Urenstaat

Het bijhouden van uren zou niet als een fulltimebaan moeten aanvoelen. Maar voor veel teams is dat wel zo. Met het gedoe van het beheren van papieren tijdkaarten, het e-mailen van spreadsheets en het oplossen van problemen met de salarisverwerking, gaat het bij tijdregistratie vaak meer om het corrigeren van fouten dan om het registreren van uren. Dat is precies waarom we dit urenstaat-sjabloon hebben gemaakt. Het geeft teams een eenvoudig, herhaalbaar systeem dat werkt.

We hebben uit de eerste hand gezien hoe eenvoudige urenstaat-sjablonen de manier waarop teams werken kunnen transformeren. Ze besparen tijd door dubbele invoer en de noodzaak van handmatige controles te verwijderen. Bovendien zorgen sjablonen voor consistentie in je workflows, waardoor het proces van het bijhouden van werknemersuren betrouwbaar en herhaalbaar is voor elke looncyclus.

Wie heeft baat bij dit urenstatensjabloon?

Bij Asana begrijpen we hoe handmatig tijdbeheer een last kan worden, vooral wanneer het gaat om het gebruik van geïsoleerde apps voor urenstaten, Excel-spreadsheets en Google Docs. Wanneer deze tools niet aansluiten bij de kernsystemen van je team, wordt het een grotere uitdaging om een volledig beeld te krijgen van de totale werkuren van werknemers, laat staan om overuren of flexibele schema's te beheren zonder extra wrijving.

Dit urenregistratiesjabloon is ontworpen om het proces te vereenvoudigen voor iedereen die nauwkeurig en consistent uren moet vastleggen. Het werkt goed voor:

• Kleine bedrijven die werknemersuren willen bijhouden en de loonlijst willen beheren zonder dure software voor urenstaten.

• Freelancers die factureerbare uren registreren voor projecten en klanten.

• HR- en operationele teams die aanwezigheid, vakantiedagen en ziekteverzuim willen standaardiseren.

• Projectmanagers die een project-urenregistratie nodig hebben om uren op te splitsen per taak of deliverable.

• Teams op afstand of hybride teams die een duidelijk beeld nodig hebben van tijdinvoer voor naleving of interne tracking.

Het gebruik van deze gratis sjablonen voor urenstaten vermindert menselijke fouten en zorgt ervoor dat elk uur, van lunchpauzes tot overuren, nauwkeurig wordt geregistreerd.

Waarom de timesheetsjablonen van Asana gebruiken?

Veel teams vertrouwen op spreadsheets of handmatige tracking, wat snel tijdrovend en moeilijk te beheren kan worden. Ons urenstaat-sjabloon vervangt dat gedoe door een gestructureerde, online urenstaat die in realtime wordt bijgewerkt en in je workflow wordt geïntegreerd.

Teams kiezen voor Asana-urenstaat-sjablonen wanneer ze het volgende nodig hebben:

• Werknemer-urenstaat: standaardiseer hoe je team tijd registreert, pauzes vastlegt en vrije tijd registreert in een gedeelde werkruimte. Dit gebruiksvriendelijke sjabloon is ideaal voor interne teams in verschillende afdelingen of locaties.

• Dagelijkse urenregistratiesjabloon: houd de dagelijkse voortgang en beschikbaarheid bij voor rollen die gedetailleerde rapportage vereisen, perfect voor uurloners of teams met flexibele schema's.

• Tweewekelijkse urenstaat: helpt je team op schema te blijven met een cyclus van twee weken die de tijdsbeoordeling, goedkeuringen en indiening vereenvoudigt.

• Maandelijks-uurregistratiesjabloon: het beste voor aannemers, freelancers of klantgerichte teams die maandelijks factureren. Het ondersteunt ook halfmaandelijkse schema's zonder extra instellingen.

Of je nu fulltime personeel, parttime werknemers of aannemers beheert, deze gratis urenstaat-sjablonen passen zich aan je behoeften aan en schalen mee met je organisatie.

Zo gebruik je dit urenregistratiesjabloon

Begin met het gebruik van dit eenvoudige urenstaat-sjabloon in slechts een paar stappen.

1. Dupliceer het sjabloonproject.

Open het urenstaat-sjabloon en geef het een nieuwe naam op basis van je Team of betaalperiode. Bijvoorbeeld: "Werknemer-urenstaat mei 2025" of "Q2 Freelance-uren".

2. Pas velden aan zodat ze voldoen aan jouw behoeften.

Voeg aangepaste velden toe voor:

• In- en uitkloktijden

• Pauzeduur (bijv. lunchpauzes)

• Uurtarief

• Factureerbare versus niet-factureerbare uren

• Projectcodes of afdelingen

• Goedkeuringenstatus en naam van beoordelaar

3. Nodig teamleden uit.

Deel het project met werknemers of medewerkers, zodat ze hun tijdinvoer dagelijks of wekelijks kunnen invoeren. Je kunt taken ordenen op naam van de werknemer of dag van de week.

4. Automatiseer terugkerende urenstaten.

Gebruik regels om het sjabloon voor elke betaalperiode te dupliceren, teamleden op de hoogte te stellen of HR te waarschuwen wanneer inzendingen voltooid zijn. Je kunt ook herinneringen instellen om tijdinvoer vóór de deadline te beoordelen en goed te keuren.

5. Genereer tijdrapporten.

Gebruik dashboards of exportopties om het totale aantal gewerkte uren, overuren en kostensamenvattingen te bekijken. Filter op werknemer, rol of afdeling om het tijdgebruik effectiever te analyseren.

6. Herzien en archiveer urenstaten.

Zodra de urenstaten zijn goedgekeurd en verwerkt, verplaats je ze naar een Voltooid-map of archiveer je het project voor audit- en nalevingsdoeleinden.

Tijdregistratie Asana-functies

Functies in Asana helpen tijdrovend werk te automatiseren en structuur te creëren in je workflows. Hieronder vind je een aantal van onze favorieten voor urenstaatprojecten. Wil je alles zien wat er mogelijk is? Ga naar onze functie-hub voor de volledige lijst.

• Asana AI: gebruik Asana AI om automatisch projectupdates voor te stellen, achterstallige tijdregistraties te markeren of trends in werkpatronen aan het licht te brengen.

• Aangepaste velden: voeg velden toe voor uurtarief, pauzetijden en projectcodes om tijdinvoer in het hele team te standaardiseren.

• Regels: automatiseer terugkerende taken zoals het verzenden van herinneringen om wekelijkse urenstaten in te dienen of het markeren van ontbrekende items.

• Dashboards: visualiseer reguliere uren en volg trends direct tussen teams, rollen of tijdsperioden.

• Formulieren: verzamel gegevens van urenstaten van aannemers of teams zonder directe Asana-toegang met behulp van een eenvoudig formulier dat aan het project is gekoppeld.

• Tijdlijnweergave: bekijk tijdinvoer over dagen of weken voor een duidelijk beeld van werkbelastingen en betaalperioden.

• Goedkeuringen: voeg beoordelingsstappen en goedkeuringstaken toe om ingediende urenstaten te valideren voordat ze worden verwerkt.

Versterk je workflow met de invoegtoepassing voor timesheet en budget van Asana

Naarmate teams groeien, wordt eenvoudige tijdregistratie minder effectief. Werknemers kunnen tijd inconsistent invoeren, managers verspillen tijd aan het repareren van invoer en teams gebruiken spreadsheets om budgetten bij te houden die niet worden bijgewerkt wanneer mensen hun uren registreren. De invoegtoepassing Timesheets and Budget van Asana lost deze problemen op door tijdregistratie te standaardiseren, goedkeuringsprocessen te introduceren en geregistreerde uren rechtstreeks te koppelen aan geprojecteerde budgetten en kosten.

Met de invoegtoepassing Timesheet and Budget kan je team:

• Tijd registreren voor taken en projecten met behulp van een gedeelde tijdregistratie. Een marketingteam registreert bijvoorbeeld uren rechtstreeks op campagnetaken in plaats van een aparte spreadsheet te gebruiken.

• Tijdinvoer door een ingebouwd beoordelings- en goedkeuringsproces leiden. Een IT-manager beoordeelt en keurt wekelijkse tijdregistraties goed vóór de salarisadministratie.

• Projectbudgetten in realtime bijhouden op basis van uren of kosten. Een bouwteam visualiseert de resterende arbeidsuren terwijl werknemers elke dag tijd registreren.

• Zet geregistreerde uren om in kosten met behulp van projectspecifieke tarieven. Een adviesbureau berekent de projectkosten op basis van het uurtarief van elke consultant.

• Scheid factureerbaar en niet-factureerbaar werk op het moment van invoer. Een juridisch assistent markeert klantwerk als factureerbaar en interne vergaderingen als niet-factureerbaar.

• Vergelijk geschatte tijd of kosten met werkelijke resultaten. Een productteam vergelijkt de geprojecteerde ontwikkelingsuren met de uren die daadwerkelijk zijn geregistreerd.

• Bekijk tijd- en kostengegevens over projecten, werkbelastingen en dashboards. Een manager van een zorginstelling kan de personeelstijd en arbeidskosten van verschillende afdelingen in één dashboard bekijken.

De invoegtoepassing Timesheet and Budget van Asana integreert tijdregistratie, budgettering en rapportage in één workflow. Wanneer mensen tijd registreren, werkt Asana projectbudgetten bij en berekent het kosten op basis van toegewezen tarieven. Rapporten tonen geschatte tijd of kosten naast de werkelijke invoer. Beheerders stellen goedkeuringsregels, factureringsinstellingen en toegangscontroles in, terwijl teams dezelfde tijd- en budgetgegevens over verschillende projecten bekijken.

Veelgestelde vragen over urenstaat-sjablonen