De wet van Parkinson overwinnen om productiviteit te verhogen

Heeft u ooit een project uitgesteld tot het laatste moment, ook al wist u dat het maar een aantal uur zou duren om het te voltooien? Dat is uitstelgedrag op zijn best, maar het is ook de wet van Parkinson in actie. Wanneer u de tijd heeft, dan neemt u die tijd. Ofwel gebruikt u de tijd om de taak trager te voltooien, of u stelt uit en voltooit de taak net vóór de vervaldatum.

Helaas verhogen deadlines niet altijd onze productiviteit, maar door de wet van Parkinson te begrijpen en manieren te vinden om deze te overwinnen, kan dit wel. In deze handleiding leggen we uit hoe de wet van Parkinson werkt en bieden we tips om het werk in minder tijd gedaan te krijgen.

Wat is de wet van Parkinson?

De wet van Parkinson stelt dat uw werk zal uitbreiden om de toegewezen tijd om het te voltooien, in te vullen. Deze wet komt voor wanneer u verschillende deadlines tegelijk moet halen of verschillende projecten tegelijk moet beheren.

Laten we zeggen dat u bijvoorbeeld een deadline van 2 weken kreeg om een projectvoorstel te voltooien. Mogelijk bent u opgelucht dat u ruim de tijd heeft. De verre deadline zorgt echter dat u langer dan nodig neemt om de bepaalde taak te voltooien, of dat u het uitstelt en de taak maar net vóór de vervaldatum voltooit. Met andere woorden, de taak breidt uit om de tijd die u gegeven werd, in te vullen.

Wie introduceerde de wet van Parkinson?

Cyril Northcote Parkinson was een Brits scheepshistoricus die als eerste de wet van Parkinson introduceerde in een satirisch essay, geschreven voor 'The Economist' in 1955. Later schreef hij dan een boek met als titel Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress. Zijn verhaal in het essay gaat over een vrouw wiens enige taak van de dag is om een postkaart te versturen.

Omdat ze de hele dag heeft om deze taak te voltooien, spendeert ze een uur aan het vinden van de kaart, een halfuur aan het zoeken naar haar bril, 90 minuten aan het schrijven van de kaart enzovoort, tot ze haar dag helemaal heeft opgevuld. De bedoeling van zijn verhaal is uit te leggen hoe het werk zich uitbreidt om de toegewezen tijd ervoor op te vullen. Hoewel het voorbeeld van Parkinson misschien extreem klinkt, hebben we dit allemaal wel al eens meegemaakt op kleinere schaal.

Waarom breidt het werk zich uit om de beschikbare tijd in te vullen?

Studies stellen dat we, wanneer we een taak toegewezen krijgen, denken aan hoeveel tijd we beschikbaar hebben om de taak te voltooien, in plaats van hoeveel tijd we werkelijk nodig hebben. Deze mentaliteit resulteert in verspilde tijd en ondoeltreffende workflows. Dit gebeurt vaak omdat wij, als mensen, het gevoel hebben dat we alle tijd die we worden gegeven, moeten gebruiken om een taak te voltooien, zelfs als het niet zoveel tijd vereist.

Voorbeelden van de wet van Parkinson

De wet van Parkinson kan zowat op alles toegepast worden. Niemand is immuun voor de wet van Parkinson tot ze deze herkennen en manieren vinden om deze persoonlijk te overwinnen. U kunt voorbeelden van de wet van Parkinson herkennen in marketing- of ontwerpteams. Maar u kunt deze ook zien opduiken op grotere schaal in bedrijfsorganisaties.

Hoewel er manieren zijn om de wet van Parkinson te overwinnen, zal het specifieke werk dat u doet, bepalen hoe u de wet van Parkinson zult bestrijden. Bekijk hier drie voorbeelden, alsook de oplossingen voor deze specifieke situaties.

Marketingpitch

Laten we zeggen dat u een marketingmanager bent die aan een pitch werkt voor een nieuwe klant. U heeft een deadline van een maand om alle nodige materialen te verzamelen voor uw presentatie. Deze deadline geeft u ruim de tijd voor de voorbereiding, maar omdat u een aantal andere dringende taken op stapel heeft staan, stelt u de pitch uit. De deadline doemt dan plots op en u moet zich reppen om de pitch op het laatste moment nog te voltooien.

In een ander scenario heeft u geen andere taken op stapel staan, dus u gebruikt de volledige maand om aan de pitch te werken. Hoewel alles erop wijst dat de pitch af is na de eerste twee weken, heeft u extra tijd, dus u blijft hier en daar details toevoegen tot de deadline zich aandient. Uw werkt heeft zich nu uitgebreid om de toegewezen tijd op te vullen.

Potentiële oplossing: Leden van een marketingteam kunnen samenwerken om een realistische tijd te bepalen voor de voltooiing van een project, in plaats van een willekeurige deadline te stellen. Focussen op de hoeveelheid tijd die nodig is voor een project, in plaats van op de vervaldatum, kan de productiviteit verhogen en inefficiëntie vermijden.

Ontwerpportfolio

Als u een ontwerper bent, dan is dit voorbeeld voor u. Stel u voor dat u binnen 2 weken een portfolio moet samenstellen. Als creatieveling bent u trots op uw werk en uw doel is om elk project perfect te maken. U heeft mogelijk nooit het gevoel dat uw projecten volledig af zijn omdat u altijd nog wel iets kan vinden dat gecorrigeerd of verbeterd kan worden.

Deadlines zijn handig voor u omdat ze u helpen op schema te blijven. Toch laat u steeds weer toe dat uw werk zich uitbreidt tot op het laatste moment omdat u zo gefascineerd opgaat in elk project.

Potentiële oplossing: Door de klant vroeg genoeg in het ontwerpproces te betrekken, kunt u vermijden dat u onnodige tijd spendeert aan uw ontwerpen. Het toevoegen van benchmarks voor check-ins met klanten of manager kan u feedback geven over de voortgang die u gemaakt heeft en wanneer u kunt stoppen.

De 40-uren werkweek

De meeste bedrijven hanteren het model van de 40-urenweek. Dit model gaat ervan uit dat de meeste jobs dezelfde hoeveelheid tijd nodig hebben om elke week taken te voltooien.

Is het realistisch te denken dat werk in de marketingsector en werk in de medische sector voor allebei 8 uur per dag vereist? Het korte antwoord is neen. De wet van Parkinson is overal rondom ons actief. Sommige mensen zijn 40 uur per week bezig, terwijl anderen tijdsbeheer in hun voordeel gebruiken om taken in minder tijd te voltooien.

Potentiële oplossing: Overweeg het gebruik van het Pareto-principe dat stelt dat ongeveer 80% van de resultaten voortkomen uit 20% inzet. Focussen op impactvol werk vs. aan het werk gespendeerde tijd kan resulteren in verhoogde productiviteit.

De wet van Parkinson overwinnen

U kunt specifieke strategieën gebruiken om de wet van Parkinson te overwinnen en uw tijd beter te benutten. Wanneer u niet langer toelaat dat uw werk zich uitbreidt om uw tijd op te vullen, kunt u uw taken sneller voltooien en uw resterende tijd gebruiken om zich te ontspannen of door te gaan met andere taken.

1. Plan uw werk strategisch

Wanneer u uw werk vroeg genoeg strategisch plant, is het minder waarschijnlijk dat u zult uitstellen en waarschijnlijker dat u op een doeltreffende manier zult werken. Een plan maken kan u helpen om uw tijd te beheren, te evalueren hoeveel tijd taken nodig zullen hebben en ze dienovereenkomstig te plannen.

Uw plan moet het volgende bevatten:

• Uw SMART-doelen

• Uw lijst van taken en acties

• De tijdlijn voor voltooiing

• De middelen die u nodig zult hebben

• Specifieke datums waarop u de voortgang zult controleren

U kunt ook een breder strategisch plan maken voor uw doelen op korte en lange termijn binnen uw bedrijf. Dit kan u motiveren om productiever te zijn op het werk.

2. Stel zelf opgelegde deadlines in

De eerste stap om de wet van Parkinson te overwinnen is het instellen van zelf opgelegde deadlines. In plaats van te denken volgens de mentaliteit van "hoeveel tijd heb ik?", begin te denken over hoeveel tijd u werkelijk nodig heeft voor elke taak en stel dienovereenkomstig zelf uw deadlines in.

Om te bepalen hoeveel tijd u werkelijk nodig heeft voor een taak, doet u het volgende:

• Begrijp de projectvereisten: U heeft een breed overzicht nodig van wat van u vereist wordt om te kunnen bepalen hoe lang u nodig zult hebben voor een project. Deze stap omvat het maken van een lijst van alle subtaken en activiteiten binnen het grotere project.

• Prioriteer activiteiten en taken dienovereenkomstig: Eens u een lijst heeft van uw projectvereisten, kunt u prioriteiten geven aan uw takenlijst en bepalen welke taken de belangrijkste en/of de meest complexe zijn. De taken die de meeste tijd nodig hebben, plaatst u bovenaan uw lijst.

• Beslis wie u erbij moet betrekken: Als delen van uw project hulp vereisen van medewerkers, moet u bepalen wie u erbij moet betrekken. Door uw team in te schakelen van bij het begin van uw project kunt u later tijd besparen.

• Maak uw tijdsinschattingen: U zou nu een degelijk begrip moeten hebben van het wie, wat en hoe van uw aankomend project. U kunt nu realistische tijdsinschattingen maken voor voltooiing gebaseerd op uw werkbelasting en uw persoonlijke productiviteitsniveau.

Bekijk uw taken als doelen die op korte termijn voltooid moeten worden. Hoe sneller u ze voltooit, hoe meer tijd u beschikbaar zult hebben voor andere dingen.

3. Probeer timeboxing

Timeboxing is een productieve werkstrategie die u kan helpen uitstelgedrag te vermijden, verloren productiviteit terug te winnen en te focussen op het belangrijke werk.

Timeboxing omvat het stellen van een doel om een taak te voltooien binnen een bepaald tijdsbestek. Wanneer u plant hoelang een taak zou moeten duren vóór u aan de taak begint, gaat u doelbewuster te werk. U kunt timeboxing gebruiken om individuele taken te plannen, uw team te helpen zich te organiseren of vergaderingen doeltreffender te beheren.

4. Probeer de pomodoro-techniek

De pomodoro-techniek is gelijkaardig aan timeboxing en omvat gerichte werksessies met regelmatige korte pauzes, met als doel uw productiviteit te stimuleren en de mentale moeheid te verminderen. Deze techniek gebruikt werksessies van 25 minuten en pauzes van 5 minuten om de focus te maximaliseren.

De aanpak van de pomodoro-techniek om uw tijd te beheren in vijf stappen:

1. Maak een lijst van taken volgens belangrijkheid

2. Stel een timer in op 25 minuten

3. Werk aan een taak voor de duur van de timer

4. Neem vijf minuten pauze

5. Na 4 pomodoro's neemt u een pauze van 15-30 minuten

5. Gebruik tools voor taakbeheer

Een taakbeheertool gebruiken is een geweldige manier om uw werkdag te organiseren, persoonlijke deadlines in te stellen en te verzekeren dat u genoeg tijd heeft om uw prioriteiten te beheren. U kunt ook takenlijsten maken om projecten op schema te houden, door teamsamenwerking of voor persoonlijke projecten.

De wet van Parkinson overwinnen is essentieel als u de controle wilt hebben over uw tijd en de hoeveelheid werk die u kunt voltooien wilt verhogen. Als u taken voltooit vóór de deadline, kunt u uw extra tijd gebruiken om een voorsprong te nemen in uw werk of een pauze te nemen. Het doel is om doeltreffender te zijn, niet om uzelf te overwerken.

Bereik méér in minder tijd door de wet van Parkinson te gebruiken

Eens u begrijpt wat de wet van Parkinson is en hoe het werkt, kunt u deze in uw voordeel gebruiken. Met de juiste strategieën zoals proactieve planning, persoonlijke deadlines en taakprioriteitstelling kunt u méér werk voltooien in minder tijd en een beter evenwicht tussen werk en privéleven bewerkstelligen.

Het gebruik van een taakbeheersoftware kan een goede aanvulling zijn voor de strategieën die u invoert en u helpen bij het behalen van uw doelen.