Ben je het zat om deadlines te missen? Wij kunnen je helpen.

Niemand wil een deadline missen. Maar vertragingen gebeuren ondanks onze beste inzet, waarbij werknemers 15% van hun deadlines missen als gevolg van factoren zoals een aanval van vergaderingen, onzekere prioriteiten en onduidelijke processen. En hoewel het nooit goed voelt om vervaldatums te verzetten, is het soms onvermijdelijk. 

Het missen van deadlines is stressvol, maar de oplossing is niet om ze volledig te elimineren. Als manager kun je je team het beste helpen bij het instellen van vervaldatums die ze realistisch kunnen halen zonder zichzelf te overbelasten. Als het werk dan overweldigend wordt en het missen van deadlines onvermijdelijk is, kun je teamleden helpen hun belangrijkste taken te prioriteren, te verdelen en te overwinnen.

Deadlines missen: waarom doet het ertoe?

Deadlines bestaan om een reden. Ze helpen de workflow soepel te laten verlopen door verwachtingen te stellen over wanneer taken moeten worden voltooid, zodat je team het werk nauwkeurig kan plannen en organiseren. Ze motiveren ook belanghebbenden om taken af te ronden, zodat je project kan doorgaan zonder vast te lopen op een bepaalde taak. 

Het missen van te veel deadlines is een belangrijke oorzaak van projectmislukkingen. Het kan: 

• Vertragingen veroorzaken en projecten in gevaar brengen.

• Team- en cross-functional workflows verstoren. 

• Knelpunten veroorzaken en andere teams blokkeren om hun werk te voltooien. 

• Vertrouwen na verloop van tijd aantasten, vooral als belanghebbenden het gevoel hebben dat ze niet op je team kunnen vertrouwen om taken af te ronden. 

• Het moreel van het team verminderen. 

Wanneer deadlines giftig worden

Deadlines moeten je team helpen de controle over hun werk te krijgen. Ze mogen het werk niet overweldigend of onbeheersbaar maken, wat kan gebeuren wanneer belanghebbenden vervaldatums instellen zonder de input van je team. Uiteindelijk zijn deadlines het meest effectief wanneer je ze samen instelt, vooral wanneer cross-functional belanghebbenden deliverables toewijzen aan je team. Door deadlines af te spreken, kun je realistische vervaldatums instellen die je team daadwerkelijk kan halen, zodat je niet constant moet reageren en je best moet doen om aanvragen af te ronden.

Als dat niet mogelijk is, of als je team is bemand om een specifieke bedrijfsfunctie te ondersteunen, helpt het als iedereen op één lijn zit met je team- en bedrijfsdoelstellingen. Op die manier kunnen belanghebbenden echt belangrijk werk prioriteren dat overkoepelende bedrijfsdoelen ondersteunt (in plaats van je inbox te overspoelen met eindeloze 'hoge prioriteit'-taken). 

Het hebben van te groot aantal onrealistische deadlines neemt de controle over de werkbelasting van je team weg - een belangrijke oorzaak van overwerk en burn-out. Teamleden die deadlines missen, hebben vaak het gevoel dat ze voortdurend falen en anderen teleurstellen, zelfs als ze een redelijke hoeveelheid werk voltooien. Op lange termijn kan dit het moreel van het team naar beneden trekken. 

Waarom mis je deadlines? 

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, wordt het missen van deadlines niet altijd veroorzaakt door slechte werkgewoonten of productiviteitsproblemen. Er zijn veel factoren die ertoe kunnen leiden dat jij en je team deadlines missen, waaronder:

• Onduidelijke prioriteiten: niet begrijpen wat het belangrijkst is en waar je eerst aan moet werken. 

• Projectbereik wijzigen: extra deliverables toevoegen aan een project of vereisten veranderen in de loop van een opdracht. 

• Gebrek aan planning: niet de tijd nemen om terug te werken vanaf een deadline en te plannen wat je moet bereiken en wanneer. 

• Onjuiste inschatting: niet begrijpen hoe lang bepaalde taken zullen duren. 

• Concurrerende prioriteiten: te veel taken met hoge prioriteit tegelijk op het bord van je team hebben.

• Onrealistische deadlines: last-minute aanvragen, krappe doorlooptijden en vergelijkbare situaties waarin je team het werk niet realistisch op tijd kan voltooien. 

• Onvoorziene blokkades: incidenten die je dwingen om het werk te pauzeren, zoals softwarefouten, vertrekkende teamleden of andere onverwachte problemen. 

• Niet-toegewijde belanghebbenden: moeite hebben om anderen taken op tijd te laten voltooien, vooral als je niet kunt beginnen met werken totdat ze klaar zijn.

• Gebrek aan focustijd: te veel vergaderingen en niet genoeg tijd om dingen daadwerkelijk gedaan te krijgen. 

Hoe je gemiste deadlines voorkomt

Het voorkomen van gemiste deadlines gaat over meer dan brute krachtproductiviteit. In plaats van alleen maar te proberen sneller te werken en meer gedaan te krijgen, is het beter om de onderliggende problemen te overwegen die bijdragen aan het probleem. Op die manier kun je werk op tijd leveren zonder overwerkt te raken en je team in het proces uit te putten. 

Dit is wat je moet doen: 

1. Verduidelijk prioriteiten

Duidelijke prioriteiten helpen je team te begrijpen welk werk het belangrijkst is, zodat ze eerst kritieke taken kunnen aanpakken voordat ze verder gaan met andere taken. Dit is vooral handig als je team veel op zijn bord heeft en je niet alles meteen gedaan kunt krijgen. In plaats van alles af te ronden, kun je kijken of je vervaldatums voor taken met een lagere prioriteit kunt uitstellen of ze aan een ander team kunt delegeren. 

Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Hier lees je hoe je je prioriteiten kunt verduidelijken: 

• Verbind dagelijks werk met doelen: wanneer je begrijpt hoe dagelijkse taken zich ontwikkelen tot team- en bedrijfsdoelen, is het gemakkelijker om te zien wat belangrijk is en wat niet. Het is bijvoorbeeld logisch om prioriteit te geven aan een project voor beeldoptimalisatie als het bijdraagt aan een bedrijfsdoel om de laadsnelheid van je website te verbeteren. Om werkuren vrij te maken, kun je een minder belangrijke taak deprioriteren om je interne teamdocumentatie te organiseren. Dit betekent niet dat je niet aan taken met een lagere prioriteit werkt - het betekent alleen dat je de leveringsdatums kunt uitstellen om je team extra tijd te geven. 

• Prioriteer je takenlijst: prioriteren werkt het beste als je het elke dag doet. Probeer een Eisenhower-matrix te maken om taken te organiseren op urgentie en belang. Deze prioriteringstechniek helpt je om opdrachten in vier vakken te scheiden: doen, delegeren, plannen en verwijderen. 

2. Zorg voor een systeem om projecten en deadlines bij te houden

Het consequent halen van deadlines vereist planning, en het is moeilijk om te plannen als je niet weet welk werk er aankomt en hoe lang het zal duren. Om de helderheid te krijgen die je nodig hebt, organiseer je al je projecten en deadlines op één centrale locatie, zodat je in één oogopslag kunt zien waar je aan werkt, wat er aankomt en hoelang je team heeft om elke deliverable te produceren. 

3. Zorg ervoor dat deadlines ertoe doen

Deadlines moeten niet willekeurig zijn. In plaats daarvan moeten teamleden begrijpen waarom je specifieke vervaldatums hebt gekozen, zodat ze genoeg context (en motivatie) hebben om dingen op tijd gedaan te krijgen. Als je team weet dat deadlines niet echt zijn, is er minder druk om ze te halen - en na verloop van tijd kunnen teamleden vervaldatums volledig negeren. 

Vervaldatums hebben altijd een doel, zelfs als er geen echte deadline is die je moet halen. Ze kunnen je ook helpen teamdoelen en mijlpalen te bereiken, zoals het schrijven van een bepaald aantal artikelen per maand. Zelfs als er geen externe druk is om elk artikel op tijd te publiceren, helpt het maken van deadlines je team om hun eigen schema's te plannen en het werk consequent vooruit te helpen. 

4. Stel realistische vervaldatums in

Als je consequent deadlines wilt halen, moet je ervoor zorgen dat je genoeg tijd budgetteert om dingen gedaan te krijgen. Bij het instellen van vervaldatums is het gemakkelijk om het slachtoffer te worden van de 'planningsfout' - een psychologisch fenomeen waarbij mensen de tijd die nodig is om een taak te voltooien onderschatten, zelfs als ze weten dat vergelijkbare taken in het verleden langer duurden. In plaats van een realistische deadline te kiezen op basis van onze ervaring, denken we dat het "deze keer" anders zal zijn en dat we sneller kunnen werken. 

De eerste stap om de planningsfout te voorkomen, is bewustwording - als je weet dat het bestaat, kun je je er meer van bewust zijn wanneer het gebeurt. Bovendien is het altijd beter om wat meer tijd te budgetteren dan je denkt nodig te hebben. 

5. Afhankelijkheden begrijpen

Projectafhankelijkheden zijn taken die afhankelijk zijn van de voltooiing van een andere taak. App-ontwikkelaars moeten bijvoorbeeld gebruikerstests uitvoeren voordat ze een productontwerp afronden. De ene taak moet worden uitgevoerd voordat de andere kan beginnen, dus als de eerste taak wordt uitgesteld, moet de tweede ook worden uitgesteld. 

Bij het plannen van je projecttijdlijn is het belangrijk om afhankelijkheden te begrijpen, zodat je ervoor kunt zorgen dat taken in de juiste volgorde worden voltooid. Zo voorkom je knelpunten en blijft het werk consistent vooruitgaan. 

6. Verwijder afleidingen om de focus te verbeteren

In de snelle werkomgeving van vandaag zijn afleidingen eerder de norm dan de uitzondering. Meldingen van verschillende apps zoals e-mail en Slack bepalen de dag - in feite heeft meer dan de helft van de werknemers het gevoel dat ze onmiddellijk op meldingen moeten reageren en meer dan een derde voelt zich overweldigd door aanhoudende pings. 

Je betaalt een mentale prijs elke keer dat je meldingen controleert en het kan meer dan 20 minuten duren om weer op gang te komen na een onderbreking. Dat betekent dat als je Slack drie keer in een uur tijd controleert, je misschien geen belangrijk werk kunt doen. 

Probeer deze technieken om je team te helpen afleiding te beperken en de focus te verbeteren: 

• Moedig je team aan om de niet-storen-modi te gebruiken voor communicatie-apps zoals Slack en e-mail.

• Leg je telefoon in een la of uit het zicht, zodat je niet in de verleiding komt om berichten of sociale media te checken. Onderzoek toont aan dat alleen al het zien van je telefoon in de buurt de focus kan verminderen. 

• Plan agendablokken om de flow-staat en gericht werk aan te moedigen, zodat mensen weten dat je mogelijk traag reageert. 

• Consolideer apps en tools in een werkbeheerplatform om het schakelen tussen contexten te verminderen. 

• Voer een vergaderingsaudit uit om onnodige vergaderingen te elimineren en Agenda ruimte vrij te maken voor focustijd. 

7. Probeer een tijdbeheerstrategie

Om deadlines te halen, moet je je tijd kunnen beheren. Als jij of iemand in je team worstelt met uitstelgedrag, probeer dan een van deze tijdbeheerstrategieën om je te helpen bij de taak: 

• De Pomodoro-techniek: Plan werksessies van 25 minuten en pauzes van 5 minuten.

• Tijdsblokken: plan elk deel van je dag. 

• Timeboxing: maak een 'timebox', waarin je een bepaalde taak binnen een bepaald tijdsbestek probeert te voltooien. 

• Eet de kikker: pak eerst je moeilijkste taak aan voordat je ander werk doet. 

• Het Pareto-principe: focus op taken met de meeste impact om het rendement op je tijd te maximaliseren. 

• De Getting Things Done-methode (GTD): schrijf alles wat je moet doen op één plek op, zodat je mentale energie kunt vrijmaken en je werk kunt prioriteren. 

Wat te doen als je een deadline mist

Het overschrijden van deadlines overkomt iedereen van tijd tot tijd. In plaats van jezelf de schuld te geven, moedig je teamleden aan om deze stappen te volgen. Dit helpt je verder te gaan, proactief met de situatie om te gaan en de impact voor belanghebbenden te minimaliseren. 

1. Zeg iets zodra je denkt dat je de deadline zult missen. Hoe eerder je het laat weten, hoe beter. Dit geeft belanghebbenden de tijd om hun tijdlijn aan te passen aan de vertraging. 

2. Leg uit wat er is gebeurd. Het is prima om een verklaring te geven wanneer je een deadline mist, maar probeer het kort te houden, zodat je gefocust kunt blijven op oplossingen in plaats van schuld te geven. 

3. Bied oplossingen. Denk na over wat je kunt bieden om het ongemak van het missen van een deadline goed te maken. Je kunt bijvoorbeeld een ruwere versie inleveren van wat je tot nu toe hebt voltooid of de deadline verlengen voor een meer gepolijste deliverable. 

4. Evalueer je prioriteiten en stel een nieuwe (realistische) deadline voor. Maak een inventaris van alles wat er op je bord ligt. Wanneer kun je realistisch verwachten de opdracht te voltooien, gezien al het andere waar je aan werkt? Het instellen van een nieuwe deadline helpt jou (en belanghebbenden) te plannen hoe je verder kunt gaan, in tegenstelling tot je constant zorgen te maken over een achterstallige taak of gewoon te haasten om deze zo snel mogelijk af te krijgen. 

5. Werk je projecttijdlijn en eventuele afhankelijkheden bij. Als je gemiste deadline deel uitmaakt van een groter project, pas dan andere taken aan om ervoor te zorgen dat er nog genoeg tijd is om alles te voltooien. Als iemand bijvoorbeeld op je wacht om een taak te starten, heeft hij misschien extra tijd nodig als je je deadline mist. 

6. Neem het jezelf niet kwalijk. Iedereen mist af en toe een deadline. Het belangrijkste is om van je ervaring te leren en je aanpak voor de volgende keer te veranderen. 

Gebruik deadlines als een hulpmiddel 

Deadlines zijn niet je vijand, ze zijn een organisatorisch hulpmiddel. Het stellen van duidelijke en realistische deadlines kan je helpen de controle te krijgen over het werk van je team en projecten soepel te laten verlopen. Dat betekent dat vervaldatums, in plaats van stress aan je leven toe te voegen, kunnen helpen om structuur te bieden en iedereen op één lijn te houden.