5 manieren om op het werk de tijd niet meer uit het oog te verliezen

Voordat je je huis verlaat, controleer je je zakken op alles wat je nodig hebt: telefoon, portemonnee, sleutels. Als u een van deze items niet kunt vinden, gaat u terug totdat u het vindt. 

Verlies je de tijd uit het oog? Dat is een heel ander probleem. Proberen te achterhalen hoe je de tijd uit het oog verliest is veel moeilijker dan het opsporen van je sleutels of portemonnee. Hier zijn een paar stappen die je kunt nemen om te bepalen waar je tijd naartoe gaat - plus wat je kunt doen om de controle over je dag terug te krijgen. 

Waarom verliezen we de tijd uit het oog?

Het verliezen van de tijd is een veel voorkomend verschijnsel. Er zijn een paar redenen waarom het kan gebeuren, zowel goede als slechte. 

Goede redenen om de tijd uit het oog te verliezen

Ben je ooit zo in de zone van je werk gekomen dat de buitenwereld wegsmolt, en het enige waar je aan kon denken was het project waar je aan werkte? Dit wordt vaak een flow-staat genoemd en het is een zeer goede manier om uitdagende projecten in een bepaalde periode gedaan te krijgen.

De flow-status kan een slechte zaak worden wanneer je andere projectdeadlines begint te missen en consequent te laat komt (of zelfs vergaderingen mist). Om dit te voorkomen, probeer een goede omgeving te creëren die de flow-staat aanmoedigt. Blokkeer je agenda en zet je meldingen in niet storen-modus. Op die manier is er geen kans dat je iets mist en kun je je echt concentreren op de taak die voor je ligt. 

Slechte redenen om de tijd uit het oog te verliezen

Als je dagen vol zitten met vergaderingen en willekeurige correspondentie, kun je uiteindelijk meer tijd besteden aan het schakelen tussen context en het communiceren met je collega's dan daadwerkelijk werk gedaan te krijgen. Soms, als je een dag vol vergaderingen hebt, mis je misschien de lunch en realiseer je je dat je al drie uur achter elkaar in Zoom-vergaderingen zit. Dit is niet vol te houden - het is belangrijk om grenzen te stellen, zodat u pauzes kunt nemen en focustijd in uw Agenda kunt plannen. 

Hier zijn nog een paar andere manieren waarop je de tijd uit het oog kunt verliezen op het werk:

• Constante meldingen: meldingen zijn ontworpen om je aandacht af te leiden van de taak waar je aan werkt. Als je constant meldingen controleert, schakel dan meldingen uit op apps zoals Slack of sociale media, of sluit ze helemaal af. Dit kan voorkomen dat je te veel van context wisselt. 

• Sporadische vergaderroosters: als je maar 30 minuten hebt tussen vergaderingen, is dat niet genoeg tijd om in een taak te duiken of in een goede werkflow te komen. Hierdoor kun je veel tijd verliezen. Een goede manier om dit tegen te gaan is door je vergaderingen samen te voegen, zodat je jezelf grotere blokken focustijd kunt geven. 

• Onduidelijke projectdefinities: wanneer je niet duidelijk weet wat je moet doen voor een project of taak, kun je veel tijd besteden aan het achtervolgen van belanghebbenden en uitzoeken wat je moet doen voordat je echt kunt gaan zitten en werken. Dit soort werk over werk kan veel van je tijd opslokken en onnodige stress veroorzaken. 

Casestudy: de COVID-19-pandemie

Tijdens de vroege dagen van de COVID-19-pandemie zijn je dagen misschien in elkaar overgegaan totdat je helemaal vergat welke dag van de week het was. Dit soort tijdverlies gebeurt vaak wanneer iemands routine wordt verstoord.

Als mensen hebben we de neiging om routines te creëren en ze te volgen. Toen de COVID-19-pandemie toesloeg, werden al onze routines verstoord. Kantoormedewerkers werden naar huis gestuurd, waardoor hun werkschema werd verstoord. Mensen waren gewend om elke dag te pendelen, bepaalde vergaderingen te hebben op bepaalde dagen van de week, enzovoort. Deze gebeurtenissen dienden als ankerpunten die je hersenen lieten weten welke dag van de week het was.

Weekends zijn een goed voorbeeld van een ankerpunt - de betekenaar is dat je op die dagen niet hoeft te werken. Maar toen het woon-werkverkeer wegviel, voelden weekenden meer als een doordeweekse dag. Onze perceptie van tijd was scheef omdat ons weekendankerpunt werd weggenomen. 

5 tips voor het beheren van je tijd

Als je moeite hebt met het beheren van je tijd, dan ben je niet de enige. Het is een veel voorkomend probleem waar iedereen van tijd tot tijd mee worstelt. Om je te helpen, hebben we een paar tips op een rijtje gezet om je planning weer onder controle te krijgen. 

1. Creëer een routine en houd je eraan

Het maakt niet uit of je naar je werk gaat of thuis blijft werken, maak routines en houd je eraan. Maak rituelen die bedoeld zijn voor bepaalde dagen van de week, zodat je een concreet gevoel van tijd kunt vaststellen. Lees bijvoorbeeld een specifiek boek doordeweeks, maar bewaar een leukere, downtime-roman voor het weekend. Dit kan je hersenen helpen de werkweek van het weekend te scheiden, zelfs als je vanuit je Startpagina werkt. 

Hier zijn een paar routines die je kunnen helpen om meer geaard te blijven in de tijd:

• Wakker worden en naar bed gaan op hetzelfde tijdstip.

• Ga elke week op dezelfde dagen naar kantoor.

• Plan je lunchpauze elke dag op hetzelfde tijdstip.

• Leg je werk aan het eind van de dag fysiek weg als je vanuit je startpagina werkt.

• Stel een ochtendroutine vast (ontbijt maken, wandelen, mediteren, enz.) voordat je aan het werk gaat.

2. Gebruik tijdbeheerstrategieën tijdens je werkdag

Er is geen gebrek aan productiviteitshacks in de wereld - het gaat erom de strategieën te vinden die voor jou persoonlijk het beste werken. Als je constant het gevoel hebt dat je de tijd uit het oog verliest, zijn hier een paar strategieën om je te helpen de controle te krijgen:

• Timeblocking: wanneer je een specifieke hoeveelheid tijd plant voor één taak. Dit kan helpen om context-switching te voorkomen. 

• Timeboxing: wanneer je probeert een specifieke taak binnen een bepaald tijdsbestek te voltooien. Net als bij tijdsblokkering helpt deze techniek door een gevoel van urgentie aan je taken toe te voegen. 

• Pomodoro-techniek: een veel voorkomende techniek waarbij je 25 minuten werkt met korte pauzes ertussen. Deze techniek heeft pauzes ingebouwd, dus het helpt je hersenen rust te geven tussen werksprints. 

• Eet de kikker: een productiviteitsstrategie waarbij je 's ochtends eerst aan je meest uitdagende taak werkt. Als je je meest uitdagende taak eerst af hebt, wordt de rest van de dag in vergelijking gemakkelijker.

• Eisenhower matrix: een prioriteringstechniek die je helpt om een strategie te bepalen voor wat je eerst op je takenlijst moet aanpakken. Als je het moeilijk hebt om te beslissen waar je eerst aan moet werken, kan deze techniek je helpen beslissingsverlamming te voorkomen.

3. Stel grenzen rond je werk

Als je de neiging hebt om de tijd uit het oog te verliezen terwijl je werkt, kan je werk in je vrije tijd overlopen en je mentale gezondheid beïnvloeden. Dit kan je kans op Burnout vergroten als je niet oppast. Het menselijk brein is een spier en je moet het laten rusten zoals elke andere spier in je lichaam. 

Creëer ruimte tussen je werk en je vrije tijd door grenzen te stellen. Zet bijvoorbeeld je laptop weg wanneer je klaar bent met werken - zoals weggestopt in een boekenplank of in een lade - zet meldingen van je mobiele telefoon uit. Als je niet naar kantoor pendelt, vertelt dit je hersenen wanneer je werkt en wanneer je ontspant.

Stel vergelijkbare grenzen in terwijl je daadwerkelijk werkt door speciale tijd vrij te maken voor afleidingsvrije focusuren. Dit kan je helpen om bewuster te focussen en in een flow te komen, waardoor je werk van hogere kwaliteit kunt produceren zonder onderbrekingen en afleidingen. 

4. Breng elke dag een beetje tijd buiten door

Voordat we horloges en klokken hadden, was het enige dat we hadden om de tijd te vertellen de zon. De zon is de grote regulator van onze eigen interne klokken en helpt ons te voorzien van vitamine D, wat stress verlaagt. Wat tijd buitenshuis en weg van schermen kan helpen bij het reguleren van je circadiaans ritme, waardoor het uiteindelijk gemakkelijker voor je wordt om 's nachts in slaap te vallen, een regelmatiger slaapschema te behouden en psychische aandoeningen te voorkomen. Een gemakkelijke manier om dit te doen is door wat buitentijd toe te voegen aan je normale dagelijkse routine. De hond uitlaten in de ochtend voor het werk of een wandeling maken na je dag is een twee-in-één voordeel - je krijgt tijd buiten en stelt een aantal grenzen rond je werktijd.

5. Benut de voordelen van je chronotype

Iedereen heeft een ander tijdstip van de dag waarop hun hersenen op topniveau werken. Veel van dit gedrag draait om de dagelijkse activiteiten, leeftijd en slaapgewoonten van een persoon. Dit staat bekend als iemands 'chronotype'.

Er zijn drie belangrijke chronotypen:

• Ochtendmens: Dit individu wordt van nature vroeg wakker en is het meest productief aan het begin van de dag. 

• Bifasisch: deze personen kunnen zich het beste concentreren tussen 10.00 en 14.00 uur en kunnen rond de middag een beetje een dip hebben. Het is gebruikelijk dat bifasische personen 's avonds een 'tweede wind' van energie hebben. 

• PM-shifted: deze persoon geeft er de voorkeur aan om later wakker te worden en later in de middag en avond meer hersenintensief werk te doen. Voor PM-verschuivende personen is het het beste om het werk te vergemakkelijken met eenvoudige taken en het meer hersenintensieve werk te bewaren voor de late namiddag.

Als je je chronotype begrijpt, kun je je werkdag plannen rond je piekuren. Organiseer je taken en vergaderingen rond wanneer je het beste presteert. Dit helpt je om je mentale energie te besparen voor belangrijke taken die het het meest nodig hebben. 

Verlies nooit je werk uit het oog met Asana

Je tijd is te kostbaar om te verspillen aan onnodige taken en werk over werk. Gebruik in plaats daarvan een werkbeheertool zoals Asana om tijd te besparen, je taken bij te houden en het voor jou en je team gemakkelijk te maken om informatie te vinden.