Werkregistratiesjabloon

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: starend naar de klok aan het eind van onze werkdag, ons afvragend waar de tijd gebleven is en wat we bereikt hebben. Tussen vergaderingen, ad-hoc-aanvragen en tijdrovend werk is het gemakkelijk om de tijd uit het oog te verliezen. Begrijpen waar je tijd aan besteed wordt - verstandig of niet - is de eerste stap naar een productieve workflow.

Zeg hallo tegen werkregistratiesjablonen.

Wat is een werkregistratie?

Tijdsverlies is een probleem - het leidt tot gemiste deadlines en overwerk. En als je niet weet wat de oorzaak is van je tijdverlies, kan het behoorlijk moeilijk zijn om een oplossing te vinden. Dat is waar werkregistratie van pas komen. 

Een werkregistratie is een verslag van al je afgewerkte taken, inclusief hoe lang je erover deed. Werkregistraties zijn chronologisch gerangschikt per tijdsblok, zodat je snel kunt zien hoeveel tijd je aan je taken besteedde, van vergaderingen tot focustijd. Door je zicht te geven op waar je tijd naartoe gaat, helpen werkregistraties om je je dag terug te nemen zodat je effectief kunt werken. 

Wat is een werkregistratiesjabloon?

Een werkregistratiesjabloon (ook bekend als tijdregistratiesjabloon) is een gesjabloonde manier om bij te houden hoe je je werkuren besteedt. Je kunt werkregistratiesjablonen vooraf samenstellen met aangepaste labels die je werk beschrijven, zoals of een taak factureerbaar of niet-factureerbaar is, de prioriteit van de taak, de status van de taak, en meer. 

Het mooiste is dat werkregistratiesjablonen dupliceerbaar zijn, wat betekent dat als je eenmaal je eerste sjabloon gemaakt hebt, je het steeds opnieuw kunt gebruiken. Log in en ga aan de slag. 

Voordelen van een digitale werkregistratie

Zeker, je kunt je tijd bijhouden met een werkblad, een afdrukbare timesheet, of een Excel-sheet. Het is old-school, maar niet effectief. Afdrukbare tijdregistraties zijn beperkt tot een vooraf gemaakt formaat en houden vaak geen rekening met hoe je werkt. Excel-sjablonen zijn iets functioneler, maar ze missen flexibiliteit en zijn minder aanpasbaar. Bovendien, heb je echt nóg een Excel-spreadsheet in je leven nodig? 

Digitale werkreistraties daarentegen zijn aanpasbaar, dynamisch en dupliceerbaar. Ze geven je in één oogopslag inzicht in hoe je je tijd besteedt, met handige functies als aangepaste tijdsblokken en kleurgecodeerde statusvelden. Verlies niet nog meer tijd door een werkregistratie te kiezen dat tegen je werkt. Door een digitale werkregistratie te gebruiken in een projectbeheertool kun je: 

• Bijhouden hoe je je tijd elke dag besteedt 

• Nagaan op welke gebieden je tijd verliest - en manieren vinden om dat te verbeteren

• Werk over werk verminderen

• Je productiviteit een snelstart geven en meer efficiëntie

• Tijdverspillers en taken van lage waarde verwijderen

• Gebieden aanwijzen waar je te veel tijd doorbrengt

• Je gewerkte uren accuraat factureren 

• Projectefficiëntie verhogen

• Uw workflows verfijnen 

Hoe maak je een digitale werkregistratiesjabloon

Laten we, nu je weet wat een digitaal werkregistratiesjabloon is en waarom je er een zou moeten gebruiken, eens graven in hoe je je werkregistratiesjabloon kunt inrichten om je productiviteit te maximaliseren. 

1. Begin met al je taken voor de dag bovenaan je werkregistratie te zetten.

Maak eerst een sectie met alles wat je die dag van plan bent gedaan te krijgen, zoals aankomende vergaderingen, kleine taken om uit te voeren, en grote taken die je gedaan moet krijgen. Om je werk beter te prioriteren, voeg je tags toe voor prioriteit, facturatietype, status, en inzet. 

2. Maak een sectie "voltooide taken" met tijdblokken voor de dag.

In de sectie "voltooide taken" houd je je taken bij terwijl je eraan werkt en ze voltooit. Het begint als een leeg vak en vult zich in de loop van de dag. Neem tijdblokken, de tijdsblokken waarin je taken afwerkt en werk volbrengt, in dit vak op. We raden aan je dag in blokken van een uur of een half uur te verdelen en die gaandeweg aan te passen.

3. Registreer je activiteiten en taken terwijl je ze voltooit.

Naarmate je de taken in je dagelijkse takensectie afwerkt, registreer je de taak, inclusief hoe lang het duurde, in de voltooide takensectie van je werkregistratie. Bijvoorbeeld, als je je dag begint met het controleren van e-mails van 8-9 uur 's morgens, log dan "e-mails controleren" in je sectie voltooide taken in het 8-9 uur tijdsblok. Maak je geen zorgen als je bestede tijd niet precies overeenkomt met de tijdblokken die je instelde - pas ze gewoon aan terwijl je werkt.

4. Houd je persoonlijke tijd bij.

Vergeet niet om activiteiten te noteren die niet tot je dagelijkse werktaken behoren, zoals lunch, lange koffiepauzes, of persoonlijke afspraken. Er is niets mis met stoom afblazen na een lange tijd geconcentreerd bezig te zijn geweest, en het noteren van deze pauzes geeft je een nauwkeuriger idee van hoe je je dag doorbrengt.

5. Bekijk je voltooide (of onvoltooide) taken.

Kijk, voor je je voor vandaag afmeldt, naar wat je af hebt en wat - als het al iets is - achter op schema geraakt is. Als je onvoltooide taken in je dagelijkse taken hebt, noteer dan waarom je misschien geen tijd had om ze af te werken. Kwamen er onverwachte taken of vergaderingen op je pad? Duurde een opdracht langer dan je dacht (en zo ja, wat veroorzaakte het tijdsverschil)? Wanneer of waarom voelde je je geblokkeerd? De antwoorden op deze vragen helpen een duidelijker beeld te schetsen als het tijd wordt om je werkregistratie te herzien.

6. Analyseer je prestaties en brainstorm over manieren om te verbeteren.

Stel tenslotte een cadans vast om je ingevulde werkregistraties te bekijken, bijvoorbeeld aan het eind van elke week of maand. Zoek naar patronen en tijdverspillers. Verspil je bijvoorbeeld tijd in lange vergaderingen? Ben je elke dag uren bezig met het controleren en beantwoorden van e-mails? Vertoon je uitstelgedrag bij bepaalde taken? Gebruik je bevindingen om te brainstormen over manieren om te verbeteren, zoals:

• Elimineren of automatiseren van onbelangrijke taken

• Delegeren van tijdverspillers

• Technieken voor tijdsbeheer gebruiken om je te concentreren op - en het volbrengen van - je belangrijkste werk 

Wat op te nemen in je digitale werkregistratiesjabloon

Er komt meer kijken bij tijdsregistratie dan alleen bijhouden hoe lang je taken duurden. Een werkregistratiesjabloon kan je helpen begrijpen waar en waarom jouw tijd verloren gaat en je inzicht geven in hoe je je werk beter kunt beheren. Om een effectief werkregistratiesjabloon te maken, voeg je aangepaste velden toe die context geven aan je werk en in één oogopslag een overzicht geven van hoe je je tijd besteedt, zoals:

• Je activiteiten en dagelijkse taken

• Tijdsblokken

• Taakfacturatietype

• Taakprioriteit

• Tijd die elke taak vergde 

Geïntegreerde functies

• Werkbelasting. Werkbelasting geeft je een visueel overzicht van de teamcapaciteit door eenvoudig te zien waar je teamleden aan werken - alles op één plek. Met deze in één oogopslag zichtbare informatie kun je conflicten opsporen, risico's aanpakken, en projecten op schema houden door taken opnieuw toe te wijzen of in te plannen. Controleer regelmatig de werkbelasting om te zien of teamleden niet overbelast of onderwerkt zijn. Is dat wel het geval, dan kun je gemakkelijk taken met lage prioriteit opnieuw toewijzen of inplannen om initiatieven met hoge prioriteit te deblokkeren.

• Dashboards. Dashboards zijn tabbladen op projectniveau met grafieken en visualisaties waarmee je van dag tot dag kunt uitzoomen om snel de voortgang van je project te begrijpen. Pas Dashboard-grafieken aan zodat je onmiddellijk potentiële blokkades in het werk van je team kunt opsporen en het project vervolgens vooruit kunt helpen. Gebruik het tabblad Dashboard als referentiepunt om gegevens te vinden om snel een indruk te krijgen van hoe het project vordert.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen, zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

Aanbevolen apps 

• Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdsblokken in je Google Agenda. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je de duur van taken specifiëren, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die geïntegreerd is in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Box. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Box-bestandkiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

Veelgestelde vragen