7 tipos de metodologías que deberías conocer para mejorar los procesos

Foto del colaborador - Sarah LaoyanSarah Laoyan18 de noviembre de 20217 min de lectura
facebooktwitterlinkedin
Imagen del banner del artículo “7 tipos de metodologías que deberías conocer para mejorar los procesos”

Resumen

Las mejoras de procesos de negocios se implementan con metodologías mediante las cuales un equipo evalúa sus procesos en uso y los adapta para aumentar la rentabilidad. En este artículo se destacan siete procesos de mejora diferentes que puedes usar con tu equipo para reducir la ineficiencia e incrementar las ganancias.

Si se decide que un negocio se mantenga igual a lo largo del tiempo, es muy probable que en algún momento fracase. Para innovar hay que hacer cambios y si los negocios no se adaptan para cumplir con las demandas de los clientes, no crecerán.

Ese es el motivo por el que en las organizaciones se aplica algún tipo de metodología de mejora de procesos, para adaptarse a las demandas de los clientes.

¿Qué es la mejora de procesos?

Las mejoras de procesos de negocios son metodologías mediante las cuales un equipo evalúa sus procesos en uso y los adapta con la intención de aumentar la productividad, simplificar los flujos de trabajo, adaptarse a las cambiantes necesidades de negocios o mejorar la rentabilidad.

7 tipos de metodologías para mejorar procesos

Hay siete tipos diferentes de metodologías para mejora de procesos de negocios que se pueden implementar en tu equipo para reducir cualquier ineficiencia. En la mayoría de los casos, la metodología que eliges depende de por qué quieres perfeccionar los procesos y de qué es lo que buscas mejorar.

1. La metodología Six Sigma

Six Sigma es una metodología para mejora de procesos que apunta a minimizar la cantidad de variaciones en el producto final. Fue desarrollada por el ingeniero estadounidense Bill Smith mientras trabajaba para Motorola en 1986. En este proceso se usan datos estadísticos como referencia para ayudar a que los líderes del negocio entiendan en qué medida funcionan bien sus procesos. Un proceso se considera optimizado si produce menos de 3.4 defectos por millón de ciclos. 

Six Sigma se usa mucho en fabricación, principalmente porque es útil para minimizar defectos e inconsistencias. El objetivo, en este caso, es lograr una regularidad óptima que, en definitiva, se traduce en la satisfacción de los clientes. 

Hay dos procesos principales que se pueden aplicar en Six Sigma: DMAIC para procesos que ya se están aplicando y DMADV para procesos nuevos. Como en este artículo nos centramos específicamente en las mejoras de los procesos en curso, ahondemos en los procesos DMAIC. 

¿Qué es un proceso DMAIC?

DMAIC es una opción de Six Sigma que se utiliza para optimizar procesos. DMAIC significa:

  • Definir (Define) la oportunidad de mejora.

  • Medir (Measure) el rendimiento de los procesos actuales.

  • Analizar (Analyze) los procesos para descubrir defectos o las causas de origen de esos defectos.

  • Mejorar (Improve) los procesos abordando las causas de origen.

  • Controlar (Control) los procesos mejorados y evaluar el rendimiento de los procesos posteriores para corregir desviaciones.

Gran parte del proceso de mejora DMAIC tiene lugar durante la etapa de análisis. Durante dicha etapa del proceso DMAIC, los equipos usan un diagrama de cola de pescado o Ishikawa, para visibilizar las causas posibles del defecto de un producto. La cabeza del diagrama de cola de pescado representa al problema inicial. Después, a medida que avanzas por la columna del pez, en cada una de las costillas se enumeran los distintos tipos de categorías de problemas que pueden llevar al conflicto inicial. Este tipo de análisis visual es muy bueno para identificar y diferenciar los inconvenientes que puede generar una misma causa de origen.

2. Gestión de calidad total (TQM)

La gestión de calidad total (TQM) es un método centrado en la calidad que incluye la mejora continua a lo largo del tiempo. Esta técnica se utiliza con frecuencia en la gestión de la cadena de suministros y en los proyectos de satisfacción del cliente.

La gestión de calidad total depende en gran medida de las decisiones basadas en datos y de las métricas de rendimiento. Durante el proceso de resolución de problemas, se utilizan las métricas de éxito para decidir cómo mejorar un proceso.

A continuación, compartimos algunas de las características de la gestión de calidad total:

  • Se centra en el cliente: El objetivo final de la gestión de calidad total siempre es beneficiar al consumidor. Si el equipo se centra en mejorar la calidad, pregúntate cómo afecta el cambio del proceso a la manera en que los consumidores finales interactúan con tu producto.

  • Cuenta con la participación de todo el equipo: A diferencia de lo que sucede con otras metodologías de mejora de procesos, en la gestión de calidad total participan todos los integrantes del equipo, no solamente los dedicados a producción. Como resultado, probablemente termines buscando maneras de optimizar procesos más centrados en los negocios, como los de ventas o marketing, para favorecer al consumidor final.

  • Busca la mejora continua: La mejora continua en los negocios consiste en hacer pequeños cambios con el objetivo de optimizar los procesos continuamente. Hay muchísimas variables en los negocios, con la mejora continua los equipos se pueden adaptar a medida que las circunstancias externas cambian.

  • Las decisiones se toman basadas en los datos: A fin de implementar las mejoras continuas de los procesos, debes reunir datos todo el tiempo para analizar el desempeño de los procesos a modificar. Son estos datos los que te ayudarán a identificar ineficiencias o hacia dónde conviene orientar las iniciativas de mejora.

Está orientada a los procesos: El objetivo principal de la implementación de la gestión de calidad total es mejorar los procesos. Otros métodos de mejora de procesos como Six Sigma sirven para minimizar la cantidad de defectos, mientras que con la gestión de calidad total se disminuye la ineficiencia.

3. Fabricación Lean

Esta forma de mejora de procesos recibe muchos nombres, pero fabricación Lean es el más común. También se la puede conocer como producción Lean o producción “justo a tiempo”. Fue definida originalmente por James P. Womack, Daniel Jones y Daniel Roos en su libro “La máquina que cambió el mundo”. Con Lean de destacan cinco principios fundamentales basados en las experiencias de los autores con la fabricación en Toyota. 

Los 5 principios Lean:

  1. ​Identificar el valor

  2. Generar una representación gráfica del flujo de valor

  3. Crear un flujo

  4. Establecer un sistema “pull”

  5. Mejorar continuamente

Lee: ¿Qué es la gestión de proyectos Lean? Los 5 principios para implementarla

4. Mejora continua (Kaizen)

La filosofía japonesa Kaizen guía el modelo de mejora continua. Kaizen surgió originalmente de la idea de que la vida debería mejorar continuamente para que podamos vivir de manera plena y gratificante.

Se puede aplicar el mismo concepto a los negocios, porque en la medida en que se mejore continuamente, el negocio progresará hacia el éxito. El objetivo de la mejora continua es optimizar las actividades que generan valor y deshacerse de cualquier desperdicio.

Hay tres tipos de desperdicios que se pretenden eliminar con Kaizen:

  • Muda (despilfarro): prácticas que insumen recursos pero que no añaden ningún valor. 

  • Mura (irregularidad): la sobreproducción que deja residuos, como los productos en exceso.

  • Muri (sobrecarga): los recursos se encuentran bajo demasiada presión, como el caso de las máquinas gastadas o los empleados sobrecargados de trabajo.

Lee: Método Kaizen: la guía para la mejora continua en las empresas

5. Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA)

El ciclo PHVA es una opción interactiva para la resolución de problemas. Se usa para mejorar procesos e implementar cambios. Walter Shewhart creó el PHVA al aplicar el método científico al control de calidad económico. Más adelante, W. Edwards Deming desarrolló aún más la idea de Shewhart y usó el método científico para la mejora de procesos además del control de calidad. 

El ciclo PHVA se divide en cuatro pasos principales:

  • Planificar: Decide cuál es el problema que quieres abordar y crea un plan para resolverlo.

  • Hacer: Implementa el plan y pruébalo a pequeña escala.

  • Verificar: Revisa las acciones implementadas durante la etapa anterior (hacer).

  • Actuar: Después de revisar los resultados de la prueba, decide si realmente quieres implementar el cambio a gran escala.

La estrategia PHVA plantea un ciclo de mejoras. Es decir, los pasos se pueden repetir hasta que el equipo logre el resultado deseado.

Lee: ¿Qué es el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA)?

6. El análisis de los 5 “por qué”

El análisis de los 5 “por qué” es una técnica de mejora de procesos que se usa para identificar la causa de origen de un problema. En teoría es un proceso realmente muy simple: reúnes a un grupo de personas relacionadas con una falla y una de ellas pregunta: “¿Por qué salió mal?” Repite esta misma pregunta cerca de 5 veces, hasta que llegues a la causa de origen del problema. Con el análisis de los 5 “por qué” se pretende identificar los problemas de un proceso, pero no el error humano. 

A continuación, compartimos un ejemplo:

El problema: Aumentaron las quejas de los clientes con respecto a productos dañados.

  1. “¿Por qué sucede esto?” Porque el embalaje no es lo suficientemente resistente como para proteger a los productos.

  2. “¿Por qué el embalaje no es lo suficientemente resistente como para proteger a los productos?” Porque el equipo responsable de probar el embalaje no hizo las pruebas de resistencia suficientes.

  3. “¿Por qué el equipo responsable de probar el embalaje no hizo las pruebas de resistencia suficientes?” Porque el proceso estándar vigente indica que la prueba llevada a cabo es la correcta.

  4. “¿Por qué el proceso estándar vigente indica que la prueba llevada a cabo es la correcta?” Porque el proceso se creó para un producto anterior, que no es el actual que vuelve dañado.

  5. “¿Por qué el proceso se creó para un producto anterior, que no es el actual que vuelve dañado?” Porque la plantilla de proyecto para el lanzamiento de productos nuevos no incluye las pruebas de resistencia para los embalajes nuevos. 

A partir de este ejemplo, puedes ver que el equipo se preguntó “Por qué” hasta identificar el error que hay que reparar dentro del proceso; que en este caso consiste en agregar el paso de “probar la resistencia del embalaje nuevo” en la plantilla para lanzamiento de productos. Cuando se trabaja con otros colaboradores en un proceso como este es importante identificar los problemas y crear juntos los pasos siguientes para que la producción mejore.

7. Gestión de procesos de negocios (BPM)

La gestión de procesos de negocios o BPM es el acto de analizar y mejorar los procesos de negocios. Casi como lo que sucede con cualquier ser vivo, los negocios crecen y cambian con el tiempo. En tu equipo se pueden haber implementado procesos que funcionaban cuando el grupo era pequeño, pero a medida que se crece es probable que no sea posible adaptar esos procesos a escala de una forma que siga permitiendo que los integrantes alcancen su máximo nivel de eficiencia posible.

En la mayoría de los casos, la gestión de procesos de negocios ayuda a identificar cuellos de botella en los equipos, formas de automatizar el trabajo manual y estrategias para revertir la ineficiencia. Hay 5 pasos principales en la gestión de procesos de negocios.

  1. Análisis: Observa los procesos de negocios actuales y establece las correlaciones de principio a fin. A este proceso, por lo general, se lo conoce como mapeo.

  2. Modelo: Proyecta cómo quieres que se vea el proyecto. Lo ideal es que en el primer paso detectes cualquier ineficiencia y puedas proyectar cómo quieres resolverla en esta etapa.

  3. Implementación: Pon el modelo en práctica. Durante esta etapa, es importante definir las métricas clave de éxito para señalar si los cambios hechos fueron correctos o no.

  4. Supervisión: Decide si el proyecto ha resultado exitoso. ¿Los resultados de las métricas de éxito identificadas en el paso 3 han presentado una mejora? 

  5. Optimización: A medida que el proceso evoluciona, sigue buscando para detectar cualquier ineficiencia y optimizarlo sobre la marcha.

Lee: La guía para principiantes sobre la gestión de procesos de negocios (BPM)

Gestiona las mejoras del proceso para aumentar la productividad

Como líder del equipo, un aporte muy valioso que puedes hacer al grupo es ofrecerles procesos más claros y mejores flujos de trabajo. Cuando se usa con efectividad, la mejora de procesos aumenta la productividad del equipo y reduce la ineficiencia.

Para aumentar la claridad y mejorar los procesos, prueba con la gestión del trabajo. Las herramientas para gestión del trabajo como Asana pueden ayudarte a llevar la productividad del equipo a un nivel superior gracias a la estandarización de los procesos, la simplificación de los flujos de trabajo y la sincronización del equipo.

Aumenta la productividad con Asana

Recursos relacionados

Artículo

The top 16 project charts to visualize project effectiveness