イベントスケジュールのテンプレート

イベントが軌道を外れるとき、その原因は大きな問題が 1 つあるからという場合は稀です。 見落とされがちな小さなことが積み重なって起こることが多いものです。 議題のずれや準備の締め切り超過など、わずかな遅れがイベント当日の全体に影響を及ぼすことがあります。 そこで役立つのが、イベントスケジュールテンプレートです。

Asana を使えば、準備から事後検証まで、イベントのすべての段階を 1 つの共有タイムラインで計画できます。 このイベントテンプレートには、役割の割り当て、ロジスティクスの管理、主要なマイルストーンの達成に必要なすべてが含まれています。 会社のリトリートでも、製品リリースでも、このテンプレートを使えばイベントを順調に進められます。

イベントスケジュールテンプレートのメリット

Asana では、イベントチームが整理されていないスプレッドシートから、シンプルなテンプレートを使った協調的なチームワークに移行する様子を目の当たりにしてきました。 複数の関係者やベンダーのタイムライン、厳格な納期を管理する場合、このイベントスケジュールテンプレートが役に立ちます。 イベントスケジュールテンプレートは、以下のような場合に最適です。

イベントプランナーとコーディネーター

イベント計画スケジュールテンプレートを使用して、議題全体をマッピングし、ベンダーやクルーの調整を行いましょう。

マーケティングおよびコミュニケーションチーム

社内外のメッセージングタイムラインを同期させることで、お知らせ、招待、フォローアップを予定通りに行えます。

経営陣およびオペレーションチーム

企業イベントのスケジュールテンプレートを使用すると、パネルの準備やリハーサルの確認など、マイルストーンを 1 か所で計画し、モニタリングできます。

会場およびロジスティクスチーム

タスクと時間帯を割り当てることで、物理的なセットアップ、納品、当日の移動などを先回りして管理できます。

Asana のイベントスケジュールテンプレートを使うべき理由

このテンプレートを使用する前は、あるクライアントのイベントマーケティングチームは、実際のイベントの詳細を確定するよりも、ベンダーの登録確認に多くの時間を費やしていました。 しかし、テンプレートを使用することで、チーム全体が共有のタイムラインビューを使ってすべての確認と締め切りを確認できるようになりました。

この無料のイベントスケジュールテンプレートは、大規模なカンファレンスにも対応できる柔軟性と、1 つのチームのオフサイトイベントにも対応できる詳細さを兼ね備えています。

このテンプレートを使うメリットは次のとおりです。

• タイムラインと依存関係を使ってイベントの各フェーズを計画する

• セットアップ、スピーカー、ケータリング、コミュニケーションのタスクを割り当てる

• 時間や機能ごとのタスクセクションで議題を管理できる

• 社内外のコラボレーターと一元管理された計画を共有できる

• 企業イベント、バーチャルイベント、ハイブリッドイベントなど、イベントの種類に合わせてカスタマイズできる

イベントスケジュールテンプレートの使い方

このイベントスケジュールテンプレートは、計画プロセスを最初から最後までシンプルにするためにデザインされています。 ワークシートの各セクションは実行のフェーズを反映し、列はタスクの担当者、期日、優先度を一目で確認できるようになっています。 企業イベントやブランドポッドキャストなど、どのような種類のイベントでも、このテンプレートを活用できます。

ステップ 1: 一般的なイベントの詳細を設定する

「イベントの一般的な詳細」セクションから始めます。 イベント名、説明、主要な日付を追加します。 オーナーの役割を割り当て、イベントの種類を設定し、主要なカテゴリにタグを付けて整理します。

イベントの予算の概算も必ず入力してください。 予算テンプレートを使用している場合は、タスクにリンクするか、添付ファイルフィールドを使用して、すべての財務情報に簡単にアクセスできるようにします。

ステップ 2: 詳細なイベントタイムラインを作成する

「タイムラインの詳細」セクションは、リアルタイムの議題として機能します。 イベントを時間指定のブロックに分割します。たとえば、セットアップ、セッション、休憩、撤収などです。 複数日にわたるイベントの場合は、各日またはその一部ごとにセクションを使用します。

Asana のタイムラインビューはガントチャートのように機能し、イベントタイムライン全体の依存関係を視覚化できます。 タイムラインビューを使用すると、タスクの重複を簡単に防ぎ、スケジュールの穴を早期に特定できます。

ステップ 3: ベンダーとリソースを整理する

「ベンダー & リソース管理」セクションで、外部のパートナーごとにタスクを作成します。 「ベンダーステータス」列を使用して、各ベンダーのステータス (確定済み、保留中、進行中) を追跡します。 各成果物の期日を追加し、社内の担当者を割り当てて、引き継ぎ、承認リクエスト、エスカレーションが必要な問題を管理します。

ステップ 4: イベントチェックリストを完了する

「タスクチェックリスト」セクションを使用して、すべての成果物をリストアップします。 サイネージ、資料、出欠確認、旅行の予約などを考えてみましょう。 タスクの優先度とリスクレベルのフィールドを適用して、重要なタスクにフラグを立てます。 タイムラインのイベントの予定と組み合わせることで、チームはスムーズに計画を実行できます。

ステップ 5: 主要な連絡先を追加する

イベントに関わる各メンバーの情報を「主要な連絡先」に追加します。 社内のリーダー、ベンダー、会場コーディネーターなどを入力します。 カスタムフィールドを使用して、部署、役割、タスクのカテゴリを記載します。

このセクションをゲストリストやイベントカレンダーにリンクして、調整を容易にすることもできます。 連絡先情報を一か所にまとめることで、引き継ぎや直前の変更がスムーズになります。

ステップ 6: チームと共有してコラボレーションする

チームメンバーをタスクまたはセクション全体のコラボレーターとして招待します。 Asana のようなプロジェクト管理ツールを使用している場合、役割の割り当てやステータスの追跡は自然に行えるようになります。

大規模なキャンペーンやイベントマーケティングの場合は、計画タスクをアウトリーチカレンダーや SNS のスケジュールにつなげます。 また、このプロジェクトをシンプルなイベントスケジュールのテンプレートとして複製し、定期的に開催されるプログラムに再利用することもできます。

ステップ 7: カスタマイズして拡張する

「セッションの担当者」「AV 要件」などの列を追加したり、ブレイクアウトトラックにタグを使用したりします。 バーチャルまたはハイブリッドイベントの場合は、タイムラインテンプレートを持つ「技術的なセットアップ」セクションを追加することを検討しましょう。

複数のイベントを同時に管理している場合は、このプロジェクトを大規模なイベント計画用のポートフォリオテンプレートに接続すれば、チームは重複するロジスティクスやリソースのニーズをモニタリングできます。

Asana のイベントスケジュール機能

Asana の機能を使えば、このイベント計画用テンプレートはイベントのコントロールセンターとして機能します。 このテンプレートには、Asana のおすすめ機能がいくつか組み込まれていますが、必要に応じてカスタマイズできます。 機能の一覧をチェックして、他のヒントもご覧ください。

タイムラインビュー

イベント計画をガントチャートのようなレイアウトで可視化できます。 タイムラインビューでは、準備、実行、まとめのすべてがどのようにつながっているかを確認できます。

カスタムフィールド

セッションタイプ、予算オーナー、優先度、ベンダーなどのフィールドを追加できます。 これらのフィールドでタスクをソートしたり絞り込んだりして、最初に対応が必要なタスクを確認できます。

依存関係

他のタスクの完了に依存するタスクを設定できます。 これにより、最終印刷の前にスピーカーのスライドデッキが必要な場合など、スケジュールの遅延が発生する可能性があることがわかります。

タスク担当者

小さなロジスティクスから大きな成果物まで、すべてのタスクに担当者を割り当てます。 チームメンバーは自分の担当業務を正確に把握でき、必要に応じて未割り当てのアイテムを特定できます。

フォーム

フォームを使用して、セッションの提案、ゲストからの質問、ベンダー情報を収集しましょう。 フォームの送信内容をプロジェクト内のタスクとして自動的に変換できるため、手動で入力する必要はありません。

オートメーション (ルール) ルールを設定して、タスクの割り当てや、承認後のアイテムの「準備完了」ステータスへの移動、変更時の関係者への通知などを自動化できます。 オートメーションを使うことで、反復作業にかかる時間を節約できます。

イベントスケジュールテンプレートにおすすめの連携

連携を使用すれば、すでに使用しているツールと Asana を連携させることで、イベント計画をさらに強化できます。 アプリ連携ハブにアクセスして、チームが毎日使用しているプラットフォームを見つけましょう。

Google カレンダー

タスクと締め切りをカレンダーに同期して、イベントのタイミングを常に把握しましょう。 

Slack

チームの Slack チャンネルでリマインダーや最新情報、アラートを送信できます。 タスクの完了や期限超過などの最新情報をリアルタイムで受け取れます。

Google ドライブ ベンダー契約書、フロアプラン、議題、ブランディングキットなどを添付して、すべてのアセットを 1 つの共有スペースにまとめて保管できます。

Zoom

バーチャルイベントセッションや計画会議の Zoom リンクを Asana プロジェクトから直接追加できます。

Gmail

Asana for Gmail アドオンを使って、イベント関連のメールをタスクに変換できます。 受信トレイから直接タスクを割り当てたり、期日を設定したりできます。

Jira Cloud

イベントに製品リリースや技術的なアクティベーションが含まれる場合は、Jira と同期して、開発のタイムラインをイベントのスケジュールに合わせます。

イベントスケジュールテンプレートに関するよくある質問