ダイアグラムとは？ワークフローに取り入れて活用する方法

仕事を上手に管理するには、タスクを可視化し、異なるコミュニケーションスタイルを使ってチームメンバーの連携を維持することが大切です。そこで便利なのが、ワークフローダイアグラムです。

ワークフローダイアグラムは、リアルタイムに目標と締め切りを示すことができるため、プロジェクトの進行ずれやボトルネックの発生を防ぐのに便利です。ワークフローダイアグラムは、新規採用者をオンボーディングする場合も、ユースケースやお客様の声を簡素化する場合も、タスクとデータフローを可視化するのに重宝します。

ダイアグラムの意味からワークフローダイアグラムの概要、独自のものを作成する方法まで、ワークフローダイアグラムの基礎知識をまとめ、役に立つ実例をいくつかご用意しました。

ダイアグラムとは？

ダイアグラム (diagram) とは、図表、略図、図形を意味する用語です。鉄道などの運行表を「ダイヤ」と呼びますが、これも「ダイアグラム」から来ています。日本語ではダイアグラムのほかに、ダイヤグラムやディアグラムと表記されることもあります。

“図” を意味する「ダイアグラム」ですが、具体的には多くの情報を視覚的に明確に表すために図形を組み合わせて作成された図のことを指します。文字ばかりが並ぶテキストでは分かりにくい情報も、図形やラベルを用いて視覚的に分かりやすくまとめれば、情報がすばやく頭に入ってくるでしょう。ダイアグラムがまさにそれで、全体をわかりやすく構造化するために、要素間の関係性などの情報を一定の作図ルールに沿って描いていきます。

ワークフローダイアグラムとは？

ワークフローダイアグラム (ワークフローチャート) とは、ビジネスのプロセスやシステムの概要をグラフィカルに図示したもので、最初の調査が終わった後に複雑なプロジェクトを可視化するのに使用されます。ワークフローダイアグラムを作成したら、全体的なプロジェクトタイムラインと目標を基にした、タスクと依存関係を詳しく俯瞰できるビューができあがります。

こうしたダイアグラムは、プロセスを最初から最後まで完了させるのに使用されるビジネスプロセスマッピングと緊密に関連しています。両者の違いは、プロセスマッピングでは各ステップが詳しく書き出される一方で、ワークフローダイアグラムでは同じ内容が図示されます。

ワークフローダイアグラムは、チームがプロジェクトのタスク、目標、役割および担当業務を把握できるようにする目的で使用します。

【ワークフローとフローチャートの違い】

ワークフローとフローチャートは、よく同じものとして勘違いされます。両者の名前は似ていますが、フローチャートは、単にワークフローを可視化する方法の 1 つです。フローチャートを使うと、PERT チャートやプロセスドキュメントといった他のプロセスも可視化できます。

ワークフローを構築することで、チーム間の認識のずれをなくし、スムーズな共同作業を実現します。Asana のワークフローは、毎日使うツールと連携して仕事を一元管理できるので、仕事の効率・生産性も向上します。

ワークフローダイアグラムを使う場面

ワークフローダイアグラムは、プロセスを視覚化したものです。作成中の新しいプロセスであったり、修正中の既存プロセスであったりします。たとえば、以下のようなものが該当します。

• お客様のジャーニーを簡素化するためのプロセス

• お客様の定着率と満足度を高めるためのプロジェクト

• お客様データを手作業で取り扱うタスクを自動化するためのプロセス

ワークフローダイアグラムは、ビジネスプロセスマップの後、かつビジネスプロセスオートメーションの前に位置付けされます。プロセスマップは関係者が作業にさっと取りかかれるように前もって必要とする詳しい情報を提供する一方で、ワークフローダイアグラムは、プロセスの実行中に最重要目標を明確化できるように、全体のイメージを可視化したものであるためです。

ワークフロー図の構成要素

ワークフローダイアグラムについて理解するには、まず最初にワークフローを構成する各要素について理解する必要があります。インプットやアウトプット、変更などが含まれますが、そのすべてができるだけ短い時間で成果物を明らかにするのに役立ちます。

そうした要素を理解すると、ワークフローダイアグラムの内容を適切に読み取り、独自のダイアグラムを作成できるようになります。ワークフローダイアグラムには、主に以下の要素が含まれます。

• インプット: 次のステップに影響するアクション

• 変更: インプットの変更

• アウトプット: 変更した結果

こうした要素は、以下のような形状や矢印を使って可視化されます。

• 楕円形: プロセスの開始と終了を意味する。

• 長方形: アクションやステップに関する指示を意味する。 

• ひし形: プロセスの構築中に行う主な意思決定を意味する。

• 円形: 処理のジャンプを意味し、特定の状況下では迂回するステップを意味する場合がある。

• 矢印: すべての形状とアクションの依存関係を表すコネクタとして使用する。

こうした要素により、ダイアグラムを読む人が正しい道をたどり、期待する結果に到達できます。

ワークフロー図の種類

プロセスを可視化するに際し、ワークフローダイアグラムには選択できるフォーマットの種類がいくつかあります。それぞれにユニークなメリットがあり、次のプロセスを計画するのに役立ちます。どのダイアグラムを選択するかは、取り組むプロセスとそのプロセスに対するニーズによって決まります。

ワークフロー分析には、プロセスフローからスイムレーンを含む以下 4 種類のワークフローダイアグラムを使用できます。

1. プロセスフローダイアグラム

プロセスフローダイアグラムは、ワークフローの標準的なデザインです。すべての構成要素が時系列に配置され、プロセスが視覚的に表示されたベーシックなダイアグラムとなっています。

この種のダイアグラムでは、個々のタスクと目標の概要が図示されますが、細かい内容は割愛されます。

【こんなチームにおすすめ】新しいプロセスを関係者や部門がさっと理解できるかたちで俯瞰的に可視化したいチーム。

2. スイムレーンダイアグラム

スイムレーンもまた、人気の高いワークフローレイアウトですが、プロセスフローダイアグラムとは大きく異なる点があります。スイムレーンダイアグラムでは、ワークフローが小さなフローやユニットに分割されます。

こうしたフローは、互いに結び付いてはいますが、相互関係や効率の悪さがうかがえる箇所を強調できるように分離されています。これにより、可視性が生まれ、全体的なプロセスワークローを細かく見ることができます。

【こんなチームにおすすめ】相関しながらも、それぞれが独立したレイヤーがたくさん含まれた複雑なプロセスに取り組むチーム。

3. 業務プロセスモデル表記法 (BPMN) ダイアグラム

BPMN では、ビジネスと技術両方の関係者が容易に解釈できる一様な表記法が使用されます。標準化されたシンボルを使って異なるステップを明らかにする統一モデリング言語の一種です。

BPMN ダイアグラムでは、社内で受け取る情報およびその情報を解釈する方法に重点が置かれます。そのため、社外のお客様に影響を与えない社内プロセスの変更に対して最も一般的に使用されます。

【こんなチームにおすすめ】異なる部門のプロセス改善に取り組むチーム。

4. SIPOC (サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、お客様) ダイアグラム

SIPOC は、スイムレーンダイアグラムの一種で、ワークフローにおける複数の箇所を分析することに焦点が置かれます。

データを順番に整理していく従来のダイアグラムとは異なり、SIPOC では、誰がプロセスデータを作成し、受け取るのかということが最優先されます。SIPOC は、社内と社外におけるデータの受け取り方に重点が置かれるものであるため、お客様の体験に関連するプロセスで使用されます。

【こんなチームにおすすめ】社内と社外におけるデータの受け取り方に注目しているチーム。

ワークフローで組織を効率化する方法

この電子書籍では、「今の働き方がうまくいかない理由」「柔軟なプロセスを構築する 7 つの重要ステップ」「一般的な戦略・運用ワークフローへのステップの適用方法」を紹介します。

電子書籍をダウンロードする

ワークフローダイアグラムの作り方 (実例付き)

ワークフローダイアグラムを作成するには、まずプロセスの主な要素をまとめます。そうするには、インプット、アウトプット、変更、およびプロセスの主な成果物を集めます。

矢印や円、長方形、楕円形、ひし形を使ってダイアグラムにワークフローの各要素をマッピングし、それぞれのデータポイントを示します。

1. 自分のプロセスに使うワークフローの種類を選択する

自分のプロセスに一番合ったワークフローの種類を選択するには、プロセスに必要な機能について考えます。複数の関係者が関与するスイムレーンダイアグラムが最適な複雑なプロセスか、それともシンプルなデザインのプロセスフローが一番合う比較的シンプルなプロセスか、などを検討します。

ワークフローは実行しながら調整できますが、使用する種類を事前に決めておくと便利です。そうすると、ワークフローがどの程度複雑なのか、シンプルなのかが正確にわかります。

2. 開始と終了のポイントを決定する

次に、ワークフローの開始と終了のポイントを決定します。これらのポイントは、ダイアグラムでは楕円形で表示されます。

こうしたポイントを決定するには、プロセスが開始するタイミングと終了するタイミングについて考えます。プロセスの開始をトリガーするアクションや、プロセスを終了させるアクションやステップはありますか？こうしたデータポイントを使用すると、プロセスの開始と終了を効果的に示すことができます。

3. 必要な情報を集める

必要な情報を集めるには、関係者と連携してプロセスの各要素について理解します。ワークフローダイアグラムを作成するのに必要な詳細や承認を得るために、さまざまな部門やリーダーたちとキックオフミーティングを行うことが必要になる場合もあります。

プロセスはそれぞれ異なるため、集める必要がある情報も異なります。プロセスを完了させるのに必要なステップや、プロセスに関与する関係者、ダイアグラムを読むメンバーに伝えたい他の大事な詳細などを考慮します。

4. 非効率的なステップを排除する

ビジュアルワークフローを作成する前に実行する最後のステップとして、プロセス中に発生し得る効率の悪い要素について検討し、それを排除します。そうした要素は、ワークフローの設計を開始する前に分析しておく必要があります。そうすれば、あらゆる課題を回避できるため、リアルタイムに処理する必要がなくなります。効率の悪い要素と言ってもさまざまですが、リソース不足、製品開発の問題、プロセスの最中に発生し得る他の障害などが含まれます。

そうした非効率性は、変更管理プロセスの変更ログに文書化しておきましょう。そうすると、こうした問題を関係者に伝え、非効率な要素の対処に優先順位を付け、解決の状況を追跡できます。

5. ワークフローを設計する

ここでついにワークフローの作成をはじめます。ユニットに関する情報、データポイント、効率的要素を集め、それぞれをステップ 1 で選んだダイアグラムにマッピングします。

各プロセスは異なり、各ダイアグラムも異なるかたちで作成されるため、あなたのデザインもユニークなものになるでしょう。以下は、ワークフローダイアグラムの一例です。

ワークフローを設計したら、関係者と一緒に見直し、正確で状況に適した内容になっていることを確認します。あらゆる非効率的要素を考慮し、リソースが適切に指定されたことを保証できる非常に優れた手段と言えます。

ワークフローを使ってプロセスを計画する

ワークフローを図示すると、成果物を効果的に関係者や経営陣に示すことができます。それはまた、複数の異なる部門が特定のプロセスで協調するための優れた手段でもあります。

ワークローをさらに一歩進化させるには、ワークフローマネジメントソフトウェアをお試しください。タスクのオートメーションからコミュニケーションの合理化まで、Asana がお手伝いします。

ワークマネジメントツール Asana のサービスを活用して、業務改善・仕事の効率化・チームの生産性向上を実現しましょう。まずはすべての機能を 30 日間無料で試し、その有用性を実感していただけます。お気軽にお問い合わせください。