ビジネス要件定義書のテンプレート

「完了」の意味について全員が共通認識を持っていないと、プロジェクトの立ち上げがすぐに失敗に終わる可能性があります。 チームメンバーは、Business の目標、スコープ、成果物を定義せずに開発に急ぐ可能性があり、マイルストーンが滞り始める頃になって、どこで軌道から外れたのかがわからないことになります。 ビジネス要件定義書 (BRD) のテンプレートを使用すると、何を作るべきか、なぜそれが重要なのか、プロジェクトの成功をどのように測定するのかをチームが把握できるため、こうした問題を防げます。

プロジェクトの要件をスプレッドシートやメールで管理するのではなく、目標、要件、タイムライン、依存関係を 1 つのワークフローにまとめまとめることができます。 新しいプロジェクトの管理、Business プロセスの改善、製品チームとエンジニアリングチームの連携など、BRD テンプレートを使用すると、重要な詳細を取り込み、最初から誤解を減らすことができます。

BRD テンプレートのメリットを享受できるのは誰ですか？

シンプルな BRD テンプレートは、プロジェクトのタスクをまとめるだけではありません。 コンセプトをプロジェクトとして成功させるために関わるすべての人をつなぐ役割を果たします。 プロジェクトチームが製品要件を定義したり、プロジェクトの説明を作成したり、要件の収集を開始したりする際、BRD テンプレートを使用することで、何を、なぜ作る必要があるのかを全員が理解できます。

Business アナリスト

ビジネスアナリストは BRD テンプレートを使用して、機能要件と非機能要件の両方を把握し、プロジェクトの制約を文書化し、ビジネス目標が実行可能なプロジェクトタスクに確実に変換されるようにします。

プロジェクトマネージャー

プロジェクトマネージャーは、要件テンプレートを使用して、スコープ、マイルストーン、ユースケース、成果物の概要を説明します。 こうした情報をすべて一元化することで、チームは測定可能な結果に集中でき、スコープクリープを防げます。

関係者と経営陣

リーダーは、エグゼクティブサマリー、関係者の分析、プロジェクトの概要をすばやく確認し、技術的な詳細を理解しなくても、取り組みが Business の目標や予算とどのように一致しているかを把握できます。

開発者と技術チーム

技術チームの場合、BRD はコーディングが開始される前に、ユーザーストーリー、API、連携の要件を特定します。 文書化することで改訂の回数を減らし、最終製品がビジネスの意図を正確に反映したものになるようにできます。

クライアントとパートナー

外部のコラボレーターは、成果物、依存関係、期待される成果について透明性を得られます。 文書化により、承認リクエストのサイクルがより迅速かつ円滑になります。

Business Requirements Document (BRD) テンプレートを使用する理由

新しいプロジェクトが始まると、チームは成功の姿について共通の理解を持たずに、実行に移すことに急ぐことがよくあります。 BRD テンプレートを使用すれば、問題、解決策、成功の評価基準を早期に定義できるため、そのような事態を防げます。

BRD テンプレートを使用すると、次のことが可能になります。

• ビジネス目標と技術的な成果物の調整

• プロジェクトの実行中の誤解を減らす

• プロジェクトのスコープとタイムラインを定義する

• チームの承認リクエストの処理をスピードアップする

• 継続的な改訂と指標の更新を一元化する

Business 要件定義書テンプレートの使い方

Asana の BRD テンプレートを使用すると、技術チームと Business チームの両方に適した方法で要件を整理できます。 以下のステップは、実際のテンプレートのレイアウトのセクションに対応しているため、テンプレートを作成する際に参照できます。

ステップ 1: エグゼクティブサマリー

まずは、イニシアチブの概要から始めましょう。 プロジェクトの内容、その重要性、そしてビジネス目標にどのように貢献するかを説明します。 このセクションは、簡潔でありながらインパクトのあるものにしましょう。多くの場合、関係者が最初に読む部分です。

プロジェクトの主な目的、対象ユーザー、期待される成果を追加します。 エグゼクティブサマリーは、技術的な詳細に煩わされることなく、目的を理解する必要がある経営陣が簡単に参照できるものでなければなりません。

ステップ 2: プロジェクトの概要と目標

このセクションでは、プロジェクトのスコープ、タイムライン、成果物を定義します。 後で期待事項のずれが発生しないように、含まれるものと除外されるものを明記します。 処理時間を 20% 短縮する、ユーザーの満足度を向上させるなど、測定可能な目標を追加します。 目標は、ROI と成功の評価指標を追跡するのに役立ちます。

ステップ 3: ビジネスニーズと正当性

このプロジェクトが存在する理由を文書化します。 Businessプロセスの非効率性を解消するためですか？ コンプライアンス要件を満たすためですか？ 新製品のリリースをサポートするためですか？

根拠が明確に記載されていると、関係者の賛同を得やすくなります。 したがって、費用便益分析、予想されるリスク、そしてその取り組みが組織の大きな目標にどのように貢献するかを記載しましょう。

ステップ 4: スコープ

プロジェクトの範囲を詳細に定義します。 スコープを機能要件と非機能要件に分け、各チームが何を担当するのかを明確にします。 このセクションには、関連するプロジェクト計画文書やマイルストーンチャートを添付することもできます。 そうすることで、関係者は依存関係や進捗のチェックポイントを可視化できます。

ステップ 5: 機能要件と非機能要件

このセクションは、ビジネス要件定義書のテンプレートの技術的な土台となります。 システムが何をすべきか (機能要件) と、どのように実行すべきか (非機能要件) をリストアップします。

API、システム連携、セキュリティ基準、ユーザビリティ基準などの詳細を含めます。 これらを受け入れ基準に関連付けることで、リリース前に各要件を検証できるようになります。

ステップ 6: 主な関係者

プロジェクトに関わる関係者、スポンサー、部署の代表者を追加します。 Asana の「担当者」フィールドと「承認リクエスト」フィールドを使用して、レビューと承認の責任を割り当てます。 この情報を整理しておくことで、レビューや承認リクエストのボトルネックを回避できます。 また、部署にタグを付けて、チーム間のコミュニケーションを円滑に行うこともできます。

Asana の要件文書化機能

Asana の機能を使うことで、BRD テンプレートを単なる文書ではなく、動的で追跡可能なワークフローとして活用できます。 以下の機能をご紹介します。すべての機能の一覧は、Asana の機能ハブをご覧ください。

カスタムフィールド

リスクレベル、優先度、部署のオーナーシップをテンプレートで直接管理できます。 カスタムフィールドを使用すれば、プロジェクトの拡大に合わせて要件の絞り込みやソートが簡単に行えます。

承認リクエスト

レビューと承認リクエストのステップを追加して、ワークフローに説明責任を組み込みましょう。 セクションの承認準備が整うと、承認者に自動通知が送信されます。

タイムラインビュー

マイルストーンと依存関係がどのように組み合わさるかを可視化できます。 タイムラインビューでは、プロジェクトのすべてのフェーズが表示されるため、関係者は競合を早期に特定できます。

添付ファイル

ワイヤーフレーム、コストモデル、コンプライアンスフォームなどの参照文書を添付できます。 すべてを 1 つのワークスペースにまとめることで、複数のシステムを検索する時間を節約できます。

ルールとオートメーション

承認リクエストが完了したり、依存関係が解決されたりしたときに、タスクを進めるようにオートメーションを設定できます。 これにより、プロジェクトの進捗をリアルタイムで順調に進められます。

BRD テンプレートにおすすめの連携

連携機能を使って、ビジネス要件定義書のテンプレートをチームがすでに使用しているツールと連携させましょう。 Asana の連携ライブラリで、利用可能なコネクタをすべてご確認ください。

Google ドライブ

関連するプロジェクト文書、コスト分析、裏付けとなる調査結果を BRD タスクに直接添付できます。 全員が自動的に最新の情報を把握できます。

Slack

新しい要件が追加されたときや、承認リクエストが完了したときに、即座に通知を受け取れます。 Slack との連携により、チームは複数のプラットフォームを確認することなく、すばやく対応できます。

Jira Cloud

要件を Jira と同期させることで、BRD と技術的な実行を結びつけられます。 開発者はエンジニアリングタスクに取り組みながら、プロジェクトの目標を確認できます。

Figma

デザインのモックアップやユーザーインターフェイスのコンセプトを、関連する機能要件にリンクできます。 これにより、開発を開始する前にユーザーエクスペリエンスに関する決定事項を簡単に検証できます。

Microsoft Teams

会話を Asana のタスクにリンクすることで、Teams から直接プロジェクトのディスカッションに参加できます。 

Business 要件定義書テンプレートに関するよくある質問