ビジネスプロセスオートメーション (BPA): 成果につながらない仕事を省く方法

Asana チーム 寄稿者の画像Team Asana2021年7月16日00
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チームの効率を高めながら、煩雑な手作業を減らす方法をお探しですか?そのソリューションは、オートメーション (自動化) かもしれません。繰り返し発生するタスクを自動化すれば、チームの時間を節約できる上、日々の業務における些細なミスも防げます。また、効率性の観点からは、時間を取り戻すこと以上に大事なことはありません。

この記事では、ビジネスプロセスオートメーションをその概要、自社のシステムを導入するメリット、自動化できるタスクの一般例を含めて解説します。

ビジネスプロセスの自動化とは?

手短に言えば、ビジネスプロセスオートメーションとは、繰り返し発生するタスクをテクノロジーにより自動的に処理し、手作業をなくすことを指します。難しそうに思えるかもしれませんが、要するにチームメンバーの代わりにツールにタスクを任せるプロセスを意味します。その一番の秘訣は、自分の仕事のニーズに最も合う形でツールを導入することです。

ビジネスプロセスの自動化とは?

オートメーションにはさまざまな手法があります。まずは「ビジネスプロセス管理」から「ロボティックプロセスオートメーション」まで、一般的な用語の意味の違いを整理しましょう。

ビジネスプロセスオートメーション (BPA) とビジネスプロセス管理 (BPM) の比較

ビジネスプロセスオートメーションは、ビジネスプロセス管理 (BPM) と混同されることがよくあります。ビジネスプロセス管理は、各種の自動化技術を総称する用語なので、それは無理もないことです。

ビジネスプロセス管理 (BPM) とは、ビジネスプロセスの発見、モデリング、分析、計測、改善、最適化、自動化に取り組む人々が、さまざまな手法を駆使している分野全体を指します。つまり、ビジネスプロセスオートメーション (BPA) は、ビジネスプロセス管理 (BPM) のごく一端でしかありません。

記事: ビジネスプロセス管理 (BPM) のビギナーズガイド

ビジネスプロセスオートメーション (BPA) とロボティックプロセスオートメーション (RPA) の比較

この 2 つの用語の意味は、似通っているものの、いくつか相違点があります。ビジネスプロセスオートメーション (BPA) は自動化テクノロジーを使用したアプローチ全体を指すのに対し、ロボティックプロセスオートメーション (RPA) はその内ソフトウェアロボットと人工知能を使ったアプローチのみを指します。

RPA は、擬生物化ソフトウェアロボット (ボット) や人工知能に基づくビジネスプロセスオートメーションの一種です。

オートメーションが可能なビジネスプロセス

さて、ここから本題に入りましょう。どのようなプロセスを自動化できるのでしょうか?現実として、自動化できるタスクは無限大に存在します。しかし、自動化を実践するには、その方法についての正しい知識が必要です。

オートメーションが可能なビジネスプロセス

まずは一番簡単なことから始め、無理のないペースでより複雑なオートメーションプロセスへと進みましょう。組織における自動化が一般的なタスクには、プロジェクト成果物、データ入力、注文情報の処理、給与支払いなどがあります。そしてそういった自動化はすべて時間とお金の節約につながります。

オートメーションの性能は、ツールやソフトウェアに依存するので、それらの機能強化をオートメーションにたくさんの時間をかける前に行っておくことをおすすめします。ツールの用意がまだない場合には、ワークフロー管理ソフトウェアがニーズに合うか確認しましょう。

ビジネスプロセスオートメーションを使用できるタスクの内、最も一般的な例を以下に一部紹介します。

プロジェクトのタスク

ほとんどのプロジェクトでは、本来の作業に伴い生じる後続タスクの完了も必要になり、これを依存関係と呼びます。オートメーションを使ってより効果的な To-Do リストを作成するチームもあれば、かんばんボードガントチャート式のタイムラインを選ぶチームもあります。どの管理手法を選ぶかを問わず、オートメーションを使えば簡単にタスクを作成でき、場合によってはタスクの完了も自動化できます。

プロジェクトのタスクにオートメーションを使えば、以下を行えます。

  • タスクを適切なプロジェクトに移動する

  • タスクを適切な担当者に割り当てる

  • プロジェクトにおけるタスクの依存関係について関係者に通知する

  • 期日を設定および変更する

  • 適切なタイミングで仕事を引き渡す

プロジェクトタスクの管理などの手作業を自動化すれば、タスクを自動的にチームメンバーに割り当て、期日を簡単に調整し、関係者に対して変更を通知できます。

コミュニケーション

コミュニケーションの自動化は、繰り返し発生するタスクを効率化する方法の 1 つです。プロジェクトのリマインダーからチームに対する週次の最新情報発信まで、小さい割に時間がかかるタスクを自動化すれば、よりインテリジェントなビジネスプロセスの実現への第一歩となります。

コミュニケーションにオートメーションを使えば、以下を行えます。

  • プロジェクトのリマインダーを送信する

  • チームに最新情報を送信する

  • 会議後に議事録を送信する

  • 顧客向けのコミュニケーションを送信する

  • 購買後の一連のメールマーケティングを発信する

上記の例から明らかなように、コミュニケーションの自動化を検討する際には、幅広い機能が対象となります。その各機能を使えば、社内外への情報発信とカスタマーサポートを両方行えます。

データの入力

ほとんどの組織は、まず第一にデータ入力を遂行する手段としてオートメーションを検討します。データ入力は煩雑なだけでなく、時間を大幅に費やす作業だからです。また、データ入力は通常、毎月または毎週作業が繰り返し発生するタスクであることもその一因です。

データ入力にオートメーションを使えば、以下を行えます。

  • 重複するデータを減らす

  • フォームをインポートする

  • データの不一致を通知し、防止する

  • データを適切な関係者に転送する

  • 顧客情報を保管する

データ入力を自動化すれば、これらの機能に加え、手動での入力がなくなる分、その経費を減らせます。

注文情報

適切な CRM があれば、オートメーションを使って顧客の注文情報を収集し、転送できます。この情報は、顧客サービスを提供したり、マーケティングキャンペーンをパーソナライズする際など、さまざまな場面で有効活用できます。

オートメーションを使って顧客の注文情報を処理すれば、以下を行えます。

  • 顧客サービスを提供する

  • マーケティングキャンペーンをパーソナライズする

  • 製品の成功度を予測する

  • 市場動向を追跡する

これらの機能を活用すれば、チームの時間を取り戻せるだけでなく、会社の市場競争力を高め、将来の成長戦略を促進できます。

給与支払い

給与支払いは、すべての会社にとって必要不可欠なタスクです。給与支払いをまだ手作業で行っている場合には、プロセスの自動化により得られるメリットを逃していることを意味します。上記の他のビジネスプロセスと同様に、その自動化を行えば、ミスを防止し、手続きを迅速化できる上、バックオフィスでの手作業に長時間かける必要がなくなります。

給与支払いにオートメーションを使えば、以下を行えます。

  • 給与を支払う

  • 給与レポートを作成する

  • 従業員に給与明細を送る

  • 有給休暇の時間を調整する

  • 従業員の税申告を支援する

  • 健康保険の変更を行う

自動化するタスクを 1 つ選ぶならば、給与支払いは強力な候補となります。その理由は、自動化を通じて減らせるチームの作業量が大きいことです。

リード育成

リード育成 (マーケティングによる顧客育成) も、テクノロジーの要件を満たせれば、自動化の候補として最適なプロセスです。リード育成の自動化は、ウェルカムメールシリーズやアカウント再開シリーズなどのメールプログラムやターゲティング広告などのコンテンツプロモーションを通じて行えます。

リード育成にオートメーションを使えば、以下を行えます。

  • キャンペーンのワークフローを作成する

  • 潜在顧客に適切なコンテンツを共有する

  • リード育成用のメールを送信する

  • パーソナライズされたリードデータを保管する

リード育成のオートメーションを有効活用する方法はたくさんありますが、必ず重要業績評価指標 (KPI) に基づきキャンペーンの継続的改善を図りましょう。特に、キャンペーンを設けた後にそのまま放置することは避け、過去のパフォーマンスを上回る成長を目指し続けましょう。

ビジネスプロセスのオートメーションの例

自動化できるタスクの内、最も一般的な例を理解したところで、続いてビジネスプロセスオートメーション (BPA) の実践について紹介します。実践に向けては、ビジネスユーザーと顧客の満足度の両方を念頭に置いてプランを立てる必要があります。

ビジネスプロセスのオートメーションの例

オートメーションを有効活用する方法について、以下にいくつかの例を通じて解説します。

例 1: プロジェクトのタスクを自動化する

シナリオ: 新しいプロジェクトで仕事中に、期日を超過したタスクに気づきました。チームメンバーに連絡をし、タスクのステータスについて確認したところ、タスク自体は完了されているが、依存関係があるタスクの完了を忘れたということでした。それにより、それに依存する複数の後続タスクが現在遅れています。

ソリューション: オートメーションを使えば、期日が近づいた時に、何も行わなくても自動的に通知を受けれるようにタスクのリマインダーを設定できます。もしこれが設定されていたなら、タスクが期日を超過する事態は避けられたはずです。また、2 人が仕事の手を止めて問題について話し合った時間も、本来の仕事にあてられたはずです。

例 2: チームのコミュニケーションを自動化する

シナリオ: オペレーション部長から、新しい製品のローンチについて継続して最新情報の報告を受けたいという依頼がありました。その後、作業分解構造 (WBS) についてチームの関係者の認識を揃えるためにチーム会議を計画することになり、オペレーション部長のカレンダーを確認したところ、チームの他のメンバーが出席可能な日に、部長はすべて予定が入っていました。 

ソリューション: オートメーションを使えば、タスクにフォロワーを簡単に追加して、プロジェクトの変更や期日の予定について最新情報を報告できます。フォロワーはそれにより自動的に通知を受けれるだけでなく、自分にとって最も重要な仕事に合わせてスケジュールを調整できるよう、通知設定を変更できます。

ビジネスプロセスオートメーションのソフトウェア

効果的なビジネスプロセスを作成するには、まず適切なオートメーションソフトウェアを用意する必要があります。つまり、カスタムワークフローを作成し、迅速に成果を出し、必要に応じて簡単に変更を行える機能が備わったツールが必要です。

組織の技術的な能力を強化するために使える機能には、さまざまなものがありますが、その内最も重要な機能を以下にいくつか紹介します。

オートメーションのツールには、以下のような機能が必要です。

  • ワークフローを効率化できる

  • 仕事を視覚化できる 

  • データのセキュリティを守れる

  • シンプルなユーザーインターフェイスを提供できる

  • 優先度と期日を設定できる

  • カスタマイズされた手順を作成できる

  • 手作業を減らせる

上記の機能を使えば、信頼性の高いワークフローを構築できるだけでなく、ボトルネックも解消できます。発生時には気にならないほど小さな制約でも、時間の経過に伴いボトルネックの影響は大きくなり、非効率性の問題化につながります。幸い、適切な BPA ソフトウェアを用意すれば、オートメーションテクノロジーを使えるので安心です。

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ビジネスプロセスのオートメーションのメリット

根本的にオートメーションの導入がなぜそれほど重要なのかという疑問もあるかもしれません。それは妥当な質問であり、導入について調査する際に、早期にそれを十分話し合う必要があります。

ビジネスプロセスオートメーションのソリューション

BPA を使えば以下のようなメリットを得られます。

  • 効率性を高められる

  • プロセスを効率化できる

  • 業務を標準化できる

BPA を導入すれば、上記のメリットを得られるだけでなく、エンタープライズリソースプランニング (ERP) や各種のアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) を通じて会社の全体的なビジネスインテリジェンスを向上できます。これらは双方ともデジタルトランスフォーメーション (デジタル技術による変革) のためのシステムであるため、その導入によりワークフローオートメーションの効率化を促進できます。

それでは、ビジネスプロセスオートメーションの主要なメリットを 1 つずつ詳細に見ていきましょう。

効率性を高める

BPA の最も優れたメリットの 1 つは、効率性の向上により、チームが最高の仕事を達成するために必要な時間をつくれることです。たとえば、プロジェクト関係者への毎日の予定のリマインダーを自動化すれば、時間を節約し、ミスも防げます。

効率性と生産性を高められるだけでなく、本来の仕事に使える時間が増すため、仕事の質も高められます。まさに「ウィンウィン」(一挙両得) です。

プロセスを効率化する

業務オペレーションには、組織の大小に関わらず、さまざまな課題が伴います。それは業務がたくさんのプロセスにより成り立っているからです。計画、予算、人事、新入社員のオンボーディングなど、あらゆる会社の裏舞台には、繰り返し発生する大量のタスクが存在します。

BPA を導入してオートメーションを使えば、機械学習を介したプロセスの効率化により、従業員と顧客の双方の満足度を高められます。

オペレーションを標準化する

BPA を使えば、業務オペレーションにおいてタスクを効率化できる他、チームの業務プロセスを標準化できます。これは関係者への情報の転送を自動化するなど、さまざまなプロセスを自動化することにより実現できます。

標準化は、社内の各プロセスの一貫性を保つために非常に重要です。また、標準化によりミスや煩雑な手作業を最小限に抑えられ、組織の方向性を明確化できます。

ビジネスオートメーションを使ってワークフローを効率化する

ビジネスプロセスオートメーションは、チームの効率を高めるカギとなります。ムダの発見も、人為的なミスの防止も、すべてオートメーションの導入から始まります。オンボーディングのプロセスから顧客満足度まで、あらゆるプロセスにおいてレベルアップを実現できます。

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