Productief zijn thuis: 11 tips om efficiëntie te bevorderen

Er zijn zoveel voordelen aan thuiswerken - een flexibel werkschema hebben en meer tijd doorbrengen met dierbaren zijn slechts een paar. Maar voor werknemers op afstand kan het soms een uitdaging zijn om productief te blijven. 

Wanneer je dieren aandacht nodig hebben of je wasgoed moet worden gevouwen, hoe blijf je dan efficiënt terwijl je toch van het comfort van je startpagina geniet?

Om je te helpen je taken uit te voeren terwijl je thuis werkt, hebben we 11 van de beste tips samengesteld om productiviteit en efficiëntie te bevorderen. Door deze beste praktijken te volgen, kun je op je best presteren terwijl je geniet van alle voordelen van werken in je pyjama. 

1. Geef prioriteit aan een ochtendroutine voor zelfzorg

Productiviteit is niet iets dat midden in de middag ineens verschijnt. Je werkdag begint wanneer je gaat zitten om aan de slag te gaan, maar je kunt je dagelijkse intenties instellen vanaf het moment dat je 's ochtends wakker wordt. Of het nu gaat om het beginnen van je dag met een aromatische kop koffie of het passen in een snelle training, het creëren van een gezonde routine is essentieel om je beste zelf en werk te bevorderen.

Een effectieve ochtendroutine moet je energie geven voor de dag en je inspireren om je allerbeste naar het virtuele kantoor te brengen. Hoewel ieders ochtendroutine uniek zal zijn, kun je het volgende proberen:

• Een training in te passen zoals yoga, fietsen of vloeroefeningen zoals lunges.

• Een gezond ontbijt te maken, zoals eieren of groenten.

• Een dagboek bij te houden om stress te verminderen of affirmaties te oefenen. 

Je kunt ook een verantwoordelijkheidspartner inschakelen, zoals een huisgenoot of familielid, om ervoor te zorgen dat je je aan je routine houdt. Als je je 's ochtends goed voelt, ben je het best uitgerust om de rest van je dag met positiviteit en motivatie tegemoet te treden. 

2. Huishoudelijke taken van tevoren voorbereiden

Als het gaat om productief blijven gedurende de dag, kunnen dagelijkse taken zoals koken en schoonmaken je van je werktijd afleiden. Om dit tegen te gaan, kun je proberen deze taken voor te bereiden voordat de werkdag begint. 

Bereid bijvoorbeeld de avond ervoor of zelfs de zondag voor een tijdrovend werkweek de maaltijd voor als je kunt. Dit zorgt ervoor dat het koken van ontbijt of lunch je niet zal afleiden van het gedaan krijgen van je werk. 

Hetzelfde geldt voor het schoonmaken. Als je iemand bent die geen werk gedaan kan krijgen totdat het huishouden is voltooid en de afwas sprankelend is, ruim dan de avond ervoor op of als eerste 's ochtends. Als je eenmaal gewend bent aan de dagelijkse routine van voorbereiden, zullen kleine huishoudelijke taken je werkdag niet opslokken, waardoor je productiever blijft.

3. Organiseer taken en verbind ze met doelen

We hebben allemaal onze geschreven, persoonlijke takenlijsten die we graag afstrepen. Maar takenlijsten op de werkplaats zijn ook een geweldige manier om je werk te organiseren en te prioriteren - om nog maar te zwijgen van de serotonineboost die je krijgt als je een taak als 'klaar' markeert.

Als het erom gaat productief te blijven, kan het opschrijven van je doelstellingen voor de dag helpen om je belangrijkste taken te prioriteren. Dit zorgt ervoor dat je eerst je werk met een grote impact voltooid. 

Als je nog geen takenlijst op de werkplaats gebruikt, probeer dan de volgende stappen om aan de slag te gaan:

1. Verzamel je taken voor de week. Zet al je werk op één plek - zoals een projectbeheertool - zodat je één enkele, central source of truth hebt.  

2. Identificeer welke taken eerst moeten worden voltooid. Dit zijn je belangrijkste taken voor de week. Ze kunnen belangrijk zijn omdat er andere taakafhankelijkheden op deze wachten, of ze kunnen belangrijk zijn omdat ze rechtstreeks bijdragen aan de strategische doelstellingen van je team. Wanneer je je werkprioriteiten begrijpt, kun je je takenlijst effectiever organiseren om je werk met een grote impact te maximaliseren. 

3. Geef prioriteit aan de taken bovenaan je lijst. Of je ze nu 's ochtends als eerste doet of bewaart voor je middagsprint, zorg ervoor dat je een visueel overzicht hebt van de taken die die dag moeten worden gedaan, zodat er niets over het hoofd wordt gezien. 

4. Vink elke voltooide taak af. Dingen afvinken voelt gewoon goed, simpel en eenvoudig. Bovendien geeft het afvinken van je takenlijsten je een duidelijk, georganiseerd overzicht van wat je die dag hebt gedaan en wat er nog op de agenda staat.

Hoewel het opschrijven van je taken nuttig is, maakt een takenlijst het eenvoudig om deadlines aan te passen, taken aan doelen te koppelen en met teamleden te communiceren - allemaal op dezelfde plaats. 

4. Minimaliseer lawaai om afleiding te voorkomen

Een grote uitdaging om te leren hoe je vanuit huis kunt werken, is om nieuwe uitdagingen te leren overwinnen. De meest voorkomende uitdagingen waarmee we thuis worden geconfronteerd, zijn afleidingen in het leven thuis. 

Afleidingen zijn er in vele Formulieren. Van kinderen die rondrennen tot de tv op de achtergrond, de dagelijkse commotie om je heen kan je productiviteit beïnvloeden.

Gelukkig zijn er een paar strategieën om je te helpen de controle terug te krijgen. Probeer deze drie stappen te volgen tijdens je werkdag:

1. Wijs een kamer aan (indien beschikbaar) waar je de deur kunt sluiten tijdens het werken. 

2. Gebruik een hoofdtelefoon met noise-canceling om het geluid van buitenaf te minimaliseren. 

3. Communiceer met je huisgenoten dat je tijdens de werkuren rust nodig hebt. 

Alle drie de methoden kunnen helpen dagelijkse afleidingen te beperken en ervoor te zorgen dat je je werk op tijd afkrijgt.

5. Wijs een aparte werkruimte aan

Als het gaat om waar je werkt, is het belangrijk om een werkruimte aan te wijzen die bij je behoeften past. Een van de belangrijkste overwegingen voor een werkruimte is om te vinden waar je het minst wordt afgeleid. Naast de locatie van je werkruimte is het belangrijk om een plek te creëren waar je je elke dag comfortabel voelt. 

Het is een goed idee om jezelf te omringen met de middelen die je nodig hebt om je werk te doen. Deze middelen kunnen de gebruikelijke dingen omvatten, zoals een koptelefoon, notitieblokken en pennen, evenals:

• Een ergonomische stoel die je rug niet beschadigt. 

• Decor dat helpt stress te verminderen.

• Een sta-bureau om je lichaam mobiel te houden. 

We hebben niet altijd de beste werkruimte op de startpagina - en dat is prima. Of je nu vanuit een aparte kamer of je aanrecht werkt, er zijn nog steeds stappen die je kunt nemen om je werkruimte te onderscheiden. Het vinden van manieren om je werkruimte te onderscheiden, maakt het overschakelen van je privéleven naar je professionele leven gemakkelijker.

Je kunt bijvoorbeeld het volgende gebruiken:

• Een kaars om het begin van je dag aan te geven.

• Een tafelkleed om je werkruimte mee te associëren (dat je verwijdert zodra de werkdag voorbij is).

Waar je je bureau ook aanwijst en hoe je je ruimte ook ontwerpt, zorg ervoor dat het een plek is die je energie geeft voor de dag en de efficiëntie bevordert.

6. Demp app-meldingen van 9.00 tot 17.00 uur

Een van de gemakkelijkste manieren om afgeleid te raken is door persoonlijke en professionele apps overmatig te controleren. Van Slack tot sociale media, vijf minuten kunnen in een mum van tijd 50 worden, dus het is belangrijk om meldingen te dempen om afleiding te voorkomen.

Hoewel het moeilijk kan zijn om je telefoon de hele dag met rust te laten, zijn er enkele manieren waarop je kunt voorkomen dat je hem oppakt. Je kunt bijvoorbeeld de afleidingsmodus inschakelen, waardoor app-meldingen worden gedempt. Een andere optie is om een fysieke telefoonkluis te gebruiken. Met een lockbox kun je een timer instellen voor de hoeveelheid tijd die je zonder afleiding wilt zijn. Dit is vooral handig als je een taak uitstelt en het niet lukt om deze te voltooien omdat je telefoon een gemakkelijke afleiding is. 

Sommige teams kiezen er zelfs voor om bepaalde sociale mediakanalen helemaal te blokkeren voor toegang op je computer. Hoe je dit ook bereikt, vermijd alle sociale media tijdens de werkuren. 

Je kunt dezelfde uitdagingen aangaan met werk-apps. Meldingen kunnen je uit de flow-status halen en voorkomen dat je vervaldatums haalt. Diep werk: demp app-meldingen tijdens deze perioden om productief te blijven. 

7. Plan tijd in om contact te leggen met je team

Op dagen dat je je losgekoppeld voelt van je teamgenoten, kan het motiveren van je team op afstand veel moeilijker zijn. Daarom is het belangrijk om zo vaak mogelijk met je teamleden te communiceren en samen te werken.

Om de verbrokenheid tegen te gaan, moet je een open dialoog met je team onderhouden door virtueel contact te leggen en samenwerking aan te moedigen. Een goede manier om te beginnen is door virtuele koffiemeetings te leiden waar teamleden elkaar leren kennen en openlijk praten over werk of hun persoonlijke leven. Een andere manier is om kantooruren en open brainstormsessies te houden om 1:1-vergaderingen tussen je team aan te moedigen. Dit bouwt een betere groepsdynamiek op en draagt bij aan een gezonde organisatiecultuur.  

8. Balanceer je werk en privéleven

Werknemers op afstand leren opnieuw de grenzen van werk en privéleven. Zonder de duidelijke scheiding tussen kantoor en Startpagina kan het een uitdaging zijn om te weten wanneer je het werk op je bureau moet achterlaten en wanneer je je moet concentreren op je privéleven. 

Het negeren van deze grenzen kan leiden tot Burnout. 71% van de werknemers had in 2020 last van Burnout. Het is belangrijk om de tekenen van overwerktheid te kennen en prioriteit te geven aan de balans tussen werk en privé. Moedig je teamleden aan om aan het eind van de dag het werk op hun bureau achter te laten en te genieten van de activiteiten die hen gelukkig maken in hun persoonlijke leven. Deze activiteiten kunnen bestaan uit tijd doorbrengen met familie, wandelen en een goed boek lezen. 

Je kunt nog een stap verder gaan door teamleden in staat te stellen te profiteren van hun flexibele schema door vroege afmeldingsdagen aan te bieden. En vergeet niet om je eigen vrije dagen te gebruiken om je persoonlijke agenda te prioriteren.

9. Beheer je tijd effectief

Werken vanuit de Startpagina brengt zijn eigen set grenzen met zich mee - van werktijden die vervagen tot virtuele vergaderingen gedurende de dag. Het effectief beheren van je tijd kan uitstel voorkomen en ervoor zorgen dat je je belangrijkste werk op tijd voltooid.  

Er zijn een paar verschillende tijdmanagementtips die je kunnen helpen je tijd effectiever te beheren. 

• Probeer de eet-de-kikker-methode om 's ochtends eerst uitdagende taken te identificeren.

• Gebruik de tijdblokkeringstechniek om je werkweek op te splitsen in beheersbare tijdslots om je e-mail te controleren of aan projecten te werken. 

• Voorkom uitstelgedrag en verhoog de focus met de Pomodoro-techniek.

Het is vooral belangrijk om de wet van Parkinson te bestrijden, die stelt dat je werk zal uitbreiden om de toegewezen tijd voor voltooiing ervan te vullen. Om dit probleem te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat je tijdsblokken plant voor je dagelijkse taken om ervoor te zorgen dat je je belangrijke werk gedaan krijgt. 

10. Vergeet niet om te lopen, te rekken en te bewegen

Binnen zitten kan soms verstikkend zijn, vooral zonder je teamleden om mee te praten. Of je nu alleen bent op je startpagina of niet, het is handig om de hele dag door stevige wandelingen te maken.

Een stevige wandeling kan je hoofd leegmaken en je inspireren om fris terug te komen op je werk. Zelfs gewoon buiten zitten met je favoriete drankje in de hand kan heel verjongend zijn. 

Hoe je er ook voor kiest om frisse lucht te krijgen, naar buiten gaan zal leiden tot betere werkoplossingen, een betere balans tussen werk en privé stimuleren en je helpen om je te concentreren op je werk met een hoge impact wanneer je weer aan je bureau bevindt.

11. Verminder het schakelen tussen apps

Van het jongleren met videogesprekken tot het beheren van je werkomgeving, er is veel om op een bepaalde dag aan te pakken. App-overbelasting verhoogt multitasking en verlaagt de productiviteit. In feite schakelen werknemers 25 keer per dag tussen 10 apps om hun werk te doen, waarbij 1 op de 4 vertrouwt op verouderde tools zoals spreadsheets om hun werk te beheren.

Werkgerelateerde taken, zoals het zoeken naar informatie en antwoorden, leiden tot meer werk over werk. Deze taken zijn een probleem voor de productiviteit en teams als geheel.  Gebruik in plaats daarvan organisatietools om meerdere projecten beter te beheren en je tijdbeheervaardigheden naar een hoger niveau te tillen. 

Door al je plannen en projecten op één plaats te zetten, kun je het hoofd koel houden terwijl je je drukke schema en alle afleidingen van het werken vanuit je Startpagina in evenwicht houdt. Organisatorische tools helpen je om prioriteiten bij te houden, je workflows te stroomlijnen en plannen duidelijk te maken voor je teamleden. 

Verhoog de productiviteit met tools voor werken op afstand

Als het gaat om een productieve dag op de startpagina, kunnen familieleden, onvoldoende kantoorruimte en een druk schema het moeilijk maken om je werk gedaan te krijgen. Je wilt ook je mentale gezondheid in gedachten houden en deelnemen aan activiteiten die je leuk vindt in je vrije tijd. 

Het draait allemaal om de perfecte balans, maar het is niet onmogelijk om te bereiken. Met behulp van de bovenstaande 11 productiviteitstips kun je in de loop van de tijd nieuwe gewoonten creëren die niet alleen je productiviteit verbeteren, maar ook je algehele geluk. 

Als je op zoek bent naar hulp bij het verbinden van je externe team en tegelijkertijd de efficiëntie wilt verbeteren, probeer dan software voor werken op afstand. Plan projecten, coördineer werk en bereik je doelen met Asana.