Calendario de Outlook + Asana

¿Qué es el Calendario de Outlook?

El Calendario de Outlook es una herramienta de programación que funciona junto con el Correo electrónico de Outlook para ayudarte a programar y gestionar tu día en una sola vista.

¿Por qué usar el Calendario de Outlook + Asana?

La Integración del Calendario de Outlook y Asana facilita la programación de reuniones, ya que permite usar los datos de trabajo contextuales relevantes de Asana, sin tener que alternar entre herramientas.

Crear o vincular eventos del Calendario

Tanto los líderes del equipo como los usuarios individuales pueden crear un evento a partir de una tarea, al ingresar manualmente la fecha y hora de inicio y finalización, o seleccionar “Primer horario disponible dentro del intervalo de fechas”, que también incluye la disponibilidad del calendario de cualquier colaborador cuyos calendarios sean visibles para el creador del evento.

También puedes combinar un evento del calendario existente y transferir los detalles de la tarea a ese evento, al buscar ese evento en el campo del Calendario de Outlook.

Usa reglas para eventos recurrentes a escala

Los líderes del equipo y los usuarios individuales también pueden configurar fácilmente flujos de trabajo automatizados para programar eventos recurrentes, reducir el tiempo necesario para coordinar reuniones de forma manual, como el horario habitual de oficina, o transferir los hitos del proyecto a calendarios compartidos.

Al configurar la automatización, puedes transferir los siguientes detalles de Asana a tu evento del calendario de Outlook:

• Título, fecha de inicio/entrega, descripción

• Opcionalmente, invita a colaboradores como invitados, adjunta archivos desde la tarea o genera una reunión de Teams

Una vez que se crea el evento a partir de la tarea, se puede ver dentro de la tarea como un widget que muestra el título del evento, el organizador y las marcas de tiempo.

Configura la sincronización de Asana > Calendario de Outlook para automatizar las actualizaciones de los eventos

Los líderes del equipo y los usuarios individuales también pueden configurar la sincronización de Asana > Calendario de Outlook para que las actualizaciones futuras de las tareas de Asana se reflejen automáticamente en los eventos del calendario asociados.

Puedes sincronizar:

• Título, fecha de inicio/entrega, descripción

• De manera opcional, convoca a los colaboradores como invitados

Cómo conectar el Calendario de Outlook con Asana

A continuación, te mostramos cómo crear o vincular un evento del calendario de Outlook a una tarea de Asana:

1. Haz clic en Agregar evento del calendario de Outlook desde una tarea para vincular un evento a una tarea.

2. Selecciona Crear evento del Calendario o Buscar eventos existentes

3. Si creas un evento nuevo, agrega los detalles relevantes, como el título, la descripción, las fechas de inicio y finalización, y mucho más.

4. Si agregas un evento existente, busca el título del evento correspondiente en la barra de búsqueda.

5. Los eventos del Calendario adjuntos aparecerán como un widget debajo de la descripción en el panel de tareas.

Nota: Esta integración ya está incluida en Asana, pero para usarla necesitas una cuenta de Outlook.

A continuación te mostramos cómo configurar la Integración de las Reglas de Asana con el Calendario de Outlook:

1. Ve al proyecto específico de Asana en el que quisieras agregar la integración

2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Reglas y selecciona + Agregar regla.

3. Selecciona Reglas del Calendario de Outlook de la columna de la izquierda

4. Selecciona una de las reglas predeterminadas o haz clic en Crear regla personalizada.

5. Si creas una regla personalizada, agrégale un nombre, y elige un disparador y una acción para empezar.

6. Para autenticarla, haz clic en Conectar reglas al Calendario de Outlook y sigue los pasos.

7. Elige el Calendario con el que quieras configurar las reglas y configura lo que quieras incluir en los eventos del calendario.

A continuación, te mostramos cómo configurar la sincronización de Asana > Calendario de Outlook:

1. Ve a Mis tareas o al proyecto específico de Asana en el que quisieras agregar la sincronización

2. Haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha, ve a Aplicaciones, busca y selecciona Calendario de Outlook

3. Haz clic en Configuración de sincronización de datos y autentícate con tu cuenta de Microsoft 365

4. Configura cómo quieres que las tareas de Asana se sincronicen con los eventos del calendario y haz clic en “Guardar” para finalizar la configuración.

Más información y asistencia

Para obtener más información sobre cómo usar la Integración de Calendario de Outlook + Asana, consulta la Guía de Asana.

Si tienes dudas, comentarios o necesitas ayuda, comunícate con el Equipo de Asistencia de Asana.

Asana no respalda ni certifica aplicaciones creadas por desarrolladores externos. Si encuentras contenido inapropiado o identificas un comportamiento incorrecto, repórtalo aquí. De lo contrario, comunícate con el desarrollador de la aplicación para obtener asistencia.

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