Vorlage für Event-Marketingpläne

Denken Sie an die letzte Veranstaltung zurück, an der Sie teilgenommen haben. Die Chancen stehen gut, dass Sie zur Veranstaltung erschienen sind, und bereits über den Zweck des Events und die teilnehmenden Redner informiert waren. Vielleicht haben Sie Werbeclips auf Social Media gesehen oder das Programm auf der Website der Veranstaltung verwendet, um Ihre Lieblingsredner zu entdecken. Dank des ganzen Hypes hatten Sie wahrscheinlich eine ziemlich gute Vorstellung davon, was Sie erwarten würde, und waren gespannt auf die Veranstaltung. 

All das°– Werbung, die das Event bekannt macht und die Begeisterung dafür sowie die Besucherzahlen erhöht°– das passiert nicht einfach so. Es ist das Ergebnis eines speziellen Event-Marketingplans, der alle Werbemaßnahmen für eine Veranstaltung von der Eventplanung bis zur Nachbereitung nach dem Event zusammenfasst. 

Eventpromotion-Pläne können komplex sein – aber die Verwaltung und Koordinierung umso leichter. Mit der Vorlage für Event-Marketingpläne von Asana können Sie Ihre Event-Marketingstrategie an einem Ort organisieren, damit Sie eine unvergessliche Veranstaltung planen, bewerben und umsetzen können. 

Was ist ein Event-Marketingplan?

Ein Event-Marketingplan ist genau das, wonach es klingt: Ein Plan, um ein Event zu vermarkten und zu promoten. Der Zweck eines Event-Marketingplans ist es, Aufmerksamkeit zu erregen und das Eventbewusstsein zu erhöhen, damit Sie Ihre Zielgruppe erreichen und die Teilnahme steigern können. 

Ihr Event-Marketingplan sollte eine detaillierte Aufschlüsselung des Werbezeitplans enthalten, einschließlich aller Schritte, die Sie unternehmen, um Ihr Event zu vermarkten. Das bedeutet, dass Sie alles verfolgen müssen, von Ihrer Planung vor der Veranstaltung (z. B. Erstellung einer Liste potenzieller Teilnehmer) bis hin zu größeren Werbeinitiativen (z. B. Start einer Veranstaltungswebsite) und kleineren Marketingartikeln (z. B. Versenden einer E-Mail). Sie sollten auch nachfolgende Werbeveranstaltungen verfolgen, wie z. B. die Veröffentlichung einer Veranstaltungszusammenfassung in den sozialen Medien. 

Warum benötigen Sie einen Event-Marketingplan?

Event-Marketing hilft, Ihre bevorstehende Veranstaltung bekannt zu machen und Ihre Zielgruppe besser zu erreichen. Mit einem Event-Marketingplan können Sie Event-Initiativen starten, wenn Ihre Zielgruppe auf natürliche Weise mit den Medien interagiert. Kurz gesagt, ein gut ausgearbeiteter Event-Marketingplan sorgt dafür, dass Ihre Event-Promotions zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort gestartet werden. 

Eine Event-Marketingvorlage kann diesen Prozess ein wenig einfacher machen. 

Was ist eine Vorlage für Event-Marketingpläne?

Eine Vorlage für einen Event-Marketingplan ist ein Entwurf, den Sie verwenden können, um Ihre Event-Marketingaufgaben aufzulisten. Mit der Vorlage für den Event-Marketingplan von Asana können Sie jede Werbeaktion sehen, die bis zum Start Ihrer Veranstaltung stattfindet – von der Planung bis zur Durchführung. Sie hilft Ihnen auch bei der Koordinierung von Aufgaben am Veranstaltungstag und bei der Nachbereitung. 

Da es sich bei unserer Vorlage um eine duplizierbare Ressource handelt, können Sie sie für bestimmte Events anpassen. Nehmen wir einmal an, Sie veranstalten verschiedene Geschäftsveranstaltungen wie Industriekonferenzen und Produkteinführungen. Da jede Art von Event ihren eigenen Zeitplan hat, können Sie für jeden Veranstaltungstyp eine eigene Vorlage erstellen. Auf diese Weise haben Sie für jeden Veranstaltungstyp Vorlagen, die Sie für die Planung zukünftiger Veranstaltungen verwenden können. 

Sobald Sie Ihre Vorlage erstellt haben, können Sie sie teamübergreifend teilen, damit jeder Stakeholder den Event-Marketingplan sehen kann und auf dem gleichen Stand darüber ist, was wann passiert. 

Was wird in der Vorlage für Event-Marketingpläne von Asana erfasst?

Unsere vorgefertigte Vorlage für einen Event-Marketingplan enthält benutzerdefinierte Abschnitte und Tags, die Ihnen helfen, Ihre Eventpromotion zu planen, organisieren und umzusetzen. 

Mithilfe der Basisstruktur der Vorlage können Sie Ihren Event-Marketingplan aufschlüsseln, um wesentliche Schritte im Werbeprozess sowie entsprechende Aufgaben zu skizzieren, einschließlich:

• Planungsaufgaben: Entwickeln der Marketingbotschaft, das Erstellen einer Einladungsliste oder das Aufsetzen einer Landingpage für die Eventregistrierung.

• Promotionaufgaben : Das Versenden einer Pressemitteilung oder das Starten einer sozialen Kampagne.

• Aufgaben am Veranstaltungstag: Ankündigung, wenn wichtige Redner auftreten. 

• Aufgaben nach dem Event: Das Senden von Dankeschön-E-Mails oder das Posten eines Blogs mit der Veranstaltungszusammenfassung. 

Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Tags mit Farbe festlegen, um zugehörige Aufgabeninformationen zu verfolgen, einschließlich:

• Das verantwortliche Teammitglied

• Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe

• Alle Aufgabenabhängigkeiten, damit Sie wissen, welche Aufgaben aufeinander angewiesen sind, um loszulegen

• Aufgabenfortschritt, z. B. nicht begonnen, in Arbeit oder erledigt

• Der Genehmigungsstatus der Aufgabe, z. B. ob sie zur Überprüfung bereit ist, genehmigt ist oder Änderungen nötig sind

• In welcher Phase des Werbeplans sich die Aufgabe befindet

• Das Budget im Zusammenhang mit der Aufgabe, falls zutreffend

Vorteile einer Vorlage für Event-Marketingpläne

Ihr Event-Marketingplan beinhaltet wahrscheinlich viele laufende Vorgänge. Mit der Vorlage für den Event-Marketingplan von Asana können Sie problemlos teamübergreifend zusammenarbeiten und die Arbeit an einem einzigen Ort verwalten, um die Kampagnen auf Kurs zu halten. 

Hier sind einige Vorteile unserer Vorlage für Event-Marketingpläne:

• Organisieren Sie Ihren gesamten Event-Marketingplan, einschließlich Aufgaben vor und nach dem Event, an einem Ort. 

• Erstellen Sie Ihren Event-Marketingzeitplan, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Verschieben Sie ganz einfach die Fristen, wenn sich Ihre Veranstaltungsprioritäten ändern, z. B. wenn ein Dienstleister ausfällt oder Ihr Team mehr Zeit benötigt. 

• Erstellen Sie Aufgaben und passen Sie Datumsbereiche und Abhängigkeiten an, damit die Arbeit pünktlich beginnt. 

• Geben Sie handlungsorientiertes Feedback zu Marketinginhalten wie Bilddateien und Dokumenten direkt in der Eventvorlage. 

• Verwalten Sie Genehmigungen direkt in der Vorlage, damit die endgültigen Fälligkeitstermine klar sind und das gesamte Team weiß, wenn das Ergebnis genehmigt ist. Somit können Sie sicher sein, dass Feedback umgesetzt wird, bevor Event-Promotion-Materialien veröffentlicht werden.

• Planen und verwalten Sie Werbeaktionen an einem Ort, indem Sie teamübergreifende Mitglieder und Dienstleister zusammenbringen, um die Verantwortlichkeiten und Transparenz zu verbessern. 

• Visualisieren Sie Ihren Werbezeitplan , damit Sie eine Übersicht darüber haben, was wann startet. 

• Starten Sie Initiativen am richtigen Ort zur richtigen Zeit, erreichen Sie Ihre Zielgruppe und erhöhen Sie die Teilnahme. 

• Verwenden Sie Meilensteine, um den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass Ihre Werbeaktionen pünktlich starten. 

Integrierte Funktionen und Apps zur Verwendung mit der Vorlage für Event-Marketingpläne von Asana

Unsere integrierten Funktionen und Apps ermöglichen es Ihnen, mit Teammitgliedern zu kommunizieren, Arbeiten zu überprüfen und zu genehmigen und den Fortschritt des Plans mitzuverfolgen, ohne Asana verlassen zu müssen. 

Enthaltene Funktionen

1. Kalenderansicht. Die Kalenderansicht ist eine Projektansicht, mit der Sie alle geplanten und vergangenen Aufgaben in einem Kalenderformat ansehen können. So haben Sie genau im Blick, woran gerade gearbeitet wird und welche Fristen anstehen. Informieren Sie Beteiligte ebenso über das jeweilige Fälligkeitsdatum von einzelnen Aufgaben wie über den gesamten Verlauf der geplanten Projektarbeit. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, klicken Sie auf eine Aufgabe, um die benutzerdefinierten Felder, Abhängigkeiten, Unteraufgaben und mehr zu sehen.

2. Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, die alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Säulendiagramm anzeigt. Sie können nicht nur das Start- und Enddatum jeder Aufgabe sehen, sondern auch die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. Und wenn Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort sehen, ist es einfach, Abhängigkeitskonflikte zu erkennen und zu lösen, bevor sie entstehen, so dass Sie alle Ihre Ziele termingerecht erreichen können.

3. Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Etappen für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben Ihren Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit Ihrem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Anlass, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern. 

4. Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

Empfohlene Apps

1. Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

2. Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle Aufgaben, die Sie via Gmail erstellen, enthalten automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass keine Informationen ausgelassen werden. Möchten Sie beim Schreiben einer E-Mail auf eine Asana-Aufgabe hinweisen? Anstatt Asana zu öffnen, verwenden Sie das Add-on Asana für Gmail, um einfach direkt in Ihrem Gmail-Posteingang nach der Aufgabe zu suchen. 

3. Adobe Creative Cloud. Kreative Teams leisten ihr Bestes, wenn sie sich ganz der Inhaltserstellung widmen können. Mit der Integration von Asana für Adobe Creative Cloud können Kreativ- und Designteams ganz einfach auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um mit der Arbeit zu beginnen, Feedback durch Prüfung und Genehmigung einzuholen und endgültige Inhalte zu liefern, ohne Photoshop, Illustrator oder InDesign zu verlassen. Neue Aufgaben anzeigen, Designs teilen, XD-Freigabelinks einbetten und Feedback aus Asana einarbeiten – alles, ohne die Adobe Creative Cloud zu verlassen.

4. Canva. Mit der Integration von Canva für Asana können Sie atemberaubende Canva-Designs mühelos einbetten und Ihre Asana-Projekte so zum Leben erwecken. Von Präsentationen über Social-Media-Assets und Wireframes bis hin zu Videos erlaubt Ihnen die Canva-Integration, all Ihre Ideen und Designs an einem Ort zu sammeln, damit Sie nahtlos kommunizieren und zusammenarbeiten können.

FAQs