非言語コミュニケーションのコツ: 言語によらないサインのエンコーディング (送り方) とデコーディング (受け取り方)

寄稿者 Julia Martins の顔写真Julia Martins2021年9月17日00
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概要

非言語コミュニケーションは、言葉以外によるコミュニケーションのすべてを指します。これにはボディランゲージ、顔の表情、声のトーンなどが含まれます。非言語コミュニケーションには 9 つのタイプがあり、それらを理解することで、言語によらないサインをより効果的に送ったり (エンコーディング)、読み解いたり (デコーディング) することができます。この記事では、この 9 つの非言語サインを解説し、さらに職場での非言語コミュニケーション力を高めるための 10 のヒントをご紹介します。

非言語コミュニケーションというと、多くの場合、ボディランゲージが思い浮かびます。ボディランゲージは非言語コミュニケーションの重要な部分を占めているため、それは間違いではありません。ボディランゲージは、おそらく最も目につきやすく、使い方を覚えるのも簡単な部類に入るでしょう。

しかし、非言語コミュニケーションにはボディランゲージしかないわけではありません。実は、人が毎日コミュニケーションに使用している非言語のサインは 9 タイプあります。身体的なジェスチャーだけに注意を払っていては、非言語のメッセージを十分に理解できません。この記事では、この 9 タイプの非言語サインすべてについて解説し、職場での非言語コミュニケーションの達人になるためのコツをご紹介します。

基本のキ: 文化が非言語コミュニケーションに及ぼす影響とは

9 タイプの非言語コミュニケーションと、それを使うスキルを高める方法を見ていく前に、こうしたサインが文化によって異なる場合があることを確認しておくことが大切です。ある文化においては一般的で、むしろ期待されるようなサインが、別の文化では不快で無礼なサインだったりするためです。

分散ワークが主流になった現在、私たちはますます世界中にいる同僚たちと働く機会に恵まれるようになりました。国内の別の地域で育った人や、異なる文化的背景を持つ同僚たちは、それぞれ特有の非言語コミュニケーションのサインを持っている可能性があります。

たとえば、西洋文化においては、新しいビジネスパートナーに出会ったとき、たいていは握手することが期待されます。しかし、これはすべての文化に共通するわけではありません。同じ動作が相手の文化によっては別の意味を持つこともあります。そうしたコミュニケーションの場面になる前に、何が許容され、適切であり、何がそうでないか知っておく必要があります。特に、同僚と話すときには、文化特有の非言語サインについて、予期すべきものと、使用を避けるべきものに注意を払いましょう。

非言語コミュニケーションを理解し、意識的に使用することによって、コミュニケーションスキルが上達し、チームメンバーとして成長できます。そしてその際に重要なのが、さまざまな非言語サインの文化的影響を理解することです。非言語コミュニケーションスキルを高めるには、必ず文化的知性を磨くことにも同じように時間をかけましょう。

9 タイプの非言語コミュニケーション

非言語コミュニケーションは、意思の疎通を効果的に行い、他者とつながりやすくしてくれます。さまざまなタイプの非言語サインを理解することで、誤解を受けないメッセージを送りましょう。

チームメンバーが送っている非言語のシグナルを理解することで、同僚が困っていたり、不安だったりする場合にそれに気付きやすくなります。非言語コミュニケーションスキルを磨くことによって、一般的には自信がつき、自分の身体を意識し、伝えたい内容をより効果的に伝えられるようにもなるはずです。

それでは、非言語コミュニケーションの 9 つのタイプを見ていきましょう。

  1. ボディランゲージ: この非言語サインは、あなたの身体がどんな体制にあるかに基づいています。これには、猫背であるとか、背筋をぴんと伸ばしているといった、姿勢も含まれます。もじもじする、腕を組む、爪をいじる、足を組むといったことも、すべて非言語コミュニケーションのボディランゲージです。

  2. ジェスチャー (身振り): ジェスチャーとボディランゲージには似ていますが、やや異なります。ジェスチャーはより意図的であることが多く、さらに、ボディランゲージよりはるかに文化的コードとしての性格が強い傾向にあります。ジェスチャーには、サムズアップや OK サインのような手で表すサインや、肩をすくめるといった一般的なしぐさも含まれます。

  3. 顔の表情: ジェスチャーと同様、微笑、頭を頷かせる、頭を振る、顔をしかめるなど、多くの顔の表情も意図的なものです。しかし、ストレスを受けたり、心配しているときなどに、無意識に浮かべる表情もあります。驚いたときに目を見開いたり、大きな音を聞いてぴくりと身を震わせたりするのがこれに当たります。

  4. アイコンタクト: アイコンタクトは、非言語コミュニケーションにおいて大きな役割を果たします。とはいえ、アイコンタクトの意味は、文化によって異なります。アイコンタクトがないと、関心がないことを意味する文化もあれば、直接目を合わせすぎると、文化によっては相手を戸惑わせてしまうこともあります。

  5. 声のトーン (パラ言語): パラ言語とは、声、声のトーン、大きさ、話す速さ、リズムやイントネーションから構成されています。たとえば、たいていの人は緊張していると、早口になることに気づいたことがあるのではないでしょうか。また、秘密を打ち明けるときに、無意識のうちにささやき声で話しはじめることもあります。

  6. パーソナルスペース (プロクセミックス): 非言語コミュニケーションは、身体の動作を中心としたものだけではありません。自分の周囲の空間とどう関わるかも非言語コミュニケーションの一つです。たとえば、自分と他者との物理的距離は、そのふたりの関係性について何かを示している場合があります。こうした非言語サインも文化による違いが非常に大きいため、相手を不快にさせないためには、同僚のすることに合わせるようにするのがおすすめです。

  7. 接触: 接触をコミュニケーションの一形態だというと意外かもしれませんが、触れ合うことも非言語コミュニケーションです。たとえば、握手の仕方で相手のことがよくわかると主張するビジネスパーソンは少なくありません。接触でいうなら、自分の会社の CEO とハイタッチしようとする人はいないでしょう。しかし、高校時代の親友とならするはずです。

  8. 外見: 衣服は、毎日、自分のどんな姿を見せるかに関わる大きな要素です。誰もがそれぞれ個性的なスタイルを持っているため、もし同僚が普段着ないような服を着はじめたら、その人の人生に何か変化が起きたことのサインかもしれません。

  9. 物: 衣服と同様、物言わぬ「物」も相手の状態を知る手掛かりになります。たとえば、どこへ行くときも手帳を手放さない同僚がいれば、その持ち物から自然とこの人は几帳面な人なのだろうと感じるでしょう。バーチャルな世界では、Zoom の背景を見れば、その人についていろいろなことがわかります。その人が、みんなに見えるようにわざと自分の後ろに置いている物は何か、といったことです。

職場で非言語コミュニケーションの達人になる 10 のコツ

非言語のコミュニケーションには、職場でのさまざまな出来事に影響を与えるエンコーディングとデコーディングという 2 つの要素があります。エンコーディングとは、非言語サインの示し方です。これには、意図的なシグナルと、見せるつもりのなかった感情的な表情や、意図していない身体の姿勢などの無意識のシグナルがあります。一方、デコーディングとは、誰かの非言語的なメッセージを解釈するプロセスです。これを身につけることで、コミュニケーション力が高まり、同僚の送る非言語サインを読み取りやすくなります。

また、職場における非言語コミュニケーション、特にメッセージのデコーディング、つまり受け取り方には、文化によって違いがあることを覚えておくことが大切です。これらの 10 のヒントを使って、非言語メッセージのエンコーディングとデコーディングのフレームワークを構築してみましょう。ただし、チームによって状況は少しづつ異なる点に注意してください。

非言語メッセージをエンコードする (送る)

非言語サインをエンコードするというと、非常に難しく感じられますが、実は日常的に行っていることです。人間がエンコードする非言語サインの中には偶発的なものもありますが、多くのジェスチャーや仕草によるサインは意図的に送られています。頭を頷かせる、天を仰ぐ、イライラしているときに足をゆするといった動作を思い浮かべればわかりやすいでしょう。

非言語サインをより意識的にエンコード (発信) する練習として、これらの 5 つのヒントを試してみましょう。

  1. 自分自身のコミュニケーションスタイルに注意を払う。コミュニケーションスタイルには 4 種類あり、人によって異なるコミュニケーション方法を表しています。Asana では、「積極的なコミュニケーションスタイル」の活用法を学ぶことを非常に重視しています。これによって、たとえ無意識でも攻撃的、あるいは消極的なコミュニケーションスタイルに陥らなくなるからです。

  2. 「今ここ」にいる練習をする。よりマインドフルな状態であることは、非言語サインのエンコーディングに関連しています。自分自身や周囲により注意深く意識を向けると、言葉を使うかどうかにかかわらず、自分が発信するシグナルをコントロールしやすくなります。

  3. ストレスを軽減する。人は感情的なストレスがあると、しばしば意図しない非言語サインを発信します。疲れていたり、働きすぎだったり、燃え尽き気味だったりすれば、コミュニケーションの仕方を意識する気力がなくなります。つまり「戦うか逃げるか反応」が起きてしまい、意識的なコミュニケーションを行う能力が低下するのです。

  4. 根本的な問題を解決する。潜在的な、あるいは無意識の感情によって、それと気付かずに非言語サインを送ってしまうことがあります。たとえば、職場でインポスター症候群に悩む人は、自分で気づかずに同僚と距離を置く場合があります。こうした態度を改善するには、まず内面にある根本原因を理解する必要があります。

  5. 可能なら、対面のやりとりを優先的に行う。非同期コミュニケーションのデメリットの一つが、非言語サインを送れないことです。このため、コミュニケーション不全や誤解が起きる可能性が高まります。建設的批判を行ったり、難しいトピックについて話し合ったりする場合はもちろん、できるだけ顔を合わせた対話を心がけましょう。

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非言語メッセージをデコードする (受け取る)

非言語コミュニケーションの残り半分は、他者の非言語サインを読み解くことです。チームメンバーの非言語サインを正確に解釈することで、コミュニケーション不全を防ぎ、ラポール (信頼関係) が向上します

他者の非言語サインを読み解く能力を高めるには、以下の練習を行いましょう。

  1. 心の知能を高める。言語を用いるかどうかにかかわらず、あらゆるメッセージを読み解く第一歩は、心の知能スキルを育てることです。心の知能とは、自分自身と他者の感情を認識し、制御し、理解する能力です。

  2. アクティブリスニングスキルを身につける。アクティブリスニングとは、誰かが話しているときに、どう返事するかを考えるのではなく、話の内容を理解するために耳を傾ける行為です。アクティブリスニングを行うことで、その瞬間により集中し、「今ここ」にいることができるため、ささいな非言語サインもキャッチしやすくなります。

  3. 相手の真実の感情と会話との食い違いを見つける。非言語コミュニケーションで特に重要なことの一つが、相手が語っていないシグナルを見つける能力です。たとえば、チームメンバーがプロジェクトの開始にワクワクしている、と言ったとしても、その人が目をそらし、腕組みをしているなら、口で言っているほどワクワクしていないかもしれません。こうしたシグナルをキャッチすることで、たとえば、相手はプロジェクトに不安を持っているのではないか、あなたに手を貸せることはないか、といったように、より深く問題を掘り下げられます。

  4. 文化的知性を強化する。文化的知性を磨くことによって、チームメンバーが送っているさまざまなシグナルに気づきやすくなります。これは、あなたがマネージャーである場合に特に重要です。マネージャーなら、チームメンバーの非言語サインの誤解は避けたいものです。

  5. 疑問に思ったら、質問する。非言語コミュニケーションの解釈における最大のリスクは、誤った憶測に至ってしまうことです。Conscious Leadership Group は、こうした問題を「事実 vs ストーリー」と呼んでいます。事実とは、誰もが理解できる客観的な真実であり、ストーリーは、こうした事実に基づく憶測です。人間は誰でも自分の中でストーリーを作り上げてしまいますが、こうしたストーリーが真実かどうかを明確に判断することで、誤解を防ぐことに役立ちます。

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非言語コミュニケーションスキルを高めて職場のコミュニケーションを改善する

非言語コミュニケーションは、日常生活でも職場でも使えるスキルです。これらのスキルを身につければ、周囲の人たちの非言語サインばかりか、自分自身のシグナルにもいっそう意識が向くことに気づくでしょう。自分の非言語サインを意識すると、職場でのコミュニケーションをより効果的に行えるようになります。詳しくは、こちらの記事で職場における効果的なコミュニケーションがコラボレーションとリーダーの指導力の向上にもたらす効果についてお読みください。

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