Alles wat je moet weten over hybride werkroosters

De COVID-19-pandemie heeft ons laten zien dat werken op afstand mogelijk is, en soms zelfs de voorkeur heeft. Uit onderzoek blijkt dat werknemers zich thuis vaak beter kunnen concentreren, en minder tijd besteden aan woon-werkverkeer betekent meer tijd voor ons persoonlijke leven. Maar nu kantoren weer open gaan, is het ook duidelijk dat persoonlijke samenwerking even waardevol is. Net zoals werken op afstand ons meer focus en flexibiliteit geeft, biedt het kantoor een broodnodige plek om te socializen en samen te werken met onze collega's. 

Maar de kloof tussen de startpagina en het kantoor hoeft geen of/of te zijn. Dankzij hybride werk kun je de voordelen van beide krijgen. 

Zo ontwerp je je hybride werkbeleid: een door onderzoek ondersteund draaiboek

Leer hoe je hybride werk definieert, je huidige beleid analyseert en het beste hybride werkbeleid voor de behoeften van je organisatie creëert en invoert.

Krijg de inzichten

Wat is een hybride werkschema? 

Een hybride werkschema is een flexibel werkmodel dat werken op afstand en op kantoor combineert. Hiermee kunnen werknemers op sommige dagen vanuit de Startpagina werken en op andere dagen op kantoor. Werknemers hoeven niet altijd op kantoor te zijn, maar ze zijn ook niet strikt genomen telewerkers. In plaats daarvan plukken teamleden in hybride teams de vruchten van beide werelden - de kameraadschap van werk op kantoor, plus de focus en flexibiliteit van werken op afstand. 

De drie verschillende werkmodellen

Hybride werk is een van de drie verschillende werkmodellen. Hier zie je hoe ze zich verhouden: 

• Werkschema op kantoor: Teamleden werken altijd op kantoor, behalve af en toe thuiswerkdagen voor doktersafspraken, kinderopvang en eenmalige levensomstandigheden. 

• Werkschema op afstand: Iedereen in het team werkt op afstand vanaf verschillende locaties. Er is geen fysiek kantoor, maar werknemers op afstand kunnen elkaar een paar keer per jaar persoonlijk zien voor teamevenementen of vergaderingen op locatie.

• Hybride werkschema: dit is een combinatie van de twee voorgaande modellen. Werknemers werken op sommige dagen vanaf de Startpagina en op andere dagen op kantoor. Sommige hybride werkmodellen laten werknemers kiezen wanneer ze naar kantoor komen, terwijl meer gestructureerde schema's specifieke dagen toewijzen voor thuis- of kantoorwerk. 

Wat zit er achter de hybride werk trend?

Hybride werk is niet nieuw, maar het is populairder als gevolg van COVID-19. De pandemie heeft aangetoond dat werken op afstand mogelijk is en zelfs voordelig dankzij verbeterde flexibiliteit, balans tussen werk en privé en focustijd. Toen de wereld weer openging, werd het duidelijk dat werken op kantoor niet de enige manier is om productief te zijn. Werknemers gaan van nature naar het kantoor voor teamwerk en naar huis voor meer focus-intensieve taken. 49% van de werknemers ziet het kantoor zelfs meer als een sociale ruimte dan vroeger, vooral als het gaat om samenwerkingstaken zoals strategie en planning, onboarding, 1:1-vergaderingen en training. 

De infrastructuur voor werken op afstand die tijdens de pandemie is geïmplementeerd, is er nog steeds, wat betekent dat het voor teams gemakkelijker is geweest om hybride schema's aan te nemen en flexibel te blijven te midden van de aanhoudende onzekerheden van COVID. Nu verdeelt 42% van de werknemers die op afstand kunnen werken hun tijd tussen de startpagina en het kantoor, en dat aantal zal naar verwachting de komende jaren oplopen tot 53%. 

Zo ontwerp je je hybride werkbeleid: een door onderzoek ondersteund draaiboek

Leer hoe je hybride werk definieert, je huidige beleid analyseert en het beste hybride werkbeleid voor de behoeften van je organisatie creëert en invoert.

Krijg de inzichten

Soorten hybride werkroosters

Hybride werk is er in vele vormen, wat betekent dat je het werkschema van je team kunt aanpassen aan specifieke behoeften en voorkeuren. Terwijl je je weg vindt in de wereld van hybride werken, kun je deze veelvoorkomende hybride werkopties bekijken en meer te weten komen over hun voor- en nadelen.  

Cohort-schema's

Cohort-schema's zijn de meest gestructureerde hybride werkaanpak. Met dit format volgt iedereen één gemeenschappelijke regel die is ingesteld door hun manager of het bedrijf. Zo werkt iedereen in het bedrijf op maandag en dinsdag op kantoor, met de mogelijkheid om van woensdag tot en met vrijdag vanuit de Startpagina te werken. 

Hier zijn een paar populaire soorten cohortschema's: 

• 3:2-model: Werknemers brengen drie dagen op kantoor door en twee dagen thuis. Dit hybride werkbeleid is eenvoudig te coördineren en stelt iedereen in staat om op dezelfde dagen van de week op kantoor te zijn. Er is echter ten minste één nadeel: het 3:2-model staat bedrijven niet toe om hun kantoorruimte te verkleinen, dus het kan duur zijn.

• Bottom-up model: Het bedrijf laat individuele teams beslissen welke dagen ze op kantoor moeten zijn. Ze stellen een doel (zoals twee dagen op kantoor per week) en laten elk team beslissen wat voor hen het beste werkt. Met het bottom-up model kunnen teams samenwerken om te bepalen welk kantoorschema optimaal is voor iedereen - en omdat verschillende teams op verschillende dagen op kantoor zijn, kun je je kantoorruimte verkleinen. Een mogelijk nadeel van deze methode is dat het moeilijker is om cross-functional teams op dezelfde dag op kantoor te krijgen. 

• Gespreide roosters: dit hybride model specificeert niet alleen de dagen waarop werknemers moeten komen, maar bepaalt ook hoe laat ze moeten komen, tot op het exacte uur van aankomst en vertrek. Gespreide schema's zijn het meest rigide cohortschema en zijn het beste voor ploegendienst. Een dokterspraktijk kan bijvoorbeeld gespreide schema's gebruiken om ervoor te zorgen dat er de hele dag voldoende personeel beschikbaar is, terwijl het nog steeds met verminderde capaciteit werkt om COVID-risico's te vermijden. Dit zou artsen in staat stellen om patiënten virtueel te zien op hun werk-vanaf-huis dagen, maar er nog steeds voor te zorgen dat er voldoende dekking op kantoor is. 

Als je team terugkerende diensten en dekking moet beheren, overweeg dan ons werkschemasjabloon te gebruiken om de planning te standaardiseren en de handmatige inzet voor het plannen van wekelijkse uren te verminderen.

Flexibele planningen

Flexibele schema's zijn precies dat: flexibel. Ze bieden geen harde regels. In plaats daarvan kunnen werknemers thuiswerken wanneer ze willen en naar kantoor komen wanneer ze willen. 

• Flexi-place: dit hybride model geeft individuele teamleden de vrijheid om te beslissen waar ze op een bepaalde dag willen werken. Het is vergelijkbaar met de bottom-up-methode, maar de beslissingsbevoegdheid ligt bij individuen in plaats van bij hele teams. Als je je kantoor wilt inkrimpen, kunnen flexi-pace-schema's nog steeds werken, zolang je een bureau-reserveringssysteem hebt. Als je beperkte ruimte hebt voor werk op kantoor, betekent dit dat werknemers een werkruimte kunnen reserveren voordat ze binnenkomen. Houd er rekening mee dat je op een bepaalde dag misschien geen ruimte meer hebt, dus teamleden die willen komen, kunnen dat misschien niet.

• Flexi-time: met dit model kunnen teamleden hun uren kiezen. Op dagen dat ze thuiswerken, kunnen teamleden bijvoorbeeld van 8.00 uur tot 12.00 uur werken, boodschappen doen en vervolgens weer inloggen van 15.00 uur tot 19.00 uur. Je kunt flexibele werktijden ook combineren met flexibele werkplekregelingen of cohortschema's om je werknemers nog meer flexibiliteit te bieden. 

Voordelen van hybride werkroosters

Er is een reden waarom hybride werkschema's in opkomst zijn. Wanneer ze goed worden uitgevoerd, maximaliseren ze de voordelen van zowel werken op afstand als op kantoor. Zo werkt het: 

Verhoog de flexibiliteit en werknemerstevredenheid

De meeste kenniswerkers zijn het erover eens dat de kloof tussen startpagina en kantoor geen of/of is, maar een zowel/als. Werknemers geven de voorkeur aan de flexibiliteit van een hybride werkomgeving omdat het hen helpt om hun werk rond hun persoonlijke leven te laten passen. Omdat werknemers niet elke dag hoeven te pendelen, hebben ze meer tijd en flexibiliteit voor persoonlijke en gezinsverplichtingen. En aan de andere kant kan je team nog steeds de vruchten plukken van persoonlijke samenwerking wanneer ze op kantoor zijn. Dat is het ultieme recept voor werknemerstevredenheid - werknemers kunnen een rijk persoonlijk leven leiden en zich toch verbonden en betrokken voelen op het werk. 

Hybride werknemers presteren meestal beter dan werknemers die alleen op kantoor werken en zijn veel gelukkiger. De reden is dat flexibiliteit een enorm voordeel voor hen is - ze krijgen de kans om activiteiten te doen die ze echt waarderen terwijl ze beter presteren op het werk.”

Breng focustijd en samenwerking in evenwicht

Uit ons onderzoek blijkt dat werknemers hun beste geschoolde werk thuis doen, waar ze zich beter kunnen concentreren. Aan de andere kant geven werknemers de voorkeur aan kantoortijd voor samenwerkingstaken zoals strategie en planning, onboarding, 1:1-vergaderingen en training en ontwikkeling. Een goed gemaakt hybride werkschema plukt beide voordelen - teamleden kunnen thuis werken om hun focus te maximaliseren tijdens geschoolde taken en vervolgens naar kantoor komen voor interpersoonlijk werk. 

Kosten verlagen

Sommige soorten hybride werkroosters kunnen je helpen geld te besparen. Als werknemers minder op kantoor zijn, kun je misschien inkrimpen en de overheadkosten voor kantoorruimte en materialen verlagen. Dit hangt echter af van het soort hybride schema dat je gebruikt. Als verschillende teams op verschillende dagen naar kantoor komen, heb je niet zoveel bureauruimte nodig. Maar als iedereen in je bedrijf op specifieke dagen naar kantoor moet komen, heb je nog steeds een bureau voor iedereen nodig. 

Beste praktijken voor hybride werken

Hybride werk kan de tevredenheid en productiviteit van je team vergroten, maar je moet het wel goed doen. Als je bedrijf hybride werk aanneemt, is dit waar je je op moet concentreren om het meeste uit de tijd van je team te halen - samen en apart.

Coördineer de tijd op kantoor

Hybride werken is het meest effectief wanneer werknemers nog steeds face-to-face kunnen samenwerken. Op die manier krijgt je team het beste van beide werkomgevingen - de afleidingvrije focus van werken op afstand plus de betrokkenheid en interpersoonlijke verbinding van werken op kantoor. Dit evenwicht vereist echter enige coördinatie. 

De oplossing? Synchroniseer de tijd op kantoor. In plaats van individuen elke dag hun eigen locatie te laten kiezen, stel je een gemeenschappelijk schema in met je Team om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde dagen op kantoor is. Voordat je je schema vastlegt, stuur je een enquête om informatie te verzamelen over welke dagen teamleden de voorkeur geven aan fysiek werken versus werken op afstand. Gebruik die informatie vervolgens om een hybride schema te maken dat past bij de unieke behoeften van je Team. 

Persoonlijke verbinding bevorderen

Ons onderzoek toont aan dat 41% van de werknemers zich meer geïsoleerd voelt wanneer ze op afstand werken, dus wanneer je een deel van de tijd vanuit huis werkt, is persoonlijke verbinding veel waardevoller. Dat betekent dat het niet alleen belangrijk is om de tijd van je team op kantoor te synchroniseren, maar ook om het meeste uit jullie tijd samen te halen. 

Hier lees je hoe je persoonlijke connecties kunt aanmoedigen in een hybride werkplaats: 

• Maak tijd voor persoonlijke samenwerking. Haal het meeste uit je tijd samen - plan 1:1-vergaderingen en werk samen aan synchronisaties zoals brainstormsessies op dagen dat je team op kantoor is.

• Reserveer tijd voor persoonlijke binding. Maak tijd vrij voor teamlunches, koffiechats, happy hours en andere teamevenementen wanneer iedereen samen op kantoor is. 

• Vergeet virtuele verbindingen niet. Bouw ijsbrekervragen in je vergaderagenda in om teamleden aan te moedigen zich open te stellen via video. 

Creëer een cultuur van transparantie en vertrouwen

Met hybride schema's kan je team werken op de manier waarop ze het meest productief zijn, maar ze betekenen ook dat je collega's niet elke dag persoonlijk ziet. Voor momenten waarop je fysiek ver weg bent, zijn transparantie en vertrouwen essentieel om je team te helpen verbonden te blijven. Je moet weten waar je teamleden aan werken en hoe je met hen kunt communiceren, maar je moet er ook op kunnen vertrouwen dat iedereen werkt, zelfs als je ze niet kunt zien. 

Hier zijn enkele manieren om transparantie en vertrouwen in je team te bevorderen: 

• Maak je agenda openbaar en blokkeer tijd voor focus en persoonlijke afspraken. Op die manier weet je team wanneer je minder snel reageert. Bovendien voorkomt het delen van je agenda dat mensen vergaderingen plannen wanneer je niet beschikbaar bent. 

• Deel je communicatievoorkeuren met je team en laat hen weten wanneer je meestal berichten beantwoordt. Laat je team bijvoorbeeld weten of je liever e-mail dan Slack-berichten gebruikt en stel verwachtingen in dat je misschien niet meteen reageert als je je probeert te concentreren. Je kunt ook statussen instellen in je agenda of in berichten-apps zoals Slack om aan te geven wanneer je gefocust of niet beschikbaar bent om te chatten. 

• Stel duidelijke begin- en eindtijden in (en communiceer deze) voor je werkdag. Het stellen van deze grenzen is vooral belangrijk als je een manager bent, omdat het werknemers aanmoedigt om volledig los te koppelen wanneer ze niet aan het werk zijn. Wanneer teamleden weten wanneer ze worden geacht te werken, zullen ze minder snel last hebben van burnout en overwerk. 

• Vermijd micromanagement. Als manager is het belangrijk om erop te vertrouwen dat je team zijn best doet, zelfs als je ze niet persoonlijk kunt zien. Zodra je richtlijnen hebt opgesteld voor je hybride werkschema, vertrouw je erop dat je team ze volgt en controleer je niet hoe en waar ze werken. Deze hands-off aanpak kan moeilijk zijn, maar het wordt ondersteund door gegevens - mensen bij bedrijven met een hoog vertrouwen rapporteren 74% minder stress, 50% hogere productiviteit en 76% meer betrokkenheid dan werknemers bij bedrijven met een laag vertrouwen. 

Geef tijd voor focus

Volgens ons onderzoek zegt 21% van de kenniswerkers dat thuiswerken hun focus zou vergroten. Maar om werknemers het meeste uit hun dagen op afstand te laten halen, hebben ze een pauze nodig van focus-zuigende meldingen en vergaderingen. Elke week verliezen werknemers bijna drie uur aan onnodige vergaderingen en elke dag worden ze gebombardeerd met 32 e-mails. Dat is een hoop verloren focustijd. 

Zo stop je de ruis en geef je prioriteit aan de focus op je Team: 

• Wijs elke week één 'dag zonder vergaderingen' aan om mensen de tijd te geven om een staat van Flow in hun werk te vinden. Dit moet een dag zijn waarop werknemers vanuit hun Startpagina kunnen werken als ze dat willen. 

• Definieer wat een vergadering zou moeten zijn en wanneer je gewoon een e-mail of een andere vorm van asynchrone communicatie kunt sturen. En vergeet niet dat niet alle vergaderingen 30 minuten of een uur hoeven te duren. Soms is een check-in van 15 minuten alles wat je nodig hebt. 

• Normaliseer langere responstijden. 50% van de managers en 42% van de individuele medewerkers hebben het gevoel dat ze meteen op meldingen moeten reageren. Maar het constant controleren van meldingen vermindert de focus, omdat het meer dan 20 minuten kan duren om weer op gang te komen na een onderbreking. Als manager kun je realistischere verwachtingen stellen rond responstijden en je team in staat stellen om meldingen te pauzeren wanneer dat nodig is.

Gebruik de juiste tools voor hybride werk

Omdat hybride schema's een combinatie zijn van fysiek en op afstand werken, heb je een tool nodig die je werknemers kan bijhouden wanneer ze van kantoor naar huis gaan, of ergens anders werken. Vergaderingen en e-mail werken misschien wanneer je persoonlijk bent, maar het wordt lastig wanneer je projecten op afstand moet coördineren.  Gelukkig kan werkbeheersoftware je helpen samen te werken in verschillende tijdzones, teams en kantoren. De juiste tool kan je helpen om werk op één centrale locatie te organiseren en iedereen op één lijn te houden over wie wat doet en wanneer. Op die manier heb je niet iedereen in een kamer nodig om te weten wat er aan de hand is - in plaats daarvan kan je team overal vandaan werken zonder iets te missen. 

Zo ontwerp je je hybride werkbeleid: een door onderzoek ondersteund draaiboek

Leer hoe je hybride werk definieert, je huidige beleid analyseert en het beste hybride werkbeleid voor de behoeften van je organisatie creëert en invoert.

Krijg de inzichten