Voel je je overweldigd op het werk? Dit is wat je moet doen.

Iedereen voelt zich soms overweldigd. Het werk van vandaag kan hectisch en intens zijn, met krappe deadlines, vergaderingen en meldingen die vanuit elke hoek op je afkomen. Met al dat lawaai is het moeilijk om je te concentreren en dingen gedaan te krijgen, vooral als je ook nog eens te maken hebt met stress over je werklast. 

Maar werk hoeft niet boven je hoofd te groeien. Als je moeite hebt om bij te blijven, zijn er concrete stappen die je kunt nemen om je beter te voelen en je werkbalans te verbeteren. 

Wat betekent het om je op het werk overweldigd te voelen?

Je overweldigd voelen op het werk is een gevoel van angst vanwege de hoeveelheid of moeilijkheid van het werk dat je toegewezen krijgt. Wanneer je overweldigd bent, heb je vaak het gevoel dat je je werklast niet aankunt - of dat je niet de vaardigheden of ondersteuning hebt die je nodig hebt om goed werk te leveren. 

Als je je op het werk overweldigd voelt, dan ben je niet de enige. Uit onderzoek blijkt dat 80% van de kenniswerkers wereldwijd aangeeft zich overwerkt en dicht bij een burn-out te voelen, terwijl 62% het Oplichtersyndroom ervaart - een gevoel van zelftwijfel in verband met prestaties op het werk. Dat betekent dat de meeste werknemers het gevoel hebben dat ze te veel op hun bord hebben en dat ze niet goed genoeg presteren. Met andere woorden, ze voelen zich overweldigd. 

Anatomie van werk, speciaal rapport: het onontdekte verband tussen het impostorsyndroom en burnout

Burnout en het oplichterssyndroom zijn historisch gezien bestudeerd als twee afzonderlijke fenomenen. In dit rapport leggen we de verbanden om leiders te helpen burn-outs te vertragen en het behoud van werknemers te vergroten.

Krijg de inzichten

Veelvoorkomende oorzaken van je overweldigd voelen op het werk

Als je je op het werk overweldigd voelt, is daar een reden voor. Hier zijn enkele veel voorkomende oorzaken voor dit soort werkstress: 

• Te veel te doen hebben en niet genoeg tijd.

• Te veel deadlines tegelijk.

• 'Ja' zeggen op te veel verzoeken. 

• Je voelt je onder druk gezet om taken uit te voeren die niet in je functieomschrijving staan. 

• Niet de vaardigheden of tools hebben die je nodig hebt om je werk goed te doen. 

• Gebrek aan steun van je manager of collega's. 

• Niet weten welke taken het belangrijkst zijn.

• Veel 'dringende' taken op het laatste moment.

• Onduidelijke processen en rollen, waardoor je constant onzeker bent over wat je moet doen en met wie je moet praten. 

Hoe weet je of je je overweldigd voelt op het werk

Soms is het duidelijk wanneer je je overweldigd voelt, maar andere keren kan het moeilijk zijn om te achterhalen waarom je het moeilijk hebt. Als je het moeilijk hebt, zijn hier enkele veelvoorkomende tekenen om op te letten:   

• Je voelt je constant angstig over taken, vergaderingen en deadlines. 

• Je denkt de hele tijd aan werk, zelfs 's avonds en in het weekend. 

• Het gevoel dat je extra uren moet werken om bij te blijven. 

• Je niet verheugen op het werk. 

• Je voelt je pessimistisch over de toekomst en je vermogen om taken uit te voeren. 

• Taken uitstellen. 

• Je fysiek, mentaal of emotioneel uitgeput voelen.

• Moeite hebben om de dag door te komen. 

• Het gevoel hebben dat je alleen bent en dat niemand je kan helpen.

Je overweldigd voelen is moeilijk en kan alle gebieden van je leven beïnvloeden. Als je een van de bovenstaande gevoelens ervaart, is het belangrijk om je emoties te erkennen en aan te pakken in plaats van te proberen door te zetten. Hoewel het verleidelijk is om negatieve emoties te negeren en meteen in de volgende taak te springen, kan dat leiden tot een burn-out en je werk op de lange termijn beïnvloeden. Neem in plaats daarvan een stap terug en erken je gevoelens, zodat je actie kunt ondernemen om de onderliggende redenen aan te pakken die ervoor zorgen dat je je overweldigd voelt. 

Wat moet je doen als je je op je werk overweldigd voelt

Wanneer je je overweldigd voelt, is het moeilijk om helder te denken of je beste werk te doen - en dat is volkomen normaal. We kunnen niet zomaar een schakelaar omzetten en slechte gevoelens laten verdwijnen, maar we kunnen een stap terug doen, naar het volledige plaatje kijken en concrete stappen ondernemen om ons werkleven te verbeteren. Zo doe je dat. 

1. Identificeer de onderliggende gedachte die je hebt

Wanneer je je gestrest of angstig voelt over je werk, zit er meestal een onderliggende gedachte achter die angst - iets wat je gelooft of een verhaal dat je jezelf vertelt en dat je gevoelens versterkt. Dat betekent niet dat er geen geldige reden is waarom je je overweldigd voelt, zoals te veel op je bord hebben of niet genoeg steun. Maar om verder te gaan met een oplossing, moet je de onderliggende gedachte identificeren die je stress versterkt. 

Je kunt bijvoorbeeld een of meer van deze gedachten hebben als reactie op je werksituatie: 

• "Ik loop achter op het werk en ik zal nooit inhalen."

• "Ik moet overal ja op zeggen, anders ben ik een mislukkeling."

• "Als ik deze deadline mis, betekent dit dat ik gefaald heb."

• "Als ik mijn werk niet goed doe, word ik ontslagen."

• "Als ik om hulp vraag, kom ik over als een bedrieger."

2. Kijk naar het volledige plaatje 

Het is normaal om soms negatieve gedachten te hebben. Maar als je dat doet, onthoud dan dat die gedachten niet altijd de waarheid zijn - en er zijn waarschijnlijk andere delen van het verhaal die je niet overweegt. Om volledig te begrijpen wat er aan de hand is en actie te ondernemen, moet je een stap terug doen en het volledige plaatje bekijken. 

Begin met het opschrijven van antwoorden op de volgende vragen. Het doel van deze vragen is om je perspectief te verbreden en zowel de positieve als de negatieve kanten van je situatie te overwegen. Het gaat er niet om een positieve draai te geven aan slechte emoties, maar eerder om een manier om de onbevooroordeelde informatie te krijgen die je nodig hebt om een effectieve manier van handelen te kiezen. 

• Wat is het bewijs dat mijn onderliggende gedachte waar is? Niet waar? 

• Is er een alternatieve verklaring? 

• Wat is het ergste dat er kan gebeuren? Hoe zou ik ermee omgaan? Wat is het beste dat er kan gebeuren? Wat is de meest realistische uitkomst? 

• Wat moet ik hieraan doen? 

• Als mijn beste vriend in dezelfde situatie zou zitten, wat zou ik dan tegen hem zeggen? 

Voorbeeld 

Hier is een voorbeeld uit de praktijk van hoe iemand elk van deze vragen zou kunnen beantwoorden. 

Onderliggende gedachte: Ik loop achter op het werk en ik zal nooit inhalen.

Wat is het bewijs dat de automatische gedachte waar is? Niet waar? 

Bewijs voor:

• Ik heb vandaag een deadline gemist.

• Ik heb vrijdag twee projectvoorstellen die ik moet indienen.

• Ik heb nog nooit een projectvoorstel geschreven en ik weet niet hoe.

• Ik heb geen tijd om dingen gedaan te krijgen vanwege al mijn vergaderingen. 

Bewijs tegen: 

• De laatste deadline die ik heb gemist was meer dan twee maanden geleden. 

• Mijn collega's hebben eerder deadlines gemist en het was prima. 

• Ik heb in het verleden succes gehad op het werk, zelfs als ik me soms overweldigd voelde.

• In het verleden heb ik nieuwe vaardigheden kunnen leren op het werk. 

• Ik kan om hulp vragen bij mijn projectvoorstellen.  

• Ik kan mijn manager vragen om me te helpen bij het delegeren en prioriteren van taken. 

• Ik kan deze week een aantal van mijn niet-essentiële vergaderingen verplaatsen of annuleren. 

• Ik heb geen negatieve feedback over mijn prestaties ontvangen. 

Is er een andere verklaring? 

Misschien leg ik meer druk op mezelf dan ik zou moeten. Ik wil alles perfect doen, waardoor ik misschien niet zie dat ik het eigenlijk goed doe. 

Wat is het ergste dat er kan gebeuren? Hoe zou ik daarmee omgaan? Wat is het beste dat er kan gebeuren? Wat is de meest realistische uitkomst? 

Het ergste geval: ik blijf achterlopen en word uiteindelijk ontslagen. 

Hoe je ermee om zou gaan: ik heb in het verleden een nieuwe baan kunnen vinden en ik zou het opnieuw kunnen doen. 

Het beste geval: na deze week wordt mijn werklast lichter en kan ik mijn achterstand gemakkelijk inhalen. 

De meest realistische uitkomst: het zal even duren voordat ik me comfortabel voel in mijn rol, omdat ik nieuwe vaardigheden moet leren en om hulp moet vragen. Maar uiteindelijk zal ik meer vertrouwen krijgen in mijn capaciteiten.

Wat moet ik doen? 

• Mijn manager laten weten dat ik me overweldigd voel. Haar vragen of ik een paar deadlines kan verschuiven om bij te leren en de vaardigheden te leren die ik nodig heb. 

• Ik vraag om hulp met mijn projectvoorstellen. 

• Mijn taken prioriteren en de belangrijkste eerst aanpakken. 

• Taken delegeren die ik kan. 

• Ik verplaats of annuleer enkele van mijn niet-essentiële vergaderingen deze week. 

Als mijn beste vriend in dezelfde situatie zou zitten, wat zou ik dan tegen hem zeggen? 

Het kan lang duren en je zult om hulp moeten vragen, maar je bent in staat om de vaardigheden die je nodig hebt om je zelfverzekerd te voelen op het werk bij te leren.  

Anatomie van werk, speciaal rapport: het onontdekte verband tussen het impostorsyndroom en burnout

Burnout en het oplichterssyndroom zijn historisch gezien bestudeerd als twee afzonderlijke fenomenen. In dit rapport leggen we de verbanden om leiders te helpen burn-outs te vertragen en het behoud van werknemers te vergroten.

Krijg de inzichten

3. Onderneem actie 

Nu je even de tijd hebt genomen om je gevoelens te analyseren en het grote geheel te overwegen, is het tijd om actie te ondernemen. Je hebt de volgende stappen al op een rijtje gezet in de 'Wat moet ik eraan doen?' hierboven - op dit punt hoef je alleen maar die stappen te volgen. 

De acties die je onderneemt, zijn afhankelijk van je specifieke werksituatie. Maar als je vastloopt bij wat je nu moet doen, zijn hier enkele veelvoorkomende oplossingen om je niet overweldigd te voelen op het werk: 

• Praat met je manager: wanneer je je overweldigd voelt, is communicatie cruciaal. Voer een gesprek met je manager en wees eerlijk over je werkbelasting. Laat ze weten of je achterloopt en hulp nodig hebt bij het prioriteren van werk en het aanpassen van deadlines. Managers zijn er om te helpen, en de kans is groot dat ze zich eerder hetzelfde hebben gevoeld. 

• Vraag om hulp of delegeer: de drang om anderen te helpen is ingebouwd in ons genoom, wat betekent dat mensen meer bereid zijn om te helpen dan je denkt. Om hulp vragen is eigenlijk een geweldige manier om een band met collega's op te bouwen. Zorg er bij het delegeren voor dat je voldoende context geeft, de prioriteit van de taak verduidelijkt en je teamgenoot voldoende krediet geeft. 

• Prioriteren: Prioritering is de beste manier om ervoor te zorgen dat je de belangrijkste taken eerst aanpakt. Probeer een Eisenhower Matrix te maken om taken in vier vakken te verdelen: de taken met hoge prioriteit die je eerst gaat doen, de taken die je voor later plant, de taken die je delegeert en de taken die je kunt verwijderen.

• Verdeel grotere taken: als je geïntimideerd bent door een groot project, probeer het dan op te splitsen in kleinere taken. Dit maakt het gemakkelijker om te zien hoe je je initiatief zult voltooien. Bovendien helpt het creëren van meer toegankelijke kortetermijndoelen je om aan de slag te gaan, perfectionisme te bestrijden en meteen snelle overwinningen te behalen.

• Begin met 'nee' zeggen: als je je overweldigd voelt door te veel verzoeken te accepteren, is het tijd om nee te zeggen. Het kan moeilijk zijn om verzoeken van belanghebbenden af te wijzen, maar het is vaak van cruciaal belang om een redelijke werkbelasting te behouden. Wees transparant met belanghebbenden over je bandbreedte en vraag je manager om in te grijpen en je te ondersteunen als dat nodig is. 

• Pas deadlines aan: iedereen mist soms deadlines. Wanneer je een vervaldatum mist, is het belangrijkste om deze bij te werken naar wanneer je de taak realistisch kunt voltooien. Op die manier heb je een concreet plan dat je met belanghebbenden kunt delen, in plaats van een achterstallige taak die je alleen maar stress bezorgt. 

• Stel grenzen: wanneer je je overweldigd voelt, is het verleidelijk om te verdubbelen en langer te werken om bij te praten. Dat kan echter snel leiden tot een Burnout en je op de lange termijn meer tijd kosten. Stel in plaats daarvan grenzen om ervoor te zorgen dat je werkleven je persoonlijke leven niet schaadt - en onthoud dat de balans tussen werk en privé en vrije tijd essentieel is om op te laden. 

• Focus op één ding tegelijk: het is net zo verleidelijk om te multitasken in de hoop meer gedaan te krijgen in minder tijd. Maar multitasken verspilt eigenlijk meer tijd dan het bespaart, omdat het aanzienlijke inzet van je hersenen vergt om tussen taken te schakelen. In plaats van te multitasken, reserveer je tijdblokken zonder afleiding om je op één taak te concentreren. Vergeet niet om tijdens je werk korte pauzes in te lassen, zodat je kunt opladen. 

4. Wees niet te streng voor jezelf

Wanneer je je overweldigd voelt, is het vaak een teken dat je moet pauzeren en je op jezelf moet concentreren. Je fysieke en mentale gezondheid moet altijd op de eerste plaats komen, dus neem de tijd die je nodig hebt om op te laden en te resetten. Neem een pauze, haal diep adem, ga naar buiten of praat met een vriend. En vergeet niet dat zelfs als je je nog steeds overweldigd of angstig voelt na het doorlopen van deze stappen, dat niet betekent dat je de situatie niet goed aanpakt. Je doet alles wat je moet doen om je werksituatie te erkennen en ermee om te gaan, en je zult je niet altijd zo overweldigd voelen als nu. 

Advies voor managers: wat te doen als je direct ondergeschikte zich overweldigd voelt

Als manager kan het teleurstellend zijn om te ontdekken dat een direct ondergeschikte zich overweldigd voelt. Je vraagt je misschien af of je er überhaupt iets aan kunt doen. Maar als manager ben je eigenlijk in de beste positie om te helpen. 

Dit is wat je kunt doen: 

Luisteren

Het is moeilijk voor iemand om toe te geven dat ze overweldigd zijn, dus luister actief naar de zorgen van je werknemer. Dat betekent dat je niet onderbreekt, zonder oordeel luistert en positief non-verbaal gedrag laat zien, zoals oogcontact houden en met je hoofd knikken. Zodra je werknemer klaar is met praten, parafraseer je wat je hebt gehoord in je eigen woorden om er zeker van te zijn dat je het hebt begrepen. 

Wees meelevend

Het is normaal dat je je alleen voelt als je overweldigd door raakt, vooral als je vanuit huis werkt. Uit onderzoek blijkt zelfs dat 41% van de werknemers zich meer geïsoleerd voelt als ze op afstand werken. 

Om je werknemer zich minder alleen te laten voelen, bevestig je zijn of haar perspectief. Als je je op je gemak voelt, kun je ook delen dat je het zelf ook al eens moeilijk hebt gehad. Benadruk dat je onvoorwaardelijk aan hun kant staat. Het is niet je doel dat ze hyperproductief en efficiënt zijn ten koste van hun welzijn. In plaats daarvan wil je hun welzijn prioriteren, zodat ze zich betrokken en gesterkt voelen.

Vergeet niet dat de output van elke werknemer anders is. Als een teamlid je vertelt dat hij of zij overweldigd is, is hij of zij niet alleen lui - dit is een ernstige zorg die je moet aanpakken. Vergelijk ze niet met jezelf in hun schoenen of met andere werknemers. Concentreer je in plaats daarvan op het geven van de tools die ze nodig hebben om te slagen. 

Bied hulp aan

Als manager zijn er veel manieren waarop je je werknemer kunt helpen om grip te krijgen op zijn of haar werklast. Dit omvat het prioriteren van taken, het aanpassen van de werklast van je werknemer zodat ze niet zoveel op hun bord hebben en het namens hen nee zeggen tegen cross-functional partners. 

Dat gezegd hebbende, soms kun je niet alles van de schouders van je werknemer halen omdat je een belangrijke deliverable moet voltooien. Kijk in dat geval of je nog iets anders kunt doen. Zijn er minder belangrijke taken die je kunt deprioriteren, of andere medewerkers die kunnen helpen om de werklast te verlichten? Je kunt je werknemer ook helpen bij het controleren van zijn vergaderrooster en bepalen of hij persoonlijke synchronisaties kan vervangen door asynchrone updates. En als je werknemer nieuwe vaardigheden moet leren, bied dan aan om ze zelf te leren of ze te verbinden met de mensen of middelen die ze nodig hebben om te leren. 

Maak verantwoordelijkheden duidelijk

Duidelijke verantwoordelijkheden zorgen ervoor dat je werknemer geen tijd hoeft te verspillen aan het uitzoeken wie wat moet doen. Ze helpen je direct ondergeschikte binnen de reikwijdte van zijn rol te blijven in plaats van extra werk te doen, wat hem kan beschermen tegen overweldiging en burn-out. Bij Asana geven we teamleden bijvoorbeeld duidelijk gedefinieerde verantwoordelijkheidsgebieden (AoR's). Elke AoR geeft specifiek aan waar die persoon verantwoordelijk voor is - en het is gedocumenteerd en duidelijk toegankelijk voor iedereen binnen het bedrijf. 

Feedback geven

Wanneer werknemers overweldigd zijn, hebben ze het gevoel dat ze falen of hun werk niet goed doen. Om dit tegen te gaan, vestig je de aandacht op hun sterke punten door positieve feedback te geven. Deel hoe hun unieke bijdragen het team ten goede komen en toon waardering voor al het werk dat ze tot nu toe hebben verricht. Maak een lijst van specifieke prestaties om concreet bewijs te leveren dat je werknemer het goed doet in zijn of haar rol. 

Soms presteren overweldigde werknemers daadwerkelijk slecht op het werk. Dit kan om een miljoen redenen zijn, waaronder: 

1. Ze zijn gestrest omdat ze denken dat ze het niet goed doen, waardoor ze nog slechter presteren.

2. Ze hebben niet de nodige tools en vaardigheden om goed te presteren, of de ondersteuning die ze nodig hebben om te verbeteren.

3. Of eigenlijk om welke reden dan ook - zorgen in hun persoonlijke leven, gezondheidsproblemen en meer. 

Werk indien nodig samen met je werknemer om een prestatieverbeteringsplan (PIP) te maken om uitvoerbare stappen, doelen en ondersteuningsstatistieken te maken om hen te helpen weer op schema te komen. 

Vraag regelmatig hoe het gaat

Het kan tijd kosten voordat werknemers herstellen en weer op het goede spoor komen wanneer ze zich overweldigd voelen, dus plan tijd in je wekelijkse of tweewekelijkse 1:1-vergadering om te kijken hoe het gaat. Vraag hoe je werknemer zich voelt over zijn of haar werklast, hoe zijn of haar projecten verlopen en wat je kunt doen om te helpen. Als ze het nog steeds moeilijk hebben, blijf dan met hen samenwerken om hun werklast aan te passen, hun taken te prioriteren en hun tijdbeheer te verbeteren. 

Vereenvoudig je takenlijst met projectbeheersoftware

Projectbeheersoftware zoals Asana kan je team helpen hun samenwerking te vereenvoudigen, werk te organiseren en zich minder overweldigd te voelen. In plaats van gedurende je werkdag tussen meerdere apps te schakelen, kun je alles opslaan en met je Team communiceren op één centrale plaats. Dat betekent minder verwarring, minder verspilde tijd en meer helderheid voor je team. 

Anatomie van werk, speciaal rapport: het onontdekte verband tussen het impostorsyndroom en burnout

Burnout en het oplichterssyndroom zijn historisch gezien bestudeerd als twee afzonderlijke fenomenen. In dit rapport leggen we de verbanden om leiders te helpen burn-outs te vertragen en het behoud van werknemers te vergroten.

Krijg de inzichten