チームのコミュニケーションを改善する方法: 6 つの戦略とヒント

コミュニケーションスタイルによって、どのようなリーダーであるかが大きく変わります。クリエイティブなプロジェクトでチームをサポートし、リラックスした雰囲気で指導するリーダーもいれば、チームメンバーに対して効率的に仕事を進め、勝利につながる成果物を生み出すよう熱心に働きかけるリーダーもいます。コミュニケーションにはさまざまなスタイルがあり、効果的なコミュニケーションがとれないと、パフォーマンスや士気の低下を招きます。

チームコミュニケーションは非常に重要ですが、幸いなことに、チーム内のコミュニケーション力は簡単に高められます。プロジェクトマネージャーは、チームメンバー同士のコミュニケーションのあり方を決められます。現在、コミュニケーションに関して悩まれている方もご安心ください。コミュニケーションのスタイルは定まったものではありません。この記事では、チームがコミュニケーションのベストプラクティスを実践する際に役立つ基本的な方法をご紹介します。

チーム内のコミュニケーションが重要な理由

高いコミュニケーション能力は、仕事におけるすべての原動力となります。プロジェクトの品質、関係者の関係、顧客満足度は、チーム内のコミュニケーションの良し悪しによって左右されます。

良好なコミュニケーションは、効果的な意思決定、チームメンバーのエンゲージメント、そしてプロジェクトの成功につながります。一方、チーム内のコミュニケーションがうまくいかないと、以下のようなことが起こります。

• 仕事のバランスが悪くなる、または重複する

• スコープクリープが起こる

• プロジェクトが期待外れの結果に終わる

• クライアントが不満を持つ

• 顧客から否定的なフィードバックを受け取る

• チームメンバーの離職率が増える

• ストレスの多い環境になる

• チームメンバーのエンゲージメントが低下する

チームのコミュニケーションを向上させるには、プロジェクトリーダーが模範を示す必要があります。マインドフルネスを実践し、チームメンバーとの関係において透明性を高める行動をとりましょう。質問には積極的に答え、なぜそのような判断をするのか、その背景を説明するといいでしょう。効果的なコミュニケーションは簡単ではありませんが、オープンな会話ができる文化を作ることで、健全な職場環境を築けます。

チームコミュニケーションの 5 つのタイプとは？

チーム内で使えるコミュニケーション方法は 1 つではありません。パフォーマンスの高いチームを作りたいのであれば、5 つのコミュニケーション手段をすべて知っておく必要があります。この表を使って、チームが改善できるコミュニケーションの領域を特定しましょう。

1. 言語コミュニケーション: 口頭での言語コミュニケーションは、チームメンバー間の交流の中で最も重要な手段です。対面、電話、ビデオ会議などの会話を通じて、大部分の情報をやりとりします。言語コミュニケーションは、チームメンバーにとって自分の考えを表現する最高の機会になります。

2. 非言語コミュニケーション: 非言語コミュニケーションには、ボディランゲージ、表情、口調などが含まれます。非言語的コミュニケーションが人間関係に与える影響を意識している人は、多くありません。しかし、実際には、コミュニケーションの半分以上が非言語的なものなのです。だからこそ、非言語サインに注意を払うことが大切なのです。

3. 文章によるコミュニケーション: 文章によるコミュニケーションは、簡単にコントロールできます。チームは、メール、プロジェクト管理ツール、メッセージ、アンケート、レビューなど、あらゆる文章によるコミュニケーションチャネルを通じて効果的にコミュニケーションを図ることを、共通の目標とすべきです。自分の考えを文章で表現する方法を身につけると、チームにとっても読み手にとってメリットとなります。

4. ビジュアルコミュニケーション: チームミーティングや研修で、スライドや動画を使って情報を共有する場合、ビジュアルコミュニケーションは重要なツールとなります。ビジュアルのメリットは、相手にメッセージを伝える前に考える時間が持てることです。共有する前に、選んだビジュアルによって、チームに伝えたいことが伝わりやすくなるのか検討しましょう。

5. リスニング: リスニング (聞くこと) をコミュニケーション手段と考える人は少ないかもしれませんが、リスニングなしには、効果的なコミュニケーションは生まれません。リスニングは、他者から話しかけられたときに、情報を受け取る方法です。特にアクティブリスニングは、しっかりと耳を傾け相手の話を聴いていることをアピールできるので、健全な職場環境づくりに役立ちます。

チームのコミュニケーション力を高める 6 つの戦略

チームの職場でのコミュニケーションを改善する戦略はいくつかあります。チームがリモートワークでもオフィス勤務でも、次に紹介する実行可能なステップを活用することで、役職や地位に関係なく、チームのコラボレーションを促進し、健全な人間関係を育めます。

1. トラブルを迅速に解決する

職場でのトラブルは多くの場合、小さなことから始まり、そのときは大したことではないように思えるかもしれません。たとえば、A さんが締め切りをずらしたことで、別のチームメンバー (B さん) が担当する部分に取り組める時間が短くなったとします。この場合、A さんが B さんに謝れば、すべてがうまくいくように見えます。しかし、A さんが締め切りをずらし続け、B さんがそれが自分の仕事にどう影響するかを伝えなかった場合、B さんは憤慨し、不満を募らせるでしょう。チームメンバーがトラブルを迅速に解決しない場合、チーム内の緊張が高まり、仕事のパフォーマンスが低下します。

ヒント: チームメンバーが問題をすばやく、直接、敬意を持って対処できるように、対立解決戦略を指導しましょう。そうすることで、小さな問題が大きな問題に発展するのを防げます。

2. エンゲージメントを促進する

マクロマネジメントされることを好む人はいません。しかし、指導やチームコラボレーションがなければ、チームメンバーのエンゲージメントは低下してしまいます。マネージャーができる大切なことは、チームメンバーを励ましながら、自由に創造力を発揮してもらうことです。

ブレーンストーミングセッションや週 1 回のワークショップなどを通じて、チーム内で情報やアイデアを交換してみましょう。チームからアイデアを求めるだけでなく、忘れずに、それぞれのアイデアを大切にしていることを伝えましょう。そうすることで、チームメンバーは、あなたにサポートされていると安心できるのです。

ヒント: 週 1 回のミーティングを予定することで、全員が自分の取り組んでいることを共有し、必要に応じて質問できる場を持てるようになります。ミーティングを活用すると、重要なフォーカスタイムを中断することなく、効果的にチームメンバーに集まってもらえます。

3. ボトムアップ型コミュニケーションを促進する

チーム構造の最下層にいるチームメンバーは、発言したり、アイデアを共有したりすることに抵抗がある可能性があります。ボトムアップ型コミュニケーションでは、あらゆる立場のチームメンバーにブレインストーミングを行い、自分の意見を伝えることを促します。チームとの信頼関係や士気を高め、プロジェクトに対する責任感を持たせることで、このようなコミュニケーションを促進できます。

ヒント: チームメンバーに安心して発言してもらうには、後押しが必要な場合もあります。アイデア、意見、フィードバックを求めことで、共有することに慣れる機会を提供できます。チームミーティング、アンケート、1on1 の会話、意見箱など、さまざまな環境でチームメンバーに働きかけましょう。

4. 透明性の確保に努める

コミュニケーションが活発な職場とは、チームメンバーが透明性を優先している職場です。チーム内で正直に話せれば、誤解やそれに伴うリスクの可能性を減らせます。

リーダーとして透明性を確保する方法のひとつは、パフォーマンスについて正直に話し、発生と同時に情報を開示することです。また、必要であれば建設的批判を行い、チームメンバーのスキルアップにつなげることも大切です。そして何より重要なのは、日々の仕事を会社の目標に結びつけることです。チームメンバーに背景情報を伝え、彼らの仕事がなぜ重要なのかを示すことで、モチベーションの向上につながり、チームの大切なメンバーであると実感してもらえます。

ヒント: 透明性の確保と過剰な共有は別物です。たとえば、会社が年間収益目標を達成したかどうかはチームメンバーにとって有益な情報ですが、今週起きた CEO との個人的な問題を共有する必要はありません。

5. 1on1 ミーティングをスケジュールする

チームのコミュニケーションは、グループでも、個人同士の交流の場でも発生します。チームメンバー同士が交流することで、それぞれの体験から得たエネルギーをグループに持ち帰ることができます。

定期的な 1on1 ミーティングは、問題を解決し、チームメンバーの健康状態を確認できるチャンスです。自由に話せる場を提供することで、チームはより自信を持つことができます。また、チームメンバー同士が 1on1 で話す機会を設けることで、絆を深め、協力関係を築けます。

ヒント: マネージャーはセラピストの役割を担う必要はありませんが、チームメンバーがどのようにしているかを気にかける必要があります。精神的につらい思いをしているチームメンバーがいたら、健康な状態で職場に戻ってこられるよう、休暇を与えられるかどうか確認しましょう。

6. 一貫したフィードバックを提供する

チーム内のコミュニケーションで重要なのは、パフォーマンスのフィードバックです。チームメンバーは、自分の仕事ぶりを再確認することで、モチベーションを維持し、仕事に取り組めます。1on1 ミーティングでは、チームメンバーにフィードバックを行い、成長の余地について話し合いましょう。また、チームメンバーに、あなたへのフィードバックがあるかどうかを尋ねることもできます。

ヒント: チームメンバーの中には、直接フィードバックすることに抵抗を感じる人もいるかもしれません。あなたのチームリーダーとしてのパフォーマンスについて、チームから率直な意見が聞けるように、匿名アンケートを配布することを検討しましょう。

4 つのチームコミュニケーションスタイル

チーム全体の管理を行う上で役に立つのは、チームメンバーのコミュニケーションスタイルを把握することです。DiSC プロファイルは、その人の主なコミュニケーションスタイルを Dominant (主導)、influencer (感化)、Conscientious (慎重)、Steady (安定) に分類する性格と行動の診断です。

コミュニケーションスタイルは複雑であり、チームメンバーは 4 つのスタイルのうち、複数の特徴を持つ可能性があります。しかし、それぞれのチームメンバーの主なスタイルを理解し、それに合わせたコミュニケーション手段をとることで、強いチーム作りにつながります。

主導

主導型コミュニケーションスタイルを持つチームメンバーは、熱心で、効率的で、成果を出すことに集中します。競争心が強く、成功への意欲が強いことが特徴です。このような人物は、生まれながらのチームリーダーですが、弱点はせっかちで自信過剰なところです。

ヒント: 主導型のチームメンバーには、仕事へのモチベーションを維持できるように、課題を与えましょう。ただし、チームと会社のミッションを常に意識するよう、注意する必要があります。

感化

感化型のコミュニケーションスタイルを持つチームメンバーは、グループ内で社交的な人物です。このようなチームメンバーは、他人を魅了する方法を心得ており、活気あるエンゲージメントの高い環境を作り出せます。感化型のチームメンバーは、人と話すことが好きなので、顧客やクライアントとの関係をうまく築けます。

ヒント: 感化型のチームメンバーには、それぞれのスキルに合った仕事を与え、集中力を切らさないようにすることが大切です。他のチームメンバーの邪魔にならないように配慮しながら、感化型のチームメンバーが役割に応じた自己主張ができる環境を整えましょう。

慎重

慎重型のコミュニケーションスタイルを持つチームメンバーは、グループ内の成功者です。このタイプのチームメンバーは、仕事でミスを起こさないように努め、自分の知識を高めるために努力を惜しみません。慎重型の特性が強いチームメンバーは、自分のパフォーマンスをコントロールするために、一人で仕事をすることを好む可能性があります。

ヒント: このタイプのチームメンバーは客観的なリーダーシップを好む傾向があるので、誤解を生む余地はありません。慎重型のチームメンバーは、得意とするプロジェクトに取り組むと最大限に力を発揮できます。明確なガイドラインと測定可能なフィードバックが役に立ちます。

安定

安定型のコミュニケーションスタイルを持つチームメンバーは、仕事において一貫性と安定性を重視します。チャレンジ精神旺盛な主導型とは異なり、カスタマーサービスや IT など、何が起こるか予測しやすい仕事を好みます。安定型のチームメンバーが安心して働けるように、リラックスした職場環境を維持しましょう。

ヒント: 安定型のチームメンバーには、安定した作業環境を提供しましょう。変更が発生した場合は、可能な限り段階的に伝えると効果的です。また、アクティブリスニングを活用すると、このタイプのチームメンバーが「意見を考慮されていると」と実感できる環境を築けます。複雑な仕事については、疑問が残らないように、細かく指示を出しましょう。

チームワークを高めるコミュニケーションツール

リモートワークは世界中でますます当たり前の働き方になってきています。それに伴い、チームのコミュニケーションがオンラインで行われることが多くなっています。しかし、オフィスで働いている人でも、情報共有やワークフローの効率化のために、チームコミュニケーションツールを活用している人は多いはずです。

チームコミュニケーションツールは、以下のようなあらゆる用途に利用できます。

• メッセージとチャット: インスタントメッセージやチャットアプリを使って、リアルタイムでプロジェクトについて話し合ったり、質問をしたりすることができます。

• ファイル共有: ファイル共有アプリを使えば、メンバー間で資料を転送することなく共有できます。

• ビデオ会議: ビデオ会議システムを活用すれば、場所や時間帯に関係なく、チームメンバーと対面で話せます。

• 文書編集: オンライン文書編集ツールを使えば、文書を自動的に共有し、保存できます。他のチームメンバーが閲覧、編集できる状態で保存されるため、チームでの共同作業が可能になります。

• プロジェクト管理: プロジェクト管理ツールなしには、チームとの強力なコミュニケーションを維持できません。Asana などのプロジェクト管理ツールには、タスク管理、目標設定、フィードバック、ファイル共有などの機能が備っています。

保存、共有、参照が可能になれば、チームが職場でより明確に仕事ができるようになり、コミュニケーションも円滑になります。

チームコミュニケーションで従業員のエンゲージメントを高める

チームメンバー間のコミュニケーションを強化するには、リーダーが模範とならなくてはいけません。発言を促すことで、チームメンバーが発言しやすい環境を整えましょう。Asana のようなチームコミュニケーションツールは、コラボレーションのために設計されているので、成功につながる健全な習慣を築くのに役立ちます。