Een dagelijks schema maken: sjabloon en voorbeelden

Soms voelt het alsof je niet genoeg uren in de dag hebt. Wanneer dit gebeurt, kan het nuttig zijn om een dag niet als een enkele eenheid te beschouwen, maar als 24 uur durende tijdsblokken. Door elk blok te scheiden, kun je specifieke tijd besteden aan werken, socializen, eten en creëren.

Als je een duidelijk inzicht hebt in hoe je je tijd gebruikt, zul je niet altijd het gevoel hebben dat je geen tijd meer hebt. Vandaag leer je het belang van een dagelijks schema voor tijdbeheer. Met dagelijkse planning kun je jezelf voorbereiden op succes, zelfs op dagen dat je je niet zo productief voelt.

Wat is een dagelijks schema-sjabloon?

Elke dag doorloop je een routine van taken, zowel op het werk als in je persoonlijke leven. Het jongleren met deze mentale takenlijst is vermoeiend, en vaker wel dan niet, helpt het je niet om het werk gedaan te krijgen. Dat is waar een dagelijks schema van pas komt - je kunt tijd in je dagelijkse agenda reserveren voor alles wat je in de komende 24 uur moet bereiken. Je kunt elke dag dezelfde indeling gebruiken voor je schema - een dagelijks schema-sjabloon. Vervolgens kun je het sjabloon eenvoudig kopiëren, bijwerken met de taken van vandaag en aan de slag gaan.

Als je de voorkeur geeft aan een eenvoudigere optie die de nadruk legt op het voltooien van taken, probeer dan een dagelijkse checklistsjabloon te gebruiken om actiepunten beter beheersbaar te houden.

Een dagelijkse planning maken in 6 stappen

Ongeacht de online planningstool die je kiest, volg deze zes stappen om een georganiseerd, mooi dagelijks planningssjabloon te maken.

1. Maak een lijst van taken

Voordat je je taken kunt organiseren, moet je eerst een lijst maken van alle items die je voor de dag moet doen. Je kunt deze items een voor een toevoegen aan je plannings-app, zodat je weet dat je ze hebt opgenomen, of een techniek gebruiken zoals de Getting Things Done (GTD)-methode om systematisch alles vast te leggen wat je moet doen. 

Voeg terugkerende taken toe aan je lijst, zoals vergaderingen, oefeningen en afspraken. Voeg ook eenmalige taken toe, zoals deadlines of telefoongesprekken. Je kunt zelf bepalen hoe specifiek je takenlijst wordt. Als je bijvoorbeeld 'gaan lunchen' wilt opnemen als een terugkerende taak om dagelijkse structuur toe te voegen, ga je gang.

Tip: Het is niet erg als je niet elke taak weet die de komende week op de planning staat. Je kunt altijd meer taken aan je lijst toevoegen als ze zich voordoen. 

2. Prioriteer taken

Maak je geen zorgen als je je overweldigd voelt nadat je je takenlijst hebt gemaakt. Je lijst zal georganiseerder aanvoelen zodra je prioriteiten stelt. Wanneer je werk prioriteert, krijg je een duidelijker idee van wat er gedaan moet worden en wanneer. Op die manier kun je, als het lijkt alsof je niet al je taken op een bepaalde dag kunt voltooien, je concentreren op de taken die de hoogste prioriteit hebben - met andere woorden, de taken die de grootste impact zullen hebben. 

Om je werk te prioriteren, begin je met het markeren van elke taak als hoge, gemiddelde of lage prioriteit. Enkele vragen die je jezelf kunt stellen bij het sorteren van je taken zijn:

• Welke taken hebben strikte deadlines?

• Welke taken moet ik op specifieke dagen voltooien?

• Over welke taken zal ik me druk maken als ik ze niet snel voltooid heb?

• Welke taken wil ik hierna voltooien?

• Welke taken kunnen wachten?

Tip: als je taken hebt die met elkaar in strijd zijn, overweeg dan welke taak het meest urgent is. Als het ene project bijvoorbeeld voor een klant is en het andere voor je baas, dan komt het klantproject waarschijnlijk op de eerste plaats. Vraag bij conflicterende deadlines hulp aan je teamleden en je manager. Kijk of er werk is dat je kunt delegeren of uitstellen.

3. Noteer deadlines

Als je dat nog niet gedaan hebt, ga dan door je online takenlijst en zorg ervoor dat elke taak een deadline heeft. Als je niet zeker weet wat de deadline moet zijn, kies dan een deadline die voor nu logisch is - je kunt deze immers altijd later bijwerken. 

Net als prioriteiten vertellen deadlines je welke taken het belangrijkst zijn en wanneer je je werk gedaan moet krijgen. Zonder duidelijke deadlines kun je per ongeluk een deliverable missen, ook al had je genoeg tijd om eraan te werken. In feite zijn onduidelijke processen de op één na grootste factor die bijdraagt aan gemiste deadlines

Tip: Deadlines zijn niet alleen van toepassing op werkprojecten. Je kunt je eigen deadlines maken voor persoonlijke taken om jezelf verantwoordelijk te houden. Als je bijvoorbeeld van plan bent om een halve marathon te lopen, moet je trainingsdeadlines instellen voor hoeveel kilometers je per week moet lopen. Door deze deadlines te maken, kun je ervoor zorgen dat je in vorm bent tegen de tijd dat de race aanbreekt.

4. Identificeer terugkerende gebeurtenissen

Zodra je de deadlines in je online takenlijst hebt genoteerd, markeer je alle gebeurtenissen die zich op terugkerende basis voordoen. Deze evenementen kunnen wekelijkse teamvergaderingen, een maandelijkse boekenclub of telefoongesprekken met klanten omvatten.

Gebruik vervolgens projectbeheersoftware om terugkerende evenementen in je dagelijkse planning te programmeren. Op deze manier hoef je niet elke week of maand Items opnieuw in te plannen. Een planningssjabloon kan dit nog gemakkelijker maken door je een gestructureerd en herhaalbaar raamwerk te bieden voor terugkerende taken, diensten of workflows.

Tip: Dit is ook een goed moment om een snelle audit van je terugkerende evenementen uit te voeren. Is er iets dat je regelmatig doet dat je zou moeten stoppen of aan iemand anders zou moeten delegeren? 

5. Items sorteren op tijd, prioriteit of deadline

Het grote moment is aangebroken - nu is het tijd om de items op je takenlijst te nemen en ze op dag en tijd te ordenen. Je kunt je dagelijkse taken ook sorteren op andere voorkeuren, zoals prioriteit of deadline.

Overweeg de stappen die je hierboven hebt uitgevoerd wanneer je je items aan je dagelijkse planningssjabloon toevoegt. Je items met hoge prioriteit moeten eerst gebeuren, terwijl items met lage prioriteit later op de dag of in de week kunnen gebeuren. Verspreid je terugkerende evenementen dienovereenkomstig door je Agenda-sjabloon. Naarmate je takenlijst kleiner wordt, zal je dagelijkse agenda vol raken. 

Tip: Je kunt je takenlijst omschakelen naar agendaweergave om te zien hoe vol je agenda is. Als je agenda te vol lijkt, kun je een extra stap toevoegen in het planningsproces. Verwijder alle taken die niet nodig lijken, zodat je ademruimte hebt om te rusten of wijzigingen aan te brengen.

6. Blijf flexibel

Nu je een duidelijk beeld hebt van hoe je dagelijkse planning eruit zal zien, kun je aan de slag. Het is belangrijk om gedurende je dag en week flexibel te blijven, omdat het schema waarmee je begint waarschijnlijk niet de exacte gebeurtenissen zal zijn die zich voordoen.

Het beste aan een digitale planner is dat het plannen van taken eenvoudiger wordt en toekomstige wijzigingen minder belastend worden. Het leven is onvoorspelbaar en moeilijk te beheersen. Klanten kunnen deadlines verschuiven en je wekelijkse maandagvergaderingen kunnen worden omgezet naar woensdag. Deze wijzigingen zullen minder stressvol zijn als je in staat bent om je dagelijkse agenda aan te passen met één klik op een knop.

Tip: Je kunt projectbeheersoftware gebruiken als een zelfstandige planningstool. De meeste soorten projectbeheersoftware richten zich op organisatie, aanpassing en visualisatie. Als je van deze functies gebruik maakt, kun je een dagelijks schema maken dat functioneel en flexibel is.

Gratis dagelijks schema-sjabloon

Je kunt het onderstaande dagelijkse schema-sjabloon gebruiken bij het organiseren van je takenlijst. Als je een wekelijks planningssjabloon maakt, kopieer je dit sjabloon voor elke dag van de week.

Hoewel dit dagelijkse schema-sjabloon algemene tijdblokken gebruikt, kun je je schema gedetailleerder maken als je dat wilt. Je kunt bijvoorbeeld Taak 1 toewijzen tussen 7.00 en 7.30 uur om ochtendmeditatie te beoefenen. Een uursjabloon kan je helpen goede gewoonten te vormen en je verantwoordelijk te houden voor je doelen.

Een dagelijks schema-sjabloon gebruiken

Het maken van een dagelijks schema kan de manier waarop je je tijd beheert, de productiviteit verhoogt en stress vermindert, veranderen. Een dagplannersjabloon dient als een gestructureerde gids die je in staat stelt om je taken en afspraken systematisch te schetsen. 

Deze gids leidt je door het proces van het effectief gebruiken van een dagelijks schema-sjabloon, zodat je het meeste uit je dag haalt.

Kies het juiste sjabloon

Het identificeren van het juiste dagplannersjabloon is de eerste stap naar het maken van een planning die aansluit bij je levensstijl en doelen. Bedenk welke indeling het beste bij je past, of het nu gaat om een eenvoudig takenlijstsjabloon, een mobiele app voor een wekelijkse planner of een afdrukbaar dagelijkse plannersjabloon.

Voorbeeld

Als je een student bent, geef je misschien de voorkeur aan een dagelijks schema-sjabloon met secties voor je lesrooster, studiesessies en pauzes. Als alternatief kan een professional kiezen voor een dagelijks werkschemasjabloon met een uitsplitsing per uur om vergaderingen, projectschema's, dagelijkse takenlijsten en e-mails efficiënt te beheren.

Pas het aan volgens je behoeften

Zodra je een sjabloon hebt gekozen, is de volgende stap om het aan te passen aan je dagelijkse routine. Dit betekent dat je secties kunt toevoegen of verwijderen om aan je specifieke behoeften te voldoen, zodat het een functionele tool is waarop je elke dag kunt vertrouwen.

Misschien wil je een dagelijks schema-sjabloon met een minimalistisch ontwerp en opties voor bullet journaling. Of misschien een cloud-gebaseerde dagelijkse planner met integraties voor Slack, Google Docs en Google Sheets, aanpasbare lettertypen voor verschillende dagelijkse activiteiten, plaatsen om je bedrijfslogo te plaatsen en Herinneringen of stickers voor verjaardagen en feestdagen.

Voorbeeld

Stel je voor dat je een freelancer bent met flexibele werktijden. Je kunt je dagelijkse planningssjabloon aanpassen met tijdvakken voor klantwerk, persoonlijke projecten, belangrijke taken en administratieve taken. Deze aanpassing maakt je planning tot een krachtig hulpmiddel om verschillende dagelijkse activiteiten en verschillende workflows in balans te brengen.

Geef prioriteit aan je belangrijke taken

Bepaal welke taken het belangrijkst zijn en wijs ze dienovereenkomstig tijdslots toe. Dit zorgt ervoor dat je je concentreert op items met een hoge prioriteit die aanzienlijk bijdragen aan je doelen.

Voorbeeld

Als het voltooien van een projectrapport bijvoorbeeld je topprioriteit voor de dag is, plan het dan in tijdens je meest productieve werkuren. Zo zorg je ervoor dat je je beste energie en focus aan deze cruciale taak besteedt. Dit kan de kwaliteit van je werk en efficiëntie versterken.

Pauzes opnemen

Het opnemen van pauzes in je dagelijkse schema-sjabloon helpt om de productiviteit en het welzijn te behouden. Pauzes voorkomen Burnout, verfrissen je geest en stimuleren de creativiteit. Ze zijn een essentieel onderdeel van je dagelijkse routine.

Voorbeeld

Overweeg een scenario waarin je vanuit je Startpagina werkt. Je kunt elk uur korte pauzes inplannen om je te strekken, een kopje thee te pakken, je sociale media te bekijken of naar buiten te gaan voor frisse lucht. Deze pauzes helpen om je geest leeg te maken en maken het gemakkelijker om elk item op je dagelijkse agenda aan te pakken met hernieuwde energie en focus.

Regelmatig herzien en aanpassen

Een dagelijks schema is niet in steen gebeiteld. Het is belangrijk om het regelmatig te herzien en aan te passen op basis van veranderende prioriteiten, deadlines en persoonlijke verplichtingen. Met deze flexibiliteit blijf je op schema, zelfs als er zich onverwachte gebeurtenissen voordoen.

Voorbeeld

Bekijk je dagelijkse taken van de hele week om te zien wat goed werkte en wat niet. Misschien heb je gemerkt dat je 's ochtends productiever bent dan' s middags. Gebruik dit inzicht om je uurrooster voor de volgende week aan te passen en geef 's ochtends prioriteit aan belangrijke taken.

Reflecteer op je dag

Reflectie is een krachtig hulpmiddel voor continue verbetering. Neem aan het eind van de dag even de tijd om na te denken over je dagelijkse activiteiten, wat je hebt bereikt en de uitdagingen die je tegenkwam. Dit kan je helpen om je dagelijkse schema-sjabloon aan te passen voor toekomstig gebruik.

Voorbeeld

Als je merkt dat een bepaalde taak langer duurde dan verwacht, overweeg dan om in de toekomst meer tijd aan vergelijkbare taken te besteden. Als je daarentegen meer hebt bereikt dan gepland, denk dan na over hoe je deze efficiëntie kunt benutten in je aankomende projectschema's.

Het effectief gebruiken van een dagelijks schema-sjabloon vereist een beetje vallen en opstaan, maar met deze stappen kun je een dagelijkse routine maken die je productiviteit verhoogt en je helpt je tijd beter te beheren. Vergeet niet dat het doel is om je dagelijkse agenda voor jou te laten werken, niet andersom.

3 manieren om je dagelijkse planning-sjabloon te ordenen

Er zijn verschillende manieren om je dagelijkse planning-sjabloon te ordenen. Je kunt je misschien beter concentreren op een tijdsbestek wanneer je werkt, of je bent misschien meer taakgericht. Overweeg de opties om je dagelijkse schema hieronder op te maken:

Uurlijks

Een uurplanner is de traditionele indeling van een dagelijks schema. Om een uurrooster te maken, volg je de bovenstaande stappen en wijs je tijden toe voor je belangrijke taken. Dit schema biedt een duidelijke structuur voor elk deel van je dag. Bovendien kun je ook verplichtingen buiten het werk inplannen, zoals een doktersafspraak na werktijd. 

Op prioriteit

Als je liever een niet-getimede dagelijkse planning hebt, kun je je taken op prioriteit zetten en de hele dag door vanuit deze lijst werken. Dit lijkt misschien een eenvoudige takenlijst, maar je moet nog steeds je prioriteiten voor de dag die voor je ligt aanpassen. Je prioriteiten veranderen bijvoorbeeld op basis van vergaderingen, boodschappen, evenementen en afspraken die op die dag plaatsvinden.

Hieronder zie je een dagelijks schema gesorteerd op prioriteit met behulp van de werkbeheersoftware van Asana:

Op deadline

Het sorteren van je dagelijkse agenda op deadlines kan een gevoel van urgentie in je dag brengen. Als je ziet welke projecten er aanstaande zijn, weet je wat er eerst moet komen in je dagelijkse planner. Net als je prioriteitenlijst, zal je deadlineslijst elke dag verschuiven. Elke ochtend moet je je takenlijst beoordelen en terugkerende gebeurtenissen of eenmalige verplichtingen invullen.

Het beste dagplannersjabloon kiezen

Ben je overweldigd door het scala aan dagplannersjablonen dat beschikbaar is en weet je niet zeker welke het beste bij jouw levensstijl en doelen past? Het vinden van het perfecte sjabloon kan je dag stroomlijnen, de productiviteit verhogen en tijdbeheer een fluitje van een cent maken.

Laten we eens kijken hoe je die keuze kunt maken door je dagelijkse gewoonten, voorkeuren en de complexiteit van je werkschema te overwegen. Het begrijpen van je eigen workflow is de sleutel tot het selecteren van een dagelijks schema-sjabloon dat je productiviteit verbetert en naadloos in je leven past.

Papieren versus digitale dagelijkse planner-sjablonen

De keuze tussen een papieren en een digitaal dagelijkse planner-sjabloon is meer dan alleen een kwestie van voorkeur; het weerspiegelt je persoonlijke workflow en hoe je de hele dag met je taken en afspraken omgaat.

Papieren dagelijkse planner-sjablonen

Afdrukbare dagelijkse planner-sjablonen bieden een tastbare ervaring die velen bevredigend vinden. Het opschrijven van je taken kan je helpen informatie te onthouden en je de vrijheid geven om te tekenen, te markeren en fysiek voltooide taken af te vinken, wat ongelooflijk bevredigend kan zijn.

Papieren planners zijn ideaal voor diegenen die een pauze van schermen waarderen en genieten van het schrijven als een methode om hun gedachten en verplichtingen te organiseren.

Digitale dagelijkse planner-sjablonen

Aan de andere kant zijn digitale dagelijkse planner-sjablonen geschikt voor de technisch onderlegde persoon die gemak en efficiëntie waardeert. Met digitale sjablonen heb je de mogelijkheid om je planning op verschillende apparaten te synchroniseren, zodat je altijd toegang hebt tot je plannen, waar je ook bent.

Digitale planners kunnen eenvoudig worden bewerkt, herinneringen bieden en integreren met andere apps en tools die je gebruikt. Dit maakt ze een krachtpatser voor diegenen die meerdere projecten jongleren of een drukke levensstijl hebben.

Apps en tools

Zodra je het formaat van je dagelijkse planner hebt bepaald, is de volgende stap het kiezen van de specifieke apps en tools die het beste bij je passen. De digitale planningswereld is enorm, met opties die variëren van eenvoudige takenlijst-apps tot uitgebreide planningssystemen die integreren met je e-mail-, agenda- en projectbeheertools.

Voor degenen die neigen naar digitale oplossingen, bieden apps zoals Asana krachtige aanpassingen, van eenvoudige datum- en tijdinvoer tot complexe projectplanningsfuncties. Deze tools kunnen je helpen om niet alleen je dagelijkse planning te beheren, maar ook je algemene projectworkflow en levensdoelen.

In tegenstelling tot een geschreven dagelijkse planning, heeft een plannings-app de volgende voordelen:

• Geeft prioriteit aan taken en evenementen

• Biedt ruimte voor context

• Deelbaar met teamleden

• Altijd online toegankelijk

• Hiermee kun je meerdere agenda's op één plaats maken

Het kiezen van het beste dagplannersjabloon gaat over het begrijpen van je persoonlijke productiviteitsflow en het matchen ervan met de juiste tools.

Als je op zoek bent naar een online planningstool, probeer dan Asana. Asana is een werkbeheerplatform dat je helpt je werk te organiseren, zodat je weet wat er moet gebeuren en wanneer het moet gebeuren.

Waarom is een dagelijks schema belangrijk?

Wanneer je een dagelijkse planning maakt, doe je meer dan je taken voor de dag schetsen. Een dagplannersjabloon kan je mindset verbeteren, je helpen je voor te bereiden op aankomende evenementen en de toon zetten voor hoe de rest van je week zal verlopen.

Enkele voordelen van het maken van een dagelijkse planning zijn:

• Formulieren goede gewoonten

• Creëert structuur

• Voorkomt uitstelgedrag

• Verhoogt de productiviteit

• Vermindert stress

• Bespaart tijd

• Verbetert de concentratie

Uit onderzoek blijkt dat routines ons welzijn ten goede komen. "Het uitvoeren van routinematige activiteiten vermindert stress door de situatie beter beheersbaar en voorspelbaar te maken", zegt Indumathi Bendi, MD, een huisarts in Piedmont. "Voorbereid zijn is een belangrijke manier om stress te voorkomen."

Beheers tijdbeheer met een dagelijks schema-sjabloon

Het maken van een dagelijks schema is een geweldige manier om tijdbeheer onder de knie te krijgen en meer controle over je leven te voelen. Met de juiste dagelijkse planner krijg je structuur in je dag, terwijl je nog steeds de flexibiliteit hebt om wijzigingen aan te brengen als ze zich voordoen. 

Je hoeft niet te kiezen hoe je je dagelijkse planning organiseert wanneer je projectbeheersoftware gebruikt. Als je je planning wilt sorteren op deadline of prioriteit, schakel je elke optie bovenaan de pagina in. Je kunt je planning ook bekijken als een maandelijkse agenda en samenwerken met teamleden op hun agenda's.