Vorlage für Materiallisten

Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie ein aufwändiges Gericht zubereitet haben. Sicherlich haben Sie zunächst einmal Ihre Einkaufsliste erstellt. Dadurch waren alle Zutaten, die Sie für das Rezept brauchten, vorhanden, sodass Sie es ohne Weiteres zubereiten konnten. 

Die Vorlage für eine Materialliste ist ähnlich, nur dass in einer Materialliste nicht Gewürze und Gemüse aufgeführt sind, sondern alle Details und Informationen, die für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts benötigt werden – beispielsweise für die Herstellung eines Produkts oder den Start einer Kampagne.

Wie (und warum) sollten Sie eine Vorlage für eine Materialliste erstellen?

Was ist eine Materialliste? 

Eine Materialliste ist eine detaillierte Auflistung aller Einzelheiten und Informationen, die für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Üblicherweise nutzen Fertigungs- und Produktentwicklungsunternehmen – wie etwa Automobilhersteller – die Materialliste, um einen genauen Überblick über die Teile oder Baugruppen zu erhalten, die für die Herstellung eines bestimmten Erzeugnisses benötigt werden. Materiallisten können aber auch außerhalb der Fertigung zum Tragen kommen, wie etwa bei SaaS-Unternehmen oder Kreativagenturen, um sicherzustellen, dass alle Details, die zur Fertigstellung eines Projekts benötigt werden, also beispielsweise kreative Assets, berücksichtigt werden. 

Was versteht man unter einer Vorlage für die Materialliste? 

Es handelt sich dabei um eine Art Schablone. Die Vorlage dient als wiederverwendbares Rahmenwerk, das Sie für jedes Projekt nutzen können, das eine Vielzahl von Elementen oder Details enthält, die für einen erfolgreichen Projektabschluss erfasst werden müssen. Statt jedes Mal eine neue Materialliste zu erstellen, wenn Sie ein Projekt beginnen, können Sie die Vorlage einfach duplizieren und sofort mit der Erfassung der Projektdetails beginnen. Das spart Ihnen Arbeit, und Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren. 

Vorteile einer digitalen Vorlage für eine Materialliste

Bisher erstellen Unternehmen Vorlagen für Materiallisten in Tools wie Excel-Tabellen, Google Sheets oder gar ausdruckbaren Protokollblättern. Diese althergebrachten Methoden haben allerdings auch Nachteile. Beispielsweise können Änderungen und Überarbeitungen, die in Tabellen vorgenommen werden, nur schwer gepflegt werden. Bei Materialllisten in Tabellenform kommt es zudem eher zu einem mangelhaften Informationsaustausch zwischen den Teams. 

Daher braucht es ein Tool, das alle Angaben auf einer Materialliste auf einen Blick erfasst und gleichzeitig eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Teams ermöglicht, den Prozess der Asset-Nachverfolgung standardisiert und potenziell kostspielige Fehler vermeidet. Eine digitale Materialliste kann genau dabei helfen.

Die Erstellung Ihrer Materiallistenvorlage in einem Projektmanagement-Tool ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Im Vorfeld weniger Aufwand für die Erstellung einer Materialliste bei jedem neuen Projekt. 

• Sie standardisiert den Prozess der Asset-Erstellung für alle Teams und Abteilungen und gewährleistet, dass für jede Art von Projekt die gleiche Art von Informationen erfasst wird.

• Das gesamte Team erhält Einblick in die Details, die für einen erfolgreichen Projektabschluss erforderlich sind. So wird eine mangelhafte Kommunikation verhindert und sichergestellt, dass alle Teams, die die Materialliste verwenden, auf dem gleichen Stand sind.

• Einführung eines einheitlichen Prozesses zur Nachverfolgung der relevanten Informationen, um Projektverzögerungen zu minimieren. 

• Kontrolle darüber, wer auf die Vorlage zugreifen und sie bearbeiten kann. So wird sichergestellt, dass stets die korrekte Version zum Einsatz kommt. Das Risiko, durch mehrere Versionen Fehler oder Rückschläge im Projekt zu verursachen, wird dadurch verringert.

• Begleitdokumente wie Konstruktionszeichnungen, Bestellungen, kreative Assets und Anweisungen lassen sich zum einfachen Nachschlagen beifügen. 

Was sollte eine Materialliste enthalten? 

Da Ihre Vorlage für die Materialliste eine wiederverwendbare Ressource ist, sollten Sie Ihre Basisvorlage für die Materialliste so allgemein halten, dass sie für eine Vielzahl von Projekten anwendbar ist. Bei der Erstellung Ihrer Vorlage ist es wichtig, alle Details zu berücksichtigen, die zur Erreichung Ihrer Projektziele erforderlich sind und die je nach Branche variieren können. 

Sollten Sie beispielsweise ein neues physisches Produkt herstellen, benötigen Sie die für die Produktion erforderlichen Teile sowie die Stückkosten und die Gesamtkosten. Beim Start einer Marketing-Kampagne hingegen geht es darum, den Überblick über alle kreativen Assets sowie über das Team, das für deren Erstellung verantwortlich ist, zu behalten.

Oberstes Ziel ist es, eine Vorlage zu erstellen, die für denselben Projekttyp duplizierbar ist. Nachdem Sie Ihre Originalvorlage erstellt haben, kann Ihr Team problemlos eine Kopie erstellen und für sein konkretes Projekt anwenden. 

Was sollte eine Vorlage für eine Materialliste für die Produktion enthalten?

Wenn Sie eine Materialliste verwenden, um den produktionsspezifischen Bedarf zu erfassen, sollten Sie folgende Elemente in Ihre Basisvorlage aufnehmen: 

• Die Teilenummer

• Die Bezeichnung des Teils

• Eine detaillierte Beschreibung des Teils oder der Komponente

• Der Beschaffungsprozess oder die Beschaffungsquelle, also ob das Teil intern hergestellt oder bei einem Zulieferer gekauft wird

• Die für das jeweilige Teil benötigte Menge

• Die für das jeweilige Teil verwendete Maßeinheit, wie „Stück“, „Zentimeter“ oder „Kilogramm“.  

• Die Stückkosten

• Die Gesamtkosten für das Teil unter Berücksichtigung der Kosten pro Einheit und der benötigten Menge 

Was sollte eine Vorlage für die Materialliste einer Kampagne enthalten?

Bei einem kreativen Projekt, wie dem Start einer Marketingkampagne oder einer Produkteinführung, sind folgende Schlüsselelemente in die grundlegende Vorlage aufzunehmen:

• Der Name des Asset 

• Die Asset-Kategorie oder der Hauptkanal

• Art des Asset

• Verantwortliche Person

• Fälligkeitsdatum 

• Status 

Enthaltene Funktionen

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. 

• Projektübersicht. Die Projektübersicht ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Projektzusammenhänge. Verschaffen Sie Ihrem Team einen Überblick über das Was, Warum und Wie Ihrer Projektarbeit aus der Vogelperspektive. Fügen Sie eine Projektbeschreibung hinzu, um die Zusammenarbeit in Asana zu definieren. Teilen Sie dann alle wichtigen Ressourcen und Zusammenhänge wie Meeting-Details, Kommunikationskanäle und Projektbriefings an einem Ort.

• Nachrichten. Müssen Sie Informationen weitergeben, die nicht direkt umsetzbar sind? Versuchen Sie es mit Asana-Nachrichten. Mit Nachrichten können Sie sich mithilfe von Asana über nicht umsetzbare Arbeiten verständigen. Sie können Nachrichten an eine beliebige Kombination von Personen, Teams und Projekten senden, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Verknüpfen Sie die Nachrichten mit Aufgaben, Projekten und Zielen in Asana, damit die Empfänger Ihrer Nachrichten den Kontext erkennen und sich die Details ansehen können.

• Mobile App. Asana ist für iOS und Android verfügbar und erleichtert Ihnen den Überblick über Ihre Aufgaben auch unterwegs. Damit können Sie alle neuen Inbox-Benachrichtigungen durchgehen, Nachrichten versenden und auf Projektaufgaben zugreifen, damit Sie immer auf dem neuesten Stand der Projektinformationen sind. 

Empfohlene Apps

• Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verbundene Workflows zwischen technischen und Geschäftsteams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu verbessern – und das alles, ohne Asana zu verlassen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben; erstellen Sie innerhalb von Asana im Handumdrehen Jira-Tickets, sodass Arbeitsvorgänge stets reibungslos zwischen Geschäfts- und technischen Teams übergeben werden können. 

• Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

• Figma: Viele Teams nutzen Figma zur Erstellung von User Flows, Wireframes, UI Mocks, Prototypen und vielem mehr. Jetzt können Sie diese Designs in Asana einbetten, damit Ihr Team die aktuellen Designarbeiten stets in Verbindung mit den dazugehörigen Projektdokumenten einsehen kann. Und im Gegensatz zu Screenshots werden Live-Einbettungen in Echtzeit aktualisiert und reflektieren immer die letzten Änderungen, die an einer Design-Datei vorgenommen wurden. So vermeiden Sie den Aufwand für die Suche nach den richtigen Dateien und die erforderliche Änderung der Bilder.

• GitHub. Synchronisieren Sie die Status-Updates der Pull Requests von GitHub mit Asana-Aufgaben. Verfolgen Sie den Fortschritt bei Pull Requests und verbessern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams – und das alles innerhalb von Asana.

FAQs