Plantilla para plan de recursos humanos

Cuando los equipos crecen rápidamente, la gestión de recursos puede convertirse en un acto de malabarismo. Sin una planificación adecuada, tus próximos proyectos pueden estancarse debido a necesidades de personal desconocidas o cargas de trabajo desiguales. Una plantilla de plan de asignación de personal te ayuda a visualizar los roles, las responsabilidades y la capacidad productiva en un solo lugar. Con esta plantilla, crearás un plan para encontrar a las personas adecuadas para el trabajo correcto en el momento justo.

La plantilla de planificación de personal de Asana simplifica la organización de tu fuerza laboral por conjunto de habilidades, cronograma o departamento. Ya sea que estés gestionando la contratación estacional, el lanzamiento de un proyecto importante o la programación diaria del Equipo, esta sencilla plantilla de plan de asignación de personal te ayuda a asignar recursos de manera estratégica y a adaptarte a medida que evolucionan las prioridades.

¿Quién se beneficia de las plantillas para planes de asignación de personal?

En Asana, hemos visto a todo tipo de equipos usar plantillas de personal para coordinar las prioridades. Un plan de asignación de personal detallado evita el agotamiento de los miembros del equipo, respalda las decisiones de contratación y garantiza que cada rol contribuya directamente a los objetivos de negocios.

Equipos de Recursos Humanos y Personal

Los profesionales de Recursos Humanos utilizan los planes de asignación de personal para pronosticar las necesidades de contratación, presupuestar los salarios y mantener una estructura de equipo equilibrada. La plantilla proporciona una descripción general transparente de las necesidades de personal actuales y futuras.

Jefes de proyecto

Los jefes de proyectos confían en la plantilla de matriz de personal para identificar las brechas de habilidades y asignar recursos de manera eficiente. Es una herramienta esencial para coordinar a las personas con los cronogramas de los proyectos, especialmente en entornos interdisciplinarios.

Jefes de departamento

Los líderes de equipo usan la plantilla para coordinar las cargas de trabajo, evaluar el rendimiento y tomar decisiones informadas sobre la reasignación de personal o la aprobación de nuevas contrataciones.

Equipos de finanzas y operaciones

Los especialistas en operaciones y los jefes de finanzas usan plantillas de etapas para comprender cómo se asignan los recursos y los costos asociados.

Por qué usar la plantilla de plan de asignación de personal de Asana

Cuando puedes ver a toda tu fuerza laboral junto con los cronogramas de tus proyectos, es más fácil detectar cuellos de botella, abordar los problemas de capacidad productiva y planificar tu estrategia de asignación de personal de manera proactiva.

Estos son algunos de los beneficios de usar una plantilla para planes de asignación de personal:

• Alinear a las personas, las habilidades y las prioridades en un espacio de trabajo central

• Pronosticar las necesidades de personal y los plazos de contratación

• Equilibrar las cargas de trabajo para evitar el agotamiento y el incumplimiento de las fechas límite

• Mejorar la visibilidad de la asignación de recursos entre equipos y proyectos

• Ahorrar tiempo con una plantilla de plan de personal adaptable y simple que se adapta a tu organización

Cómo usar esta plantilla para planes de asignación de personal

Esta plantilla de plan de asignación de personal ayuda a los equipos de Recursos Humanos, jefes y propietarios de negocios a alinear a las personas con los objetivos de la organización. Organiza todos los elementos de la planificación de la fuerza laboral, para que puedas crear un plan de asignación de personal que respalde las prioridades a corto y largo plazo.

Las secciones y columnas de la plantilla proporcionan una hoja de ruta para evaluar tu situación actual de personal, abordar las brechas y prepararte para las necesidades futuras. Sigue estos pasos para aprovechar al máximo la plantilla de Asana gratis.

Paso 1: alinea tu plan de asignación de personal con la estrategia de negocios

Comienza con la sección Alineación estratégica. Describe cómo tus objetivos de asignación de personal se conectan con los objetivos de la empresa y las próximas iniciativas. Agrega objetivos de negocios a cada tarea para asegurarte de que las decisiones de selección de personal respalden directamente tu estrategia de negocios general.

Incluye cualquier proyecto específico planificado o áreas de crecimiento que influirán en tu proceso de contratación. Esta alineación temprana ayuda a garantizar que cada miembro del personal se coloque en los roles correctos para lograr las prioridades de la organización.

Paso 2: Analiza tu fuerza laboral y pronostica las necesidades

Ve a la sección Análisis y proyección de la fuerza laboral para evaluar tu fuerza laboral actual y predecir lo que se avecina. Usa las columnas de habilidades clave, desempeño y antigüedad para capturar un análisis de datos valioso sobre tu equipo existente.

Esta sección te ayuda a identificar la cantidad de empleados a tiempo completo que tienes, la cantidad necesaria para el crecimiento y cómo optimizar la dotación de personal en todos los departamentos. Al mapear los datos de talento aquí, puedes anticipar la escasez y prepararte para una expansión futura.

Paso 3: Realizar un análisis de deficiencias

En la sección Análisis de deficiencias, compara tu personal actual con las necesidades proyectadas. Usa las columnas Habilidades requeridas y Métricas de éxito para resaltar dónde es necesaria una capacitación o contratación adicional.

El análisis de deficiencias respalda la planificación proactiva de la sucesión al aclarar qué áreas carecen de habilidades específicas o profundidad. También es una herramienta útil para que los propietarios de negocios y los equipos de Recursos Humanos planifiquen esfuerzos específicos de desarrollo o contratación.

Paso 4: Desarrollar estrategias de selección de personal

En Estrategias de selección de personal, define cómo abordarás las brechas identificadas. Crea tareas para empleados nuevos, transferencias internas o contratistas para equilibrar la carga de trabajo y la capacidad productiva. También puedes agregar detalles para tu plan de capacitación e iniciativas que mejoren el compromiso o la retención de los empleados. 

Paso 5: planifica el presupuesto y los recursos

En la sección Presupuesto y recursos, estima los salarios, los beneficios y los costos laborales generales. Agrega tareas para revisar las aprobaciones de fondos y dar seguimiento al progreso hacia los objetivos de asignación de recursos. Esta sección de presupuestos garantiza que tu modelo de dotación de personal se alinee con los límites financieros y las proyecciones de crecimiento. 

Paso 6: implementar, supervisar y revisar

Usa la implementación y la revisión para finalizar tu plan, asignar responsabilidades y dar seguimiento a los resultados. Incluye tareas recurrentes para medir el éxito de la asignación de personal en función del plan del proyecto y los hitos del flujo de trabajo.

Agrega puntos de revisión para supervisar el progreso en la retención y el desempeño a lo largo del tiempo. Esto garantiza que tu plan siga siendo flexible y efectivo, incluso cuando cambian las prioridades, se modifica el proceso de despido o se produce una reestructuración.

Funciones de planificación y definición de objetivos de Asana

Las funciones de Asana convierten tu plantilla de plan de asignación de personal en una herramienta de gestión del personal totalmente interactiva. Incluimos algunas funciones de planificación y definición de objetivos en esta plantilla, pero puedes personalizarla con cualquier función de nuestra biblioteca.

Campos personalizados

Usa los campos personalizados para dar seguimiento al departamento, el puesto, la capacidad productiva o la asignación de proyectos. Los campos personalizados permiten ordenar y filtrar fácilmente los datos de la asignación de personal en función del rol o la carga de trabajo.

Cronograma

Visualiza tu plan de asignación de personal con una vista al estilo de un diagrama de Gantt. Identifica quién está disponible, quién está sobrecargado y dónde pueden ocurrir futuras brechas de contratación.

Gestión de recursos

Supervisa la capacidad productiva del equipo en tiempo real. La función de gestión de recursos te permite identificar desequilibrios y redistribuir el trabajo antes de que se produzca el agotamiento.

Automatización

Usa las reglas de Asana para automatizar las actualizaciones de personal. Asigna tareas automáticamente cuando cambian los roles o envía notificaciones cuando se agregan nuevos empleados a tu plan.

Paneles

Convierte los datos de la asignación de personal en análisis de datos con paneles personalizables. Da seguimiento al progreso de la contratación y a las métricas de cumplimiento de roles para tomar decisiones estratégicas.

Integraciones recomendadas para plantillas de planes de asignación de personal

Las integraciones hacen que tu plantilla de plan de asignación de personal de Asana sea aún más poderosa al conectarla con las herramientas que tus equipos ya usan. Visita nuestro centro de aplicaciones de integración para encontrar las plataformas que usas habitualmente.

Slack

Envía actualizaciones de personal y recordatorios de contratación directamente a los canales de Slack. Mantén una comunicación rápida y transparente entre Recursos Humanos y los líderes de departamento.

Hojas de cálculo de Google

Sincroniza los datos de la asignación de personal con Google Sheets para obtener un análisis más profundo o informes de personal. Perfecto para crear resúmenes trimestrales o informes visuales.

Workato

Conecta Asana con Workday para actualizar los datos de los empleados, las nuevas contrataciones y los cambios de roles automáticamente dentro de tu plan de personal.

Calendario de Outlook

Sincroniza los horarios de los empleados y el tiempo libre remunerado directamente con tu plan de asignación de personal. 

Tableau

Crea informes y visualizaciones de Advanced sobre la utilización del equipo, las tendencias de la carga de trabajo y los pronósticos de personal para las revisiones ejecutivas.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas para planes de asignación de personal