Cómo implementar el análisis de brechas para alcanzar los objetivos de negocios

Pongamos un ejemplo: tu equipo está por comenzar la planificación estratégica para el próximo año, pero realmente no saben por dónde empezar. ¿Qué podrías hacer?

Si no estás seguro de cómo comenzar, prueba con un análisis de brechas. Este documento puede ayudarte a identificar cómo pasar de tu estado actual a tu estado ideal, es decir, tu objetivo final.

¿Qué es un análisis de brechas?

Un análisis de brechas (también conocido como análisis GAP o análisis de necesidades) es un proceso que se usa para comparar el desempeño real de la empresa con el desempeño deseado. La “brecha” se entiende como el espacio entre donde se encuentra tu negocio actualmente y donde te gustaría que esté.

Un análisis de brechas puede ayudar a tu empresa a:

• Hacer una lluvia de ideas sobre posibles estrategias. Los equipos estratégicos pueden usar un análisis de brechas para desarrollar planes de acción potenciales que pueden implementar para lograr sus objetivos. 

• Identificar los puntos débiles. Si tu empresa no ha tenido los resultados esperados, un análisis de brechas puede ayudar a tu equipo a identificar la causa de ciertas brechas de desempeño. 

• Medir los recursos actuales. Si al finalizar el año, tu equipo tiene un excedente de recursos, un análisis de brechas puede ayudarlos a identificar específicamente cómo se desempeñó la empresa y cómo se asignaron los recursos para que puedan usarse de manera más eficiente en el futuro.

Cuándo realizar un análisis de brechas

Un análisis de brechas es una herramienta útil de gestión de proyectos que te permite identificar cómo llegar del punto A al punto B. Si bien este método se puede usar en cualquier momento, lo aprovecharás al máximo si lo aplicas estratégicamente a un proyecto o iniciativa específicos. A continuación, presentamos algunos escenarios en donde un análisis de brechas puede ayudarte a recopilar la información de contexto que necesitas para mejorar el desempeño de tu empresa.

Durante la planificación estratégica

Si tu equipo está buscando crear un plan estratégico para el crecimiento de la empresa, usar un análisis de brechas al principio del proceso de planificación puede ser útil para ofrecerle a tu equipo un buen punto de partida. Este método brinda orientación, en base a datos reales, sobre lo que tu equipo necesita para llevar a la empresa desde su estado actual a un objetivo final específico. De esa manera, tu equipo tendrá al menos algún tipo de base para poder crear un plan estratégico que le permita mejorar el negocio.

Cuando encuentras problemas de desempeño

Si tu equipo está teniendo un rendimiento inesperadamente bajo, puedes usar un análisis de brechas para identificar las deficiencias en la situación actual del equipo. Una vez que hayas logrado identificar la causa de la brecha, tu equipo puede trabajar para mejorar los procesos y solucionar los problemas sin interrumpir la producción. Por ejemplo, un gerente de proyectos en una línea de montaje nota que la producción no está cumpliendo con las expectativas. Después de completar un análisis de brechas, descubre que la causa es un problema con una máquina específica. Dado que se puede solucionar el problema, y gracias a que el gerente de proyectos decidió crear un análisis de brechas, pueden trabajar en una solución para compensar la cantidad de productos que no lograron producir debido al desperfecto.

Información adicional para las partes interesadas.

Si tu equipo está recopilando información comercial para el grupo de inversores o para otros fines, un análisis de brechas puede ser una herramienta extremadamente útil, ya que proporciona más información detallada que solamente números. Si a la gerencia le preocupa que tu equipo tenga un desempeño más bajo de lo esperado por algún motivo, un análisis de brechas puede servir para brindar un plan detallado que explique cómo tu equipo trabajará para cerrar esa brecha y así disminuir la preocupación.

Los 4 pasos para crear un análisis de brechas

Si bien puede parecer complejo, crear un análisis de brechas en realidad no es tan difícil. Prueba este proceso de cuatro pasos para crear uno para tu equipo.

1. Define tus objetivos de negocios

Para poder comparar el desempeño actual con el desempeño deseado, primero debes definir cuál piensas que sería el estado ideal de tu empresa en el futuro. Puedes empezar por establecer objetivos medibles. Para hacerlo, puedes usar cualquier método de establecimiento de objetivos, como la metodología de objetivos y resultados clave (OKR) o los Indicadores clave de rendimiento (KPI). Independientemente del marco que uses, asegúrate de que tus objetivos sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada. Los objetivos que establezcas aquí determinarán cómo medirás el desempeño y representarán el estado que deseas alcanzar en tu empresa en el futuro.

2. Evalúa el desempeño actual de la empresa

Usa los objetivos que identificaste en el paso anterior para evaluar el desempeño actual de la empresa. Si tienes datos históricos o análisis de brechas anteriores, también puedes incluir esta información como referencia para tu evaluación comparativa.

Este también es un buen momento para evaluar tus procesos actuales. Si la implementación de mejoras en los procesos forma parte de tu estrategia, es importante que observes el estado actual de los mismos. Esto puede ayudarte a identificar qué metodología para mejorar procesos quieres que use tu equipo para lograr el estado deseado.

3. Analiza la brecha

Recuerda que la “brecha” en este método es la diferencia entre la situación actual de tu negocio y lo que quieres que alcance en el futuro. Ahora que comprendes este concepto, es hora de pensar en las diferentes tácticas y estrategias que tu equipo deberá implementar para poder cerrar la brecha.

El siguiente paso en este proceso es asegurarse de que los objetivos establecidos sean realmente alcanzables y que no estén fuera del alcance de tu equipo. No debes establecer un objetivo demasiado ambicioso que parezca imposible de lograr. Asimismo, también es importante asegurarse de que el equipo pueda alcanzar este objetivo en el período de tiempo establecido. Si realizas cambios en tu estrategia de desempeño actual, ¿podrá lograr tu equipo los objetivos establecidos dentro del período de tiempo deseado?

Durante este paso debes reunirte con las partes interesadas para intercambiar ideas sobre las iniciativas de planificación estratégica para cumplir con tus objetivos.

4. Elabora un informe detallado

Una vez que tengas en claro todos tus números y objetivos de negocios, crea un plan de acción que detalle exactamente cómo tu equipo planea cerrar la brecha. Es importante que puedas incluir los datos cuantitativos; como los datos de referencia recopilados en el paso dos, y los datos cualitativos; como los procesos actuales y las estrategias anteriores para la mejora de procesos.

Herramientas comunes para el análisis de brechas

Si bien puedes seguir estos cuatro pasos principales para crear un análisis de brechas, también existen algunos marcos que puedes implementar en tu planificación. A continuación, mencionamos algunos de los marcos más comunes.

Análisis FODA

Un análisis FODA es una técnica de gestión de proyectos que se usa parapara identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de una empresa. Por lo general, un análisis FODA se completa visualizando cada sección en una matriz de 2x2.

Una vez que se completa la matriz, el equipo puede realizar una lluvia de ideas sobre cada uno de los cuadrantes y así utilizar esta matriz para identificar las brechas que pueden surgir.

Modelo de las 7S de McKinse

El modelo de las 7S de McKinsey, desarrollado por Robert H. Waterman y Tom Peters, se usa a menudo para el análisis de negocios. Se basa en la idea de que una empresa necesita siete elementos que se alinean y se refuerzan entre sí. Si alguno de los elementos no funciona correctamente, puede afectar a todo el negocio.

Las siete S en este modelo representan:

• Estructura (Structure): cómo está organizada tu empresa. Se refiere a cómo se dividen las actividades y cómo se comunican los equipos entre sí. 

• Estrategia (Strategy): se trata del conjunto de planes que usa tu equipo para hacer avanzar el negocio. 

• Sistemas (Systems): cómo se mide el desempeño, junto con los procedimientos que usa el equipo para hacer negocios.

• Habilidades (Skills): las competencias que los miembros de tu equipo le ofrecen a tu empresa. 

• Estilo (Style): los patrones de comportamiento de determinados grupos dentro de la empresa.

• Personal (Staff): se trata de las personas que trabajan para ti y sus características. También se refiere a las formas en que la empresa aporta al desarrollo del equipo.

• Valores compartidos (Shared values): los valores son los principios fundamentales que definen cómo tu empresa aborda el trabajo. 

Para usar este modelo, puedes poner a prueba la relación entre cada una de las siete S. Si algo cambia en la estrategia, ¿cómo afectará a los sistemas? Un análisis de brechas aquí puede brindar respuestas concretas sobre cómo se relacionan los elementos de tu empresa.

Modelo de congruencia de Nadler y Tushman

El modelo de congruencia de Nadler y Tushman es una herramienta de gestión de negocios que identifica la causa de origen de los problemas de desempeño. Fue desarrollado por los teóricos organizacionales David A. Nadler y Michael L. Tushman a principios de la década de 1980. 

Este modelo se basa en la idea de que en una empresa existen cuatro elementos principales y cada uno de ellos tiene una relación única con los demás

Esos cuatro elementos principales son:

• Trabajo: son todas las tareas individuales que hacen al desempeño de tu empresa. Existen dos perspectivas diferentes sobre cómo analizar el trabajo: qué se hace y cómo se procesa ese trabajo. 

• Personas: se trata de los individuos que interactúan entre sí cuando se hace el trabajo, como por ejemplo el gerente y sus subordinados directos o un líder de equipo y un contratista. 

• Estructura organizativa: se trata de cómo se organiza la empresa. Por ejemplo: cómo se delega el trabajo, qué equipos trabajan en qué y cómo se estructuran los procesos. 

• Cultura: se refiere a cómo tu equipo implementa las normas de grupo, las mejores prácticas, los ideales y los valores compartidos en toda la empresa.

El modelo de Nadler y Tushman luego empareja cada uno de estos elementos en seis combinaciones diferentes, para que los equipos puedan analizar cómo se está desempeñando la empresa. Estos son esos seis pares:

• Trabajo y personas: identifica qué empleados hacen qué trabajo. ¿Las personas adecuadas están trabajando en las tareas adecuadas?

• Trabajo y estructura: se trata de cómo tu equipo desarrolla sus procesos para finalizar el trabajo. ¿Existe suficiente estructura y organización que especifique claramente qué tareas deben realizarse?

• Trabajo y cultura: se centra en el entorno que se está creando. ¿La cultura de tu empresa promueve hábitos que tienen un impacto positivo para el desempeño?

• Personas y estructura: aquí es donde se determina la estructura organizativa de tu equipo. ¿Tu equipo está organizado de modo que todos puedan hacer su mejor trabajo?

• Personas y cultura: se centra en la actitud de los empleados. ¿Tus empleados trabajan en una cultura corporativa que les resulta productiva? ¿Pueden identificar los recursos que les ayuden a tener éxito en el trabajo? 

• Cultura y estructura: este par se centra en cómo la cultura y la organización de la empresa pueden afectarse mutuamente. ¿La organización de tu empresa contradice o apoya la cultura corporativa?

Del mismo modo que en el modelo de las 7S de McKinse, cuando emparejas cada uno de los elementos del modelo de Nadler y Tushman, puedes ver cómo ambos se relacionan entre sí y cómo los cambios de un elemento pueden afectar al otro.

Elabora un análisis de brechas con una herramienta de gestión del trabajo

Los análisis de brechas son más efectivos cuando se comparten con las partes interesadas de una manera conveniente y organizada. Una herramienta de gestión del trabajo como Asana puede ayudar a tu equipo a gestionar la información y optimizar las comunicaciones con las partes interesadas para que todos estén en sintonía. Obtén más información sobre cómo puedes usar Asana para ayudarte a gestionar el trabajo.