Plantilla de evaluación de necesidades

Cuando los equipos u organizaciones se lanzan a proyectos sin comprender la causa raíz del problema, corren el riesgo de asignar mal los recursos o lanzar soluciones que no funcionan. Si eres parte de una organización sin fines de lucro que intenta servir a la comunidad o un jefe de proyecto que planifica una nueva iniciativa, actuar sin datos de referencia puede llevar a retrasos costosos y objetivos no cumplidos.

Una plantilla de evaluación de necesidades te ayuda a hacer una pausa y recopilar la información correcta antes de comenzar un proyecto. Al capturar el estado actual, identificar necesidades específicas y definir los resultados deseados, esta plantilla te ayudará a tomar decisiones basadas en datos. Con ella, tu equipo puede desarrollar un plan de acción basado en evidencia y alineado con tus objetivos.

¿Quiénes se benefician de las plantillas de evaluación de necesidades?

En Asana, solemos ver cómo la planificación demasiado rápida puede llevar a los equipos en la dirección equivocada. Una plantilla de evaluación de necesidades simple puede ayudarte a ti y a tu equipo a organizarse, para que todos avancen en la dirección correcta desde el principio de un proyecto.

Jefes de proyecto

Puedes usar la plantilla para identificar las causas raíz y coordinar los cronogramas, los recursos y las partes interesadas clave en todos los departamentos o iniciativas.

Organizaciones sin fines de lucro y líderes comunitarios

Recopila datos de los miembros de la comunidad para comprender mejor las brechas en los servicios y priorizar las intervenciones en función de las necesidades reales.

Equipos de Recursos Humanos y capacitación 

Usa esta plantilla para evaluar las necesidades de capacitación, encontrar brechas entre las habilidades actuales y las competencias deseadas, y desarrollar programas de capacitación más efectivos.

Ejecutivos y responsables de la toma de decisiones

Una evaluación integral de las necesidades puede aportar información para la planificación estratégica, las decisiones presupuestarias y las oportunidades de asociación.

Agencias educativas y gubernamentales

Participa en la planificación basada en evidencia y prioriza los programas o las decisiones de políticas que reflejen las necesidades reales de los estudiantes, el personal o los grupos comunitarios.

Por qué usar la plantilla de evaluación de necesidades de Asana

Los equipos de Asana saben lo valioso que puede ser coordinar los datos de referencia o una estrella del norte, especialmente cuando los plazos son ajustados y hay mucho en juego. Es por eso que diseñamos nuestra plantilla gratuita de evaluación de necesidades para que puedas personalizarla y adaptarla a cualquier necesidad o sector.

Puedes personalizar esta plantilla para muchos tipos de evaluaciones de necesidades, como por ejemplo:

• Plantilla de evaluación de necesidades de Business: identifica las brechas en las operaciones, los procesos o el rendimiento que afectan el éxito de tu organización.

• Plantilla de evaluación de necesidades del cliente: descubre los puntos débiles de tus clientes y adapta tus servicios o productos para cumplir con sus objetivos.

• Plantilla de evaluación de necesidades de la comunidad: colabora con los líderes y miembros de la comunidad para identificar programas, fondos y servicios.

• Plantilla de evaluación de necesidades de trabajo social: evalúa las circunstancias de los clientes y cualquier programa de apoyo para crear planes de intervención más sólidos.

• Plantilla de evaluación de necesidades de gestión de casos: agiliza la recepción de clientes y realiza un seguimiento de las necesidades, los servicios y el progreso a lo largo del tiempo.

• Plantilla de evaluación de necesidades de capacitación: identifica las brechas o discrepancias de habilidades dentro de tu organización para diseñar programas de capacitación específicos.

• Plantilla de evaluación de necesidades de aprendizaje: evalúa los objetivos y las dificultades de los alumnos para diseñar mejor el plan de estudios o las estrategias de instrucción.

• Plantilla de evaluación de necesidades de atención médica: evalúa a los pacientes para mejorar la prestación de atención y recursos.

• Plantilla de evaluación de necesidades de salud pública: da seguimiento a las tendencias de salud y las brechas de servicio para informar sobre las políticas y los programas a nivel comunitario.

• Plantilla de evaluación de necesidades de software: identifica los requisitos del sistema y los puntos débiles del usuario para guiar la selección o mejora del software.

• Plantilla de evaluación de necesidades tecnológicas: audita las herramientas y la infraestructura actuales para respaldar la transformación digital o las actualizaciones de TI.

Cada uno de estos casos de uso se puede gestionar en la plantilla de evaluación de necesidades de Asana con campos personalizados, asignaciones de tareas y flujos de trabajo colaborativos.

Cómo usar esta plantilla de evaluación de necesidades

Esta plantilla está diseñada para guiar todo el proceso de evaluación de necesidades de una manera transparente y fácil de seguir. Cada sección representa una fase del flujo de trabajo y las columnas personalizables te ayudan a organizar las aportaciones de las partes interesadas, evaluar el impacto y tomar decisiones más informadas y basadas en datos. Explora la biblioteca de plantillas de Asana para obtener más herramientas que te ayuden con tus flujos de trabajo de gestión de proyectos.

Paso 1: definir el propósito y el alcance

Comienza por aclarar la intención de la evaluación de necesidades. Define el propósito, los resultados esperados y la audiencia principal (por ejemplo, el Equipo interno, las partes interesadas o los miembros de la comunidad). Designa un jefe de proyecto y usa las columnas Responsable, Fecha de entrega y Grupo de partes interesadas para organizar las responsabilidades.

Paso 2: describe el estado actual

Documenta la situación actual de tu organización a través de encuestas, grupos focales o entrevistas. Esta sección ayuda a establecer una línea de base para la comparación. Usa la columna Método de recopilación de datos para documentar cómo llegó tu equipo a una conclusión o las fuentes de cualquier análisis de datos.

Paso 3: definir el estado deseado

Describe cómo sería el resultado exitoso. Tal vez el éxito incluya mejores servicios, una mayor efectividad de la capacitación o impactos específicos en la comunidad. Esta sección ayuda a aclarar los resultados deseados para que puedas medir mejor las brechas.

Paso 4: Identificar las discrepancias

Compara el estado actual y el deseado para identificar las discrepancias. En esta sección es donde destacas las necesidades que requieren intervención. Marca qué causas raíz se han identificado y usa las columnas Nivel de impacto y Viabilidad para evaluar cada elemento.

Paso 5: Recopilar datos

Recopila información utilizando las herramientas adecuadas: cuestionarios, informes o entrevistas. Organiza y carga los datos en el campo Archivos adjuntos y continúa etiquetando tu Método de recopilación de datos para ayudar a tu Equipo a verificar los hechos más adelante en el proceso.

Paso 6: Analiza y prioriza las necesidades

Resume y agrupa las necesidades identificadas en categorías (por ejemplo, urgencia, viabilidad o impacto). Usa la columna Prioridad para clasificar cada entrada. Este paso sienta las bases de tu plan de acción y garantiza que tu planificación se alinee tanto con los objetivos de las partes interesadas como con los recursos que tienes disponibles.

Después del análisis, continúa dando seguimiento al progreso a través de las tareas y los cronogramas asignados. Reúnete periódicamente con tu equipo para revisar y actualizar la información en función del análisis de datos o las necesidades que surjan.

Funciones de planificación y evaluación de Asana

Asana incluye funciones que convierten tu plantilla gratuita de evaluación de necesidades en una herramienta de planificación más colaborativa. La plantilla viene de serie con estos elementos, pero puedes consultar una lista completa de las funciones de Asana para obtener aún más inspiración.

Formularios

Cuando recopilas información de miembros de la comunidad, personal o clientes mediante formularios personalizables, las respuestas de la encuesta se incorporan directamente al proyecto de evaluación de necesidades.

Campos personalizados

Da seguimiento a métricas como la urgencia, el impacto o los requisitos de recursos para las necesidades identificadas en tu plantilla. Los campos personalizados ayudan a comparar y priorizar las opciones.

Vistas del proyecto

Usa una variedad de vistas de proyectos para visualizar las tareas, los hitos y el progreso, incluidas las vistas de lista, tablero, cronograma y calendario. Este tipo de opciones te ayudarán a coordinar las dependencias y las fechas límite de tus equipos.

Archivos adjuntos

Carga los resultados de la recopilación de datos, los comentarios de las partes interesadas o la plantilla de informe final de evaluación de necesidades directamente a las tareas relevantes.

Integraciones recomendadas para plantillas de evaluación de necesidades

Puedes potenciar tu proceso de evaluación de necesidades al conectar Asana con las herramientas que tu equipo ya usa. A continuación, incluimos algunas de nuestras favoritas, pero visita la galería de aplicaciones de Asana para encontrar las plataformas y el software que tu equipo usa regularmente.

Presentaciones de Google

Usa Google Slides para crear presentaciones y almacenarlas directamente en tu proyecto de Asana para consultarlas más adelante.

Hojas de cálculo de Google

Exporta los resultados de la evaluación de necesidades o las tareas del plan de acción a Google Sheets para realizar un seguimiento detallado, cálculos o presentaciones.

Slack

Notifica a los miembros del equipo sobre nuevas tareas, respuestas de formularios o actualizaciones para mantener a todos informados en tiempo real.

Zoom

Agrega enlaces de Zoom a reuniones con las partes interesadas, grupos focales o sesiones de planificación directamente dentro de las tareas de Asana.

Google Drive

Adjunta investigaciones de antecedentes, grabaciones de webinars o informes de necesidades de la comunidad existentes desde Drive para centralizar todos tus datos.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de evaluación de necesidades