Hoe organiseer je je: 17 tips die echt werken

Organisatie kan aanvoelen als een 'aangeboren' eigenschap - je hebt het of je hebt het niet. Maar eigenlijk kan organisatie worden geleerd en verfijnd zoals elke andere zachte vaardigheid. 

Het is de moeite waard om te leren. Georganiseerde mensen hebben minder kans om belangrijke taken te missen en hebben de neiging om zich minder gestrest te voelen. Wanneer dingen georganiseerd zijn, weet je waar je je dagelijkse taken kunt vinden, hoe je dat sjabloon kunt pakken dat je altijd gebruikt en welke e-mails vandaag moeten worden verzonden. Dit laat je meer tijd en ruimte voor brainstormen, creëren en het oplossen van problemen met een grotere impact.

Georganiseerd zijn is niet alleen voor volgers van Marie Kondo. Met een paar eenvoudige aanpassingen kan iedereen meer organisatie toevoegen aan zijn dagelijkse routine om zijn werk te verbeteren en stress te verminderen.

Wat zijn de voordelen van georganiseerd zijn?

Georganiseerd zijn helpt stress te verminderen. Als je weet waar de dingen zijn, kun je meer bereiken zonder overweldigd te raken. Op de werkplaats betekent dit dat je meer werk met een hoge impact kunt doen zonder je opgebrand te voelen. Als je al je werk op één plek kunt zien, is het gemakkelijker om taken te prioriteren en ervoor te zorgen dat de belangrijkste items worden gedaan.

Georganiseerd zijn geeft je tijd voor het werk dat er toe doet. Het is een impactvolle manier om jezelf beter en gelukkiger te voelen in je werk, dankzij deze voordelen:

1. Een flexibeler schema. Het organiseren en beheren van je planning met tijdbeheertools kan tijdverspilling verminderen, waardoor je meer tijd hebt voor focus en diep werk. 

2. Minder stress. Als je georganiseerd bent, weet je waar dingen zijn, wanneer ze klaar moeten zijn en welke stappen je moet nemen om werk gedaan te krijgen. Je hoeft je geen zorgen te maken, want elke taak is toegewezen en heeft een deadline. 

3. Meer ruimte voor creativiteit. Ken je die mentale takenlijst die je voortdurend laat zien wat er gedaan moet worden? Dat neemt een enorme hoeveelheid kostbare hersencapaciteit in beslag. Door deze items uit je hoofd te halen, blijft er meer ruimte over voor creatief, gefocust werk.

4. Minder risico op Burnout. Als je je gestrest en overweldigd voelt, is de kans groter dat je overhaaste beslissingen neemt. Dit verhoogt de stress en leidt - wanneer het na verloop van tijd wordt verergerd - tot Burnout. Vaak komt overweldiging voort uit het gevoel dat er te veel te doen is en niet genoeg tijd. Door georganiseerd te zijn, heb je het gevoel dat je je werk onder controle hebt en verminder je overwerk.

5. Verhoogde productiviteit. In een perfect organisatiesysteem heeft elk stuk werk een doel, een eigenaar en een deadline. Zelfs als je werk niet perfect is - en laten we eerlijk zijn, wiens werk is dat wel - vermindert een georganiseerd systeem de hoeveelheid tijd die je aan zinloze taken besteedt en verhoogt het de productiviteit.

Organisatie vermindert ook werk over werk - dingen zoals het opvolgen van taken, het schakelen tussen apps en het zoeken naar statusupdates. 60% van onze dagen worden gedomineerd door werk over werk, met slechts 40% over voor vakwerk en strategie - de belangrijkste aspecten van je werk. Als je weet waar dingen zijn, kun je minder tijd besteden aan het zoeken naar informatie en meer tijd aan het uitvoeren.

17 manieren om georganiseerd te raken en te blijven

Het organiseren van je werk kan overweldigend aanvoelen, vooral als het niet vanzelfsprekend voor je is. Maar zoals veel dingen op de werkplaats, kun je organisatie aanpakken door het op te splitsen in beter beheersbare stappen. Of je nu je individuele taken, je werk op projectniveau of het hele systeem van je team wilt organiseren, zo ga je aan de slag.

6 manieren om je taken te organiseren

Een goede plek om te beginnen is het organiseren van je individuele taken. Door je takenlijst bij te houden en op te schrijven, krijg je dingen sneller en effectiever gedaan.

1. Houd je taken bij op een centrale plek

Hoe meer je probeert om dingen mentaal in je hersenen bij te houden, hoe minder productief je zult zijn. De eerste stap om een betere takenlijst te maken, is om het uit je hoofd te krijgen. 

Dit is een belangrijk principe van de GTD-methode (Getting Things Done), die je aanmoedigt om hersenkracht vrij te maken door je taken in een tool bij te houden in plaats van in je hoofd. Zodra je al je taken hebt opgeschreven, gebruik je een takenlijst om die taken om te zetten in georganiseerde, uitvoerbare stappen. Met een digitale takenlijstmanager kun je al je taken, deadlines en vervaldatums op één plek zien, zodat je sneller en effectiever actie kunt ondernemen.

2. Leer je tijd te beheren

Tijdbeheer is een cruciaal onderdeel van georganiseerd zijn. Als je geen controle hebt over je tijd, kun je geen controle hebben over je taken. 

Gelukkig is tijdbeheer, net als organisatie, een leervaardigheid. Er zijn verschillende technieken en strategieën die je kunt implementeren om beter te worden in het beheren van je tijd. 

Wees niet bang om een paar verschillende technieken te proberen totdat je degene vindt die voor jou werkt. Bekijk: 

• Tijdsblokken: Het maken van tijdsblokken is wanneer je elk moment van je dag plant. Dit omvat je vergaderingen, taken en alles daartussenin - van scrollen op Instagram tot lunchpauzes. Het maken van een gedetailleerd schema geeft je controle over je agenda. Je wordt je bewust van hoe je je tijd besteedt en welke mogelijkheden er zijn om te verbeteren.

• Timeboxing: maak voor elke taak een doel om deze op een bepaald tijdstip te voltooien. Als je ze niet in de gaten houdt, kunnen taken in de val van de wet van Parkinson trappen - waarbij het werk uitbreidt om de beschikbare tijd op te vullen. Timeboxing voorkomt dit en zorgt ervoor dat taken slechts zo lang duren als nodig is. 

• De Pomodoro-techniek: de Pomodoro-techniek kan je helpen om hypergeconcentreerd werk gedaan te krijgen. Het is een eenvoudige structuur: elke Pomodoro bestaat uit werkblokken van 25 minuten met pauzes van 5 minuten. Als je in een Pomodoro zit, beperk dan afleidingen en schakel meldingen uit. Het doel is om je alleen te concentreren op de taak die je moet voltooien. 

• Eet de kikker: Het klinkt misschien als een vreemde tijdmanagementtechniek, maar de eet-de-kikker-methode komt voort uit een beroemd citaat van Mark Twain: "Als het je taak is een kikker te eten, dan kun je dat het beste 's morgens vroeg doen." In wezen betekent dit dat je eerst je moeilijkste taken aanpakt. Begin elke dag met het identificeren en voltooien van je moeilijkste taken, ga door totdat je gemakkelijkere items over hebt om de dag af te sluiten. Dit helpt je om te profiteren van je meest productieve werkuren - vaak wanneer je voor het eerst begint te werken - om te beginnen met een succes.

Door tijdbeheer te implementeren, kun je de controle over je planning nemen en meer tijd hebben voor... nou ja, wat je maar wilt. 

3. Oefen Inbox Zero

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, betekent Inbox Zero niet altijd dat je geen e-mails in je inbox hebt. Het concept gaat meer over het organiseren van je e-mails en het verminderen van digitale rommel, zodat je op de hoogte kunt blijven van belangrijke taken en updates.

Om Inbox Zero toe te passen, stel je elke week - of elke dag indien nodig - een tijd in om inkomende berichten te sorteren. Controleer je inbox en organiseer elk item op taken of prioriteiten. Probeer eenvoudige regels toe te passen die het proces vooruit helpen. Als je bijvoorbeeld een werkbeheerplatform gebruikt, wijs je taken toe terwijl je berichten leest. Of gebruik snelkoppelingen om berichten snel te lezen en snel te reageren wanneer dat nodig is. 

Elke keer dat je je Inbox Zero oefent, zal het gemakkelijker zijn om te repliceren. Gebruik een wekelijkse agenda-herinnering of een dagelijks alarm om ervoor te zorgen dat je op de hoogte blijft van inkomende berichten, of er mogelijk op vooruit loopt. 

4. Geef prioriteit aan je belangrijkste werk

Er is een verschil tussen werk waardoor je je productief voelt (tijdrovend werk) en werk dat je team en bedrijf vooruit helpt. Het ene geeft je misschien een goed gevoel - wie houdt er niet van om een vakje op een takenlijst te vinken - maar het andere is het soort werk dat je uiteindelijk zal helpen je carrière, team en bedrijf te laten groeien. 

Het identificeren van je belangrijkste werk begint met het strategische plan van je bedrijf en OKR's voor de hele organisatie. Elke taak - hoe klein ook - moet terugleiden naar die grotere, overkoepelende doelen. Door je individuele taken te verbinden met bredere doelen krijg je de context om je belangrijkste werk gedaan te krijgen.

Als je weet hoe je werk zich verhoudt tot grotere bedrijfsinitiatieven, heb je de context die je nodig hebt om deadlines en prioriteiten aan te passen. Op die manier kun je, wanneer een vervaldatum verandert of een nieuw project aan je bord wordt toegevoegd, evalueren hoe dat werk zich verhoudt tot je huidige prioriteiten en dienovereenkomstig aanpassen. 

5. Delegeer taken

Door taken uit te besteden of te delegeren, kun je je concentreren op projecten met een hoge impact. Maar delegeren kan ongemakkelijk aanvoelen, vooral als je werk delegeert aan collega's of zelfs - in zeldzame gevallen - aan een hogere baas. Maar in werkelijkheid is het uitbesteden van taken aan de juiste persoon een daad van vertrouwen en validatie. 

Om te delegeren, begin je met het identificeren van alle taken in je huidige werklast. Bepaal vervolgens welke de hoogste prioriteit hebben met een Eisenhower-matrix en sorteer taken als:

• Belangrijk en urgent. Dit is je belangrijkste werk. Wijs deze aan jezelf toe en geef prioriteit aan alles in deze bucket. 

• Belangrijk maar niet urgent. Deze zijn waardevol, maar hoeven misschien niet vandaag gedaan te worden. Plan ze in om ervoor te zorgen dat ze gedaan worden.

• Niet belangrijk, maar wel urgent. Dit zijn de taken om te delegeren. Ze zijn niet belangrijk voor jou, maar ze moeten absoluut gedaan worden. Wijs deze projecten toe aan anderen die ze snel en efficiënt kunnen beheren.

• Niet belangrijk en niet urgent. Volledig verwijderen. Dit is werk omwille van het werk.

Als er werk is in uw 'niet belangrijk maar urgent' categorie dat iemand anders beter zou kunnen doen, dan is delegeren eigenlijk het beste wat u kunt doen.  

6. Ruim je fysieke en virtuele ruimte op

Een schone, gastvrije kantoorruimte is energiek en opwindend om in te lopen. Wanneer je je bureau opruimt, zodat het vrij is van afleiding, kan het je helpen om je zelfverzekerder en creatiever te voelen en zelfs angst te verminderen. Hetzelfde kan gezegd worden voor digitale rommel. Al die ongelezen e-mails en achterstallige taken zijn het virtuele equivalent van stapels achterstallige papieren in je werkruimte. 

In plaats van dingen op te laten stapelen totdat ze stressvol of onhandelbaar aanvoelen, moet je elke week, elk kwartaal of elke maand tijd vrijmaken - wat voor jou werkt - voor een routine-ontrommeling. Om virtueel op te ruimen, kun je het volgende proberen: 

• Taken die niet op tijd zijn afgerond opnieuw toewijzen met nieuwe, relevante vervaldatums.

• Je meldingen door te lezen en op te ruimen.

• Oefen Inbox Zero.

• Tijdsblokken in je agenda te maken om ruimte te scheppen voor meer flow.

Terwijl je het proces van opruimen doorloopt, herinner jezelf eraan dat wat je echt doet, het beschermen van je toekomstige zelf tegen onnodige stress is. 

6 tips om projectwerk te organiseren

Het organiseren van je taken is de eerste stap om georganiseerd te raken. Daarna moet je projectwerk organiseren. Als je nog nooit hebt nagedacht over hoe je je projectwerk kunt organiseren, kunnen deze zes tips je op weg helpen.

1. Maak een plek voor alles

Afgezien van het feit dat je je werkplaats functioneler maakt, bespaart het hebben van elk item - zowel digitaal als fysiek - op de juiste plaats je tijd en kan het de productiviteit verhogen. 

Je kunt dit doen door bestanden en taken binnen hun juiste projecten te organiseren. Dit werkt tweeledig - je team hoeft niet eindeloos naar bestanden te zoeken en je kunt debriefing-vergaderingen verminderen door collega's te wijzen op het exacte proces of de workflow die ze nodig hebben. 

Om dit op te zetten, maak je een projectruimte met alle relevante bestanden, taken, doelen en documenten van je team. Je kunt een werkbeheerplatform zoals Asana gebruiken om al die informatie op één plek te bewaren, inclusief referentiedocumenten en sjablonen.

2. Splits de projectdeliverables op

In de kern is een project een manier om alle taken en deliverables die verband houden met een bepaald initiatief onder te brengen. Dit kan een deadline-gedreven initiatief zijn, zoals een evenement of een productlancering, of een doorlopend proces zoals een redactionele agenda. 

Ongeacht waar je team aan werkt, splits je projecttaken op in componenten die klein genoeg zijn om aan één persoon toe te wijzen.

Dit is waarom dat belangrijk is: stel je voor dat je een complexe deliverable hebt waarvoor meerdere mensen nodig zijn om het over de finishlijn te krijgen. Laten we zeggen, een blog. Je hebt de schrijver, de redacteur en de ontwerper. Maar als die ene verantwoordelijkheid gelijkelijk wordt verdeeld tussen drie mensen, wie zorgt er dan voor dat het werk vooruitgaat? Wie houdt het bij? Wie is verantwoordelijk voor het wijzigen van de deadline of het bijwerken van belanghebbenden? 

Splits in plaats daarvan projectdeliverables op in kleinere stukken werk. Geef elk teamlid zijn eigen taak - in dit geval een voor het blogontwerp, een voor het blogconcept en een voor de blogbeoordeling - zodat iedereen weet wie wat doet en wanneer. Dit staat ook wel bekend als een werkverdelingsschema. 

Projecttracking-software is de gemakkelijkste manier om dit te doen. Zet een goed gedefinieerd project op en wijs taken toe, zodat iedereen duidelijk kan zien wie waarvoor verantwoordelijk is. Op die manier kunnen teamleden met vragen rechtstreeks naar de verantwoordelijke gaan, waardoor het proces van het vinden van het wie, wat, waarom of wanneer achter elke taak en vraag wordt uitgesloten.

3. Maak een back-up van je bestanden

We hebben allemaal dat vreselijke moment meegemaakt waarop een computercrash of softwarefout ervoor zorgt dat je al je werk verliest. Maar steeds vaker maakt cloudopslag dat tot het verleden. Veel bedrijven bieden opslagoplossingen voor werknemers, dus als je kunt, profiteer er dan van.

Begin met het maken van een systeem voor al je bestanden. Organiseer de ruimte vooraf zodat deze logisch voor je is en voeg indien nodig mappen en onderverdelingen toe. Als je begint met het maken van back-ups van je bestanden in massa-uploads zonder echte organisatie, krijg je hoofdpijn als je later naar iets specifieks moet zoeken. 

Zorg ervoor dat waar je ook werkt een autosave-functie heeft of dat je routinematig je werk opslaat. Stel vervolgens automatische back-ups in als je kunt. Als dat niet zo is, stel dan herinneringen in om een back-up van alles te maken wanneer je een taak voltooit en opnieuw aan het eind van de dag. 

4. Centraliseer statusrapporten

Rapportage kan een van de meest handmatige en tijdrovende onderdelen van je werk zijn. We hebben allemaal een statusvergadering bijgewoond die een e-mail had kunnen zijn - en het kost veel tijd om gegevens uit meerdere bronnen te verzamelen en handmatig op een centrale plaats te compileren. 

Zoek in plaats daarvan naar een manier om te rapporteren waar het werk gebeurt. Overweeg een Pojectbeheertool met Universele rapporten waarmee je rapportagedashboards kunt maken in dezelfde ruimte waarin je werk bijhoudt. Gebruik deze dashboards om projectstatusrapporten te genereren die vergaderingen minimaliseren, belanghebbenden op de hoogte houden of het team in staat stellen gegevens in hun eigen tijd te bekijken. 

5. Automatiseer herhaalde taken en processen

Wist je dat de gemiddelde werknemer 13% van zijn tijd besteedt aan werk dat al Voltooid is? Als gevolg daarvan verliezen werknemers elk jaar maar liefst 236 uur aan dubbel werk.

Organisatie kan je helpen handmatige, dubbele processen te verminderen en je team meer tijd te geven voor werk dat er toe doet. En een van de beste manieren om de organisatie een boost te geven, is met automatiseringstechnologie.

Het automatiseren van taken helpt om dingen gedaan te krijgen wanneer ze moeten worden gedaan - wat cruciaal is omdat elke week 26% van de deadlines wordt gemist. Anders gezegd, dat betekent dat 1 op de 4 taken niet wordt uitgevoerd wanneer het hoort. Dat is een hoop Backlog die gemakkelijk kan worden vermeden. 

Als je nieuw bent in automatisering, probeer dan te beginnen met de basis:

• Gebruik automatiseringstechnologie om automatisch werk aan de juiste mensen toe te wijzen.

• Verschuif en pas vervaldatums aan op basis van afhankelijkheden. 

• Standaardiseer handmatige processen met aanpasbare projectsjablonen.

6. Houd werk bij in een centrale tool

Wanneer al het werk van je team is georganiseerd in één centrale tool, kun je precies zien wie wat doet en wanneer. Dit haalt het giswerk uit de planning omdat je weet wanneer taken voltooid zijn, wanneer het jouw beurt is om in te springen en een project verder te helpen, en welke items je eerst moet prioriteren.

Om aan de slag te gaan, moet je ervoor zorgen dat alle taken van je team op één plaats staan. Organiseer ze zodat iedereen toegang heeft tot alle taken en vraag elke persoon om in realtime bij te werken waar ze aan werken. Zo kent iedereen de exacte status van elke taak.

Je kunt nog een stap verder gaan door geautomatiseerde workflows in te stellen die collega's waarschuwen wanneer het hun beurt is om in te grijpen en het project vooruit te helpen. Workflows kunnen actiestappen activeren en automatisch deadlines toewijzen, zodat projecten op schema blijven. Ze vereisen wat backend-werk om in te stellen, maar zodra ze klaar zijn, fungeren workflows als een centrale bron van informatie voor jou, je team en je dagelijkse taken.

5 stappen om teams te organiseren

De laatste - en moeilijkste - stap om georganiseerd te raken, is het faciliteren van teamoverschrijdend werk. Elke afdeling heeft zijn eigen manier van werken, tools die ze graag gebruiken en processen die ze in de loop van de tijd hebben geïmplementeerd. Maar het meeste werk wordt cross-functioneel gedaan in meerdere afdelingen. Probeer deze vijf tips om teamoverschrijdend werk te vereenvoudigen en je projecten klaar te stomen voor succes.

1. Integreer je favoriete bedrijfstools

Contextschakelen - snel van de ene taak of app naar de andere gaan - is een ernstige verstoring. Elke keer dat je overschakelt, moeten je hersenen zich aanpassen. Dit put je energie en concentratie uit, waardoor het moeilijk is om je op het werk te concentreren of effectieve beslissingen te nemen. 

Contextschakeling is voor velen van ons een probleem. De gemiddelde werknemer schakelt tot wel 25 keer per dag tussen 10 apps. Als gevolg hiervan zegt meer dan een kwart (27%) van de werknemers dat acties en berichten worden gemist bij het schakelen tussen apps en 26% zegt dat te veel apps ze minder efficiënt maakt. 

Je kunt het aantal apps dat je gebruikt verminderen - en standaard een deel van deze mentale belasting - door middel van bedrijfsintegraties. Door je favoriete bedrijfstools te integreren, heb je op één plek toegang tot informatie uit verschillende bronnen. Dat betekent dat je je informatie kunt centraliseren in een werkbeheerplatform en tegelijkertijd kunt profiteren van de voordelen van krachtige tools zoals Salesforce of Google Docs - het beste van twee werelden. 

2. Breek grotere doelen op in kleinere taken

Grote doelen kunnen overweldigend aanvoelen. Wanneer deze grote, gedurfde doelen niet goed worden georganiseerd, kan je team het gevoel hebben dat ze onmogelijk te bereiken zijn of dat hun werk er niet toe doet. Maar het motiveren van werknemers is cruciaal voor een succesvol team - 39% van de werknemers wil weten dat hun werk waarde toevoegt aan het bedrijf. 

Door deze grotere, overkoepelende doelen te verbinden met individuele verantwoordelijkheden, laat je je team zien dat hun werk ertoe doet. Stel bijvoorbeeld dat je langetermijndoel is om je klantenbestand in de komende 5 jaar met 300% te laten groeien. Op dit brede niveau is het moeilijk om te begrijpen hoe je dit moet doen of wat het betekent voor het bedrijf totdat je het opsplitst in kortetermijndoelen, jaar na jaar, taak na taak. In dit geval kan het er ongeveer zo uitzien:

Doel: klantenbestand in 5 jaar met 300% laten groeien

Jaarlijks doel: groei van 30% tegen het einde van het eerste jaar

Subdoelen: 

Verkoopteam met 25% uitbreiden

• Implementeer een doorverwijzingsprogramma voor werknemers en verhoog het aantal doorverwijzingen met 5%

Elk kwartaal 1 productfunctie lanceren

• Een klantsuccesmanager aannemen om met het product te communiceren

Marketingbereik met 10% verhogen

• 3 nieuwe teamleiders aannemen

• Plan 300 socialemediaposts

Door je doelen op te splitsen in uitvoerbare stappen, zorg je ervoor dat je goed tempo houdt om deadlines te halen en laat je werknemers precies zien hoe hun dagelijkse taken bijdragen aan grootschalige doelen met een grote impact. 

3. Houd projectafhankelijkheden bij

Als team zijn we op elkaar aangewezen om ons eigen werk te doen. Maar wat gebeurt er als iets waarop je vertrouwt vertraging oploopt? Zonder een gemakkelijke manier om afhankelijkheden te visualiseren, weet je niet wanneer het werk vertraagd is en je moet je aanpassen - en je teamleden weten niet dat hun vertraging daadwerkelijk van invloed is op iemand anders. 

Het duidelijk bijhouden van projectafhankelijkheden helpt onbekenden voor iedereen in het team te verminderen. Projectafhankelijkheden helpen je te zien wanneer je werk afhankelijk is van de taak van iemand anders, wat betekent dat je moet wachten tot ze klaar zijn voordat je kunt beginnen. Door afhankelijkheden bij te houden met projectbeheersoftware, kun je ervoor zorgen dat teamleden op de hoogte worden gesteld wanneer ze gedeblokkeerd zijn. En als iets vertraging oploopt, weten taakeigenaren precies met wie ze contact moeten opnemen om een bijgewerkte vervaldatum of deadline te krijgen.

4. Maak herbruikbare sjablonen en referentiegidsen

Zelfs als het iets is dat je regelmatig doet, kan het lanceren van een nieuw project gepaard gaan met onderliggende stressoren. Er zijn veel details om rekening mee te houden - bijvoorbeeld het onthouden van elke belangrijke belanghebbende en taak - dus het is gemakkelijk om een belangrijk element over het hoofd te zien. Tegelijkertijd wil je niet uren besteden aan het opnieuw uitvinden van het wiel voor elk nieuw projectplan. De oplossing is een aanpasbaar projectsjabloon dat je kunt gebruiken en aanpassen aan je specifieke projectbehoeften. 

Sjablonen en referentiegidsen geven structuur aan terugkerende taken, zodat je ze kunt bijhouden en dubbel werk kunt voorkomen. Het is een aanpasbaar hulpmiddel dat je kan helpen om beter en sneller te werken.

Waarom sjablonen gebruiken?

• Je ziet kleine taken minder snel over het hoofd, omdat ze allemaal op één plek worden bijgehouden.

• Sjablonen zijn eenvoudig te wijzigen en aan te passen aan geleerde lessen.

• Sjablonen democratiseren de kennis van projectmanagers en maken deze voor iedereen toegankelijk.

• Ze helpen nieuwe teams om bestaande initiatieven af te koppelen.

5. Bouw een gecentraliseerde informatiehub

Het organiseren van het werk van je team komt vaak neer op het creëren van één gecentraliseerde informatiebron. Wanneer je vanuit één informatiepool werkt, vermindert dit de verwarring voor het hele team, omdat elke persoon weet waar hij aan moet werken, wanneer hij het moet doen en waar hij de tools kan krijgen om het te voltooien. Het stelt belanghebbenden ook in staat om in één oogopslag inzichten te krijgen en maakt het gemakkelijk om statusupdates te geven en onnodige statusvergaderingen te verminderen. 

Met projectportfoliobeheer kun je het werk stroomlijnen in gecentraliseerde portfolio's om een overzicht in vogelvlucht te krijgen van je programma's en projecten. Dit is de digitale versie van een whiteboard in de gemeenschappelijke ruimte. Hier wordt het werk van iedereen vermeld en toegewezen aan de juiste teamleden, waardoor een actieve projectruimte ontstaat die in realtime kan worden aangepast en gerapporteerd.

Georganiseerd raken helpt je slimmer te werken

Het kost wat inzet en tijd om organisatietips te implementeren en je leven te vereenvoudigen. Maar het werk vooraf doen om meer georganiseerd te raken, helpt je op de weg. Na verloop van tijd creëer je meer ruimte in je werkdag om je te concentreren op de taken waar je het beste in bent of die je het meeste plezier geven, waardoor je beter en gelukkiger werkt.