Materialliste: Kostenlose Vorlage für eine optimierte Produktion

Haben Sie schon einmal versucht, im Schnelldurchgang ein Rezept nachzukochen und dabei vielleicht sogar ein paar Schritte übersprungen oder Zutaten ausgelassen? Und haben Sie sich dann gewundert, warum Ihr Gericht am Ende nicht so aussah, wie auf dem Foto im Kochbuch?

Eine Materialliste ist im Grunde das „Rezept“ für ein Projekt. Sie sorgen dafür, dass alle „Zutaten“ bereitstehen, befolgen genau die schrittweise Anleitung und können sich am Ende über ein gelungenes Ergebnis freuen. Nutzen Sie Ihre Materialliste wie Ihre liebstes Kuchenrezept, um alle für einen erfolgreichen Projektabschluss benötigten Anforderungen zusammenzustellen und zu organisieren. 

Was ist eine Materialliste?

Eine Materialliste ist eine punktweise Aufstellung aller Materialien, Komponenten, Anleitungen und Anforderungen, die Sie für die Erstellung eines Endprodukts oder bestimmten Ergebnisses brauchen. Obwohl Materiallisten üblicherweise in der Produktentwicklung und -herstellung ihre Anwendung finden, können Sie sie für fast jedes Projekt nutzen, von der Softwareentwicklung bis hin zu Marketingkampagnen. 

Materiallisten werden im Zuge der Projektplanungsphase erstellt. Wichtig ist dabei, dass Sie nicht alleine dafür verantwortlich sind. Wir empfehlen Ihnen die Zusammenarbeit mit wichtigen beteiligten Abteilungen, Stakeholdern sowie externen Zulieferern und Akteuren. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich kein Detail übersehen. 

Erstellen Sie Ihre Materialliste in einer hierarchischen Form: Das fertige Produkt befindet sich auf Stufe 1, die Untergruppen, Komponenten und alle weiteren Anforderungen werden niedrigeren Stufen zugeordnet. Mit diesem zentralen Dokument bleiben alle auf dem Laufenden und kennen die genauen Anforderungen und den Zeitplan für das Projekt – ganz unabhängig von der Art des Projekts.

Die Vorteile einer Materialliste

Eine gut durchdachte Materialliste dient als einzige Informationsquelle für die Erstellung eines Produkts bzw. eines Ergebnisses. Verzichten Sie auf eine solche Liste, riskieren Sie eine ganze Reihe an Problemen. Denken Sie nur an die Verzögerungen aufgrund fehlender Materialien, die mögliche Verschwendung von Ressourcen und an vom Projektziel abweichende Ergebnisse.

Verbesserte Transparenz

Eine Materialliste umfasst alle Projektanforderungen und muss von jedem Teammitglied berücksichtigt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die in das Projekt involvierten Teams und Zulieferer stets auf demselben Stand sind. Diese gemeinsame Basis sorgt für Einheitlichkeit und vereinfacht komplexe Prozesse im Laufe des gesamten Projektes.

Präzise Kostenberechnung

Materiallisten sind für eine präzise Kostenberechnung der gewünschten Ergebnisse unerlässlich. Wenn Sie die Materialien und Kosten in Ihrer Liste stets auf dem aktuellsten Stand halten, ist es am Ende einfach, die Kosten des fertigen Produkts zu ermitteln und festzustellen, ob sie sich im vorgegebenen Rahmen befinden. 

Die tatsächlichen Kosten bestimmen die Gewinnspanne, die Profite und auch die Höhe der Besteuerung, weshalb Sie das Budget nicht überschreiten sollten. Das Erfassen aller Kosten hilft Ihnen sicherzugehen, dass Sie wirtschaftlich arbeiten und Scope Creep verhindern. 

Verbesserte Workflows

Eine Materialliste bietet Ihren Teammitgliedern auch die Möglichkeit, ihre Workflows besser zu planen. Durch die detaillierte Auflistung wichtiger Komponenten in Ihrer Materialliste kann es zu Verbesserungen bei Prozessen kommen, die wiederum die Effizienz und Rentabilität verbessern. So erkennen Sie vielleicht, wann Sie Materialien am besten (nach-)bestellen, um unnötige Stillstandszeiten zu verhindern, oder welche Teams für welche Aufgaben am geeignetsten sind.

Weniger vergeudete Ressourcen

Mit einer präzisen Materialliste wissen Sie bereits vorab genau, was Sie für Ihr Projekt wann und in welcher Menge benötigen. Und das ist wichtig, denn durch fehlende Materialien oder unvollständige Ergebnisse kann es zu unerwünschte Ausfallzeiten kommen, bis alle erforderlichen Materialen wieder zur Verfügung stehen. Die Folge sind verschobene Fristen und höhere Betriebskosten.

In der Herstellung wird durch eine präzise Materialliste auch das Bestandsmanagement verbessert, da Teams damit die benötigte Menge der einzelnen Bestandteile für ein Produkt genauer vorhersehen und entsprechend bestellen können. 

Arten von Materiallisten

Materiallisten können für praktisch jedes Projekt genutzt werden. Daraus ergibt sich eine große Vielfalt an projektspezifischen Materiallisten. Wenn Sie ein sehr komplexes oder abteilungsübergreifendes Projekt organisieren, können mehrere unterschiedliche Materiallisten zum Einsatz kommen. In einem solchen Fall erstellen Sie für jeden Bestandteil Ihres Projekts eine Liste mit den jeweiligen Materialien und Anforderungen – vom Design über Operations bis hin zur Fertigung und allen weiteren benötigten Bereichen.

• Mehrstufige Materialliste: Diese Materialliste umfasst mehrere Hierarchiestufen, wobei das fertige Produkt der höchsten Stufe zugeordnet wird und die einzelnen Materialien und Komponenten untergeordnet werden. Auf diese Weise kann sich Ihr Team ein gutes Bild davon machen, wie die einzelnen Teile zusammenhängen. Durch die hierarchische Einteilung Ihrer Materialliste kann Ihr Team außerdem nachvollziehen, welche Komponenten für welche Projektphase benötigt werden und sich so von unten nach oben bis zum fertigen Produkt vorarbeiten. 

• Modulare Materialliste: Hierbei werden die Materialien, Dokumente, Bestandteile, technischen Entwürfe und Diagramme aufgelistet, die Sie für eine Unterbaugruppe bzw. ein Teilergebnis benötigen. Modulare Materiallisten eignen sich besonders gut, wenn Ihr Ergebnis aus mehreren möglichen Modulkombinationen bestehen kann. Stellen Sie sich zum Beispiel eine Werbekampagne vor, die aus mehreren unterschiedlichen Werbeaktionen besteht, die die verschiedenen Vorteile Ihres Produkts oder Service präsentieren. 

• Konfigurierbare Materialliste: Wenn Sie in einer Branche arbeiten, die hochgradig konfigurierbare Produkte entwickelt, erweist sich eine konfigurierbare Materialliste als besonders hilfreich. Damit können Sie alle Komponenten auflisten, die Sie benötigen, um ein Produkt entwickeln und herstellen zu können, das genau auf die Bedürfnisse eines bestimmten Kunden abgestimmt ist. Um den Aufwand bei Abweichungen zu reduzieren, lassen sich diese Dokumente recht mühelos umformen und anpassen. Um mit einer konfigurierbaren Materialliste zu arbeiten, erstellen Sie zunächst eine modulare und bauen dann darauf auf.

• Technische Materialliste: Diese Materialliste beinhaltet alle Elemente, Bestandteile, Unterbaugruppen und Schritte, die für die Erstellung eines Produkts notwendig sind. Bedenken Sie immer, dass es für ein Projekt mehrere technische Materiallisten geben kann, zum Beispiel eine für Elektrotechnik und eine für Maschinenbau. 

• Software-Materiallisten: Software-Materiallisten umfassen alle Open-Source- und Drittanbieterkomponenten einer Codebasis. Dazu gehören auch die jeweilige Lizenz, Version und der Patch-Status, damit Sicherheitsteams etwaige damit verbundene Risiken identifizieren können. Sorgen Sie für eine präzise und stets aktuelle Software-Materialliste, damit Ihr Code am Ende von bester Qualität ist, sicher ist und Ihren Zielvorgaben entspricht.

• Materialliste für Herstellungsprozesse: Wie der Name bereits verrät, handelt es sich hierbei um Materiallisten für Fertigungsprojekte. In dieser Liste erfassen Sie alle Bestandteile und Baugruppen, die Sie benötigen, um ein vollständiges und lieferbares Produkt zu erstellen. Materiallisten für Herstellungsprozesse sollten alle Ergebnisse und Meilensteine beinhalten, sowie alle für den Montageprozess notwendigen Artikel. Denken Sie ebenso an Verpackungsmaterial, Anleitungen und Handbücher, die gemeinsam mit dem fertigen Produkt geliefert werden. 

• Materialliste für Betriebsmittel: In dieser Liste werden alle Ersatzteile gelistet, die Sie für die Fertigstellung Ihres Projekts benötigen. Damit unterstützen Sie Wartungstechniker, die mithilfe dieser Materialliste Teile schnell identifizieren, lokalisieren und austauschen können. Ist diese Liste genau und aktuell, kann ein Unternehmen noch zuverlässiger auftreten, da die richtigen Teile jederzeit griffbereit sind.

Was Ihre Materialliste beinhalten sollte

Unabhängig davon, ob Sie ein Produkt herstellen oder Ihre nächste Vertriebskampagne planen, kann Ihnen eine Materialliste dabei helfen, zu Beginn alle benötigten Materialien zu beschaffen.

Die Daten und Informationen in Ihrer Materialliste werden von Projekt zu Projekt etwas variieren, die meisten Materiallisten umfassen aber die folgenden Punkte:

• Kontaktperson: Geben Sie die Kontaktdaten einer Person an, die bei Fragen zur Materialliste seitens der Teammitglieder oder Zulieferer kontaktiert werden kann. 

• Stufen: In mehrstufigen Materiallisten gibt diese Zahl an, zu welcher Stufe jeder Bestandteil bzw. jede Anforderung gehört. Ein fertiges Produkt würde Stufe 1 zugeordnet werden.

• Erfordernisse: Hier erfassen Sie eine Liste aller Materialien, Komponenten oder Bestandteile, die Sie für Ihr Projekt benötigen. Scheuen Sie sich nicht, so viele Details wie möglich anzugeben. Denken Sie dabei zum Beispiel an den Produktnamen, Teilenummern, Beschreibung, Menge, Zulieferer, Stückpreis und Gesamtkosten für jedes erforderlich Teil. 

• Art der Beschaffung: Geben Sie an, ob Sie die Komponente intern, von einem Partner Ihrer Lieferkette oder einer Agentur beschaffen werden. Bei Materiallisten für Projekte, bei denen nichts hergestellt wird, geben Sie hier an, welches Team für welches Ergebnis verantwortlich ist.

• Bilder und URLs: Fügen Sie bei Bedarf Diagramme, Bilder oder Links ein. 

• Priorität: Bei jedem Projekt gibt es zwei Arten von Ergebnissen: Jene, die erforderlich sind, und jene, die zwar nett wären, aber nicht unbedingt notwendig sind. Um Scope Creep zu verhindern, geben Sie daher an, wie wichtig die einzelnen Ergebnisse sind. Zum Beispiel können Sie erfassen, welche die längsten Durchlaufzeiten oder den größten finanziellen Wert haben. So weiß Ihr Team, worauf es besonders achten muss. 

• Potenzielle Alternativen: Wenn manche Komponenten oder Bestandteile Flexibilität erlauben, können Sie mögliche Alternativen erfassen, falls der Originalartikel, den Sie eigentlich bestellen wollen, nicht verfügbar ist. 

• Revisionsstand: Indem Sie Ihren Revisionsstand erfassen bzw. verdeutlichen, wie oft Ihre Materialliste überarbeitet und überprüft wurde, können Stakeholder schnell nachvollziehen, welche Änderungen an den Anforderungen vorgenommen wurden. Meistens wird das einfach ganz oben auf der Materialliste mit den Kennzeichnungen R1, R2, R3, etc. erfasst. 

Vorlage für Materiallisten

Laden Sie unsere Vorlage für Materiallisten herunter, um die vielen kleinen und feinen Details und Komponenten Ihres nächsten Projektes effektiv zu verwalten. Es handelt sich um ein dynamisches Dokument, mit dem Sie sicherstellen können, dass Ihr gesamtes Team Kenntnis darüber hat, was alles für ein überzeugendes und hochqualitatives Endprodukt notwendig ist.

So optimieren Sie Ihre Materialliste

Eine Materialliste ist ein umfangreiches Dokument, dessen Erstellung einiges an Zeit und Aufmerksamkeit erfordert. Eine effektive Materialliste kann dann aber die Kommunikation im Team, die Zusammenarbeit, Workflows und das Bestandsmanagement verbessern. Im Folgenden haben wir einige bewährte Methoden für Sie zusammengestellt, damit Ihre Materialliste präzise und effektiv wird. 

Passen Sie Ihre Materialliste an Ihr Projekt an

Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Materialliste beginnen, überlegen Sie sich, was genau sie beinhalten soll. Passen Sie diese anschließend an die Besonderheiten Ihres Projekts an. Als Orientierung können Sie sich fragen, wie unterschiedliche Branchen Materiallisten einsetzen könnten. 

Wenn Sie ein Fahrrad herstellen, werden Sie wahrscheinlich die Anzahl der Teile, die jeweilige Menge und Größenangaben erfassen. Eine Materialliste für die Neugestaltung einer Homepage würde hingegen andere Details umfassen.

Seien Sie so präzise wie möglich

Vielleicht fragen Sie sich, ob Kleinigkeiten wie Kleber oder Verschlüsse wichtig genug sind, um in Ihre Materialliste aufgenommen zu werden. Am besten gehen Sie mit folgender Einstellung vor: Dinge, die Sie nicht in Ihrer Materialliste erfassen, werden auch nicht in Ihrem Endprodukt sein. 

Gerade Kleinigkeiten können darüber bestimmen, ob Ihre Materialliste präzise ist oder nicht. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um so viele hilfreiche Informationen wie möglich zu sammeln und sicherzustellen, dass Ihr Dokument vollständig und präzise ist. Je mehr Details, desto besser. 

Beschränken Sie den Bearbeitungszugriff

Nicht jede am Projekt beteiligte Person muss das Dokument bearbeiten können. Um Verwirrungen und menschliche Fehler weitestgehend zu vermeiden, legen Sie am besten klar fest, wer welche Berechtigungen hat. Gewähren Sie Bearbeitungszugriff nur, wenn er wirklich erforderlich ist. Sie werden sehen, dass die meisten Personen in Ihrem Unternehmen nur Lesezugriff benötigen. 

Verfolgen Sie Änderungen nach

Eine Materialliste ist ein dynamisches Dokument. Das bedeutet, dass Sie im Laufe des Projektes immer wieder Änderungen und Aktualisierungen vornehmen werden. Zu viele Änderungen und ein fehlender Überblick können aber zu Ungenauigkeiten und einer verminderten Qualität im Endprodukt führen. 

Entwickeln Sie deshalb ein System, um etwaige Änderungen an der Materialliste nachverfolgen zu können. Das ermöglicht Ihnen, Fehler zu erkennen und zu korrigieren, bevor sie das Endprodukt negativ beeinflussen könnten.

Verwenden Sie eine Vorlage

Wahrscheinlich werden mehrere Abteilungen und Personen Materiallisten für die einzelnen Phasen des Projekts erstellen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, mit einer einheitlichen Vorlage zu arbeiten, auf die alle Beteiligten zugreifen können, um sie dann an die individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Auf diese Weise können Sie für einen klaren und einheitlichen Bestellprozess sorgen, die Kommunikation standardisieren und gleichzeitig von ausreichend Flexibilität profitieren, da die Vorlage einfach anpassbar ist. 

Verbessern Sie Ihre Produktionsplanung mit einer Materialliste

Ganz gleich, welche Ziele Sie verfolgen: Eine ordentlich organisierte Materialliste legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Um gleich zu beginnen, laden Sie am besten unsere Vorlage herunter und passen Sie sie an Ihr Projekt an.

Erfassen Sie alle Informationen, Komponenten, Anforderungen und Ressourcen, die Ihr Team bei der Arbeit brauchen kann. Und denken Sie daran: Besser ein paar Details zu viel, als zu wenig.