Modèle de plan d’implémentation

Imaginons que vous souhaitez rénover votre salle de bains. Comment vous y prendriez-vous ? Vous ne vous lanceriez probablement pas tête baissée dans ce projet, car vous risqueriez d’inonder la pièce et de devoir effectuer des réparations hors de prix. Avant toute chose, vous feriez plutôt le point sur toutes les actions à entreprendre pour moderniser la pièce.

Il en va de même pour les objectifs commerciaux. Pour les atteindre, vous devez identifier en détail les étapes qui vous conduiront du début à la fin du projet. En fonction de votre objectif, planifier toutes ces étapes peut parfois s’apparenter à une tâche insurmontable. C’est là tout l’intérêt des modèles de plan d’implémentation.

Qu’est-ce qu’un plan d’implémentation ?

Un plan d’implémentation est un guide pas-à-pas qui décrit toutes les étapes ou actions à accomplir par votre équipe pour atteindre un objectif commercial (une idée impliquant un résultat ou un accomplissement réalisable). Ces plans vous aident à déterminer le pourquoi et le comment de votre objectif afin de le décomposer en étapes concrètes et accessibles. En outre, les plans d’implémentation indiquent qui est responsable de chaque tâche et à quel moment, afin de vous assurer que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde.

Vous devez créer votre plan d’implémentation du projet pendant la phase de planification, avant de lancer votre initiative (c’est-à-dire le projet ou le plan d’action conçu pour atteindre un objectif précis). Lisez notre article sur la création d’un plan d’implémentation pour en savoir plus.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan d’implémentation ?

Un modèle de plan d’implémentation est une ressource réutilisable et servant de point de départ possible pour identifier les étapes à suivre afin d’atteindre vos objectifs. Les modèles de plans d’implémentation numériques vous aident à visualiser et à suivre toutes les étapes à accomplir pour atteindre votre objectif. Et comme ils sont réutilisables, vous pouvez les utiliser pour élaborer un processus permettant d’atteindre des objectifs similaires par la suite. Vous réduisez ainsi les tâches d’organisation, un avantage non négligeable.

Comment utiliser un modèle de plan d’implémentation ?

Une fois munis de votre modèle de référence, la suite est un jeu d’enfant. Il vous suffit de le reproduire au début de chaque initiative et de remplir les informations nécessaires pour atteindre cet objectif spécifique.

Pour commencer, examinons de plus près les éléments à inclure dans votre modèle de plan d’implémentation de référence.

Les éléments à inclure dans un modèle de plan d’implémentation

Votre modèle de plan d’implémentation de référence servira de feuille de route pour tous vos futurs objectifs similaires. L’objectif principal étant de le réutiliser d’une initiative à l’autre, réfléchissez bien à la façon de le construire. En général, vous devrez donc y inclure des étapes ou phases reproductibles et adaptables à toutes les initiatives.

Pour ce faire, le plus simple est de diviser le modèle en phases (ex. : recherche, planification et exécution). Une fois les phases du projet identifiées, vous pourrez ajouter d’autres détails sur lesquels vous appuyer pour suivre la progression de vos objectifs.

Voici quelques informations de base à inclure dans votre modèle :

• Le responsable de chaque tâche ou action à traiter

• La date de début et l’échéance de l’action

• La durée de l’action

• Le statut de l’action

• La priorité de l’action

• La progression de l’action

Après avoir lancé une initiative, vous pourrez reproduire le modèle et ajouter des informations spécifiques à l’objectif. De plus, vous pourrez créer des dépendances pour toutes les tâches qui ne peuvent être complétées tant que les précédentes n’ont pas été terminées ; sans oublier des jalons pour marquer des points spécifiques au fil de la progression de l’objectif (comme lorsque vous terminez une phase de l’objectif). Avec un modèle de plan d’implémentation, vous atteindrez vos objectifs en un rien de temps.

Fonctionnalités intégrées

• Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

• Vue Chronologie : inspirée des diagrammes de Gantt, la vue Chronologie présente toutes vos tâches dans un diagramme à barres horizontales. Elle permet de voir rapidement la date de début et de fin de chaque tâche, les dépendances et la façon dont les différents éléments de votre plan s’imbriquent. Grâce à cette vue centralisée, identifiez les conflits de dépendances et résolvez-les avant qu’ils ne posent problème. Le moyen idéal d’atteindre systématiquement vos objectifs dans les temps.

• Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

Applications recommandées

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

• Miro : connectez Miro à Asana de façon à rationaliser vos processus et à bénéficier d’une vue d’ensemble sur tous vos projets, au même endroit. Intégrez des tableaux Miro aux briefs de projet Asana pour permettre aux membres d’équipe d’interagir avec eux, de les visualiser, les commenter ou les modifier directement sur Asana. Vous pouvez également joindre un tableau Miro (existant ou nouvellement créé) à toute tâche Asana, et inviter automatiquement les collaborateurs de la tâche à le visualiser, le commenter ou le modifier.

Les avantages d’un modèle de plan d’implémentation numérique

Les modèles de plan d’implémentation statiques (créés sur Excel, par exemple) vous offrent une vue d’ensemble sur votre calendrier et vos tâches, mais ne proposent pas les fonctionnalités nécessaires pour atteindre réellement vos objectifs. En revanche, les modèles de plan d’implémentation numériques créés grâce à un outil de gestion de projet vous permettent de suivre et de gérer tous les éléments, de la communication à la progression des objectifs en passant par les points de blocage potentiels, en un seul et même endroit.

Le modèle de plan d’implémentation numérique présente encore d’autres avantages :

• Augmentez le taux de réussite de votre objectif en décomposant votre objectif général en étapes réalisables dès le début de l’initiative.

• Suivez l’évolution des objectifs selon différents modes de vue, notamment les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt.

• Suivez et gérez facilement chaque phase de votre projet.

• Identifiez les responsabilités de chaque membre de l’équipe et les échéances à respecter.

• Visualisez rapidement les jalons à venir ou en retard afin d’ajuster les délais et d’adapter le travail en conséquence.

• Suivez la progression et le statut de chaque action à traiter ou livrable.

• Collaborez et communiquez facilement avec votre équipe de projet ainsi qu’avec les parties prenantes internes et externes.

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