Soorten werkroosters: de juiste aanpak voor je team vinden

Je team is het belangrijkste onderdeel van elk project. Hun werk - en hun tijd - is essentieel om projectdoelstellingen aan te pakken en bedrijfsgroei te stimuleren. En wanneer je de tijd van je team effectief beheert, kun je elke persoon in staat stellen om zijn beste werk te doen. 

Dat is waar werkroosters van pas komen. Wanneer het goed wordt gedaan, maakt een werkplanning optimaal gebruik van de bandbreedte van je team en zorgt het ervoor dat je project of bedrijf de middelen heeft die het nodig heeft om te slagen.

Wat is een werkplanning?

Een werkrooster geeft de specifieke dagen en uren weer waarop je team zal werken. Het dient als een routekaart, zodat teamleden weten wanneer ze beschikbaar moeten zijn en helderheid hebben over wie wanneer werkt. 

Er zijn veel verschillende manieren om een werkrooster te maken. Het type schema dat je kiest, hangt af van de behoeften van je team, je project- en bedrijfsdoelstellingen en je unieke organisatiecultuur. Bijvoorbeeld:

• Webengineeringteams kunnen een flexibeler fulltime schema gebruiken waarmee werknemers hun eigen uren kunnen instellen.

• Klantenserviceteams kunnen in roterende diensten werken om 24 uur per dag ondersteuning te bieden. 

Neem altijd contact op met je interne juridische en HR-teams voordat je wijzigingen in de werkschema's doorvoert, omdat er lokale of nationale wettelijke beperkingen en procedurele vereisten kunnen zijn.  

Hieronder bespreken we soorten werkroosters om te vinden wat geschikt is voor de workflow van je team.

Basiswerkroosters

Basisroosters worden puur gedifferentieerd door het aantal gewerkte uren. Over het algemeen betekenen basiswerkroosters dat je teamleden elke week hetzelfde aantal uren werken. Dat gezegd hebbende, kun je altijd fulltime of parttime weekschema's aanpassen om extra flexibiliteit toe te voegen of specifieke bedrijfsbehoeften te dekken. 

Fulltime werkschema

Fulltime roosters omvatten ongeveer 40 uur per week, meestal van maandag tot en met vrijdag, hoewel individuele landen fulltime werk anders kunnen definiëren. 

• Voorbeeld: landen zoals IJsland, Schotland en België hebben de vierdaagse werkweek ingevoerd. 

Deeltijds werkschema

Deeltijdschema's bevatten (je raadt het al) minder uren dan voltijdschema's. Dit laat veel speelruimte. 

• Voorbeeld: Een parttime werknemer kan twee uur per week werken of 25 uur per week. 

Flexibele werkroosters

Flexibele schema's zijn gebruikelijk voor teams op afstand. Sterker nog, 35% van de werknemers zegt dat een flexibele benadering van werktijden cruciaal is voor het verbeteren van de balans tussen werk en privé.

Flexibele schema's bieden ruimte voor teamleden om te werken wanneer ze het meest productief zijn en hun uren aan te passen aan hun persoonlijke schema's. Dit kan de balans tussen werk en privé verbeteren, de flow-staat stimuleren en essentiële focustijd bieden aan personen die 's ochtends vroeg of 's avonds beter werken.

Hieronder staan de meest voorkomende soorten. 

Flexibele tijd

Deze optie stelt 'kernuren' vast wanneer teamleden op kantoor of online en beschikbaar moeten zijn, bijvoorbeeld van 11.00 tot 15.00 uur. Buiten die kernuren kan je team volgens hun eigen schema werken. 

• Voorbeeld: je kunt besluiten om van 7.00 tot 15.00 uur te werken, terwijl een ander teamlid van 10.00 tot 18.00 uur werkt. 

Jaarlijkse uren

Handig als je team aanzienlijke ebben en vloeden in de vraag heeft, jaarlijkse uren geven werknemers elk jaar een specifiek totaal aantal uren - meestal met enkele kernuren per werkweek. 

• Voorbeeld: een engineeringteam kan extra uren werken in de weken voorafgaand aan een grote lancering en vervolgens minder uren werken in de week erna. 

Gecomprimeerd werkschema

Een gecomprimeerd werkschema stelt teamleden in staat om hun uren in minder dagen te persen. 

• Voorbeeld: je kunt vier dagen van 10 uur werken in plaats van vijf dagen van acht uur. 

Werkschema voor freelancers

Freelancers zijn aannemers in plaats van werknemers en kunnen meestal werken volgens een schema dat past bij hun eigen behoeften. Vaak worden freelancers betaald bij de voltooiing van een project in plaats van voor het aantal uren dat ze werken. 

• Voorbeeld: Een schrijver blokkeert tijd voor freelance projecten in de ochtenden, van 7.00 uur tot 11.00 uur, en richt zich op het schrijven van haar eigen boek in de middagen.

Hybride werkschema

Een hybride werkschema is wanneer teams afwisselend op afstand en op kantoor werken, waardoor mensen de flexibiliteit krijgen om op afstand te werken en de voordelen van persoonlijke samenwerking. 

• Voorbeeld: Een klein merkontwerpteam komt op woensdag op kantoor bijeen en werkt de rest van de week vanuit de startpagina.  

Ploegendiensten

Ploegendiensten bieden een meer gestructureerde aanpak. Ze worden het vaakst gebruikt door teams met ongebruikelijke uren, bijvoorbeeld een klantenserviceteam dat 24 uur per dag ondersteuning biedt, of een cateringteam dat in de vroege ochtenduren maaltijden moet bereiden. 

Roterend ploegenschema

Met dit soort ploegenschema kunnen bedrijven 24 uur per dag werken, waarbij werknemers in rotaties werken. 

• Voorbeeld: sommige teamleden werken overdag, terwijl anderen vroeg in de ochtend of nachtdiensten werken. 

Gesplitste ploegendienst

Dit type planning verdeelt de dienst van een werknemer in twee delen. 

• Voorbeeld: een teamlid kan 's ochtends inklokken voor een dienst, uitklokken en 's avonds terugkomen voor een andere dienst. 

Werkschema voor oproepdiensten

Wanneer een werknemer oproepbaar is, is hij of zij beschikbaar om te werken als dat nodig is. Ze werken meestal nog steeds hun normale dienst en blijven dan beschikbaar zodra ze vertrekken. Diensten op afroep roteren meestal tussen teamleden op bepaalde dagen van de week, zodat niemand altijd alert hoeft te zijn. 

• Voorbeeld: Een werknemer werkt van 9.00 tot 17.00 uur en is na het werk beschikbaar voor het geval er een dienst onderbezet is of als er een noodgeval is. 

Neem voor alle soorten werkschema's altijd contact op met uw interne teams over wat er beschikbaar is op basis van uw werknemerscontracten en lokale wetgeving. Het is altijd een goede gewoonte om met werknemers te overleggen over eventuele wijzigingen in het werkschema en dit van tevoren te melden. In veel landen is dit zelfs vereist. 

Bovendien specificeren arbeidscontracten buiten de VS meestal de dagen en uren dat teamleden zullen werken. Neem altijd contact op met je interne HR- en juridische teams voordat je wijzigingen aanbrengt.

Een werkplanning maken in 8 stappen

Volg deze stappen om een op maat gemaakt werkschema te maken dat je team klaarstoot voor succes.  

1. Identificeer vereisten en middelen

Voordat je begint met plannen, moet je uitzoeken voor welk werk je team verantwoordelijk zal zijn - plus de middelen waar je mee moet werken. Op die manier kun je de tijd van je team plannen op een manier die je projectdoelstellingen realistisch zal bereiken.

Als je team bestaat uit werknemers in loondienst, identificeer dan hoeveel mensen er in je team zitten, de uren die ze meestal werken en eventuele aankomende verlof- of vakantietijd. Als je vertrouwt op teamleden of aannemers die per uur werken, raadpleeg dan je projectbudget om te bepalen hoeveel uur je werknemers of aannemers per week kunt betalen. 

2. Bepaal wanneer je team moet werken

Afhankelijk van de behoeften van je bedrijf of project, moet je misschien teamleden op specifieke tijden beschikbaar hebben. Stel jezelf deze vragen om te bepalen welk type planning het meest zinvol is voor je team. 

• Werkt je team binnen kantooruren in één tijdzone of verspreidt je team zich over verschillende tijdzones? Als dat het laatste is, moet je misschien vergaderingen inplannen op specifieke tijden om tijdsverschillen op te vangen - sommige teamleden moeten bijvoorbeeld om 8.00 uur Pacific Time online zijn om collega's in Europa te ontmoeten. 

• Heb je iemand nodig die buiten de normale bedrijfsuren bereikbaar is? Een team van softwareontwikkelaars kan bijvoorbeeld een oproepbare persoon aanwijzen voor het geval de bedrijfswebsite of server uitvalt. 

• Werkt je team buiten de normale bedrijfsuren? Een 24-uurs klantenserviceteam kan bijvoorbeeld een roterend ploegenschema gebruiken om continue klantondersteuning te bieden. 

• Wat voor soort werkverzoek verwacht je op verschillende tijdstippen van de dag, het jaar of de maand? Een B2B-bedrijf kan bijvoorbeeld de verkoop rond de feestdagen vertragen, terwijl een cateringbedrijf elke dag rond etenstijd kan opschalen. 

• Moet je team persoonlijk samenkomen of kun je asynchroon werken? En als je face time nodig hebt, wat zijn dan de ideale uren om elkaar te ontmoeten? Als je kiest voor een flexibeler schema, kunnen deze vragen je helpen de 'kernuren' van je team te bepalen. 

3. Maak een lijst van de vereisten voor elke dienst

Nu je hebt vastgesteld wanneer je team beschikbaar moet zijn, moet je nadenken over de personeelsvereisten voor elke dienst. Zo creëer je elke dag een ideale balans tussen leiderschap en expertise. 

Stel jezelf om te beginnen de volgende vragen: 

• Kunnen teamleden zelfstandig werken of zou het helpen om iemand in een leiderschapspositie beschikbaar te hebben om toezicht te houden of vragen te beantwoorden? Een team van verpleegkundigen moet bijvoorbeeld altijd een arts in dienst hebben om ernstigere ziekten te triëren.

• Welk type expertise is vereist? Een operationeel team heeft bijvoorbeeld mensen nodig met verschillende soorten expertise tussen 9.00 en 17.00 uur, zoals een receptioniste, een officemanager en een IT-specialist. 

• Moeten teamleden met specifieke expertise op verschillende tijdstippen beschikbaar zijn? Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn op een verkoopteam dat werkt met accounts in meerdere wereldwijde regio's. Een accountmanager kan 's ochtends vroeg online zijn om klanten in Europa te ontmoeten, terwijl een andere 's avonds werkt om te synchroniseren met teams in Azië.  

Je kunt een personeelsplanningssjabloon gebruiken om de dekkingsbehoeften te voorspellen, de capaciteit van je team te documenteren en planningshiaten te voorkomen wanneer je je werkschema afrondt.

4. Leer je team kennen

Om je werkschema zo effectief mogelijk te maken, is het belangrijk om verder te gaan dan alleen het aanvragen van ieders beschikbaarheid. 

Vraag elk teamlid wanneer ze het liefst werken en wanneer ze het meest productief zijn - bijvoorbeeld 's ochtends vroeg of aan het eind van de dag. Op die manier kun je ervoor zorgen dat elke persoon optimaal werkt en voorkomen dat je teamvergaderingen plant tijdens de favoriete focustijd van teamleden. 

Leer bovendien de favoriete samenwerkingsmethode van elke persoon kennen. Als teamleden bijvoorbeeld waarde hechten aan face-to-face vergaderingen, maar ook ongestoorde focustijd nodig hebben, kan het opstellen van een flexibel schema met kernuren een goede optie zijn. 

5. Maak je schema

Nu je de vereisten en voorkeuren van het team hebt uitgewerkt, kun je beginnen met het opstellen van het werkschema van je team. Het formaat en de mate van detail die je opneemt, hangen af van het type schema dat je kiest, bijvoorbeeld of je roterende diensten of standaard 9-5 dekking plant. 

Hier volgen echter enkele belangrijke onderdelen die je voor alle soorten werkplanningen moet opnemen: 

• De naam van elk teamlid

• De datums en tijden waarop ze worden geacht te werken

• Het soort werk waar elke persoon verantwoordelijk voor is

• Waar ze zullen werken (bijvoorbeeld of ze op kantoor of op afstand zullen zijn)

Merk op dat het bovenstaande werkschema puur als voorbeeld is opgenomen en niet het werkschemabeleid van Asana vertegenwoordigt. 

Zodra je je eerste werkschema hebt opgesteld, moet je contact opnemen met je juridische en human resources-teams om te bespreken welke stappen je moet nemen om ervoor te zorgen dat je schema voldoet aan alle nationale, federale en staatsregels. 

6. Houd rekening met wijzigingen

Het leven gebeurt - mensen worden ziek, hebben noodgevallen in het gezin en nemen welverdiende vakanties. Daarom is het belangrijk om te plannen hoe je wijzigingen aanbrengt in het werkschema van je team wanneer zich onverwachte gebeurtenissen voordoen. 

Houd rekening met het volgende wanneer je het werkschema van je team maakt: 

• Ziektedagen: bepaal wat er gebeurt als iemand op het laatste moment een vrije dag nodig heeft. Je moet bijvoorbeeld een vervanger vinden of een contactpersoon aanwijzen om dringende verzoeken of vragen te behandelen. Of je kunt teamleden toestaan om indien nodig diensten met elkaar te wisselen. 

• Gepland verlof: maak duidelijke richtlijnen voor hoe werknemers verlof moeten aanvragen. Bedenk hoe ver van tevoren ze je moeten laten weten - je hebt bijvoorbeeld meer kennisgeving nodig als iemand een week of langer weg is, en minder kennisgeving voor enkele vrije dagen.

• Back-upbeschikbaarheid: documenteer de back-upbeschikbaarheid van je team van tevoren en wijs secundaire contactpunten aan voor specifieke bedrijfs- of projectbehoeften. Op die manier heb je een referentie wanneer je open diensten moet dekken vanwege ziektedagen en geplande vrije tijd. Je kunt de voortdurende dekking delen in een bedrijfscontinuïteitsplan. 

7. Deel je planning

Om een werkschema effectief te laten zijn, moet het toegankelijk zijn voor iedereen in je team. Het delen van het werkschema van je team zorgt voor de helderheid die nodig is om teamleden efficiënt samen te laten werken. Het laat mensen weten wie er op een bepaald moment beschikbaar is voor aanvragen en vragen, en creëert grenzen voor teamleden die niet aan het werk zijn. 

Er zijn verschillende tools die je kunt gebruiken om je werkschema te maken en te delen, van eenvoudige Excel-sjablonen tot meer robuuste projectbeheersoftware. 

De voordelen van het maken van je werkplanning in Asana

Met een tool als Asana:

• Kun je eenvoudig informatie delen in een central source of truth, zodat je team toegang heeft tot de meest actuele versie van je planning. 

• Teamleden kunnen hun beschikbaarheid eenvoudig bijwerken en notities in realtime delen. 

• Je kunt het werkschema van je team visualiseren met verschillende projectweergaven, waaronder lijst-, bord-, agenda- of tijdlijnopties.

8. Vraag om feedback

Het eerste werkschema dat je maakt hoeft niet perfect te zijn. Je kunt er zelfs van uitgaan dat je het rooster van je team voortdurend moet aanpassen en verbeteren, en het verzamelen van feedback is een essentieel onderdeel van dat proces.

Stel een regelmatige cadans in voor het vragen van input van je team, bijvoorbeeld aan het einde van elke maand of elk kwartaal. Op die manier kun je het werkschema van je team blijven aanpassen en elke persoon in staat stellen zich te concentreren en samen te werken tot zijn volledige potentieel. 

Hoe helpt een werkrooster je Team?

Een werkrooster kan je team in staat stellen om hun beste werk te leveren. Zo werkt het. 

• Verhoog de productiviteit: verschillende mensen kunnen op verschillende tijdstippen productief zijn - sommigen vinden bijvoorbeeld hun flow tijdens de ochtenduren, terwijl anderen 's avonds beter werken. Met een werkschema kun je gebruikmaken van de voorkeursuren van je teamleden, zodat ze kunnen werken wanneer ze het meest productief zijn.

• Benut de sterke punten van je team: verschillende teamleden hebben verschillende vaardigheden. De ene persoon kan bijvoorbeeld extravert zijn en goed communiceren met klanten, terwijl een ander uitblinkt in coördinatie achter de schermen. Door deze verschillen in gedachten te houden tijdens het plannen, kun je ervoor zorgen dat de sterke punten van je team goed in balans zijn.

• Creëer helderheid: door een werkplanning met je team te delen, weet iedereen wie er werkt en wanneer. Op die manier weten teamleden altijd wie er op een bepaald moment beschikbaar is om te helpen. En wanneer mensen vrij zijn, weet het hele team dat, zodat werknemers volledig kunnen ontkoppelen. 

• Tijd besparen: het maken van een werkschema kost misschien wat meer tijd vooraf, maar je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn. Zodra je een consistent planningsproces hebt opgesteld - samen met richtlijnen voor het aanvragen van vrije tijd - besteed je minder tijd aan logistiek en last-minute aanpassingen. 

• Houd de kosten in de gaten: als je teamleden per uur worden betaald, wat gebruikelijk is in de VS, is een werkschema een gemakkelijke manier om de kosten te stroomlijnen en binnen je projectbudget te blijven. Het helpt je de werkuren van werknemers of aannemers te beheren en kostbare overplanning te voorkomen. Je kunt ook voorkomen dat je te weinig inplant en ervoor zorgen dat je nooit met een tekort aan mensen zit. 

• Blijf compliant: Afhankelijk van het aantal uren dat teamleden werken, kunnen ze recht hebben op bepaalde voordelen, zoals minimale rustpauzes, maaltijdpauzes of overuren. Het gebruik van een werkschema om de uren van werknemers te beheren, kan je helpen om te blijven voldoen aan nationale, federale en staatswetten en -regels, zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA) in de VS of werktijdvereisten in Europa. Zorg ervoor dat je contact opneemt met je juridisch adviseur voordat je een nieuw werkschema voorstelt. 

Gebruik een werkschemasjabloon om met vertrouwen te plannen

Wanneer het goed wordt gedaan, speelt een werkschema in op de sterke punten van je team en stelt het elk teamlid in staat om zo productief mogelijk te zijn. Wanneer je een werkrooster deelt met je team, kan iedereen duidelijk zien welke teamleden op een bepaald moment beschikbaar zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en wie er niet werkt.