Vorlage für Event-Marketingpläne

Erinnern Sie sich bitte kurz an die letzte Veranstaltung, an der Sie teilgenommen haben. Wahrscheinlich haben Sie schon vorab gewusst, worum es dabei gehen wird und mit welchen Vortragenden zu rechnen ist. Vielleicht haben Sie auch Werbevideos auf Social Media gesehen und auf der Website der Veranstaltung schon das Programm nach einem ganz bestimmten Redner durchforstet. Dank all dieser Informationsquellen hatten Sie wahrscheinlich schon eine ziemlich gute Vorstellung davon, was Sie erwarten würde und freuten sich auf die Teilnahme. 

All diese Werbemaßnahmen, die Aufmerksamkeit und Vorfreude generieren und die Teilnehmer anlocken, passieren nicht einfach so. Sie sind das Ergebnis eines gut durchdachten Event-Marketingplans, in dem von den Vorbereitungen bis hin zu Follow-up-Aktivitäten alle Promotionstätigkeiten erfasst werden. 

Die Promotion-Pläne für Veranstaltungen sind komplex, ihre Verwaltung muss es aber nicht sein. Mithilfe der Asana-Vorlage für Event-Marketingpläne können Sie Ihre gesamte Marketingstrategie für ein Event an einem zentralen Ort organisieren. Das ermöglicht Ihnen die Planung, Bewerbung und Durchführung einer unvergesslichen Veranstaltung. 

Was ist ein Event-Marketingplan?

Ein Event-Marketingplan ist genau das, wonach es klingt: ein Plan für die Vermarktung und Bewerbung einer Veranstaltung. Ziel dabei ist es, Aufmerksamkeit auf die Veranstaltung zu lenken und so viele Personen wie möglich darüber zu informieren, damit Sie Ihr Zielpublikum erreichen und die Teilnehmerzahl steigern. 

Ihr Event-Marketingplan sollte eine detaillierte Übersicht Ihres Zeitplans für alle Werbeaktivitäten sowie alle Maßnahmen zur Vermarktung Ihrer Veranstaltung umfassen. Das bedeutet, dass Sie darin alles von den ersten Vorbereitungen vor der Veranstaltung (z. B. die Erstellung einer Liste mit allen potenziellen Teilnehmern) bis hin zu größeren Werbeaktivitäten (wie der Launch der Website Ihres Events) und kleineren Marketinginitiativen (z. B. der Versand von Werbe-Mails) erfassen. Denken Sie unbedingt auch an alle Maßnahmen, die nach dem Event stattfinden, beispielsweise ein Social Media Post mit einer Zusammenfassung der Veranstaltung. 

Warum benötigen Sie einen Event-Marktingplan?

Durch Event-Marketing können Sie Ihre nächste Veranstaltung bewerben und die Teilnehmerzahl erhöhen. Indem Sie einen Event-Marketingplan nutzen, ist es möglich, Ihre Werbemaßnahmen zum richtigen Zeitpunkt zu veröffentlichen und Ihr Zielpublikum im richtigen Moment, nämlich wenn es gerade Social Media nutzt, zu erreichen. Kurz gesagt: Mit einem gut ausgearbeiteten Event-Marketingplan stellen Sie sicher, dass alle Werbetätigkeiten zu Ihrem Event zur richtigen Zeit und an der richtigen Stelle veröffentlicht werden. 

Das ist nicht immer einfach – eine Vorlage für das Eventmarketing kann aber Abhilfe schaffen. 

Was ist eine Vorlage für einen Event-Marketingplan?

Eine Vorlage für einen Event-Marketingplan ist ein Leitfaden, mit dessen Hilfe Sie alle Aufgaben für Ihr Event-Marketing strukturiert erfassen können. Die Asana-Vorlage für einen Event-Marketingplan bietet Ihnen einen Überblick über alle Werbemaßnahmen, die bis zu Ihrer Veranstaltung stattfinden; von der Planung bis zur Durchführung. Außerdem können Sie damit auch die To-dos am Tag der Veranstaltung sowie alle darauf folgenden Tätigkeiten verwalten. 

Unsere Vorlage bringt aber noch einen weiteren Vorteil: Da es sich dabei um ein duplizierbares Dokument handelt, können Sie es einfach für Ihre jeweiligen Veranstaltungen anpassen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie beispielsweise unterschiedliche Typen von Business-Events organisieren wie Branchenkonferenzen und Produkteinführungen. Jeder Veranstaltungstyp benötigt üblicherweise seinen eigenen Zeitplan und mit dieser Vorlage können Sie für jeden Typ einfach eine Vorlage mit den jeweiligen Merkmalen erstellen. Auf diese Weise haben Sie zukünftig für jeden Veranstaltungstyp eine eigene Vorlage, die Ihnen die Planung erleichtert. 

Nachdem Sie Ihre Vorlage nach Ihren Anforderungen gestaltet haben, können Sie sie mit den involvierten Teams teilen, damit alle Beteiligten den Event-Marketingplan kennen und stets auf dem aktuellen Stand über die laufenden Maßnahmen sind. 

Was beinhaltet eine Asana-Vorlage für Event-Marketingpläne?

Unsere gebrauchsfertige Vorlage für Event-Marketingpläne ist mit benutzerdefinierten Abschnitten und Tags ausgestattet, damit Sie die Bewerbung Ihrer Events effektiv planen, organisieren und umsetzen können. 

Mithilfe unserer Vorlage als Grundlage können Sie Ihren Event-Marketingplan gut strukturieren. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, den Bewerbungsprozess in die wichtigsten Schritte zu unterteilen und die entsprechenden Aufgaben einzufügen. Dazu zählen zum Beispiel:

• Aufgaben rund um die Planung: Zum Beispiel die Überlegung, welche Message Sie vermitteln möchten, die Erstellung einer Einladungsliste und der Launch der Landingpage für Ihre Registrierungsseite.

• Aufgaben rund um die Bewerbung: Wie die Aussendung einer Pressemitteilung oder der Launch einer Social-Media-Kampagne.

• Aufgaben am Tag der Veranstaltung: Wie beispielsweise ein Instagram-Posting, sobald Ihre Keynote Speaker mit ihren Vorträgen beginnen. 

• Aufgaben nach der Veranstaltung: Das könnte den Versand von E-Mails mit einem Dankeschön an Ihre Teilnehmer oder einen Blog-Post mit einer Zusammenfassung des Events umfassen. 

Zudem haben Sie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Tags farblich zu markieren, um zusammenhängende Aufgabeninformationen einfach nachzuverfolgen, wie zum Beispiel:

• Das Teammitglied, das für die Aufgabe verantwortlich ist

• Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe

• Alle Aufgabenabhängigkeiten, damit Sie auf einen Blick erkennen können, welche Aufgaben aufeinander aufbauen und so mit der richtigen beginnen können

• Den Aufgabenfortschritt, zum Beispiel „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“

• Den Genehmigungsstatus einer Aufgabe, zum Beispiel „Bereit zur Überprüfung“, „Genehmigt“ oder „Überarbeitung nötig“

• Die Phase des Marketingplans, in der sich die Aufgabe befindet

• Bei Bedarf auch das für die Aufgabe relevante Budget

Vorteile einer Vorlage für einen Event-Marketingplan

In Ihrem Event-Marketingplan werden wahrscheinlich viele laufende Arbeitsvorgänge erfasst. Mit der Asana-Vorlage für einen Event-Marketingplan vereinfachen Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit und verwalten die gesamte Arbeit an einem zentralen Ort. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Ihre Kampagnen planmäßig verlaufen. 

Einige weitere Vorteile unserer Vorlage für einen Event-Marketingplan:

• Die Organisation Ihres gesamten Event-Marketingplans samt aller Maßnahmen, die vor, während und nach der Veranstaltung stattfinden, an einem zentralen Ort. 

• Die Erstellung der Zeitleiste für das Eventmarketing noch bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Falls sich Prioritäten verschieben oder etwas Unerwartetes passiert, können Sie Fristen einfach entsprechend anpassen. Man kann nie wissen, ob ein Dienstleister plötzlich ausfällt oder ein Teammitglied doch länger für die Bearbeitung einer Aufgabe benötigt. 

• Die Erstellung von Aufgaben und Anpassung von Datumsbereichen und Abhängigkeiten, sodass pünktlich mit der Arbeit begonnen werden kann. 

• Konstruktives Feedback zu Materialien wie Bilddateien und Dokumenten direkt in der Event-Vorlage. 

• Die Verwaltung von Genehmigungen direkt in der Vorlage, sodass endgültige Fälligkeitsdaten klar sind, das gesamte Team erfährt, wenn Inhalte genehmigt werden und Sie sich darauf verlassen können, dass Inhalte entsprechend dem Feedback vor der Veröffentlichung der Werbematerialien überarbeitet werden.

• Die Planung und Verwaltung aller Werbemaßnahmen an einem zentralen Ort, was für eine gute Vernetzung von abteilungsübergreifenden Teammitgliedern und Dienstleistern sorgt, und gleichzeitig das Verantwortungsgefühl und die Transparenz verbessert. 

• Eine übersichtliche visuelle Darstellung Ihres Zeitplans für alle Werbetätigkeiten , damit Sie stets wissen, was wann stattfindet wird. 

• Die Einführung von Vorhaben zur richtigen Zeit und am richtigen Ort, damit Sie Ihr Zielpublikum und eine hohe Teilnehmeranzahl erreichen. 

• Verwenden Sie Meilensteine, um Ihre Fortschritte zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Werbemaßnahmen pünktlich umgesetzt werden. 

Diese integrierten Funktionen und Apps können Sie in Kombination mit der Asana-Vorlage für Ihren Event-Marketingplan verwenden

Unsere integrierten Funktionen und Apps ermöglichen Ihnen eine reibungslose Kommunikation mit Teammitgliedern, die Überprüfung und Genehmigung von Arbeitsvorgängen und die Erfassung Ihrer Fortschritte – all das, ohne Asana verlassen zu müssen. 

Enthaltene Funktionen

1. Kalenderansicht. Die Kalenderansicht ist eine Projektansicht, mit der Sie alle geplanten und vergangenen Aufgaben in einem Kalenderformat ansehen können. So haben Sie genau im Blick, woran gerade gearbeitet wird und welche Fristen anstehen. Informieren Sie Beteiligte ebenso über das jeweilige Fälligkeitsdatum von einzelnen Aufgaben wie über den gesamten Verlauf der geplanten Projektarbeit. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, klicken Sie auf eine Aufgabe, um die benutzerdefinierten Felder, Abhängigkeiten, Unteraufgaben und mehr zu sehen.

2. Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, in der all Ihre Aufgaben in einem horizontalen Balkendiagramm angezeigt werden. Neben den Start- und Fälligkeitsdaten können Sie darin außerdem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ablesen. In der Zeitleistenansicht wird auf einen Blick ersichtlich, wie die verschiedenen Teile Ihres Plans zusammenpassen. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. So gelingt es Ihnen, all Ihre Ziele termingerecht umzusetzen. 

3. Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Etappenziele für das Projekt dar. Sie geben den Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit dem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Anlass, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern. 

4. Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

Empfohlene Apps

1. Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

2. Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

3. Adobe Creative Cloud. Kreative Teams arbeiten am besten, wenn sie sich auf die Designgestaltung konzentrieren können. Mit der Integration von Asana für Adobe Creative Cloud können Kreativ- und Designteams problemlos auf die benötigten Informationen zugreifen, um mit der Arbeit zu beginnen, Feedback von Prüfern und Genehmigenden zu erhalten und das fertige Material bereitzustellen. Dabei müssen sie Photoshop, Illustrator oder InDesign nicht verlassen. Neue Aufgaben anzeigen, Designs teilen, XD-Freigabelinks einbetten und Feedback aus Asana einarbeiten – alles, ohne die Adobe Creative Cloud zu verlassen.

4. Canva. Mit der Integration von Canva für Asana können Sie atemberaubende Canva-Designs mühelos einbetten und Ihre Asana-Projekte so zum Leben erwecken. Von Präsentationen über Social-Media-Assets und Wireframes bis hin zu Videos erlaubt Ihnen die Canva-Integration, all Ihre Ideen und Designs an einem Ort zu sammeln, damit Sie nahtlos kommunizieren und zusammenarbeiten können.

FAQs