スケジュールテンプレート

時間管理は、フルタイムの仕事のように感じなくてもよいはずです。1 日の計画を立てる場合でも、チームのスケジュールを調整する場合でも、日々のタスクを整理する場合でも、スケジュールテンプレートを使えば、1 時間 1 時間を最大限に活用できます。Asana の汎用性の高いテンプレートは、授業のスケジュールや個人のルーチンからチームの調整まで、あらゆる場面で活用できます。自分の 1 日に合ったシステムを構築しましょう。

このスケジュールテンプレートが最適なユーザー

多くのチームが、意識的にスケジュール管理システムを導入するだけで、生産性が大幅に向上したと話しています。ある中小企業のオーナーは、従業員のスケジュールを休憩室のホワイトボードに書いていましたが、変更を見逃して問題が発生したと言います。現在では、Asana のスケジュールテンプレートを使用しているため、チームはスマートフォンで最新情報を確認したり、シフトを交代したりできます。

このスケジュールテンプレートは、以下のようなユーザーに最適です。

• 週単位のタスクと期日を計画するための体系的な方法を必要としているプロジェクトマネージャー。

• 従業員のスケジュールや日々のワークフローを調整するオペレーションチーム。

• 反復的な授業スケジュールのテンプレートを作成する学生や教育者。

• タイムゾーンをまたいで連携し、タスクを管理するリモートチーム。

• 建設スケジュールテンプレートを使用して、作業スケジュールとプロジェクトのタイムラインを調整する請負業者や現場チーム。

• 掃除のスケジュールや家事を整理する家庭。

• クライアントのワークアウトスケジュールやスポーツプログラムのトレーニングスケジュールを作成するパーソナルトレーナーやコーチ。

日々のルーチンの整理や家庭の管理、チームプロジェクトの調整など、このテンプレートはシンプルなスケジュールに適しており、複雑なワークフローをサポートできるようにカスタマイズすることもできます。

Asana のスケジュールテンプレートを使うべき理由

「何をすべきかはわかっているのに、いつすべきかがわからない」というよくある問題を解決するために、このテンプレートを作成しました。このような問題が原因で、締め切りを逃したり、仕事に追われているような感覚に陥ったりすることがあります。デジタルスケジュールテンプレートは、チームの仕事を整理し、期日を逃すことを防ぎ、タスクの優先順位をより効果的に設定することで、そのギャップを埋めます。

Asana を使用している企業からは、納品までの時間が短縮され、会議のスケジュール変更が減り、誰が何に取り組んでいるのかが明確になったという声がよく聞かれます。つまり、遅延が減り、予定通りに、予算内で完了できるプロジェクトの数が増えたということです。繰り返し使えるテンプレートを使うメリットは次のとおりです。

• Asana のテンプレートを使えば、日ごと、週ごと、月ごとのスケジュールに合わせて、組み込まれた構造を使うことで、よりスピーディに計画を立てられます。

• Asana の締め切り時間とタスクの依存関係を活用して、スケジュールの競合を減らせます。

• 色分けされたカレンダーやタイムラインビューでタスクを視覚化することで、スケジュールの穴や重複を明らかにできます。

• ワークアウトルーチンから SNS カレンダーまで、あらゆるワークフローを Asana でカスタマイズできます。

• Asana 内で仕事を割り当て、最新情報を共有することで、リアルタイムのコラボレーションが可能です。

• デイリープランナーのテンプレート、週間スケジュールのテンプレート、月間カレンダーのテンプレートなど、さまざまな時間枠に合わせて使用できます。

スケジュールテンプレートの使い方

1. スケジュールテンプレートを複製する。 「テンプレートを使用」をクリックして、Asana で自分用のコピーを作成します。「ソーシャルメディアカレンダー」「チームスケジュール」など、ワークフローに合った名前を付けます。また、「朝のルーチン」など、個人的な名前を付けることもできます。

2. タスクに名前を付けて整理する。 そのタイムブロックで行われる作業を反映した、明確でシンプルなタスクタイトルを使用します。見落としを防ぐために、開始日やタスクの所要時間、説明などの詳細を含めます。

3. 仕事を割り当てて、締め切り時間を設定する。 誰が何を担当しているのかを全員が把握できるよう、各タスクに担当者を追加します。緊急の仕事の場合は、締め切り時間を使って正確な作業時間を記録します。

4. 自分に合った方法でタスクをグループ化しましょう。 曜日、プロジェクトの種類、タスクのカテゴリ (ミーティング、フォーカスタイム、管理など) などで分類します。これにより、スケジュールの確認や管理が簡単になります。

5. カスタムフィールドを使ってカスタマイズする。 「優先度」「仕事の種類」「推定所要時間」などのフィールドを追加して、具体的なスケジュールを立てましょう。これらのフィールドは、スケジュールの変更に合わせてタスクを絞り込んだり、ソートしたりする際にも役立ちます。

6. ビューを選択する。 カレンダービューを使うと、日付ごとのスケジュールが可視化されます。また、リストビューを使うと、従来の To-Do リストが表示されます。また、自分のスタイルに合わせてタイムラインビューやボードビューも使えます。

7. すべてを一元管理できます。 「ダッシュボード」タブを使用すると、スケジュール全体の進捗状況を確認できます。また、「メッセージ」タブや「ファイル」タブを開けば、会話や文書をタスクと並べて表示できます。

スケジュールを作成するための Asana の機能

スケジュール作成は、簡単に行えるものです。スケジュールテンプレートは、Asana のあらゆる機能を使用してカスタマイズできますが、ここでは Asana のチームが何度も活用している機能をご紹介します。

• マイルストーンとゴール: スケジュール内の重要な目標やチェックポイントを強調できます。週間計画、イベント、長期的な追跡に最適です。

• カレンダービュー: 予定されているすべてのタスクを日、週、月単位で確認できます。タイムブロッキングや視覚的な計画作成に最適です。

• タイムラインビュー: ガントチャートのようなレイアウトで、建設やイベントのスケジュールなど、長期的なワークフローや依存するワークフローの管理に最適です。

• 繰り返しタスク: 毎日のタスクや毎週の清掃作業といった繰り返しタスクを自動化できます。

• Asana AI: AI を活用したタスク生成、期日の提案、スマートワークフローの作成により、スケジュール作成を高速化できます。

• タイムトラッキング: 時間単位でタスクをスケジュールすることで、勤務時間を管理し、競合を回避できます。

• 依存関係: タスクの関係を設定して、最初に実行する必要があるタスクを明確にします。

時間単位でタイムブロッキングを行う場合でも、曜日ごとにタスクを整理する場合でも、Asana のツールは集中力と柔軟性を維持するのに役立ちます。

おすすめの連携機能

このスケジュールテンプレートは、カレンダーやビデオ会議ツール、時間追跡ツールなど、すでに使用しているソフトウェアやツールと連携できるため、コピー & ペーストを行わずにすべてを同期できます。連携機能を使えば、プラットフォーム間で仕事を効率化し、状況の変化に応じてスケジュールを更新できます。Asana アプリディレクトリでは、さらに多くのオプションをご覧いただけます。

• Microsoft Outlook カレンダー: タスクを Outlook カレンダーと同期させて、会議の計画やスケジュールの管理を行います。

• Time Doctor: Asana から直接、タスクの所要時間を自動的に追跡し、請求可能な時間を記録できます。

• Toggl Track: スケジュールされたタスクに費やした時間を追跡して、計画と可視性を改善します。時間の監査やクライアントへの請求に最適です。

• Notion: Notion のページを Asana のタスクとリンクさせて、メモとスケジュールされた仕事を一致させます。

• Zoom: 予定されているミーティングを実行可能なアイテムに変換し、議題と要約を同期できます。

• Canva: 印刷可能なプランナーや視覚的な週間プランナーをデザインして、Asana プロジェクトに添付できます。

• Google スプレッドシートとGoogle ドキュメント: スプレッドシートとドキュメントのコンテンツを取り込み、データ、タイムライン、リンクされたドキュメントをスケジュールに追加できます。

スケジュールテンプレートに関するよくある質問