Hoe gebruik je prestatieverbeteringsplansjablonen (PIP's)

Het is nooit gemakkelijk om iemand in je Team te vertellen dat ze moeten verbeteren. Maar soms is dat onvermijdelijk. Als iemand het slecht doet, moet je dat gesprek voeren. Maar als je dat gesprek uitvoerbaar maakt en ze een duidelijk pad naar verbetering geeft, bied je ze de kans om te beginnen (of opnieuw te beginnen) met slagen in het team.

Een prestatieverbeteringsplan (PIP) is een tool die je kunt gebruiken om onevenwichtige teamleden te helpen hun centrum te vinden. Lees verder om te leren wat je in een prestatieverbeteringsplansjabloon moet opnemen en hoe deze tool je team kan versterken. 

Wat is een prestatieverbeteringsplan?

Een prestatieverbeteringsplan (PIP) is een motiverend hulpmiddel dat geïndividualiseerde en uitvoerbare stappen biedt voor teamleden om prestatiedoelen te bereiken. Als je een teamlid hebt dat de doelen niet haalt, kun je een PIP gebruiken als een kans om te verbeteren door middel van aangepaste actiestappen. 

Meestal heb je een individueel gesprek met teamleden om prestatieproblemen te bespreken en samen met dat teamlid een PIP te maken. Het PIP moet een gestructureerd plan voor de toekomst en haalbare doelen bevatten.

Je vraagt je misschien af wanneer je een prestatieverbeteringsplan moet gebruiken in plaats van een minder formele of serieuzere route te nemen. PIP's kunnen nuttig zijn in de volgende scenario's:

• Wanneer een teamlid consistente prestatieproblemen heeft

• Wanneer je denkt dat je de prestatieproblemen van een teamlid kunt corrigeren met een actieplan

• Nadat je alle redelijke voorzieningen voor het teamlid hebt getroffen

• Nadat je alle benodigde training voor de functie hebt gegeven

Sommige teamleden presteren ondermaats op het werk omdat ze geen structuur hebben, maar kunnen met de juiste handhaving gedijen. Dat is precies wat een PIP wil bieden.

Tips om te overwegen voordat je een prestatieverbeteringsplan implementeert

Het belangrijkste om te onthouden voordat je dit gesprek aangaat, is dat een PIP is ontworpen om teamleden te helpen verbeteren. Zie het als een gesprek waarin je constructieve feedback geeft en concrete vervolgstappen voor verbetering creëert. De onderstaande tips kunnen het je gemakkelijker maken om met een open geest een gesprek aan te gaan en je teamleden te helpen de informatie effectief te verwerken.

• Bereid je teamleden voor: als dit je eerste PIP-gesprek is, wil je het misschien ter sprake brengen zonder je teamlid van tevoren te waarschuwen, maar door je teamlid voor te bereiden, kun je het gesprek richten op constructieve verbeteringen. Hoe je het onderwerp ook aanpakt, zorg voor effectieve communicatie op de werkplaats, zodat ze zich op hun gemak voelen om zichzelf te uiten.

• Luister actief: zodra je eenmaal oog in oog staat, moet je doel zijn om te luisteren en te proberen te begrijpen. In plaats van schuld te geven, vraag je hen om de situatie uit te leggen en alles wat mogelijk bijdraagt aan hun prestatieproblemen. Door individueel met hen te praten, kun je problemen ontdekken waarvan je je eerder niet bewust was, wat van invloed kan zijn op het prestatieverbeteringsplan dat jullie samen maken.

• Blijf positief: houd een positieve houding aan terwijl je constructieve feedback geeft aan teamleden. Een PIP is eng, maar in de kern is het ook een kans om te verbeteren. 

• Vind de oorzaak van het probleem: het is cruciaal om de oorzaak van problemen met werkprestaties te begrijpen, en een een-op-eengesprek kan een goede gelegenheid zijn om dieper te graven. Je ziet misschien gedrag of acties die voortkomen uit een situationele of persoonlijke hoofdoorzaak. Als je tot die kernredenering komt, kun je een passender actieplan ontwikkelen.

• Definieer een duidelijk pad naar succes: een teamlid vertellen wat ze verkeerd doen, helpt niet, tenzij je ze manieren biedt om het beter te doen. Dit is waar het actieplan van het PIP nuttig wordt.

• Leg uit dat je hun voortgang zult beoordelen: terwijl je teamlid aan de stappen in zijn of haar PIP werkt, laat je weten dat je er bent om zijn of haar voortgang te beoordelen en hem of haar onderweg te motiveren. Zo laat je weten dat ze niet alleen zijn in deze reis. Het zal ook helpen om ze verantwoordelijk te houden en op schema te blijven met hun doelen. 

Wat zit er in een prestatieverbeteringsplan?

Voordat je een prestatieverbeteringsplan aanpast, is het belangrijk om te begrijpen wat er meestal in zit. Houd deze checklist in gedachten wanneer je je sjabloon opstelt.

• Verklaring van de verwachtingen van het bedrijf: dit kan een gestandaardiseerde verklaring zijn van de verwachtingen van je bedrijf voor de werkprestaties van teamleden.

• Prestatieoverzicht: de sectie moet de prestaties van dat teamlid benadrukken in vergelijking met de verwachtingen van zijn rol.

• Actieplan: geef actiepunten met meetbare stappen waaraan het teamlid moet voldoen. Kader deze doelstellingen indien mogelijk in als slimme doelen.

• Vervolgplanning: de 'T' in SMART staat voor tijdgebonden. Elk PIP-sjabloon moet een tijdlijn met voortgangsmijlpalen bevatten.

• Gevolgen: deze sectie van het PIP legt uit wat er kan gebeuren als het PIP niet effectief blijkt te zijn. Dit kan verdere escalatie of mogelijke beëindiging van het dienstverband omvatten.

Een prestatieverbeteringsplan schrijven

Het schrijven van een prestatieverbeteringsplan vereist een doordachte vergadering met je teamlid. Bereid vóór de vergadering voor welk bewijs je hebt om claims over de prestatieproblemen van je teamleden te ondersteunen. Vervolgens kunnen jij en je teamlid tijdens de vergadering de hierboven genoemde componenten één voor één doorwerken. Gebruik de onderstaande stappen om tijdens de vergadering een PIP op te stellen.

1. Bespreek het bedrijf, de rollen en verwachtingen

De eerste stap bij het schrijven van een PIP is het bespreken van de verwachtingen. Hoewel teamleden verschillende rollen en verantwoordelijkheden kunnen hebben, moet je een algemene manier hebben om te definiëren wat je verwacht en wat als ondermaats presterend wordt beschouwd.  

Deze verklaring zal dienen als een vergelijking en kan je helpen bij het uitleggen van unieke problemen waarmee je teamleden worden geconfronteerd. Het PIP zou niet de eerste keer moeten zijn dat teamleden deze verklaring zien. Als je wilt dat teamleden aan de verwachtingen voldoen, moet je die verwachtingen vroeg en vaak duidelijk maken. 

Tip: Het bedrijf moet formele documentatie hebben van wat hun verwachtingen zijn voor teamleden. Zorg ervoor dat je teamleden altijd toegang hebben tot deze verwachtingen, zelfs als ze geen prestatieproblemen hebben. Zo blijft iedereen op de hoogte van wat er van hen verwacht wordt.

2. Bepaal welke gebieden voor verbetering vatbaar zijn

Zodra je de verwachtingen van het bedrijf hebt beoordeeld, identificeer je specifieke gebieden die moeten worden verbeterd. Dit betekent dat je specifieke manieren moet opsommen waarop dit teamlid niet aan de verwachtingen voldoet en voorbeelden moet geven van zijn of haar prestaties.

Hoewel je in een PIP problemen moet aanwijzen om worstelende teamleden te helpen, kun je deze sectie ook zo formuleren dat deze nuttig en uitvoerbaar is. Tips om deze sectie constructiever te maken zijn:

• Geef aan dat je ervan overtuigd bent dat het teamlid het beter kan

• Vermeld alleen objectieve problemen

• Voeg altijd details en feiten toe om de problemen waarnaar je verwijst te ondersteunen 

• Focus op problemen die duidelijke oplossingen hebben 

• Wijs niet op problemen die voortkomen uit meningsverschillen of tekortkomingen waar het teamlid geen controle over heeft

• Zoek naar de hoofdoorzaak van elk probleem om oplossingen voor de lange termijn te vinden.

Tip: een PIP moet gebaseerd zijn op objectiviteit en feiten bevatten - geen subjectieve meningen op basis van je eigen versie van hoe succes eruit ziet. Je kunt dit onbewuste vooroordeel, bekend als idiosyncratisch beoordelingsvooroordeel, vermijden door specifieke en duidelijke beoordelingscriteria vast te stellen en beoordelingen met meerdere beoordelaars uit te voeren om prestatiegegevens te verzamelen.

3. Maak een actieplan

Elk PIP moet een gedetailleerd actieplan bevatten voor hoe het teamlid kan verbeteren. Dit actieplan kan doelen, voortgangsmijlpalen en aanvullende training omvatten. 

Zorg er in het bijzonder voor dat de doelen die je stelt SMART zijn. SMART-doelen zijn specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. De SLIMME doelstructuur is ideaal bij het maken van een actieplan, omdat het meetbare doelen biedt om te controleren. Dit maakt het vervolgproces gestructureerder en tastbaarder.

Tip: houd je actieplan bij in een central source of truth, zoals een projectbeheertool. Zorg ervoor dat zowel jij als je teamlid toegang hebben tot de tool, zodat je updates kunt zien en wijzigingen kunt aanbrengen in realtime. Gebruik vervolgens Gantt-grafieken om mijlpalen te visualiseren en de voortgang bij te houden.

4. Stel een vervolgschema in

Elk PIP moet een follow-upschema hebben dat aansluit bij je actieplan. Dit schema moet regelmatig geplande check-ins en mentoring omvatten gedurende het hele prestatieverbeteringsplan.

Een schema houdt teamleden verantwoordelijk voor hun doelen en biedt een streefdatum voor wanneer je verbetering hoopt te zien. Het biedt ook helderheid en structuur voor wanneer je incheckt en hen ondersteunt tijdens het verbeterproces.

Tip: maak een planning en taak met herinneringen voor je volgende check-in. Dit geeft je teamleden iets om naar uit te kijken, zodat ze zich gemotiveerd voelen om hun productiviteit en prestaties te verbeteren.

5. Definieer de volgende stappen

In deze sectie leg je uit wat er kan gebeuren als het PIP niet effectief is. Als een teamlid niet in staat is om zinvolle, meetbare verbeteringen aan te brengen, dan is de functie misschien niet de juiste voor hem of haar. Raadpleeg je HR-team of afdelingshoofd voor de volgende stappen.

Voorbeeld van een PIP en gratis sjabloon

Hieronder zie je een voorbeeld van een prestatieverbeteringsplan. 

Voorbeeldscenario: Sally voldoet momenteel niet aan de verwachtingen van het bedrijf omdat ze vaak deadlines mist, teamvergaderingen overslaat en niet bijdraagt aan teamprojecten. Haar prestaties moeten verbeteren als ze in deze rol wil blijven, maar haar manager Kat denkt dat verbetering mogelijk is. De hoofdoorzaken van Sally's slechte werkprestaties lijken eenvoudig op te lossen. Met beter taakbeheer, teamsamenwerking en begeleiding van Kat zou Sally met de tijd moeten kunnen uitblinken. 

Voorbeeld actieplan/slimme doelen: In de komende 3 maanden zal Sally alle deadlines halen, alle geplande vergaderingen bijwonen en bijdragen aan ten minste één teamproject.

Probeer ons gratis PIP-sjabloon om een actieplan te stroomlijnen en je team te helpen beter te presteren.

Hoe houd je PIP-doelstellingen bij

Een van de belangrijkste onderdelen van het PIP-proces is het monitoren van de voortgang van je teamleden in de loop van de tijd. Zonder deze stap weet je niet of het PIP werkt. 

Om dit te doen, moet je ervoor zorgen dat je doelen en je actieplan op dezelfde plaats staan. Het stellen van doelen gebeurt vaak in spreadsheets of slide decks, die gescheiden zijn van het eigenlijke werk dat gebeurt. Zonder de verbinding tussen doelen en taken kunnen je teamleden niet duidelijk zien hoe ze vorderen en - belangrijker nog - verbeteren. 

Daarom hebben we bij Asana doelen in ons product geïntegreerd. Door doelen en taken naast elkaar te visualiseren, kunnen teamleden: 

• Teamleden verantwoordelijk houden voor hun deadlines

• De voortgang van teamleden in realtime volgen

• Verbeteringsdoelen bijhouden ten opzichte van eerdere prestatiebeoordelingen

• Vervolgvergaderingen plannen 

• Betrek teamleden bij deze processen voor volledige transparantie

Houd de voortgang van PIP's bij met werkbeheersoftware

PIP's kunnen een gevoel van urgentie en motivatie oproepen bij worstelende teamleden om hen aan te moedigen hun beste beentje voor te zetten. Terwijl je deze personen helpt prestatiedoelen te stellen, kun je een tool zoals Asana gebruiken om ze in realtime te zien slagen en ze aan te moedigen om door te gaan.