Urenstaat-sjablonen: de voortgang van het team bijhouden

Wat als we je zouden vertellen dat een urenstaat meer is dan een klok die in films wordt gebruikt? In feite kunnen moderne urenstaten je helpen de werkbelasting van het team bij te houden, burn-outs te verminderen en de algehele voortgang van het team te evalueren.

Naast het bijhouden van werkuren, helpen urenstaten bedrijven hun bedrijfsdoelstellingen te bereiken en binnen het budget te blijven. Deze gegevenstabellen helpen ook om het succes van projecten en teams te vergemakkelijken. In dit artikel leer je hoe je een urenstaat-sjabloon gebruikt. Bovendien leggen we de voordelen uit die gepaard gaan met online tijdregistratie.

Urenstaat-sjablonen begrijpen

In dynamische werkplaats teams is effectieve tijdregistratie de sleutel tot het ontsluiten van een hogere productiviteit en winstgevendheid. Of je nu een freelancer bent die met meerdere klanten jongleert of een manager die toezicht houdt op een groot team, het integreren van urenstaat-sjablonen kan je workflow aanzienlijk stroomlijnen.

Wat is een urenregistratiesjabloon?

Een urenregistratiesjabloon is een vooraf opgemaakt document dat wordt gebruikt om de uren van werknemers bij te houden en tijdinvoer te beheren. Het is een essentiële tool voor kleine bedrijven en grotere organisaties om de werktijden van werknemers te controleren, het totale loon te berekenen en ervoor te zorgen dat de arbeidswetgeving wordt nageleefd.

Een bouwbedrijf kan bijvoorbeeld een urenregistratiesjabloon gebruiken om de uren bij te houden die op verschillende werklocaties worden doorgebracht, terwijl een marketingbureau er een kan gebruiken om klanten nauwkeurig te factureren voor projectwerk.

Voordelen van het gebruik van een urenstatensjabloon

Het gebruik van een gratis urenregistratiesjabloon kan je tijdregistratieproces omtoveren van een tijdrovende hoofdpijn in een naadlozeemloze, efficiënte operatie. Zo doet u dat:

• Gebruiksvriendelijk: de meeste sjablonen zijn eenvoudig te gebruiken en vereisen minimale training, waardoor ze toegankelijk zijn voor iedereen, van technisch onderlegde millennials tot minder computergeletterde werknemers.

• Flexibiliteit: beschikbaar in verschillende formaten zoals Excel, Word, Google Sheets en Docs, geschikt voor verschillende voorkeuren en technische instellingen.

• Kosteneffectief: er zijn veel gratis opties voor urenregistratiesjablonen online beschikbaar, perfect voor startende en kleine bedrijven met een krap budget.

• Aanpasbaar: kan worden aangepast om ziektedagen, vakantietijd en specifieke projecturen bij te houden, waardoor een uitgebreid personeelsbeheer mogelijk is.

• Verbeterde nauwkeurigheid: vermindert menselijke fouten in verband met handmatige tijdregistratie, wat zorgt voor een eerlijke vergoeding en nauwkeurige facturering van klanten.

Soorten urenstaat-sjablonen

De tijdregistratie die je voor je team gebruikt, hangt waarschijnlijk af van twee dingen: hoe vaak je teamleden worden betaald en eventuele lokale of federale wetten. Door de urenstaat-sjablonen van werknemers af te stemmen op de betaalperioden van het bedrijf, kun je de tijd in goed gedefinieerde blokken bekijken, de werkuren afstemmen op de salarissen van teamleden en indien nodig urenstaten delen met andere afdelingen. 

Sjabloon voor dagelijkse urenstaat

Dagelijkse urenstaten zijn handig als je team complexe werkschema's heeft. Teamleden die op verschillende tijdstippen van de dag in- en uitklokken, moeten hun tijd nauwlettend bijhouden. Dagelijkse urenstaten kunnen ook specifieke dagelijkse taken bijhouden, zoals interne vergaderingen, tijd besteed aan administratief werk en tijd besteed aan klantprojecten. 

• Papieren urenstaten: traditionele tijdkaarten die dagelijks met de hand worden ingevuld.

• Digitale oplossingen: digitale urenregistratiesjablonen of urenregistratiesoftware voor dagelijkse invoer.

• Mobiele opties: apps voor urenregistratie waarmee uren in realtime kunnen worden geregistreerd.

Voorbeeld: Een bouwbedrijf houdt de uren bij die binnen één dag op verschillende werklocaties en taken worden besteed.

Sjabloon voor wekelijkse urenregistratie

Het wekelijkse urenregistratiesjabloon zorgt voor een evenwicht tussen detail en gemak, waardoor een uitgebreid overzicht van de werkweek van een werknemer wordt geboden en de indieningsfrequentie wordt verminderd.

• Papieren formaat: een tijdkaart die een volledige week beslaat, gebruikelijk in de detailhandel of horeca.

• Digitale opties: wekelijkse urenstaat met Asana of Google Sheets voor eenvoudige wekelijkse totalen.

• Geïntegreerde systemen: tijdregistratiesoftware die automatisch dagelijkse invoer in een wekelijkse weergave samenstelt.

Voorbeeld: een kantoor waar werknemers wekelijks de uren van werknemers bijhouden voor verschillende projecten en elke vrijdag urenstaten indienen.

Tweewekelijkse urenstaat

Een tweewekelijks urenstaat-sjabloon heeft betrekking op een periode van twee weken, in overeenstemming met de gebruikelijke looncycli en het verminderen van administratief werk.

• Traditionele methode: papieren urenstaten voor een periode van twee weken.

• Moderne aanpak:  Urenstaat-sjablonen berekenen automatisch totalen van twee weken.

• Geavanceerde oplossingen: software voor urenregistratie die schakelt tussen wekelijkse en tweewekelijkse weergaven.

Voorbeeld: Een grote onderneming die tweewekelijkse urenstaat-sjablonen gebruikt om de salarisverwerking te stroomlijnen.

Maandelijks urenstaat-sjabloon

Maandelijkse sjablonen bieden een breed overzicht van de werkuren van werknemers over een langere betaalperiode van het bedrijf. Je kunt dit type urenregistratiesjabloon gebruiken om de bezettingsgraad en werkpatronen van het team te analyseren.

• Klassieke aanpak: papieren agenda's of maandelijkse tijdkaarten voor handmatige invoer.

• Digitale alternatieven: Excel-urenstaat-sjablonen ontworpen voor maandelijkse registratie, inclusief vakantiedagen en ziektedagen.

• Uitgebreide tools: tijdregistratiesoftware genereert maandelijkse rapporten op basis van dagelijkse of wekelijkse invoer.

Voorbeeld: een adviesbureau houdt maandelijks de factureerbare uren bij voor langetermijnprojecten van klanten.

Project-urenregistratiesjabloon

Project-urenstaat-sjablonen houden de tijd bij die aan specifieke projecten of taken wordt besteed, wat essentieel is voor projectbeheer en facturering van klanten.

• Basisversie: papieren urenstaten met kolommen voor verschillende projecten of taken.

• Spreadsheetoplossing: Excel- of Google Sheets-sjablonen met vervolgkeuzemenu's voor projecten.

• Geavanceerde opties: projectbeheersoftware met geïntegreerde tijdregistratiefuncties voor gedetailleerde rapporten en monitoring van projectvoortgang.

Voorbeeld: een marketingbureau dat de project-urenstaten van Asana gebruikt om de uren bij te houden die aan verschillende klantprojecten zijn besteed, waardoor nauwkeurige facturering en realtime updates van de projectvoortgang mogelijk zijn. De tijdinvoer van het team in Asana wordt automatisch gesynchroniseerd met projecttaken, waardoor een uitgebreid overzicht van de tijdtoewijzing voor verschillende projecten en klanten wordt geboden.

Hoewel papieren urenstaten en fysieke tijdkaarten in sommige sectoren relevant blijven, nemen veel bedrijven digitale oplossingen over. Apps voor urenregistratie en tijdregistratiesoftware bieden verbeterde nauwkeurigheid, realtime updates en naadloze integratie met andere bedrijfssystemen. Deze tools bieden vaak meerdere weergaven op één platform, waardoor bedrijven de meest geschikte voor elke situatie kunnen selecteren.

Het optimale urenstaat-sjabloon hangt af van je specifieke behoeften, branchevereisten en de tijdrapportagevoorkeuren van het team. Het kiezen van het juiste type kan je tijdregistratieproces stroomlijnen, menselijke fouten minimaliseren en waardevolle inzichten bieden in het tijdgebruik van het team.

Een urenstatensjabloon gebruiken

Urenstaten zijn niet moeilijk te gebruiken, maar als teamleden ze niet correct invullen, kan dit leiden tot onnauwkeurige betaling en kan het omslachtig zijn om dit op te lossen. Het uitleggen van dit proces aan je team kan projectrisico's of onnauwkeurigheden voorkomen.

1. Selecteer een sjabloon

De eerste stap van tijdregistratie is het selecteren van een urenstaat-sjabloon. Op die manier heb je een vooraf ingesteld schema om mee aan de slag te gaan. Werk samen met je interne juridische en HR-teams om een sjabloon te kiezen dat past bij de betaalperiode van je team. Je kunt het bijvoorbeeld zo afstemmen dat het totale aantal uren onderaan elke urenstaat overeenkomt met de salarisstrookjes van het teamlid. Of je nu liever focust op teamproductiviteit of op facturering aan klanten, je kunt een urenstaat aanpassen aan de behoeften van je team.

Een project-urenstaat kan bijvoorbeeld de uren van teamleden bijhouden in relatie tot projecttaken. Teamleden kunnen ook de tijd bijhouden aan de hand van het aantal uren dat ze gedurende de dag aan verschillende klantprojecten hebben besteed.

Tip: als je team een uniek werkschema heeft vanwege werk op afstand of freelance werk, werk dan samen met je interne juridische en HR-teams om een aangepast urenstaat-sjabloon te maken door een gegevenstabel te maken met 'uren' als je kolommen en 'dagen' als je rijen. Pas de tabel aan om aan de individuele behoeften van je team te voldoen.

2. Voeg details van teamleden toe

Je hebt voor elk teamlid een apart urenregistratiesjabloon nodig, dus het is belangrijk om ze te labelen. Maak bovenaan elke urenstaat een sectie voor zaken als:

• Naam van het teamlid

• Naam van de manager

• Afdeling

• Datums van de betaalperiode

• Loontarief

Deze informatie houdt je team georganiseerd en biedt een gestandaardiseerde manier om urenstaten in de loop van de tijd bij te houden. 

Tip: Online tijdregistratie kan het organiseren van urenstaten eenvoudiger maken. Met de software voor werkbelastingbeheer van Asana kun je een tijdregistratietool integreren en verwijzen naar eerdere urenstaten wanneer je ze nodig hebt, of het nu gaat om het delen met andere afdelingen, het voorbereiden van prestatie-evaluaties of het factureren van klanten.

3. Voeg aangepaste categorieën toe

Door aangepaste categorieën toe te voegen aan je urenstaat-sjablonen, krijg je een nauwkeuriger beeld van de werkuren van je team. Een aantal categorieën die je kunt gebruiken zijn:

• Overuren

• Vakantie-uren

• Ziektijd

Extra categorieën die je kunt opnemen, afhankelijk van de urenstaat die je gebruikt, zijn:

• Uren per project

• Factureerbare uren

• Totale tijd in vergaderingen

• Reistijd

• Beheertaken (e-mails, taakbeheer, wekelijkse rapportage, enz.)

Zonder aangepaste categorieën houden je teamleden mogelijk geen rekening met de uren die ze niet aan hun bureau hebben doorgebracht. Ze kunnen ook hun uren uit het oog verliezen en vergeten tijd te rapporteren. 

Tip: Het toevoegen van te veel categorieën aan je urenstaat-sjabloon kan een vergelijkbaar effect hebben en het moeilijk maken voor teamleden om uren nauwkeurig in te voeren. Om een goede balans te behouden, voeg je geen categorieën toe die elkaar overlappen (d.w.z. factureerbare uren en uren per klant), anders vergeet je team misschien om hun uren op beide plaatsen te rapporteren.

4. Train teamleden om urenstaten te gebruiken

Voordat je je nieuwe urenstaten gebruikt, vraag je je juridische of HR-teams om een trainingssessie te houden over hoe je ze correct invult. Tijdens deze sessie kunnen ze ook andere bedrijfsbeperkingen bespreken die van toepassing kunnen zijn, zoals:

• Wanneer de urenstaat moet worden ingediend

• Hoe om te gaan met overuren

• Wat er gebeurt als een urenstaat te laat is.

Een gekwalificeerd teamlid moet deze training uitvoeren, zodat hij of zij kan spreken over lokale of federale wetten over betaling.

5. Houd de gewerkte tijd bij

Zodra je team is getraind in het effectief gebruiken van hun urenstaten, is het hun verantwoordelijkheid om ze dienovereenkomstig in te vullen. Het bijhouden van tijd is een stap die je aan je teamleden moet overdragen, omdat het moeilijk voor je zou zijn om te weten waar elk teamlid is en wat ze doen. Terwijl je teamleden hun tijd bijhouden, kun jij er zijn om een helpende hand te bieden wanneer dat nodig is.

Je kunt je teamleden ook handige tips geven om hun efficiëntie bij het bijhouden van tijd te verhogen. Enkele ideeën zijn:

• Gebruik een lopende timer om de projecttijd bij te houden.

• Rapporteer tijd wanneer je begint of markeer de voortgang van een project.

• Klok in en uit zodra je elke dag begint of eindigt.

• Probeer tijdbeheeroplossingen, zoals Timeboxing of time blocking.

Het hebben van een proces voor tijdregistratie kan voorkomen dat teamleden zich gedurende de dag gestoord voelen.

Tip: wanneer je van tijdregistratie een naadloos onderdeel van het werkproces maakt, wordt het een tweede natuur voor je team. Overweeg om je taken in een online tool te zetten in plaats van een statisch urenstaat-sjabloon te gebruiken, om het monitoren gemakkelijker te maken.

6. Bereken de totale tijd

Eenvoudige urenstaat-sjablonen geven een duidelijk beeld van de totale gewerkte tijd, maar je moet nog steeds de totale tijd berekenen door de totale uren van elke werkdag op te tellen. Het voordeel van het gebruik van een urenstaat die overeenkomt met de betaalperiode van je bedrijf, is dat je totale gewerkte tijd op je urenstaat teamleden laat zien hoeveel het bedrijf hen in die periode zal betalen. 

Het berekenen van de totale tijd op je urenstaten kan je ook helpen bij het beoordelen van de beschikbaarheid van het team en het plannen van toekomstige projecten. Als je merkt dat er sprake is van overwerk, gebruik die informatie dan om de werkschema's van het team dienovereenkomstig aan te passen.

Tip: De eenvoudigste manier om de totale gewerkte tijd te berekenen is met online software. In plaats van urenstaat-sjablonen te doorzoeken, kun je automatische berekeningen en gegevenstabellen gebruiken om werkuren te visualiseren. Op die manier kun je patronen opmerken die je anders misschien niet had gezien.

Urenstaat-sjablonen en voorbeelden

Hieronder zie je een voorbeeld van een tweewekelijkse urenstaat. In dit voorbeeld heeft het teamlid verschillende opties om in te vullen voor elke dag van de week. Deze opties zijn:

• Starttijd

• Starttijd lunch

• Eindtijd lunch

• Eindtijd

• Vakantie/ziekteverlof

• Reguliere uren

• Overuren

• Totaal aantal gewerkte uren

Dit urenstaat-sjabloon bevat veel variabelen zoals lunchpauzes, afwezigheden en overuren. Zolang je teamleden hun tijd correct rapporteren, zou dit sjabloon een nauwkeurig overzicht van de gewerkte uren moeten geven. Controleer het sjabloon op fouten voordat je het naar HR stuurt.

Download hieronder een gratis versie van deze tweewekelijkse urenstaat. Je kunt dit sjabloon ook gebruiken als leidraad bij het maken van dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse urenstaat-sjablonen voor je team. Voordat je dit sjabloon gebruikt, moet je het laten controleren door je interne juridische en HR-teams en het indien nodig aanpassen.

Urenstaat-sjabloongegevens beheren

Effectief urenstaatbeheer is belangrijk voor bedrijven van elke omvang. Of je nu een kleine grafische ontwerpstudio bent die de factureerbare uren bijhoudt of een grote fabriek die de uurtarieven van ploegendienstmedewerkers beheert, de manier waarop je met de gegevens van de urenstaat omgaat, kan je resultaat beïnvloeden.

Online tijdregistratie versus handmatig

Traditioneel worden urenstaten aan het begin van de dag of week afgedrukt en gebruikt om de werkuren van een teamlid bij te houden. En hoewel er iets bevredigends is aan het doen op papier, hebben papieren urenstaten verschillende nadelen - ze kunnen verloren gaan, ze worden snel verouderd wanneer er iets verandert en er kan maar één bron van waarheid zijn. 

Daarom stappen moderne teams over op online tijdregistratietechnologie. Online-urenstaten verhogen de flexibiliteit en stellen teams in staat om uren in realtime te rapporteren. In tegenstelling tot afdrukbare urenstaten, kun je met online tijdregistratie: 

• Deel urenstaten onder teamleden

• Wijzigingen in realtime bekijken

• Urenstaten bewerken wanneer nodig

• urenstaten maken voor specifieke projecten

• Meerdere variabelen toevoegen aan urenstaten

Het integreren van online tijdregistratie met de dagelijkse workflow van je team kan het salarisproces stroomlijnen en je helpen zaken zoals de beschikbaarheid en uitgaven van je team te volgen. Het kan je ook helpen om overwerk en Burnout te verminderen. Zelfs als je afdrukbare urenstaten gebruikt om uren bij te houden, kun je Asana gebruiken om de werkbelasting van je team te coördineren.

Het bijhouden van urenstaten automatiseren

Automatisering zorgt voor een revolutie in de manier waarop bedrijven omgaan met tijdregistratie. Van een druk restaurant dat servershifts beheert tot een softwarebedrijf dat ontwikkelaarsuren bijhoudt over meerdere projecten, geautomatiseerde oplossingen kunnen tijd besparen en fouten verminderen.

Voordelen van geautomatiseerde software voor urenstaten:

• Verhoogde efficiëntie: automatiseert tijdrovende taken zoals gegevensinvoer en berekeningen, waardoor HR-medewerkers vrij komen voor meer strategisch werk.

• Verbeterde nauwkeurigheid: minimaliseert menselijke fouten bij het registreren en berekenen van uren, wat zorgt voor een eerlijke vergoeding en nauwkeurige facturering van klanten.

• Betere inzichten: biedt gedetailleerde rapporten over de werktijden van werknemers en de voortgang van het project, waardoor datagestuurde besluitvorming mogelijk wordt.

Naleving van urenstaat-sjablonen

Of je nu een kleine winkel of een groot bedrijf bent, het naleven van arbeidsregels en het naleven van urenstaten is niet onderhandelbaar.

Het is van vitaal belang dat je de arbeidswetgeving naleeft wanneer je urenstaten gebruikt. Hier zijn enkele tips:

1. Houd nauwkeurige gegevens bij: gebruik een dagelijks of wekelijks urenregistratiesjabloon om gewerkte uren consistent vast te leggen. Dit is vooral belangrijk voor sectoren met strikte regelgeving, zoals de gezondheidszorg of transport.

2. Voeg alle nodige informatie toe: zorg ervoor dat sjablonen de naam van de werknemer, datums en gedetailleerde tijdinvoer bevatten. Dit detailniveau kan cruciaal zijn in geval van audits of geschillen.

3. Bewaar gegevens: bewaar de gegevens van de team-urenregistratie voor de duur die vereist is door de lokale regelgeving. In sommige sectoren kan het nodig zijn om gegevens meerdere jaren te bewaren.

4. Gebruik de juiste categorieën voor de urenstaat: maak een duidelijk onderscheid tussen reguliere uren, overuren, vakantiedagen en ziektedagen. Dit is vooral belangrijk voor het berekenen van overuren en het beheren van betaald verlof.

Beheer workflows en houd tijd bij op één platform

Afdrukbare urenstaat-sjablonen kunnen een nuttig startpunt zijn voor het organiseren van de werkschema's van je team, maar als je de flexibiliteit wilt om fouten op te lossen, uren in realtime bij te houden en de teamprestaties te volgen, dan is online tijdregistratie ideaal. Met een werkbeheerplatform zoals Asana kun je werk tot leven brengen en alles beheren, van workflows tot tijdregistratie, in één platform.