勤務スケジュール

仕事に没頭していると、「金曜日の朝勤は誰がやるの？」という声が聞こえます。 あなたは立ち止まります。 誰が担当するのかわかりません。 鹿島さんでしょうか？ それとも Priya さんが担当したのか？ スプレッドシートを開きます。 次にメール。 Slack を開きます。 答えはおそらくその中のどこかにあるはずですが、それを見つけるのに時間がかかってしまいます。

そこで役立つのが、Asana の業務スケジュールテンプレートです。 シフトを名前で割り当て、 誰がいつどこで働けるのかを確認できます。 問題が発生する前に、人員不足を把握できます。 このテンプレートは、Slack や Gmail などの他のツールと連携させることもできます。 1 日のスケジュールを確認する場合でも、翌月の計画を立てる場合でも、すべての情報が 1 か所に集約され、常に最新の状態に保たれます。

業務スケジュールテンプレートのメリット

誰がいつ働いているのかを把握するだけで、チームが毎週何時間も無駄にしているのを見てきました。 そこで、この業務スケジュールテンプレートを作成し、プロセスを簡素化しました。 タスクを自動化し、瞬時に同期するスマートなスケジュール作成ツールがあれば、地元のカフェで時間単位のシフトを管理する場合でも、マーケティング部署でプロジェクトのタイムラインを調整する場合でも、仕事を効率化できます。

この業務スケジュールテンプレートは、以下のような場合に最適です。

• シフトマネージャーが、開始時刻と終了時刻が定義された従業員の週間スケジュールを計画する。

• 部門間の休暇、稼働可能時間、人件費を管理する人事チーム。

• 複数の請負業者やタイムゾーンを管理するフリーランスコーディネーターや代理店。

• オペレーションリーダーが、業務を確実に遂行するために日次および月次の業務スケジュールを作成する場合。

• シフトの交代制やリモートワーカー、フレックス制の勤務形態を管理するチーム。

勤務時間、毎日のタスク、稼働可能な時間を 1 つのテンプレートにまとめることで、チームは 1 週間のスケジュールを明確に把握できます。

Asana の業務スケジュールテンプレートを使うべき理由

ある小売業のお客様は、従業員の業務スケジュール用の印刷可能なテンプレートから、Asana のデジタル版に切り替えました。 現在では、1 つのワークスペースでシフト、休暇申請、役割のカバレッジを管理しています。 その結果、週ごとのスケジュール作成にかかる時間を半減させ、業務の重複も減らすことができました。

Asana の業務スケジュールテンプレートを使用すると、次のことが可能になります。

• シフトの割り当てと更新を自動化することで、手動入力を減らせます。

• タイムラインビューまたはカレンダーを使用して、週単位、日単位、月単位のスケジュールを可視化する。

• 従業員の勤務可能状況、合計勤務時間、スケジュールの競合をリアルタイムで追跡できる。

• 繰り返し使用できる週間計画のテンプレートを使用して、シフトのスケジュール作成を標準化する。

• 時間追跡ツールやコミュニケーションツールを連携させて、共同作業によるスケジューリングプロセスを作成する。

業務スケジュールテンプレートの使い方

すべての Asana テンプレートは、すばやく仕事を始められるようにデザインされています。 このテンプレートには、チームや役割、タイムゾーンをまたいだスケジュール作成を簡素化するフィールドとビューがあらかじめ用意されています。 そのまま使用することも、特定のワークフローに合わせてカスタマイズすることもできます。

さらに多くのオプションをお探しですか？ Asana のテンプレートライブラリ全体を探索して、ワークマネジメントのあらゆる側面に対応するソリューションを見つけましょう。

1. 業務スケジュールテンプレートを複製します。

「テンプレートを使用」をクリックしてスケジュールを作成します。 「2025年 7月 シフトスケジュール」のように、チームや期間に合わせて名前を変更します。

2. 従業員の名前と役割を追加する。

カスタムフィールドを使って、部署、勤務地、役職を示します。 各タスク (シフト) を担当する従業員に割り当てます。

3. 日時を設定します。

各従業員の勤務日を定義します。 開始時間と終了時間を期日と締め切り時間として追加します。

4. 休暇と勤務可能時間を追跡する。

タグやセクションを使用して、休暇リクエスト、トレーニングセッション、またはフレックスの日を示します。

5. 可視化して調整する。

カレンダーまたはタイムラインビューを使用して、週間スケジュールのギャップ、競合、超過をすばやく特定します。

Asana のタイムマネジメント機能

Asana の機能は、オートメーションとチームワークを向上させるツールを使用して、複雑なワークフローを簡素化します。 スケジュール調整プロセスをスピードアップし、スケールできる、おすすめのタイムマネジメント機能をご紹介します。

Asana の全機能をご覧になるには、Asana の機能ページにアクセスしてください。

タイムラインビュー: ガントチャートのようなレイアウトで、チームの週間スケジュールを計画し、確認できます。 重複やスケジュールの穴を一目で見つけられます。

カスタムフィールド:従業員の役割、シフトタイプ、勤務地を各タスク内で管理できます。 スケジュールのソートや絞り込みが簡単になります。

オートメーションルール:シフトの自動割り当て、従業員への変更通知、残業のフラグ付けなど、シンプルなオートメーションルールを使用できます。

カレンダービュー:日ごとのスケジュールやシフトごとのカバレッジを確認し、ドラッグ & ドロップで簡単に調整できます。

フォーム:休暇申請や勤務可能日時の更新の送信と割り当てのプロセスを標準化できます。

おすすめの連携

Asana は既存のツールと連携できるため、タスクを完了するためにプラットフォームを切り替える必要がありません。 このテンプレートで従業員の業務スケジュールを管理する際に役立つ、おすすめの連携をいくつかご紹介します。

Asana と連携できる他のツールにもご興味をお持ちですか？ 連携の一覧をチェックして、ワークフローをさらに効率化できるツールを見つけてください。

Google カレンダー: Asana のスケジュールをカレンダーアプリと同期して、シフトや会議のスケジュールを常に把握できます。

Slack:シフトのリマインダーやスケジュールの更新をチームのチャンネルに自動で送信できます。

Harvest: Asana のタスクから直接作業時間を追跡して、給与計算やプロジェクトの予算編成に活用できます。

Google ドライブ:従業員のドキュメント、トレーニングマニュアル、スケジュールガイドラインをテンプレートと一緒に保存して共有できます。

Timely:時間を自動的に記録し、チームメンバーの時間の使い方を視覚的に把握できます。

Time Doctor:生産性のモニタリング、タスクごとの時間の追跡、詳細な作業レポートの生成を行えます。

Everhour:業務スケジュールテンプレートから直接時間と予算を追跡できます。

TimeCamp:タスクと時間の管理に加え、請求対象時間やパフォーマンスに関するインサイトを確認できます。

Zapier:メールの送信など、繰り返し行うスケジュール作成のステップを自動化できます。また、Google スプレッドシートのような使いにくいツールで手動でタイムシートを作成する必要がなくなります。

業務スケジュールテンプレートに関するよくある質問