プロジェクトの制約とは？上手く管理してプロジェクトを成功させる方法

サーカスに行ってバランス芸を見たことがあるでしょうか？何枚ものお皿を優雅に回す姿は、まるで魔法のようです。しかし、このバランスに魔法は必要ありません。必要なのは、集中力と技術だけです。一枚でもお皿を支える場所を間違えてしまえば、すべてが崩れ落ちてしまうでしょう。

サーカスの曲芸と同じく、プロジェクト管理のポイントもバランスにあります。プロジェクトのライフサイクルでは、時間、コスト、リスクなどさまざまな制約が発生します。こうした制約事項のバランスを取り、プロジェクトのパフォーマンスを上げることも優秀なプロジェクトマネージャーの腕の見せ所です。この記事では、プロジェクト管理で考慮すべき 6 つの一般的な制約を紹介し、各制約とその管理方法について詳しく解説します。

取り組んでいるプロジェクトがどんなものであっても、Asana のようなワークマネジメントプラットフォームを使うとプロジェクトのスケジュールを見える化でき、プロジェクトの制約をすべて一か所で管理できるので便利です。

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プロジェクトの制約とは？

ではプロジェクトにおける「制約」とは何を指すのでしょうか。

プロジェクトの制約とは、プロジェクトのライフサイクルの中で考慮しなければならない一般的な制限事項です。たとえばコストの制約があるというのは、プロジェクトの予算が限られているということであり、時間の制約があるというのは、プロジェクトを決められた時間内に完了しなければならないということです。

プロジェクトの制約の多くは、相互に影響を及ぼします。それが、制約の管理が重要となる理由です。たとえばプロジェクトタイムラインを延長する必要があるとわかれば、プロジェクト完了にかかる費用も増えるでしょう。プロジェクトにかかる時間やコストが増えれば、プロジェクトの範囲 (スコープ) も大きくなります。

プロジェクトを成功へと導くためには、プロジェクトの制約をしっかりと管理し、適時変更や修正をおこなう必要があります。一般的に「プロジェクトの 3 つの制約」と呼ばれる三大要素にもう 3 点を加えた 6 つの制約について、それぞれ詳しく見ていきましょう。

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プロジェクトの三大制約とは？

プロジェクト管理のトライアングルや、鉄の三角形としても知られるプロジェクト管理の 3 つの制約とは、スコープ (範囲)、コスト (予算)、そして時間です。どのプロジェクトでもこの 3 つの要素のバランスを取らなければなりませんが、これらは相互に影響するため実現はそう簡単ではありません。

スコープ、コスト、時間のバランスを取るにはそれぞれの兼ね合いを考え、プロジェクトの整合性と機能性を維持するために何を犠牲にするかを決めなくてはなりません。

たとえば、プロジェクトの予算と割り当て時間が安定していなければ、プロジェクトをスコープ内に収めることはできません。プロジェクトを短い時間で完了させたい場合は、予算の調整が利かないかぎり、スコープも小さくしてバランスを取る必要があります。

スコープ (範囲)

プロジェクトスコープとは、品質、詳細、成果物に基づいたプロジェクトの規模のことです。時間とお金はプロジェクトスコープに依存します。プロジェクトスコープが大きくなると、そのプロジェクトの達成にはより多くの時間とお金がかかるからです。

プロジェクトの各段階ではスコープクリープにも注意し、発生防止に努めなくてはなりません。詳細なプロジェクト計画を作成したり、制作を始める前にプロジェクトのステークホルダーにすべてを承認してもらったりすることで、スコープクリープは防ぐことができます。

費用 (コスト)

コストの制約にはプロジェクト全体の予算や、プロジェクトに必要な金銭的価値などが含まれます。コストの制約となりうるものの例として、以下のようなものがあります。

• プロジェクトにかかる費用

• 人件費、チームメンバーの給与

• 設備費

• 施設費

• 修理費

• 材料費

会社の財源から引き出す必要のあるものすべてがこれに含まれます。

時間 (スケジュール)

プロジェクトの成功にタイムマネジメントは欠かせません。プロジェクトの各段階には、さまざまな時間の制約があります。またプロジェクトタイムラインの延長は、必然的に期限の延長やチームカレンダーの調整、または計画時間の削減などにもつながります。

プロジェクトスケジュールを効率的に管理する方法

制約となりうるプロジェクトの時間の要素には、以下のようなものがあります。

• プロジェクト全体のタイムライン

• プロジェクトに費やした時間

• 社内の予定や条件

• 計画や戦略策定のための時間

• プロジェクトフェーズの数

スコープ、コスト、時間が鉄の三角形と呼ばれる理由は、プロジェクトの品質を維持しながらこの 3 つをうまく調整することの難しさにあります。たとえば、予算を削ったりスコープを大きくしたりするなら、時間の制約を緩めることでそれを補わなくてはならないでしょう。時間の制約は期限を延ばしたり、時間数を増やしたり、プロジェクトスケジュールを調整したりすることで緩めることができます。

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考慮すべきその他の一般的な制約 3 つ

プロジェクト管理の 3 つの制約はスコープ、コスト、時間ですが、プロジェクトのライフサイクル内で直面するかもしれないその他の制約として、リスク、リソース、品質があります。

リスク

プロジェクトのリスクとは、プロジェクトに影響を及ぼす可能性のある予想外の出来事です。大抵のリスクは悪いものですが、良いものもあります。たとえば、プロジェクトの進行中に新たな技術がリリースされたとします。この技術によってプロジェクトが早く完了する場合もあれば、市場の競争が激しくなって自社の製品価値が落ちてしまう場合もあるでしょう。

プロジェクトのリスクはリスク分析やリスク管理戦略を使って特定、対策できます。直面しうるリスクの例として、以下のようなものがあります。

• リソース不足

• 運用上のトラブル

• パフォーマンスの低下

• 明確性の欠如

• スコープクリープ

• コストの増加

• 時間の不足

リスク登録簿を使って各プロジェクトリスクが起こる可能性や深刻度を評価し、最も起こる可能性が高く、深刻度の高いリスクの低減に取り組みましょう。

リソース

プロジェクトに必要なものにはコストがかかるため、リソースとコストの制約は密接に関連しています。リソース配分が適切でなければ、プロジェクトの質が下がったり、費用がかさんだり、スケジュールに遅れが出たりする可能性があります。

考慮すべきリソースの例として、以下のようなものがあります。

• 人材

• 設備や材料

• 施設

• ソフトウェア

リソース管理計画を使って、プロジェクトのあらゆる要素に必要なリソースが揃っていることを確認し、この制約がプロジェクトの他の部分に悪い影響を及ぼさないようにしましょう。

品質

プロジェクトの品質はプロジェクトの成果物が当初の期待値をどの程度満たしているかを測る尺度です。プロジェクトの品質はプロジェクトの最終的な結果なので、プロジェクトのすべての制約がプロジェクトの品質に影響すると言えます。しかし、コストや時間、リソース、リスク、スコープなどに関連しないプロジェクトの側面によって品質の低下が起こる場合もあるため、プロジェクトの品質そのものも、品質の制約といえます。品質低下の原因となる側面の例としては、以下のようなものが挙げられます。

• コミュニケーションの欠如

• デザインや開発スキルの低さ

• 多すぎるプロジェクトの変更

高いプロジェクトパフォーマンスを発揮したいなら、他の 5 つのプロジェクトの制約のバランスを取りながらも、プロジェクトの品質も 1 つの要素として管理する必要があります。制約の管理に失敗してしまうと、結果としてプロジェクトの品質が下がったり、顧客の満足度が下がったりする可能性があります。

プロジェクトの制約を管理する方法

プロジェクトの制約が発生したときに、制約を管理し、バランスを取るために使える戦略があります。PMBOK ガイドのプロジェクト管理のフェーズやアジャイル手法など、柔軟性やコラボレーションを促進するプロジェクト管理手法を利用することも、プロジェクトの制約をコントロールする手段の一つです。

さらに以下のヒントを使ってプロジェクト管理計画を強化することも可能です。

1. 制約を理解する

プロジェクトの制約が何なのかわからなければ、それを管理することはできません。逆に制約をしっかりと理解していれば、その対処法を考えることができます。

たとえばプロジェクトを計画中なら、直面する可能性のあるリスクだけを考慮に入れるのではなく、それに加えて必要なリソース、そのリソースのコストも評価しましょう。

2. 計画し戦略を練る

プロジェクト計画の段階で一般的な 6 つの制約すべてを考慮することで、これから起こることについて全体像をより把握した状態で先へ進むことができます。プロジェクト計画には、制約を軽減し、スコープ、コスト、時間の 3 つの制約のバランスを取るための戦略を取り入れる必要があります。プロジェクトリスクの発生防止など、プロジェクトのその他の制約に対処する戦略を取り入れてもよいでしょう。

3. プロジェクトの品質を管理する

プロジェクトの計画とプロセスを定期的にチェックすることで、プロジェクトの品質を管理できます。チームはプロジェクト全体を通してさまざまなタスクに取り組むため、ワークマネジメントソフトウェアを使って全員が予定通りに仕事を進めていることを確認しましょう。また変更管理プロセスを作り、変更が発生してもスコープクリープを防げるようにしましょう。

4. リスクを管理する

リスク分析を使ってプロジェクトの潜在的なリスクを特定、評価し、リスクに備えましょう。しっかりとしたリスク管理計画があれば、被害の大きいプロジェクトリスクの発生を防ぎ、予想外のリスクにも備えることができます。

5. 効果的にコミュニケーションを取る

プロジェクトの制約をうまく管理するためには、チームコミュニケーションが不可欠です。しっかりとしたコミュニケーションがなければ、あなたが制約のバランスを取っている一方で、他のチームメンバーは無意識にその努力の邪魔をしていると思ってしまうこともあるかもしれません。プロジェクトのあらゆる側面についてチームと話し合うことで、プロジェクトの目標へ向かって協力することができます。

6. 柔軟性を持たせる

プロジェクトの制約のバランスをうまく取るためには、柔軟性を持たせる必要があります。プロジェクトをスコープの範囲内に収めるために、いくつかのプロジェクトの要素について妥協しなければならないこともあります。柔軟性がなければ、プロジェクトの品質を犠牲にすることになってしまうでしょう。顧客やステークホルダーを満足させるのは最優先事項のはずです。つまり、必要に応じて妥協を受け入れなくてはなりません。

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プロジェクト管理ツールを使って制約をリアルタイムで確認しましょう

プロジェクトの品質がステークホルダーの期待に応えられるよう、プロジェクトのすべての段階で制約をしっかり把握しましょう。プロジェクトの制約の 1 つを調整しなければならなくなったときは、それがコストやスコープなど、プロジェクトの他の部分にどのように影響するかを考慮し、必要に応じて制約のバランスを取りましょう。

プロジェクト管理ソフトウェアを使えば、プロジェクトの制約をリアルタイムで見える化できます。チームメンバーがアクセス可能なデジタルツールにプロジェクトの要素を管理し、効率的に共有するようにしましょう。Asana のようなプロジェクト管理ソフトウェアが提供するさまざまな機能が役立ちます。