальных клиентов или возможностей. Разрешения для объектов позволяют скрывать конфиденциальную информацию.

У пользователей есть доступ через авторизованного человека, например плательщика, менеджера проекта или администратора. Авторизация, данная пользователям, позволяет им получать доступ к конкретным ресурсам.

В Asana это означает, что у отдельного пользователя может быть несколько уровней доступа в зависимости от создаваемого контента и разрешений, установленных создателями контента.

Разрешения только для комментирования в проектах в виде доски и списка на платных тарифных планах позволяют коллегам по группе просматривать проекты и оставлять в них комментарии без возможности внесения в них изменений.

Проекты с доступом только для комментирования доступны группам и организациям, использующим версии Premium, Business и Enterprise. У вас есть возможность делать проекты открытыми только для комментирования или полностью закрытыми. В закрытых проектах доступ к конфиденциальным задачам или информации есть только у конкретных участников проекта. Сами задачи наследуют разрешения проектов, в которых они находятся.

С помощью разрешений мы определяем объекты и поля, к которым у сотрудников есть доступ, поэтому пользователи Asana и подрядчики могли выполнить задачу или достичь цели, не имея возможности просматривать информацию, которая им не нужна.

Иерархия Asana

Разрешения в Asana зависят от уровня иерархии, на котором находится пользователь.

Если добавить пользователя в число участников группы, он получит доступ ко всем общедоступным проектам из этой группы и ко всем задачам, находящимся в таких проектах. Он не сможет открывать проекты других групп, пока не будет добавлен в них. Если группа является общедоступной для организации (использующей платную подписку), все её проекты также будут общедоступными.

Если же добавить пользователя в число участников проекта (не добавляя его в свою группу), он получит доступ ко всем задачам из данного проекта. Он не сможет открывать другие проекты в вашей группе, пока вы не добавите его в них.

А если добавить пользователя только к одной задаче в своём проекте (назначив его исполнителем или внеся его в список участников совместной работы), у него будет доступ только к данной задаче. Он не сможет открывать никакие другие задачи из вашего проекта или из любых других проектов группы. Если же группа является общедоступной для организации, её проекты также будут общедоступными.

Организации в Asana содержат беседы и задачи (они могут быть полностью закрытыми или общедоступными). Группы и проекты — это всего лишь способы предоставления или ограничения доступа к информации. Проекты — это контейнеры для задач, а группы — контейнеры для проектов.

Кто что видит в Asana

Кто может видеть задачу?

Кто может видеть проект?

Кто может видеть беседы проекта?

Кто может видеть беседы группы?

Кто может видеть группу?

Кто может видеть организацию или рабочее пространство?

Права администратора в Asana

Консоль администратора — это центр административного доступа.

Консоль администратора — это место, где администраторы управляют службами Asana для людей, работающих в организации. В представлении участников консоли администратора приводится точное количество зарегистрированных участников, ожидающих рассмотрения приглашений и гостей. В нём также имеются элементы управления, с помощью которых можно добавлять и удалять пользователей.

Из такого единого центра можно с лёгкость и в полном объёме контролировать всех пользователей Asana в вашей организации.

Администраторы организации могут добавлять и удалять пользователей, управлять ими, изменять их настройки и задавать минимально необходимую сложность паролей.

Версия Asana Enterprise предоставляет администраторам ещё больше возможностей. Клиенты Asana Enterprise получают дополнительные элементы управления в виде SAML и нашего API администратора. Они также могут изменять настройки разрешений.

Разрешения для гостей в Asana

Гости в Asana могут взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками и партнёрами. Гости — это пользователи, у которых намного меньше привилегий, чем у внутренних пользователей. В организации они отличаются внешними адресами электронной почты (доменные имена которых отличаются от доменного имени электронной почты организации).

В Asana можно активировать конкретные разрешения для гостей, тем самым ограничивая доступ к информации, которая лежит за пределами их сферы деятельности.

Можно работать совместно с клиентами, подрядчиками, заказчиками и другими пользователями, у которых нет адреса электронной почты в утверждённом почтовом домене организации (например, с адресами @gmail.com или @yahoo.com). Такие пользователи становятся гостями организации.

У участников есть доступ ко всем общедоступным проектам и задачам в организации, тогда как гости видят только то, к чему им открыт доступ независимо от того, является ли данный проект или задача общедоступной или закрытой.

К чему у гостя есть доступ в организации?

У гостей есть ограниченный доступ в рамках рабочего пространства или организации, в которую они приглашены. Они видят только те элементы, предоставленные им явным образом. Если поделиться с гостем задачей, он будет видеть только её. Если поделитесь с ним проектом, он будет видеть только этот проект и все задачи в нём.

Гости, добавленные на уровне проекта, могут сами создавать проекты. Единственный способ не дать гостю возможность создавать проекты — предоставить ему доступ только на уровне задачи.

Гости не могут создавать группы.

У гостей будет доступ ко всем платным функциям организации или группы, в которую они приглашены. Однако они не могут создавать, редактировать или удалять настраиваемые поля, а также искать их с помощью расширенного поиска. Они могут только вводить или изменять значения существующих настраиваемых полей.

Кто такой закрытый пользователь?

Если два человека видят друг друга как закрытых пользователей, то они оба являются гостями. Это означает, что они работают в разных группах или проектах. Делается это для того, чтобы, допустим, ваши клиенты не видели имена друг друга, если вы этого не хотите.

Как только они будут добавлены в один проект или группу, они смогут видеть имена друг друга.

Изменение настроек разрешений:

Настройки разрешений Asana позволяет регулировать информацию, доступ к которой будет иметь внешний участник совместной работы.

Участники с ограниченным доступом. Если вы не хотите, чтобы временный участник совместной работы имел доступ к конфиденциальной информации группы, его можно сделать участником с ограниченным доступом. В этом случае такой пользователь будет видеть только те проекты, задачи и беседы, к которым ему был открыт доступ. Этот вариант доступен и в закрытых, и в общедоступных проектах.

Те, у кого нет доступа ко всем проектам группы, отображаются на вкладке «Участники» в настройках группы как участники с ограниченным доступом. Участники с ограниченным доступом видят проекты и задачи, к которым их добавили, но не беседы и другие проекты группы.

Элементы управления конфиденциальностью

В Asana имеются встроенные элементы управления администратора, разрешения на уровне пользователей и объектов, а также возможность определять, какие сторонние приложения доступны вашей команде.

Разрешения — это средство контроля и регулирования доступа к определённым функциям. Отдельные типы разрешений охватывают функции, имеющие отношение к конфиденциальности, такие как возможность получать доступ к личным данным путём создания скрытых групп.

Читайте дальше о том, как мы защищаем и сохраняем ваши данные.

Asana разработала комплексную программу по соблюдению GDPR. Читайте о серьёзных мерах, предпринятых Asana для приведения своей деятельности в соответствие с [GDPR] (asana.com/ru/terms#privacy-commitment).