Lees dit als je je werk nog steeds beheert in spreadsheets

Heb je ooit het gevoel dat je een boom probeert om te hakken met een Zwitsers zakmes? Welkom in de wereld van het beheren van modern werk met spreadsheets. Natuurlijk, die betrouwbare kleine spreadsheet heeft nuttige tools, maar als het gaat om het zware werk van modern samenwerkingswerk, heb je iets nodig met echt vermogen.

We hebben allemaal last van een overdaad aan spreadsheets

Velen van ons hebben een ongezonde gehechtheid aan onze spreadsheets ontwikkeld. We hebben onszelf ervan overtuigd dat hun beperkingen gewoon 'de manier waarop de dingen zijn' zijn, zonder te zien hoe ze ons werk en onze creativiteit beperken.

We snappen het. Er gaat niets boven de sensatie van je eerste VLOOKUP. Ook wij kijken soms met plezier naar de Excel 2010 Bijbel op onze boekenplank. Je vindt echt nergens anders 900 pagina's Excel-tips, -trucs en -technieken!

Maar dat was toen en dit is nu.

Het werk is drastisch veranderd en die cellen hebben het gewoon niet bijgehouden. En ze rebranden als 'slim' maakt ook geen verschil.

Maar voor het geval je meer inspiratie nodig hebt om spreadsheets achter te laten, hebben we vijf redenen verzameld waarom spreadsheets falen bij modern werk en vijf redenen waarom tools zoals Asana de weg vooruit zijn.

5 manieren waarop spreadsheets ons allemaal in de steek laten

1. Realtime samenwerking is eng

Het beheren van samenwerkingswerk in een spreadsheet is een nachtmerrie. Opmerkingen in cellen zijn rudimentair en moeilijk te navigeren, dus belangrijke gesprekken raken vaak verloren in e-mailthreads of chat-apps. Bovendien maken spreadsheets het onmogelijk om de algehele voortgang van het project te beoordelen, tenzij iemand veel tijd besteedt aan het maken van aangepaste grafieken. En zelfs dan, één verkeerde zet van een medewerker - een per ongeluk verwijderde of overschreven formule - en de hele structuur kan uit elkaar vallen.

2. Omslachtige aanpassing en matige automatisering 

Elk team heeft zijn eigen manier van werken, maar spreadsheets kunnen zich niet aanpassen aan verschillende workflows zonder uitgebreide aanpassing. Als je je gegevens als een agenda of Gantt-grafiek wilt weergeven, moet je bereid zijn om je weekend te verliezen om het te bouwen. Spreadsheets vereisen handmatige invoer voor alles, van het bijwerken van statussen tot het opnieuw maken van tijdlijnen en het toewijzen van taken. No-code workflows, regels en automatiseringen, reactiefeeds - de basis van efficiënte samenwerking - zijn nergens te vinden.

3. Complexiteit wordt chaos

Spreadsheets werken misschien goed voor zeer kleine projecten, maar naarmate teams groeien en projecten complexer worden, verliezen ze snel hun effectiviteit. Het toevoegen van nieuwe taken, het kleurcoderen van statussen en het maken van formules kunnen een eens netjes systeem onhandelbaar maken. Het duurt niet lang of je hebt een gecertificeerde spreadsheetfluisteraar nodig om het beest te onderhouden.

4. Gegevenssilo's blijven bestaan

Het gebruik van spreadsheets om werk te beheren leidt vaak tot losgekoppelde documenten en gefragmenteerde informatie - elk werkblad en elke werkmap is een eiland. Alles gesynchroniseerd houden is handmatig, vervelend en praktisch onmogelijk. Als iemand de organisatie verlaat, veel succes met uitzoeken waar alles is. Als er iemand nieuw bijkomt, moeten ze gaan graven in losgekoppelde schijven en e-mailthreads om er wijs uit te worden.

5. Waar doelen zich verstoppen

Laten we eerlijk zijn: spreadsheets zijn waar ambitieuze doelen vaak naartoe gaan om digitaal stof te verzamelen. Ze zijn als dat sportschoollidmaatschap waarvoor je je in januari hebt aangemeld - vol goede bedoelingen, maar zelden gebruikt. En ze zijn niet alleen stoffig, doelen in spreadsheets bestaan geïsoleerd van het werkelijke werk dat wordt gedaan, waardoor het een uitdaging is om dagelijkse taken te prioriteren en te zien hoe ze bijdragen aan overkoepelende doelen.

Ons onderzoek toont consequent aan dat wanneer werknemers niet kunnen zien hoe hun werk aansluit bij de bedrijfsdoelen, hun inzet betekenis verliest. Teams trekken in verschillende richtingen, wat leidt tot verkeerde afstemming en slechte resultaten.”

5 manieren waarop gezamenlijke werkbeheerplatforms winnen

1. Realtime samenwerking en rapportage

De manier waarop we hier bij Asana over denken, is dat het juiste platform voor jou naadloze samenwerking in realtime binnen de workflow mogelijk maakt, zodat alle teamleden toegang hebben tot de meest actuele informatie. En het extraheren van inzichten voor datagestuurde besluitvorming is een fluitje van een cent zonder code, kant-en-klare rapportage en datavisualisatietools die iedereen kan gebruiken.

2. Aanpassen, aanpassen, aanpassen

Geen enkel team werkt meer geïsoleerd. Je digitale marketingteam werkt samen met mensen van Engineering en je communicatieteam heeft de nieuwste details over de functie-release van Product nodig. Het verenigen van die teams onder één aanpasbare manier om te communiceren en samen te werken aan dezelfde gedeelde gegevens is baanbrekend. Dus of je nu Kanbanborden wilt voor agile projecten, tijdlijnweergaven voor watervalprojecten of iets heel anders, Asana is als een doos met Lego's - eenvoudig aan te passen en te bouwen wat het beste bij je Team past. 

3. Schaalbaarheid is belangrijk

In tegenstelling tot spreadsheets zijn werkbeheerplatforms voor ondernemingen ontworpen om effectief en veilig te schalen in een heel bedrijf. Met herbruikbare sjablonen, wereldwijde aangepaste velden en een gedeeld datamodel zorgt Asana voor consistentie en afstemming tussen teams. En met de visuele Workflow Builder van Asana kan iedereen tijdbesparende automatiseringen bouwen om hun persoonlijke impact te schalen. Het platform groeit moeiteloos met je organisatie mee, waardoor het gemakkelijk is om werk op elke schaal te beheren, van teams van 2 tot organisaties van 200.000. 

4. Geen silo's meer

Asana biedt een gecentraliseerd platform waar alle werkgegevens zijn verbonden en toegankelijk, waardoor zichtbaarheid en verantwoordelijkheid in de hele organisatie worden gewaarborgd. Geen silo's meer, geen gefragmenteerde informatie meer - slechts één duidelijk pad vooruit. Dankzij het unieke Werkgrafiek-gegevensmodel van Asana zijn teams, hun werk en de resultaten die ze behalen met elkaar verbonden, waardoor de productiviteit wordt verhoogd en een dynamische kaart wordt gemaakt die AI nauwkeuriger, betrouwbaarder en vertrouwder maakt.

5. Strategie ontmoet uitvoering

Met Asana worden doelen geïntegreerd in hetzelfde platform waar het werk gebeurt. Van de C-suite tot individuele medewerkers, iedereen kan zien hoe hun inzet zich verhoudt tot de bedrijfsdoelstellingen. Dit betekent ook dat wanneer het werk in Asana wordt voltooid, de voortgang van het doel automatisch in realtime wordt bijgewerkt. Nooit meer teamleden achterna zitten voor statusrapporten of het handmatig bijwerken van spreadsheets, alleen maar betere, snellere besluitvorming.

Afscheid nemen van spreadsheets hoeft geen pijn te doen

Overstappen van spreadsheets naar Asana is eenvoudiger dan je denkt. Door middel van zelfstudie-leermiddelen, productcertificeringsprogramma's en professionele diensten kan Asana je team helpen naadloos te transformeren. 

En je hoeft niet vanaf nul te beginnen - je bestaande gegevens kunnen worden geïmporteerd en workflows kunnen worden geconfigureerd om aan de behoeften van je team te voldoen. Met onboarding-ondersteuning en uitgebreide begeleiding is het afstappen van spreadsheets een soepele reis naar meer efficiëntie en samenwerking.

Het is tijd om je tools te moderniseren

Modern werk vereist tools die zijn gebouwd voor samenwerking, zichtbaarheid, automatisering en schaalbaarheid - tools zoals Asana. Door verder te gaan dan spreadsheets en doelgerichte werkbeheeroplossingen te omarmen, kunnen teams fouten verminderen, de productiviteit verhogen en de manier waarop ze samenwerken transformeren, waardoor chaos in harmonie verandert en inzet in resultaten.  

Geloof ons niet alleen op ons woord, plan vandaag nog een demo met Asana en zie zelf het verschil.