Marketing-Projektmanagement: So verleihen Sie Ihrer Strategie Struktur

Mit Marketinginitiativen können Sie Ihre Markengeschichte erzählen und Leads zu Kunden machen. Genau aus diesem Grund sind sie ein zentraler Bestandteil vieler Businesspläne. Ohne effektives Marketing kann es schwierig sein, Umsätze zu erzielen und loyale Kunden an sich zu binden. Mit einem gezielten Marketingplan stellen Sie hingegen sicher, dass Ihre Nachricht bei Ihrem Zielpublikum ankommt und Sie nach jeder Kampagne stolz auf Ihr Team und seine Leistungen sein können.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Marketing-Projektmanagement ist und wie Sie damit die Zusammenarbeit in Ihrem Team fördern, hochqualitative Ergebnisse erzielen und einen strukturierten Workflow umsetzen können.

Was ist Marketing-Projektmanagement?

Die Methode des Marketing-Projektmanagements wird eingesetzt, um Marketingkampagnen auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten während des gesamten Projektlebenszyklus auf dem Laufenden sind. Mit dieser Methode können Sie nicht nur für Klarheit in Ihrem Team sorgen, sondern auch Scope Creep verhindern und den Anforderungen Ihrer Kunden gerecht werden.

Bei der Verwaltung von Marketingprojekten beginnen Sie zunächst mit denselben Projektmanagementprinzipien, die auch in anderen Teams und Branchen üblich sind. Das Marketing-Projektmanagement unterscheidet sich in einigen Punkten aber vom traditionellen Projektmanagement. Sehen wir uns nun die Gemeinsamkeiten und Unterschiede genauer an. 

Die fünf Projektmanagement-Phasen:

1. Initialisierung

2. Planung

3. Durchführung

4. Leistung

5. Abschluss

Beim Marketing-Projektmanagement kommt noch eine weitere Phase hinzu, nämlich die Marketingstrategie. In dieser Phase führen Sie Marktforschung durch, erheben Daten und nutzen die daraus gewonnen Erkenntnisse, um schließlich mit der Umsetzung Ihres Projektplans zu beginnen.

Warum ist Marketing-Projektmanagement wichtig?

Das Marketing-Projektmanagement ist wichtig, weil die Art und Weise, wie Sie ein Projekt managen, Einfluss auf alle Personen hat, die an der Marketingkampagne beteiligt sind. Mit der richtigen Methode können Sie Ihr Team erfolgreich führen und bald schon von den Vorteilen Ihrer Führungskompetenzen profitieren. 

Stellen Sie sich vor, dass Sie im Zentrum Ihres Projektes stehen und alle weiteren Ebenen durch größer werdende Kreise um Sie herum dargestellt werden. Je größer die Kreise, desto mehr Personen werden in Ihr Projekt involviert. Sobald Sie sich bewusst gemacht haben, dass Sie im Laufe des Projektlebenszyklus nur die erste Person sind, verstehen Sie auch, warum Projektmanagement eine so zentrale Rolle spielt.

Sie kennen vielleicht das Sprichwort „Es braucht ein ganzes Dorf, um ein Kind großzuziehen“. Ähnlich verhält es sich mit Marketingprojekten. Die wichtigsten Beteiligten können dabei in drei Gruppen unterteilt werden:

• Der Marketing-Projektmanager:  Als Leiter von Marketingkampagnen stehen Sie im Zentrum eines Marketingprojekts, wo alle Fäden zusammenlaufen. Das bedeutet auch, dass Sie mögliche Verzögerungen bei der Projektzeitleiste klären, Probleme beim E-Mail-Marketing lösen und die KPIs überwachen müssen. 

• Interne Beteiligte: Interne Beteiligte sind Teammitglieder innerhalb des Unternehmens, die in irgendeiner Weise in das Projekt involviert sind. Dazu zählen zum Beispiel Führungskräfte und Mitarbeiter aus dem Vertrieb sowie aus Kreativ- und Technikteams. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Marketingkampagne managen, hat Einfluss auf Ihre internen Beteiligten: Sie sind entweder direkt in die Marketingkampagne involviert, werden durch deren Ergebnisse beeinflusst oder über Ihre allgemeinen Ziele informiert.

• Externe Beteiligte: Externe Beteiligte sind Personen außerhalb Ihres Unternehmens, die in irgendeiner Weise in das Projekt involviert sind. Dazu zählen zum Beispiel Dienstleister, Endnutzer, Kunden oder Investoren. Damit Ihre externen Beteiligten sowohl auf dem Laufenden als auch zufrieden mit Ihren Projektergebnissen sind, benötigen Sie gute Projektmanagement-Kompetenzen.

Der Prozess beim Marketing-Projektmanagement

Marketing-Projektmanagement umfasst 10 wichtige Schritte. Während Marketingagenturen damit komplexe Projekte in Nischenbereichen wie SEO oder Social Media durchführen, können Sie sich diese Schritte als Grundlage für die meisten Ihrer Marketingkampagnen zunutze machen.

Die folgenden 10 Schritte lassen sich in fünf Projektphasen aufteilen. Diese fünf Phasen sind mit den traditionellen Phasen des Projektmanagements vergleichbar, aber umfassen noch zusätzliche Marketingstrategien. Damit gehen Sie – und Ihr Marketingprojekt – auf Erfolgskurs. 

Ziele und Analyse

In dieser Phase des Marketing-Projektmanagements konzentrieren Sie sich auf die Planung Ihrer Marketingkampagne. Dabei legen Sie auch die Endziele des Projekts fest und definieren Ihre Erfolgskennzahlen.

1. Endziele festlegen: Legen Sie bereits zu Beginn eines jeden Projektes klare Endziele fest. Dadurch wissen Ihre Teammitglieder während der Umsetzung des Projektes, worauf sie hinarbeiten, und wichtige Beteiligte erfahren, was sie erwarten können. 

2. Erfolgskennzahlen definieren: Es ist wichtig, dass Sie zu Beginn Ihrer Kampagne KPIs definieren, um im Laufe des Projektlebenszyklus Ihre Fortschritte anhand dieser Zahlen mitverfolgen zu können. 

Marketingstrategie

Nutzen Sie die in Phase 1 festgelegten Projektziele, um Ihre Marketingstrategie noch zu verfeinern. In dieser Phase versuchen Sie außerdem anhand von Marktforschung und Daten herauszufinden, wie Sie Ihre strategischen Ziele am effektivsten erreichen können.

1. Ihr Zielpublikum eingrenzen: Um einen hohen ROI zu erzielen, müssen Sie zunächst Ihr Zielpublikum identifizieren. Dabei handelt es sich um jene Gruppe von Personen, die sich am wahrscheinlichsten von Ihrer Marke angesprochen fühlt. Gelingt es Ihnen, genau diese Personen zu erreichen, steigt Ihre Chance, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu verkaufen. 

2. Nachricht und CTAs bestimmen: Überlegen Sie sich, welche Nachricht Sie Ihrer Zielgruppe übermitteln wollen. Achten Sie dabei darauf, dass sie strategische Handlungsaufrufe hinsichtlich Ihres Produkts bzw. Ihrer Dienstleistung enthält. 

Projektplanung

Wahrscheinlich benötigen Sie für Ihre Marketingkampagne kreative Inhalte und einen detaillierten Plan, wie diese erstellt werden. Stellen Sie während der Projektplanungsphase ein Team zusammen, dass Sie bei der Erstellung von Inhalten unterstützt. 

1. Den Umfang bestimmen: Bestimmen Sie den Umfang Ihres Projektes, damit alle den Projektzeitplan, die Ressourcen und das Budget kennen und diese nicht überschreiten. Informieren Sie außerdem alle Beteiligten über den Projektumfang, damit es zu so wenigen Änderungsanfragen wie möglich kommt.

2. Aufgaben delegieren: Wenn Sie organisiert bleiben und Doppelarbeit verhindern wollen, ist es unumgänglich, Arbeitsvorgänge zu delegieren. Erstellen Sie eine Projektzeitleiste und weisen Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben zu. Nutzen Sie außerdem ein Gantt-Diagramm oder ein anderes Tool für das Aufgabenmanagement, damit Ihre Mitarbeiter Projektmeilensteine und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben visualisieren können. 

Kampagnenstart

Sobald Sie Ihre Kampagne geplant haben, kann es nun losgehen. In dieser Phase entwickelt Ihr Team kreative Inhalte und veröffentlicht diese. Hierbei handelt es sich um eine besonders spannende Zeit im Marketing-Projektmanagement, denn hier können Sie live zusehen, wie Ihre Strategie realisiert wird.

1. Projektergebnisse erzielen: Erzielen Sie Ergebnisse, mit denen Sie Ihre Mitbewerber in den Schatten stellen und Ihr Zielpublikum begeistern. Stellen Sie ein Team aus Autoren und Grafikdesignern zusammen, dass Ihre Nachricht in starken Texten und eindrucksvollen Bildern verpacken kann. 

2. Verschiedene Marketingkanäle einsetzen: Finden Sie heraus, über welche Marketingkanäle und zu welcher Zeit Sie Ihr Zielpublikum am besten erreichen. Spielen Sie Ihre Inhalte dann auf diesen Kanälen aus, damit sie so viele Personen wie möglich sehen.

Überwachung und Überprüfung

Verwenden Sie die Erfolgskennzahlen, die Sie in der Projektplanungsphase definiert haben, um den Fortschritt Ihres Projekts zu überwachen. Nachdem Sie Ihre Fortschritte erfasst haben, können Sie an den Leistungsergebnissen Erkenntnisse für zukünftige Projekte ableiten. 

1. Ergebnisse überwachen: Mit einer Projektmanagement-Software können Sie Ihre KPIs in Echtzeit im Auge behalten. Sobald der Start Ihrer Marketingkampagne erfolgt ist, können Sie damit den Erfolg Ihrer Kampagne evaluieren und erkennen, welche Anpassungen für Ihre zukünftige Marketingstrategie notwendig sind.

2. Zukünftige Standards festlegen: Jede Erkenntnis, die Sie bei der Beobachtung Ihrer Kampagne gewinnen, dient Ihnen für zukünftige Projekte. Wenn Ihre Kampagne in einem bestimmten Alterssegment zum Beispiel schlecht abgeschnitten hat, können Sie dies bei der Eingrenzung Ihrer Zielgruppen bei zukünftigen Kampagnen berücksichtigen.  

4 häufige Herausforderungen im Marketing

Marketingsteams wissen, dass die Umsetzung von Marketingkampagnen immer mit der ein oder anderen Herausforderung einhergeht. Die gute Nachricht ist aber, dass die meisten der üblichen Herausforderungen durch effektives Marketing-Projektmanagement vermieden oder zumindest einfach abgefangen werden können. 

Integrieren Sie die Lösungen für die hier aufgelisteten Herausforderungen am besten in den Workflow Ihres Marketing-Projektmanagements.

1. Projektrisiken

Bei Marketingkampagnen gibt es in vielen Bereichen mögliche Risiken und es ist schwierig vorherzusagen, welche das sind und wann sie zu Problemen führen könnten. Damit es sich im Laufe des Projekts aber nicht negativ auf die Projektqualität auswirkt, ist es wichtig, vorbereitet zu sein, um im Falle von tatsächlichen Schwierigkeiten schnell eingreifen zu können. Wir haben eine Liste mit häufigen Risiken für Sie zusammengestellt:

• Technische Risiken: Technische Risiken können vor allem bei E-Mail-Kampagnen oder im Bereich des Digitalen Marketings zu Problemen führen. Sicherheitsvorfälle, Cyberattacken, Diebstahl von Passwörtern oder Serviceausfälle könnten die Kampagne verzögern oder Ihren Projektzeitplan gänzlich über den Haufen werfen. 

• Marktrisiken: Hierbei handelt es sich um Risiken, die den gesamten Markt betreffen. Dazu zählen zum Beispiel eine Rezession, Margen- und Zinsspannenrisiko oder auch ein Währungsrisiko. Obwohl Sie keinen Einfluss auf diese Risiken nehmen können, ist es ratsam, sich darauf vorzubereiten. Sollte eines dieser Risiken tatsächlich eintreten, kann Ihr Team schnell darauf reagieren.

• Unternehmensrisiken: Zu den Unternehmensrisiken zählen Probleme mit dem internen Geschäftsbetrieb, wie Reputationsschäden, Kommunikationsfehler, Rechtsstreitigkeiten und Störungen bei der Lieferkette. 

Lösung: Arbeiten Sie mit Projektrisikomanagement, um Risiken bei Ihren Marketingkampagnen vorzubeugen und zu minimieren. Führen Sie während der Planungsphase eine Risikoanalyse durch, um herauszufinden, welche Projektrisiken mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten könnten und welche dieser Risiken höchste Priorität haben. Lassen Sie diese Erkenntnisse in die Planung Ihrer Kampagne einfließen und bereiten Sie sich auf mögliche Pannen vor. 

2. Scope Creep

Wir sprechen von Scope Creep, wenn Ihre Marketingkampagne den von Ihnen zu Beginn des Projektes definierten Umfang überschreitet. Bei Marketingkampagnen kommt es häufig zu Scope Creep, da viele Teams während der Projektplanung versäumen, klare Anforderungen und Grenzen festzulegen. Informieren Sie unbedingt alle Beteiligten über die Grenzen des Projektes, um Änderungsanfragen zu vermeiden, für die Ihr Team womöglich keine Kapazitäten hat. 

Lösung: Definieren Sie die Projektziele gleich zu Beginn Ihrer Marketingkampagne und kommunizieren Sie diese mit allen Beteiligten. Drücken Sie sich klar und deutlich aus und legen Sie neben den Projektanforderungen auch Ihren Projektzeitplan und das Budget dar. Bei Bedarf können Sie auch ein Änderungsverfahren einführen, um die Handhabung möglicher Änderungsanfragen zu klären.  

3. Unzureichende Kommunikation mit den Beteiligten

Viele Marketingteams wissen, dass eine unzureichende Kommunikation mit den Beteiligten zu einer großen Herausforderung werden kann. An den bisher genannten Punkten können Sie bereits sehen, welche Konsequenzen mangelhafte Kommunikation haben kann – und Scope Creep ist nur eine davon. Es kann auch zu folgenden Problemen kommen:

• Unklare Erwartungen an das Projekt

• Unstimmigkeiten bei den Zielen und zu erwartenden Ergebnissen

• Geringere Arbeitsmoral im Team

• Unzureichende Projektfinanzierung

• Doppelarbeit

Lösung: Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software, um eine förderliche Kommunikation mit Ihren Projektbeteiligten zu etablieren. Mit einem solchen Tool können Sie Echtzeit-Updates mit allen involvierten Personen teilen und Ihre Beteiligten ermutigen, jederzeit Feedback zu geben. Legen Sie damit außerdem Projektmeilensteine fest. Diese dienen als Etappenziele und ermöglichen Ihnen, Fortschritt und Erfolg der Kampagne gemeinsam zu evaluieren.

4. Keine zentrale Informationsquelle

Marketingteams, die sich bei der Kommunikation gänzlich auf den persönlichen Austausch, E-Mails, Anrufe oder Videochats verlassen, werden im Laufe ihrer Marketingkampagnen unweigerlich auf Probleme stoßen. Sie müssen sich nicht gänzlich von diesen traditionellen Kommunikationsformen verabschieden, bedenken Sie aber, dass wichtige Funktionen dabei fehlen, zum Beispiel:

• Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten

• Status-Updates in Echtzeit

• Software-Integrationen

• Aufgabenmanagement

• Eine zentrale Informationsquelle

Ihre Marketingstrategie sollte für alle Beteiligten transparent sein. Transparenz stärkt nämlich nicht nur die Kommunikation im Team, sondern verbessert auch die Qualität Ihrer Projekte.

Lösung: Eine Projektmanagement-Software bietet Ihnen eine einzige und zentrale Informationsquelle. Es gibt viele Arten des Projektmanagements, die verschiedene Funktionen erfüllen. In manchen Tools werden Ihre Projektinformationen gesammelt, während andere Informationen von externen Quellen zusammentragen. Verwenden Sie eine Software wie Asana, um Projektansichten individuell anzupassen und alle involvierten Personen, von Teammitgliedern bis hin zu externen Beteiligten, stets auf dem Laufenden zu halten.

Verwenden Sie Projektmanagement-Software, um Ihre Marketingstrategie zu strukturieren

Mit einem durchdachten Marketing-Projektmanagement können einige der häufigsten Herausforderungen von Marketingteams in Schach gehalten werden. Durch den Einsatz einer strukturierten Managementmethode verbessern Sie den Kommunikationsfluss und optimieren Ihre Arbeitsprozesse. Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software, um die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu fördern und von einer einzigen Informationsquelle zu profitieren.