Vorlage für Aktionsprotokolle

Verwenden Sie diese Vorlage für Aktionsprotokolle, um Entscheidungen, Verantwortliche und Fälligkeitsdaten an einem Ort zu verfolgen. Es verwandelt Meeting-Follow-ups und Projektaufgaben in eine einfache, gemeinsame Liste von Aktionspunkten, damit nichts übersehen wird. Ein Aktionsprotokoll zentralisiert Aktionen aus Standups, Projektüberprüfungen und Check-ins von Teammitgliedern, sodass Sie die Arbeit schneller voranbringen können.

Wer profitiert von Aktionsprotokollvorlagen?

Hier bei Asana verlassen sich unsere Teams auf klar definierte Verantwortliche und Fristen, insbesondere nach schnelllebigen Meetings. Wir haben gelernt, dass ein Aktionsprotokoll vage Notizen in nachverfolgbare Arbeit verwandelt.

Aktionsprotokolle helfen Projektmanagern, Teamleitern und Operations-Profis, die funktionsübergreifende Aufgaben und Abhängigkeiten jonglieren. Wenn Ihr Tag aus laufenden Meetings, der Erfassung von Aktionspunkten und der Nachverfolgung von Hindernissen besteht, bietet eine Aktionsprotokollvorlage eine einzige Informationsquelle, auf die sich Ihr Team verlassen kann.

• Projektmanager: Führen Sie eine fortlaufende Liste von Entscheidungen, nächsten Schritten und Verantwortlichen mit Fristen. Ideal für Sprint Reviews und Retrospektiven.

• Teamleiter: Machen Sie Verantwortlichkeiten für das gesamte Team sichtbar. Sie können sehen, wer was bis wann erledigt und Risiken erkennen, bevor sie zu Verzögerungen führen.

• Operations- und Personalleiter: Fassen Sie Aktionen aus Projektbesprechungen und Arbeitsabläufe in einer einzigen Ansicht zusammen, damit Führungskräfte schnelle und genaue Status-Updates erhalten.

• Teams mit Kundenkontakt: Erfassen Sie Vereinbarungen aus Anrufen und verfolgen Sie dann jede Nachverfolgung, um Projektzeitpläne pünktlich und im Rahmen des Umfangs zu halten.

Warum Sie die Vorlage für Aktionspunkte von Asana verwenden sollten

Nach einem wöchentlichen Statusmeeting ist es üblich, dass man mit seitenlangen Notizen und ohne klaren Aktionsplan nach Hause geht. Die Vorlage für Aktionspunkte von Asana verwandelt jede Notiz in eine Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum, Kontext und zusätzlichen Informationen.

Die Vorlagen für Aktionspunkte in Asana helfen Ihnen bei folgenden Punkten:

• Verantwortlichkeit für jeden Aktionspunkt mit Verantwortlichen und Fristen festlegen

• Schnelle Nachverfolgung mithilfe von Automatisierungsregeln und Erinnerungen

• Zeigen Sie Ihre Arbeit in flexiblen Formaten wie Listen-, Board- oder Zeitleistenansicht an, um sie an Ihren Workflow anzupassen

• Greifen Sie auf Echtzeitberichte zu, um überfällige oder gefährdete Einträge zu identifizieren

• Vereinfachen Sie die Einführung und Erfassung durch Formulare für neue Anfragen zwischen Meetings

So verwenden Sie diese Vorlage für Aktionsprotokolle

Diese Vorlage ist einfach zu übernehmen. Beginnen Sie mit der Protokollierung von Aktionen, und die Struktur übernimmt die Hauptarbeit. Sie können auch die Sammlung von Projektmanagement-Vorlagen von Asana durchsuchen, um die Arbeit Ihres Teams zu standardisieren, von Meetings bis hin zu Projekten.

Schritt 1: Neue Aktionspunkte hinzufügen und organisieren

Erstellen Sie neue Aufgaben im Abschnitt „Aktionspunkte“, um alles zu erfassen, was während einer Besprechung oder Überprüfung besprochen wurde. Weisen Sie eine verantwortliche Person zu, legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest und markieren Sie eine Priorität, damit Teamkollegen wissen, was als Nächstes zu tun ist. Fügen Sie den Namen der Person, die die Aktion erstellt hat, und die Aktions-ID hinzu, um die Nachverfolgung zu erleichtern.

Gruppieren Sie ähnliche Aktionen und überprüfen Sie, ob jede Aufgabe eine verantwortliche Person und eine Frist enthält. Dieser Schritt stellt sicher, dass keine Einträge verloren gehen und dass Ihre Aktionspunktvorlage die zentrale Informationsquelle für laufende Verpflichtungen ist.

Schritt 2: Lassen Sie Ihre Arbeit sämtliche Phasen durchlaufen

Verschieben Sie Aufgaben im Verlauf der Arbeit in den Abschnitt „In Bearbeitung“, um anzuzeigen, was zugewiesen wurde. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, verschieben Sie sie in den Abschnitt Erledigte Aktionen, damit jeder die Ergebnisse sehen kann, ohne nach Updates fragen zu müssen. Wenn etwas ins Stocken gerät, verschieben Sie es in den Bereich „Zurückgestellt“, bis Sie es wieder aufnehmen können.

Verwenden Sie diese Abschnitte, um den Fortschritt zu visualisieren. Jeder Schritt im Workflow signalisiert dem Team, wo als Nächstes Fokus benötigt wird, und schafft Schwung und Transparenz während des gesamten Projekts.

Schritt 3: Überwachung und Aktualisierung von Aufgabendetails

Aktualisieren Sie die Felder Status und Fälligkeitsdatum, wenn die Arbeit voranschreitet. Wenn sich die Prioritäten ändern, passen Sie das Feld Priorität an, damit Ihr Team zuerst an den Einträgen des kritischen Pfades arbeitet. Fügen Sie unterstützende Notizen oder Dateien hinzu, um jeder verantwortlichen Person die benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen.

Überprüfen Sie diese Informationen regelmäßig, um Ihre Aktionsprotokollvorlage auf dem neuesten Stand zu halten. Ein paar schnelle Aktualisierungen können Verwirrung über die Verantwortlichkeit für Aufgaben oder Fristen vermeiden.

Schritt 4: Ergebnisse überprüfen und melden

Filtern Sie während Überprüfungen oder Retrospektiven nach Priorität oder Status, um Diskussionen zu fokussieren. Heben Sie erledigte Aufgaben im Abschnitt „Erledigte Aufgaben“ hervor, um Erfolge zu feiern und Hindernisse für das nächste Mal zu identifizieren. Nutzen Sie diese Analytik, um die Planung und Delegation von Aufgaben in Zukunft zu verbessern.

Verwandeln Sie Ihre Vorlage für Aktionspunkte in eine Aufzeichnung von Fortschritten und Ergebnissen. Indem Sie Ergebnisse direkt im Projekt erfassen, erstellen Sie einen durchsuchbaren Verlauf, der Ihren Entscheidungsprozess verbessert.

Schritt 5: Erledigte Arbeiten schließen und archivieren

Sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, weisen Sie sie als Referenz den Erledigten Aktionen zu. Wenn eine Aufgabe irrelevant wird, verschieben Sie sie in den Status „Abgebrochen“. Kategorien machen es einfach, zu erkennen, was Ihr Team getan hat und was noch Aufmerksamkeit erfordert. Archivieren Sie alte oder abgeschlossene Aktionen am Ende jedes Zyklus, um Ihre Vorlage für Aktionspunkte übersichtlich zu halten.

Funktionen von Asana für Maßnahmenpläne

Mit den Funktionen von Asana können Sie Ihre Vorlage für Aktionsprotokolle an den Aufgabenmanagement-Flow Ihres Teams anpassen. Wir haben diese kostenlose Vorlage mit einigen unserer Tools zur Aktionsplanung entwickelt. Weitere Ideen finden Sie in unserer Sammlung von Funktionen.

Aufgaben und Verantwortliche

Verwandeln Sie jede Aktion in eine nachverfolgbare Aufgabe und weisen Sie ihr eine verantwortliche Person zu. Fügen Sie Zeitpläne und Startdaten hinzu, um Erwartungen zu formulieren und die Arbeit voranzutreiben.

Benutzerdefinierte Felder

Markieren Sie Aktionen nach Priorität, Besprechungsquelle oder Indikatoren für den kritischen Pfad, um sie wie eine Tabelle zu sortieren und zu filtern, ohne das Projekt zu verlassen.

Abhängigkeiten

Zeigen Sie an, wenn eine Aufgabe eine andere blockiert, damit Teams nicht zu früh mit der Arbeit beginnen und die Zeitrahmen realistisch sind.

Regeln (Automatisierung)

Weisen Sie Aufgaben automatisch zu, fügen Sie Follower hinzu oder senden Sie Erinnerungen, wenn sich das Fertigstellungsdatum nähert.

Projektansichten

Verwenden Sie mehrere Projektansichten (Liste, Board, Zeitleiste, Kalender und Dashboard), um Ihre Liste der Aktionspunkte zu organisieren, die Planung zu visualisieren und den Fortschritt aus allen Blickwinkeln zu verfolgen.

Dashboards und Status-Updates Verfolgen Sie Aktionspunkte in Echtzeit und teilen Sie mühelos Diagramme und Status-Updates. Ihre Vorlage für Aktionslisten hält alle Details übersichtlich und leicht überprüfbar.

Empfohlene Integrationen für Aktionspunktvorlagen

Asana-Integrationen verbinden Ihre Aktionspunkte-Tracker mit den Tools, die Sie bereits verwenden, sodass die Erfassung und das Schließen von Aktionspunkten über Meetings, Chat und E-Mail hinweg nahtlos erfolgt. Erkunden Sie die vollständige Galerie der App-Integrationen, um die Plattformen und Projektmanagement-Software zu finden, die Ihre Teammitglieder regelmäßig verwenden.

Slack

Verwandeln Sie Chat-Nachrichten in Sekundenschnelle in Aufgaben und posten Sie automatische Erinnerungen im Kanal vor jedem Fertigstellungsdatum. Die Slack-Integration eignet sich perfekt für schnelle Follow-ups nach Stand-up-Meetings.

Microsoft Teams

Verwandeln Sie Chats und Anrufe in Aufgaben, die Sie in Ihrer Vorlage für Aktionsprotokolle nachverfolgen können. Synchronisieren Sie mit Excel, um Zeitrahmen, Prioritätsstufe und alle Korrekturmaßnahmen zu aktualisieren, und verfolgen Sie dann in Echtzeit.

Zoom

Erfassen Sie Aktionspunkte von Meetings sofort, indem Sie Zoom-Notizen und -Transkripte in Aufgaben umwandeln, die Sie direkt in Ihrem Projektplan zuweisen, nachverfolgen und schließen können.

Gmail

Verwandeln Sie E-Mails in Aktionspunkte oder Meilensteine, die Sie verwalten können, ohne Ihren Posteingang zu verlassen.

Google Tabellen

Synchronisieren Sie Ihre Vorlage für die Erfassung von Aktionspunkten mit Google Sheets, um den Projektfortschritt zu sortieren, zu filtern und mit Stakeholdern und Teammitgliedern zu teilen.

Jira Cloud

Verknüpfen Sie Ihren Aktions-Tracker mit Jira Cloud, um Entwicklungsaufgaben zu synchronisieren, Abhängigkeiten zu verwalten und Ergebnisse zusammen mit anderen Projektmanagement-Workflows zu verfolgen.

Häufig gestellte Fragen zu Vorlagen für Aktionsprotokolle