Projecttijdlijnsjabloon

Meerdere deadlines bijhouden, samenwerking tussen cross-functional teams en balanceren van de middelen - soms lijkt het onmogelijk een project op schema te houden. Maar dat hoeft niet. Een projecttijdlijnsjabloon geeft je team inzicht in elke projectstap en alle mogelijke obstakels. Ontdek hoe.

Maak je sjabloon

INTEGRATED FEATURES

timeline iconTijdlijnbrief iconProjectbriefingmilestone iconMijlpalendependency iconAfhankelijkheden

Recommended apps

Dropbox
Dropbox
Google Workspace-logo
Google Workspace
Zoom-pictogram
Zoom
Gmail-pictogram
Gmail

Delen
facebooktwitterlinkedin
[Product UI] Voorbeeld van de tijdlijnlay-out van een project met geabstraheerde UI (Tijdlijn)

Je weet hoe het voelt om aan een project te beginnen: al die opwinding en al dat potentieel. Al die mogelijkheden voor het project. Je hebt een visie en een plan op hoog niveau - maar wat nu? Hoe zet je die visie om in uitvoerbare stappen die op tijd klaar zijn en je project werkelijkheid maken?

Je kunt het doen met een projecttijdlijnsjabloon.

Wat is een projecttijdlijn?

Een projecttijdlijn is een overzicht in chronologische volgorde van alle projectstappen, inclusief projecttaken, mijlpalen en deliverables. Deze grafieken geven visueel elk punt in een project weer, van start tot finish, zodat je team kan zien wat de aankomende stappen zijn en alle potentiële knelpunten opmerkt. 

Wat is een projecttijdlijnsjabloon?

De eerste fasen van projectplanning kunnen overweldigend zijn. Het kan moeilijk zijn om te weten hoe alle stukjes van je project in elkaar passen en hoe je alles op schema kunt houden en de juiste richting op kunt laten bewegen. Gelukkig zijn er projecttijdlijnsjablonen die het zware werk voor je opknappen. 

Projecttijdlijnsjabloon zijn gesjabloniseerde, herbruikbare middelen die de verschillende fasen van je project op hoog niveau opsplitsen. Projecttijdlijnsjablonen vormen een essentiële tool voor projectbeheer en fungeren als de basis voor een de projectplanning door een visuele tijdlijn te bieden van de volgende projectstappen. Zodra je een basaal projecttijdlijnsjabloon hebt gemaakt, kun je dit gemakkelijk dupliceren voor toekomstige projecten, van productlanceringen tot evenementenplanningen, waarbij je indien nodig de structuur aanpast. Met één eenvoudige stap van overweldigd naar georganiseerd

Voordelen van een projecttijdlijnsjabloon

Berg die afdrukbare tijdlijngrafieken maar op. Neem afscheid van tijdlijnbouwers en ongeorganiseerde infographics. Je hebt niet nog een downloadbaar werkblad nodig - je hebt een digitaal projecttijdlijnsjabloon nodig.

Een digitaal projecttijdlijnsjabloon doet meer dan alleen maar de aankomende projecttaken weergeven - veel meer. Wanneer een projecttijdlijnsabloon in een projectbeheertool wordt gemaakt, fungeert het als je single source of truth voor al het projectwerk. Herbruikbare sjablonen vereenvoudigen de projectplanning en -uitvoering door je cross-functionele teams af te stemmen op aankomende taken en ze de zichtbaarheid en de verantwoordelijkheid te geven die nodig zijn om het project op schema te houden.

Andere voordelen van het bouwen van een bewerkbaar projecttijdlijnsjabloon zijn:

  • Stem alle projectonderdelen op één plaats af

  • Bied zichtbaarheid voor je team en projectbelanghebbenden

  • Visualiseer je workflow, waaronder huidige taken en aankomende taken

  • Ontdek potentiële blokkades voor ze optreden

  • Inzicht in middelenbeheer in één oogopslag

  • Verschuif vervaldatums als prioriteiten veranderen

  • Synchroniseer de agenda's van de cross-functional teams

  • Wijs taken toe aan teamleden, en wijs ze indien nodig opnieuw toe

  • Hou voltooide en aankomende taken bij

  • Voeg taakafhankelijkheden toe, zodat alle teamleden weten hoe de werkzaamheden verband met elkaar houden

  • Stel projectmijlpalen in om belangrijke punten in de voortgang bij te houden

  • Hou de hele levenscyclus van het project op schema

[Product-UI] Merkcampagneproject in Asana, weergave in Gantt-grafiekstijl (Tijdlijn)

Een projecttijdlijnsjabloon gebruiken

Heb je het helemaal gehad met het bijhouden van de projectvoortgang met ongeorganiseerde werkbladen en takenlijsten die handmatig moeten worden bijgehouden? We nemen het je niet kwalijk. Digitale projecttijdlijnsjablonen kunnen een eind maken aan de wanorde en een herbruikbare fundering bouwen voor al je projecten.

Alle projecttijdlijnsjablonen zouden moeten beginnen met de volgende basale componenten: projectfasen en -taken. Zodra je je basale tijdlijnsjabloon hebt opgebouwd, kun je dit aanpassen voor komende projecten door de fasen uit te bouwen met taken, taken toe te wijzen aan eigenaren, en deadlines en afhankelijkheden toe te voegen.

En onthou dat projecttijdlijnsjablonen ondanks hun naam niet altijd hoeven te worden bekeken als een tijdlijn. Soms is een tijdlijngrafiek de beste manier om dingen in kaart te brengen, maar andere keren kan het handiger zijn om ze in een rasterstijl of een Kanbanbord weer te geven. Kies de weergave die het beste werkt voor je project.

[Product-UI] Voorbeeld merkcampagneproject (borden)

Zet de volgende stappen om een projecttijdlijn voor een specifiek project uit te bouwen:

  1. Stel je doelen voor het project vast, hou ze daarbij SMART en bereikbaar. 

  2. Schets de projecttijdlijn van planning tot uitvoering. 

  3. Ontwikkel projectmijlpalen als controlepunten voor het voltooien van taken of benchmarks voor wanneer een nieuwe fase van start gaat.   

  4. Bouw je project-takenlijst uit met alle taken, groot of klein, die je nodig hebt om het project tot een succes te maken. 

  5. Stel vast hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen en hou daarbij rekening met de beschikbare middelen en het projectbudget.

  6. Rond elke taak af door vervaldatums en eigenaren toe te voegen.

  7. Voeg taakafhankelijkheden toe aan elke taak die afhankelijk is van de voltooiing van een vorige taak.  

  8. Deel met het team voor zichtbaarheid en verantwoordelijkheid.

  9. Pas de tijdlijn aan wanneer dit nodig is , verschuif vervaldatums als prioriteiten wijzigen. 

Geïntegreerde functies

  • Tijdlijn-weergave. Tijdlijn-weergave is een projectweergave volgens de Gantt-stijl, die al je taken in een horizontale balkgrafiek weergeeft. Zo zie je niet alleen de start- en einddatum van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met Tijdlijn-weergave kun je makkelijk alle puzzelstukjes van je plan bijhouden en zien hoe ze in elkaar passen. Als je al je werk op één plaats ziet, is het bovendien makkelijk om afhankelijkheidsconflicten te identificeren en aan te pakken vóór ze optreden. Zo kun je al je doelen op tijd halen.

  • Projectbriefing. Een projectbriefing is een manier om belangrijke details en datums aan je bredere projectteam mee te delen. Zorg ervoor dat je team gemakkelijk bij je projectbriefing kan door deze in een centrale bron van waarheid te zetten zoals Asana.

  • Mijlpalen. Mijlpalen zijn belangrijke controlepunten voor je project. Door mijlpalen te stellen tijdens je project, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten hoe je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine overwinningen op weg naar het grote projectdoel te vieren.

  • Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van een ander blokkeert, zodat je de juiste prioriteiten kunt stellen. Teams met samenwerkende werkstromen kunnen gemakkelijk zien op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze aan hun deel van het werk kunnen beginnen. Als de eerste taak af is, krijgt de persoon die de taak toegewezen krijgt een bericht dat hij aan zijn afhankelijke taak kan beginnen. Of, als de taak waarvan je werk afhankelijk is opnieuw wordt ingepland, laat Asana je dat weten - zodat je weet of je de afhankelijke datum ook moet aanpassen.

Aanbevolen apps

  • Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

  • Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

  • Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. De Zoom + Asana-integratie maakt het makkelijk om vergaderingen voor te bereiden, uitvoerbare gesprekken te hebben en informatie na de vergadering terug te vinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

  • Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken..

Veelgestelde vragen

Voor welk type projecten zijn projecttijdlijnsjablonen geschikt?

Het eenvoudige antwoord? Als het een project is met een startdatum en een einddatum, kan een tijdlijnsjabloon helpen om het op schema te houden. Je kunt digitale projecttijdlijnsjablonen zo aanpassen dat ze werken voor veel verschillende soorten tijdlijnen, waaronder tijdlijnen voor evenementen, marketing, creatief werk, en nog veel meer. Van het lanceren van een nieuw product tot het bijhouden van de voortgang van een sociale mediacampagne, tijdlijnsjablonen fungeren altijd als een routekaart die je projectdeliverables op schema houden.

Wat is het verschil tussen een projecttijdlijn en een Gantt-grafiek?

Gantt-grafieken zijn visuele tools waarmee je de aankomende taken in kaart kunt brengen en de tijdlijn op hoog niveau kunt zien. Net als bij een Gantt-grafiek laat een projecttijdlijn je het project vanuit vogelperspectief zien, met onder meer welke taak er zal worden uitgevoerd en hoe land deze zal duren. Digitale projecttijdlijnen en digitale projecttijdlijnsjablonen zijn echter flexibeler dan traditionele Gantt-grafieken, die vaak worden gemaakt in spreadsheets zoals Excel of Google Docs en moeilijker zijn om te onderhouden en bij te werken.

Wie zou het projecttijdlijnsjabloon moeten maken en beheren?

Meestal is het de projectmanager, de persoon die belast is met het toezicht op het project en de coördinatie van het werk tussen de teams, die het projecttijdlijnsjabloon maakt en onderhoud. Naast het op hoog niveau toezicht houden op de voortgang van het project, is de projectmanager ook verantwoordelijk voor het toewijzen van projecttaken, het bepalen van de scope van de projectmiddelen, het faciliteren cross-team communicatie en het definiëren en bijhouden van de project-KPI's. Maar vergis je niet: projecttijdlijnsjablonen bieden iets wat nuttig is voor het hele team, niet alleen voor de projectmanager: zichtbaarheid en verantwoordelijkheden,

Wanneer bouw je een projecttijdlijnsjabloon uit?

Maak je basissjabloon voor de projecttijdlijn - het sjabloon dat je voor meerdere projecten gaat dupliceren en gebruiken - voordat je met de planning van het project begint. Zo hoef je niet meer van tevoren een tijdlijn in elkaar te zetten zodra het project van start gaat. Bouw de projecttijdlijn vervolgens uit en pas deze aan. Dit doe je tijdens de projectplanningsfase, zodra je de start- en einddatums van het project hebt vastgesteld en wanneer je de projecttaken uitwerkt en taken toewijst. Je moet een volledig uitgewerkte projecttijdlijn hebben op het moment dat het team klaar is om aan de eerste projecttaak te werken.

Hoe kun je ervoor zorgen dat je projecttijdlijnsjabloon effectief is om je project op schema te houden?

Het in elkaar zetten van een projecttijdlijnsjabloon kan een hele klus zijn, vooral als het project weken of maanden in beslag zal nemen. Om er zeker van te zijn dat je projecttijdlijnsjabloon bijdraagt aan de voortgang van je project - en het niet belemmert - moet je voor het volgende zorgen:

  • Kijk aan het begin van het project naar alle beschikbare middelen en wijs ze dienovereenkomstig toe.

  • Werk samen met andere teamleden bij het uitwerken van de tijdlijn, zodat deadlines en deliverables realistisch zijn.

  • Splits je project op in verteerbare, uitvoerbare fasen, waarbij je mijlpalen gebruikt. 

  • Laat je regelmatig op de hoogte stellen en werk de deadlines indien nodig bij.

  • Voeg taakafhankelijkheden toe zodat het het hele team duidelijk is hoe elk onderdeel van het project verband houdt met de andere onderdelen. 

  • Evalueer de projectscope en -voorgang op vaste tijden en pas ze indien nodig aan.

  • Maak je eigen projecttijdlijnsjabloon in een projectbeheertool voor gebruiksgemak en functionaliteit.

Sjablonen maken met Asana

Leer hoe je vandaag nog een aanpasbaar sjabloon in Asana kunt maken met een gratis Premium-proefversie.

Aan de slag