Hoe (en wanneer) nee te zeggen op het werk

Ja zeggen tegen nieuwe ervaringen kan spannend zijn. Wanneer je op reis bent, de perfecte baan vindt, of je een lonende uitdaging op het werk krijgt aangeboden, opent ja zeggen de wereld voor je op een geheel nieuwe en inspirerende manier. Maar in je dagelijkse werkleven leidt ja zeggen tegen alles tot gehaaste of onvoltooide deadlines. 

Het kan ongemakkelijk aanvoelen, maar het is normaal om zowel ja en nee te zeggen tegen dingen op het werk. En er zijn vaardigheden om je te helpen er meer vertrouwd mee te raken. Hier lees je hoe je beter kunt worden in het zelfverzekerd nee zeggen op het werk.

Waarom zou je moeten weten hoe je professioneel nee kunt zeggen?

Allereerst, je kijkt hier misschien naar en vraagt je af, waarom doet het ertoe? Waarom kan ik niet gewoon ja zeggen en iedereen blij maken? Tot op zekere hoogte is dit volkomen logisch - het is normaal dat je mensen op het werk tevreden wilt houden. En nog meer als het je baas is die het vraagt, vooral omdat onze taken vaak zijn om het werk van ons Team en onze baas te ondersteunen. 

Maar hier is de conclusie: nee zeggen is een manier om grenzen te stellen. Hoewel ja zeggen op korte termijn misschien goed voelt, kan het stellen van grenzen leiden tot een gelukkiger, productievere werkomgeving voor alle betrokkenen, niet alleen voor jou. Maar er zijn een aantal redenen om nee te zeggen buiten je eigen persoonlijke voordelen, waaronder:

• Als iets niet nodig is. Je kent je vak beter dan de meesten. Er zijn momenten waarop managers of teamleiders je vragen om iets te doen waarvan je weet dat het onnodig is of zelfs schadelijk kan zijn voor de inzet van je team. Nee zeggen in deze situaties is beter voor je werk en je Team. Het laat ook zien dat je je werk volledig begrijpt.

• Om scope creep te voorkomen. Projectbereik: wanneer je een projectbereik vaststelt, beslissen jij en de andere belanghebbenden van het project welke deliverables je moet maken en wanneer. Als je de verantwoordelijkheden begint uit te breiden en ja zegt tegen nieuwe deliverables, zul je op een gegeven moment de deadline overschrijden, wat scope creep veroorzaakt.

• Om je leiderschapskwaliteiten te tonen. Nauwkeurig kunnen communiceren is een gewenste leiderschapsvaardigheid. Door nee te zeggen, kun je zowel openlijker communiceren over je capaciteit als je werklast structureren, zodat je de grootste impact kunt hebben. Op zijn beurt kan dit je positioneren voor leiderschapskansen.

• Om te laten zien dat je betrouwbaar bent. Dit lijkt misschien contra-intuïtief, maar nee zeggen bouwt eigenlijk vertrouwen op. Door nee te zeggen tegen taken waar je bijvoorbeeld niet de capaciteit voor hebt, laat je je baas en collega's zien dat je georganiseerd genoeg bent om je werkbelasting te kennen. Als je je ergens aan vastlegt, kunnen ze erop vertrouwen dat je het afmaakt. 

• Om een burn-out te voorkomen. Burnout en overweldiging nemen toe, met onderzoek dat aantoont dat bijna een op de vier werknemers vier of meer keer per jaar een burn-out ervaart en 40% denkt dat het een onvermijdelijk onderdeel van succes is. Ja zeggen, zelfs als je nee wilt zeggen, kan overwerk, wrok en (als het niet wordt gecontroleerd) leiden tot een Burnout.

Ja zeggen vermindert je productiviteit

Het lijkt misschien contra-intuïtief, maar ja zeggen kan je productiviteit juist verminderen. Dat komt omdat hoe meer je op je bord hebt, hoe moeilijker het is om je te concentreren en prioriteit te geven aan het werk dat er toe doet. Hier zijn een paar manieren waarop het de 'ja'-persoon in je team worden je kan schaden (niet helpen):

• Je wordt minder productief en meer overweldigd omdat je te veel op je bord hebt.

• Je kunt bitter of boos worden als je consequent ja zegt terwijl je weet dat je nee moet zeggen.

• Door ja te zeggen tegen dit 'één ding', zeg je in feite nee tegen al het andere dat je in die tijd zou kunnen doen, zelfs als die taken belangrijker zijn.

• Je werkt aan de prioriteit van iemand anders, die - hoewel belangrijk - misschien niet is wat er eerst gedaan moet worden.

Wanneer nee zeggen

Ja zeggen is een natuurlijke manier om je op het werk een teamspeler te voelen. Maar er zijn momenten waarop je nee moet zeggen, zoals:

• Als je het druk hebt. Dit zou intuïtief moeten zijn, maar wanneer het werk te gek wordt, heb je het soms te druk om te zien hoe druk je het hebt. Probeer nee te zeggen voordat je op dat punt komt, zodat je niet te overweldigd raakt.

• Als er een betere oplossing is. Het delegeren van taken aan een andere medewerker of teamgenoot is een geweldige manier om nee te zeggen terwijl je het werk nog steeds gedaan krijgt.

• Het is niet afgestemd op je werk. Je hoeft niet altijd te rechtvaardigen dat je nee zegt. Soms sluit het project of de taak gewoon niet aan bij je interesses of werkterrein en wil je het gewoon niet doen. Als het geen prioriteit is, is dat reden genoeg om nee te zeggen.

• Het past niet bij het project. Je bent bekwaam in je vak, wat vaak betekent dat je het beter begrijpt dan je manager. Als de vraag niet bij je werk past, voel je dan vrij om nee te zeggen.

• Wanneer je je boos of wrokkig begint te voelen. Misschien zeg je te vaak ja en is dit een teken om nee te gaan zeggen.

7 tips om je te helpen beleefd (en professioneel) nee te zeggen

Velen van ons weten dat nee zeggen ons kan helpen. Maar dat maakt het niet per se makkelijker. Het is normaal om mensen niet te willen afwijzen, vooral als de vragen van leiderschap komen. Er zijn echter manieren waarop je beter kunt worden in het zeggen van nee. Door een paar beste praktijken te volgen, zal het zeggen van nee natuurlijker gaan.  

1. Ken je werkbelasting 

Huidig werkbelasting kennen is essentieel voordat je kunt beslissen of je ja of nee nee zegt. Dit zal je helpen om te bepalen wat je nu nog meer aankunt (als je dat al kunt), en je herinnert aan je huidige prioriteiten. Meestal helpt dit je om te weten of je capaciteit hebt voordat iemand het zelfs maar vraagt. 

Als je al je informatie in één central source of truth hebt verzameld, kun je snel en gemakkelijk je huidige werklast en capaciteit voor extra projecten bepalen. Met projectbeheersoftware kun je je werk bijhouden en het delen met andere belanghebbenden, zodat ze gemakkelijk kunnen controleren of je nieuwe projecten kunt ondersteunen. Door deadlines toe te wijzen op basis van prioriteit, zie je wat er nu gebeurt (versus wat er gaat komen) en kun je nadenken over je dagelijkse planning om te zien of je extra tijd hebt. 

2. Leid met positiviteit 

Als je nee zegt, is het eerste waar je mee moet beginnen een positief gevoel. Zinnen als: "Heel erg bedankt..." of "Je bent altijd zo goed in het spotten van deze kansen..." kunnen een geweldige manier zijn om te laten zien hoeveel je het waardeert dat je het wordt gevraagd, ook al kun je nu geen ja zeggen. Wees oprecht. Denk na over wat je echt waardeert aan het feit dat ze het je vragen. Misschien kwamen ze naar je toe omdat je de beste bent in wat je doet, of misschien laat het zien dat ze je vertrouwen. Voordat je reageert, pauzeer even en denk na over de redenen waarom ze eerst naar jou kwamen. Gebruik dat dan om een positieve reactie met hen te delen.

3. Weiger beleefd en duidelijk 

Het helpt om positief te zijn, maar dat betekent niet dat je je nee moet verzachten. Hoe dubbelzinniger je bent, hoe groter de kans op miscommunicatie. Zorg ervoor dat je duidelijk en direct bent met je nee, zodat er geen ruimte is voor een misverstand dat onbedoeld een conflict kan veroorzaken. 

4. Leg uit waarom

Transparant zijn met je 'nee' zal je collega's of teamleider helpen begrijpen dat het niet persoonlijk is. Je zegt nee omdat je er een echte reden voor hebt, en het delen daarvan helpt om vertrouwen op te bouwen tussen jou en alle andere betrokken partijen. Als je reageert op een manager, wees dan specifiek over wat er momenteel op je bord ligt. Soms is dat genoeg om hen te helpen begrijpen waarom je geen ja kunt zeggen tegen hun vraag. Of als dat niet zo is, geeft het je manager de mogelijkheid om andere werkzaamheden te deprioriteren ten gunste van deze nieuwe taak. Dit alles helpt om misverstanden te voorkomen. 

5. Bied een andere oplossing aan 

Soms kun je nee zeggen met een voorbehoud. Huidige deadline kun je misschien niet halen, maar je weet dat je de capaciteit hebt om het project binnen een maand te voltooien. Of je realiseert je dat je niet de beste persoon bent voor deze taak, dus je raadt een collega aan die meer geschoold is op dit gebied. Zelfs als je geen oplossing bij de hand hebt, kun je aanbieden om hen te helpen een andere manier te vinden om het werk gedaan te krijgen. Het maakt niet zozeer uit wat je aanbiedt, maar meer dat je steun toont.

6. Wees consistent 

In sommige opzichten is dit het moeilijkste deel van nee zeggen. Het is normaal dat je je rot voelt als je nee moet zeggen, vooral als je had gewild dat je ja had kunnen zeggen. Maar hoewel het misschien verleidelijk is, zal het heen en weer gaan niemand helpen. Probeer in plaats daarvan jezelf te informeren over alle factoren voordat je nee zegt, zodat je zeker bent van je beslissing. Houd je er dan zoveel mogelijk aan.

7. Oefen empathie 

Het kan frustrerend zijn als bijvoorbeeld een collega je blijft vragen om iets te doen dat je niet kunt of niet wilt doen. Of als je een baas hebt die altijd op het laatste moment verantwoordelijkheden toevoegt. Communiceren over deze frustraties kan nuttig zijn, maar dat geldt ook voor het leren en oefenen van empathie. Misschien is die collega bijvoorbeeld overbelast, maar weet hij niet hoe hij om hulp moet vragen. Empathisch zijn over hoe werk iedereen beïnvloedt, kan alle belanghebbenden helpen elkaar te begrijpen, de communicatie te verbeteren en het gemakkelijker te maken om nee (en ja!) te zeggen wanneer dat nodig is. 

Hoe nee te zeggen (met voorbeeldcitaten)

Als je ergens nerveus over bent, kan het hebben van een structuur helpen. In dit geval wil je misschien gewoon een snelle en gemakkelijke manier om nee te zeggen. Deze voorbeeldscenario's kunnen je helpen beslissen wat je precies gaat zeggen wanneer je de kunst van het nee zeggen moet oefenen.

Als je echt vastloopt, kun je een eenvoudige formule gebruiken om je beleefde 'nee' in te kaderen:

Positieve reactie + afwijzing + alternatieve oplossing 

Veel hiervan zijn een variatie op 'Nee, maar...' of 'Heel erg bedankt dat je aan mij hebt gedacht.' Zoals je zult zien, zijn ze aanpasbaar. Je kunt fragmenten van deze zinnen gebruiken om je perfecte reactie samen te stellen, ongeacht wie er vraagt.

Nee zeggen tegen je baas

Dit is vaak het moeilijkste voor mensen. Je bent misschien heel goed in nee zeggen, totdat het je leidinggevende is die het vraagt. Dit is volkomen normaal, en eerlijk gezegd, te verwachten. Maar je kunt leren hoe je moet reageren wanneer je je baas moet afwijzen.

Onthoud eerst dat je baas niet per se alles weet waar je aan werkt. Dus hoewel ze misschien om iets vragen, betekent dat niet dat ze het prioriteit zouden geven boven je andere taken. Stel bijvoorbeeld dat je aan een projectbriefing werkt die volgende week moet worden ingeleverd. Je hebt een strakke deadline en het project omvat cross-functional belanghebbenden die op je vertrouwen. Je baas beseft niet hoeveel er op je bord ligt en vraagt je of je een aantal nieuwe sjablonen voor hem kunt bewerken. In dit geval kun je reageren met een briefing waarin je uitlegt dat je deze week niet genoeg tijd hebt, maar dat je het graag wilt doen nadat je deze deadline hebt gehaald. 

"Deze sjablonen lijken me een geweldig project! Op dit moment ben ik gefocust op het afronden van deze projectbriefing, maar ik zou er daarna graag aan werken. Kan ik na de presentatie aanstaande woensdag contact met je opnemen om een nieuwe deadline in te stellen?"

Vergeet niet dat ze nee kunnen zeggen. Als ze de sjablonen eerder nodig hebben, dan geven ze dit project misschien door aan een van je andere teamleden. 

Nee zeggen tegen je collega's

Nee zeggen tegen collega's is ook lastig. Dit zijn je teamgenoten, en soms, je vrienden. Maar als je wordt geconfronteerd met de gevreesde: "Hé, heb je even?" op een drukke dag, helpt het om te leren hoe je voorzichtig nee kunt zeggen. 

Probeer te antwoorden met iets als:

“Hoi (naam)! Ik zou hier graag meer met je over willen praten, maar mijn takenlijst zit vandaag vol. Kunnen we morgen meteen opvolgen? Of is dit iets wat ik via een snelle e-mail kan beantwoorden?"

Hoe je nee zegt tegen je klant

Zelfs als je een goede relatie hebt met je klant, is het moeilijk om eerlijk tegen hen te zijn over beperkingen. Maar dit is vooral belangrijk in rollen waarin je veel met klanten te maken hebt, wanneer je altijd 'aan' moet staan. Stel je bijvoorbeeld voor dat je een betere balans tussen werk en privé voor jezelf probeert te creëren. Je klant neemt na werktijd contact met je op met een snelle vraag waarvan jij en de klant weten dat het vijf minuten duurt om deze te beantwoorden. Hier is een manier waarop je kunt reageren:

"Bedankt (naam), ik waardeer het echt dat je hiermee naar mij toe bent gekomen. Ik zal er morgenochtend naar kijken zodra ik op mijn werk ben."

Dit stelt een grens: je kunt niet buiten werktijd met hen werken. Maar het laat ook zien dat je nog steeds een bron van ondersteuning bent en dat je ze gaat helpen zodra je daartoe in staat bent. Als je nog een stap verder wilt gaan, kun je dit instellen als een geautomatiseerde reactie om ervoor te zorgen dat je ze niet laat hangen en tegelijkertijd je vrije tijd beschermt.

Hoe je nee zegt tegen iemand in je persoonlijke leven

Om je volledig te leren grenzen te stellen en nee te zeggen, is het belangrijk om deze oefening ook in je persoonlijke leven te brengen. Nogmaals, dit kan erg uitdagend zijn. We zijn van nature geneigd om de mensen om wie we geven gelukkig te willen maken, dus nee zeggen kan in het begin kwetsbaar en eng aanvoelen. Stel bijvoorbeeld dat je vriend wil dat je naar New York komt voor zijn verjaardagsfeestje. Maar hoewel je om diegene geeft en zou willen dat je kon gaan, is het veel geld en tijd om te besteden aan een verjaardag. Je zou kunnen reageren met iets als:

"Dat klinkt zo leuk! Ik denk niet dat ik naar het feest kan komen, maar ik zou graag een andere keer met je iets leuks willen doen. Ben je volgend weekend vrij voor een vroeg diner?"

Nee betekent 'Nee, dank je'

Uiteindelijk kan het leren hoe je nee zegt je helpen om je zelfverzekerder en minder overweldigd te voelen op het werk. Het toont leiderschap dat je eerlijk bent en kan je team eraan herinneren waarom ze het verzoek in de eerste plaats hebben gedaan. Door een structuur te volgen en deze tips te gebruiken, kun je leren hoe je professioneel beter nee kunt zeggen.