Eisenhower Matrix-sjabloon

Soms kun je het niet allemaal doen - en dat is oké. Succesvol zijn gaat meer over prioriteitstelling dan over het aanpakken van elke nieuwe taak op je takenlijst. Met de juiste prioriteitstellingstechnieken, kun je de meest cruciale taken eerst aanpakken, andere voor later plannen, en de rest delegeren en verwijderen. Het is een win-win: de belangrijke dingen worden nog steeds uitgevoerd, zonder jezelf tijdens het proces volledig uit te putten.

Een Eisenhower Matrix-sjabloon maakt tijdsbeheer eenvoudig. Je kunt het elke dag of elke week gebruiken, of gelijk wanneer je het gevoel krijgt dat je takenlijst onbeheersbaar is.

Wat is een Eisenhower Matrix?

Een Eisenhower Matrix is een prioriteitstelling-tool die je helpt je taken te organiseren volgens hun dringendheid en belangrijkheid. Het stelt specifieke acties die je moet uitvoeren afhankelijk van waar een taak staat binnen de kwadrant van de prioriteitenmatrix:

• Dringend en belangrijk: doen

• Dringend maar niet belangrijk: delegeren

• Niet dringend maar belangrijk: Plannen

• Niet dringend en niet belangrijk: Verwijderen

Wanneer je je overdonderd voelt door je takenlijst, laat de Eisenhower Matrix je zien aan welke taken je eerst moet werken, én hoe je al de rest kunt verdelen en overwinnen.

Wat is een Eisenhower Matrix-sjabloon?

Een Eisenhower Matrix-sjabloon is een herbruikbare handleiding waarmee je snel een Eisenhower Matrix kunt maken, wanneer dan ook je prioriteiten moet stellen voor je takenlijst. Wil je elke ochtend of bij het begin van elke week een matrix maken? Geen probleem, kopieer gewoon het sjabloon, voeg je taken toe en begin met prioriteiten stellen. Het hebben van een kant-en-klaar sjabloon betekent dat je geen tijd hoeft te verspillen aan het telkens opnieuw instellen van je Eisenhower Matrix. In plaats daarvan kun je gewoon de blanco velden invullen en een vooropgestelde workflow volgen om voor elke taak een prioriteit te stellen.

De voordelen van een digitaal Eisenhower Matrix-sjabloon

Een Eisenhower Matrix moet taakbeheer vereenvoudigen, niet nog méér werk voor je creëren. Door je matrix te maken in een digitale vorm, hoef je gelukkig niet meer te rotzooien met spreadsheets of telkens je takenlijst handmatig te kopiëren. In plaats daarvan kun je gewoon je taken toevoegen aan de matrix, hun dringendheid en belangrijkheid kiezen, en hen verslepen naar de juiste sectie. Als je prioriteiten later wijzigen, kun je je matrix makkelijk in realtime bijwerken in plaats van het hele ding opnieuw te kopiëren.

Met een digitaal Eisenhower Matrix-sjabloon kun je:

• Het maken van beslissingen vereenvoudigen door een vooropgesteld proces voor taakprioriteitstelling te volgen.

• Snel taken toevoegen aan je Eisenhower Matrix-sjabloon in plaats van taken telkens opnieuw te kopiëren.

• Een Single source of truth zien voor elke taak: de taken in je matrix zijn geen duplicaten, ze leven tegelijkertijd in je takenlijst en in je matrix.

• Contextuele informatie, documenten, afbeeldingen of video's toevoegen aan elke taak.

• Je matrix delen met projectbelanghebbenden om te laten zien hoe je werk prioriteert.

• Vervaldatums stellen voor de taken die je delegeert of plant voor later.

• Taken verslepen naar verschillende secties van je matrix.

• Je matrix makkelijk bijwerken als je prioriteiten later wijzigen.

Een digitaal Eisenhower Matrix-sjabloon maken

Op het meest basale niveau, moet je Eisenhower Matrix-sjabloon de ruimte hebben om de volgende informatie bij te houden voor elke taak:

• Dringendheid: dringend of niet dringend

• Belangrijkheid: belangrijk of onbelangrijk

• Aanbevolen actie: doen, delegeren, plannen, verwijderen

De beste manier om dit te doen is door twee aangepaste labels toe te voegen aan je sjabloon: één voor dringendheid en één voor belangrijkheid. Zo kun je snel de dringendheid en belangrijkheid voor elke taak selecteren en zien. Daarna maak je secties in je sjabloon voor elke aanbevolen actie: doen, delegeren, plannen, verwijderen. Eens je de dringendheid en belangrijkheid hebt gekozen voor elke taak, kun je de taak verslepen naar de juiste sectie.

Geïntegreerde functies

• Voeg taken toe aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot niet alleen de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te taggen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Lijstweergave. Lijstweergave is een raster-achtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een to-do lijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en einddata van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak verloopt, maar ook wanneer je eraan moet beginnen werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een helder beeld van hoeveel tijd elke taak in beslag zou moeten nemen om te voltooien. Gebruik startdatums voor het stellen, bijhouden en beheren van werk zodat je de doelstellingen van je team afgestemd houdt en zorgt dat er geen afhankelijkheden over het hoofd worden gezien.

Aanbevolen apps

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

• Outlook. Als er via e-mail actipunten binnenkomen, zoals het beoordelen van werk van je bureau of een aanvraag voor ontwerpmateriaal van een partner, kun je er nu taken voor maken in Asana, rechtstreeks vanuit Outlook. Je kunt de nieuwe taak dan aan jezelf of een teamgenoot toewijzen, een einddatum instellen, en hem aan een project toevoegen zodat hij verbonden is met ander relevant werk..

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

Een Eisenhower Matrix-sjabloon gebruiken

Eens je je sjabloon hebt gemaakt, is het gebruik ervan eenvoudig. Het werkt als volgt:

1. Maak een kopie van je Eisenhower Matrix-sjabloon.

2. Voeg elke taak uit je takenlijst toe aan het sjabloon.

3. Selecteer de dringendheid en belangrijkheid van elke taak. Als je niet zeker bent hoe je het onderscheid maakt tussen dringende en belangrijke taken, bekijk je ons Eisenhower Matrix-artikel.

4. Versleep elke taak naar de respectieve sectie: doen, delegeren, plannen of verwijderen.

5. Werk de vervaldatum en verantwoordelijke van elke taak bij volgens de actie die je hebt geselecteerd.

Veelgestelde vragen